ZenQMS Reseñas y Detalles del Producto

Equipo de éxito del cliente estelar: Los miembros del equipo de éxito del cliente y los gerentes de cuenta con los que trabajó nuestro equipo son agudos, profesionales, conocedores y serviciales.

Buena relación calidad-precio: ZenQMS es un QMS poderoso y eficiente que tiene la cantidad correcta de características sin ser demasiado complejo. Los precios son extremadamente competitivos y transparentes.

Intuitivo / Facilidad de uso: Como nuestro equipo está cómodo con la clasificación y el filtrado de hojas de cálculo, tuvimos una curva de aprendizaje más corta para convertirnos en Superusuarios. Los paneles de entrenamiento con el gráfico circular de estado de entrenamiento están optimizados y los usuarios pueden mantenerse fácilmente al tanto de sus asignaciones de entrenamiento. La interfaz es eficiente y consistente en todos los módulos, desde los flujos de trabajo escalonados hasta la tabla completa filtrable y exportable con columnas personalizables. El registro de chat para cada registro es útil, y aprecio la capacidad de vincular registros, incluidos registros en otros módulos (es decir, vincular un registro de control de cambios a documentos.)

Nuevas características: La capacidad de actualizar un documento con una revisión menor con un flujo de trabajo separado es una gran nueva característica. Varios de nuestros usuarios estaban muy entusiasmados con la función de colaboración en línea para colaborar en borradores a través de Office 365. Hay toques agradables como la ventana deslizante del historial de versiones que me permite seleccionar 2 versiones históricas de un documento y descargar una comparación de las dos versiones. Una mejora significativa en la interfaz de usuario ha sido combinar la vista del documento con el panel de metadatos que tiene el botón "Completar entrenamiento" para documentos que están en una asignación de entrenamiento. Este cambio abordó una preocupación de una revisión anterior sobre asegurar que los usuarios miraran el documento antes de agregar la lectura y reconocer la firma electrónica.

Módulos de entrenamiento y artículos: Su enfoque de entrenamiento justo a tiempo ha sido muy útil. Muchos clips de video en las lecciones de entrenamiento de Superusuario duran menos de 5 minutos y están incrustados en artículos que incluyen capturas de pantalla.

Transparencia y compromiso con el cumplimiento y la calidad: ZenQMS parece genuinamente comprometido con tener una cultura de mejora continua. Si identifican un área prioritaria para la mejora, la información está disponible cuando se completan las tareas clave. En cualquier momento, podemos mirar documentos trimestrales y ver los registros de copias de seguridad diarias y semanales exitosas. El sistema incluye un formulario en línea para que los clientes envíen ideas para sugerir nuevas características. También estoy impresionado de ver que el CEO firma personalmente documentos importantes de validación y cumplimiento del sistema.

Documentación de lanzamiento: Los registros de lanzamiento del sistema incluyen resultados de pruebas (incluidas capturas de pantalla y pasos de prueba) que ayudan a los clientes a entender cómo se puede probar exhaustivamente una nueva característica, si es necesario. También proporcionan plantillas de Excel con pasos de prueba y requisitos trazados que los clientes pueden aprovechar al crear sus scripts UAT. Antes de cada lanzamiento mayor y menor, ZenQMS pone a disposición un resumen de los cambios (mejoras y correcciones de errores). Desde que me suscribí a la página de actualizaciones de productos, recibo correos electrónicos notificándome de los próximos lanzamientos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Implementación: Comprender y usar la plantilla de migración de datos implica una curva de aprendizaje y una inversión de tiempo y atención (aunque los materiales de capacitación fueron excelentes y nuestro POC/Gerente de Cuenta ha sido increíble). Una vez que lo entendimos, apreciamos la claridad y la lógica detrás de la plantilla de migración. Si los clientes tienen problemas para recordar cómo evitar errores comunes, el proceso podría llevar más tiempo del anticipado.

