DigitalDrawer es un software de archivo digital seguro y local diseñado para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a hacer la transición de sistemas basados en papel a una gestión eficiente de documentos electrónicos. Al digitalizar y organizar documentos, DigitalDrawer mejora la productividad, asegura la seguridad de los datos y optimiza el espacio de oficina.
Características y Funcionalidades Clave:
- Captura de Documentos: Escanea rápidamente documentos en papel directamente en DigitalDrawer utilizando cualquier escáner compatible con TWAIN. El software admite el escaneo por lotes, lo que permite el procesamiento eficiente de grandes volúmenes de documentos. Además, los usuarios pueden importar archivos electrónicos existentes mediante métodos de arrastrar y soltar o copiar y pegar.
- Organización: Utiliza una estructura de carpetas basada en Windows familiar para crear múltiples archivadores personalizables. Esta configuración permite a los usuarios almacenar y categorizar documentos de manera sistemática, asegurando una fácil recuperación.
- Búsqueda y Recuperación: Aprovecha las capacidades de búsqueda por palabras clave y texto completo, impulsadas por el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) automático, para localizar documentos rápidamente. El sistema indexa el texto dentro de los documentos, facilitando búsquedas rápidas y precisas.
- Gestión de Documentos: Añade anotaciones como resaltados, notas, sellos y redacciones sin alterar el archivo original. El software también ofrece control de versiones para documentos de Microsoft Word y Excel, permitiendo a los usuarios volver a versiones anteriores si es necesario.
- Seguridad: Implementa controles de acceso basados en permisos para restringir el acceso a documentos a usuarios autorizados. Monitorea la actividad del sistema y el acceso a documentos a través de auditorías completas. Los documentos se almacenan utilizando cifrado AES de 128 bits, asegurando la protección de datos y el cumplimiento de regulaciones como HIPAA.
Valor Principal y Soluciones Proporcionadas:
DigitalDrawer aborda los desafíos asociados con la gestión de documentos físicos al ofrecer un sistema de archivo electrónico centralizado, seguro y eficiente. Elimina la necesidad de almacenamiento físico, reduce el riesgo de pérdida o daño de documentos y mejora la seguridad de los datos. Al agilizar los procesos de captura, organización y recuperación de documentos, DigitalDrawer mejora significativamente la eficiencia operativa, permitiendo a las empresas centrarse en actividades principales sin la carga de la gestión manual de documentos.