Tiempo o alcance de un lanzamiento importante: Desde que comenzamos a usar ZenQMS en 2020, hubo 1 vez en que un lanzamiento importante podría haberse beneficiado de más pruebas. Afortunadamente, siempre que se necesitaba un parche prioritario, se abordaba rápidamente. A los clientes se les dio una cantidad generosa de tiempo para probar una sola versión del lanzamiento en un entorno de prueba. Es posible que este período de prueba extendido haya contribuido a un mayor número de parches sucesivos de lo habitual, pero también me pregunté si la fecha de lanzamiento podría haberse retrasado o si alguna de las características podría haberse incluido en un lanzamiento posterior. Encontramos un posible error después de uno de los parches, pero era lo suficientemente complejo como para que tuviéramos que profundizar en el rastro de auditoría para explicar nuestra preocupación en un ticket de soporte. Un colega pudo escalar nuestra pregunta a un gerente de cuenta más conocedor que pudo abordarla y resolverla de inmediato. Aunque ha habido una mejora importante en el rastro de auditoría (capacidad de exportar un rastro de auditoría filtrado para mostrar actividad relacionada con un documento), partes del rastro de auditoría todavía son complejas y no tan fáciles de seguir.

Vistas en la Tabla Completa: Aunque esto puede ser una característica útil para algunos usuarios, el sistema recuerda el último filtro que aplicaste a la tabla completa (por ejemplo, seleccionando una Categoría de Documento o ingresando un término para filtrar resultados en la columna Nombre del Documento). Escribir esta revisión me llevó a enviar una sugerencia para incluir una opción Limpiar Filtros sobre la tabla, por lo que tal vez esto se considere en un lanzamiento futuro. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

ZenQMS es un sistema de gestión de calidad muy fácil de usar. El módulo de problemas y control de cambios es muy fácil de configurar e implementar. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

En este momento no tengo problemas con la configuración. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Llegamos a ZenQMS después de usar dos sistemas QMS muy poco amigables y difíciles de usar. ZenQMS fue fácil de aprender y es muy intuitivo. Nos encantaron los módulos de capacitación cortos y fáciles de digerir que proporcionaron. La implementación en nuestra organización fue mucho más fácil de lo esperado. El personal de ZenQMS está comprometido, conoce bien el producto y es fácil de trabajar. Generalmente responden rápidamente a las consultas. ZenQMS ofrece diferentes opciones para permitir a los usuarios documentar la capacitación como eventos grupales, capacitación personal o capacitación en el trabajo. Encontramos útil agregar cuestionarios para aumentar la comprensión. Los gerentes pueden rastrear y gestionar fácilmente las capacitaciones de sus empleados. El módulo de control de cambios proporciona una manera fácil de rastrear cambios con un flujo de trabajo fácilmente personalizable. En general, la facilidad de uso y el enfoque infalible han funcionado bien para nuestra organización. También usamos el módulo de Problemas para rastrear nuestros problemas. Apreciamos la capacidad de personalizar el flujo de trabajo. El rastro de auditoría ha sido útil durante las auditorías de los patrocinadores. En el módulo de Documentos, establecemos revisiones periódicas para cumplir con nuestros requisitos de declaración de trabajo. Podemos ver en el informe qué documentos están próximos a revisión. Además, tienen un proceso mediante el cual los usuarios pueden enviar sugerencias y a menudo implementan estas sugerencias cuando consideran características para nuevos lanzamientos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

La función de búsqueda en el módulo de documentos podría mejorarse. Últimamente, la capacidad de respuesta a las solicitudes de servicio al cliente ha sido un poco más lenta de lo habitual. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Disfruto usando ZenQMS porque es fácil de usar. Me gusta la forma en que el grupo ZenQMS siempre busca formas de mejorar un sistema ya excelente. Ellos toman comentarios y sugerencias reales y trabajan para implementarlos en el sistema. El servicio de asistencia es rápido y eficiente y su catálogo de formación y autoayuda es extenso. KPA recientemente trasladó toda nuestra formación de productos basada en SCORM de un sistema con el que los formadores estaban experimentando problemas constantes a nuestro sistema ZenQMS. La integración e implementación de este material fue perfecta y hasta ahora solo ha recibido comentarios positivos. Como administrador del sistema, estoy en el sistema todos los días, pero incluso para aquellos que no trabajan regularmente dentro del sistema, parece haber pocos problemas con el uso del sistema. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Mi única queja sobre el sistema actualmente es que desearía que hubiera una manera de organizar las tareas en un orden específico para que los usuarios pudieran seguir la lista directamente y realizar las tareas en el orden que queremos. También desearía que pudieras colocar pruebas y módulos de formación asociados juntos en el expediente de un individuo para que no tengan que buscar los documentos asociados. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Intuitivo para que los usuarios vean en qué necesitan entrenar. También permite obtener fácilmente el estado de los documentos e informes. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

ZenQMS parece más adaptado para tener una sola unidad de negocio bajo él, en lugar de múltiples - los registros de capacitación son más difíciles de separar entre unidades de negocio y no se pueden tener múltiples logotipos en el sistema.

Actualización del 04 de diciembre de 2024: Recientemente, ZenQMS ha realizado cambios en su módulo de documentos que han alterado los propios documentos, afectando también a los documentos archivados. Los documentos ya no están en un formato presentable y no se pueden reconfigurar. El equipo de soporte ya ha sido contactado y no se puede hacer nada más. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Lo primero que hay que mencionar es el excelente soporte al cliente, durante la validación y continuando en el uso rutinario. El equipo fue *tan* receptivo a consultas generales y problemas técnicos por igual. Realmente sentí que mi pequeña cuenta de media docena de usuarios les importaba.

Además, el modelo de precios era tan transparente, con acceso incluido desde el principio a todos los módulos, lo que incentivó a implementarlos todos. Llevamos todo nuestro sistema de calidad completamente sin papel en menos de un año: documentos, procesos QMS, gestión de proveedores, auditorías, formación, ¡todo!

El soporte de validación también fue muy bueno, con plantillas UAT proporcionadas, soporte completo del gerente de proyecto durante todo el proceso, con precios acordados por adelantado. La migración de documentos al sistema fue sencilla, al igual que el uso rutinario. Utilicé ZenQMS para crear certificados de liberación de lotes QP firmados digitalmente en un entorno farmacéutico EU GMP, la incorporación de encabezados de la empresa en las plantillas se veía muy profesional.

Como consultor, he tenido que interactuar con muchos otros sistemas QMS 'de renombre', pero ninguno era tan fácil de usar y configurar como ZenQMS.

Hay algunas características realmente útiles: la función de búsqueda de palabras en particular era extremadamente poderosa y útil para filtrar documentos o registros con el término en cuestión.

Y la flexibilidad y facilidad de configurar sus propios flujos de trabajo en los módulos de desviaciones / cambios fue excelente: puede usarlos para casi cualquier cosa, desde libros de registro hasta evaluaciones de riesgos y cualquier otro proceso QMS entre ellos. Una vez que haya comprendido la asignación de 'tareas' a la etapa correcta del flujo de trabajo, es muy fácil.

Última cosa: como SaaS basado en la nube, la capacidad de programar una descarga completa en formato PDF de cada registro que tiene en el sistema fue un gran beneficio para la continuidad del negocio y todas las demás preocupaciones que conlleva alojar registros GMP en la nube. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Con toda honestidad, hubo muy pocos inconvenientes. ZenQMS se compone de 6 módulos principales, y el único que no me encantó usar fue el módulo de auditoría: creo que este es el 'más antiguo' y probablemente podría beneficiarse de una actualización. Pero incluso este tenía algunas características excelentes, por ejemplo, compilar informes de auditoría y archivos adjuntos en un solo archivo pdf, completamente paginado. Las partes que no me gustaron (manejo de observaciones / CAPA) simplemente creé mis propios flujos de trabajo para esos en los módulos de tareas de desviaciones / cambios, y simplemente usé el módulo de auditorías para programar e informar auditorías internas y externas.

Las pistas de auditoría para el módulo de desviaciones / tareas / cambios eran súper fáciles de interpretar, pero para los módulos de documentos / capacitación / auditorías, estos eran un poco más complicados y sería bueno si todos se llevaran al mismo nivel de facilidad de uso, especialmente para personas no informáticas como yo. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

He utilizado ZenQMS en varias empresas y la implementación y el uso siempre han sido fluidos. Todos los flujos de trabajo tienen sentido y puedo decir que han sido diseñados por personas que conocen el espacio de Calidad. Tengo toda la información que necesito al alcance de mi mano a través de paneles e informes. ¡Me encanta la facilidad de uso de este sistema! Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Me encantaría poder trabajar en Office (por ejemplo, Word) en la aplicación nativa al colaborar en documentos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

El módulo de Documentos ha facilitado mucho la recuperación de SOPs, WIs y otros documentos importantes para auditorías y actualizaciones de revisión. El equipo de ZenQMS hizo un gran trabajo integrando nuestros documentos heredados en el sistema. La emisión de Copias Controladas es un proceso más seguro. Actualizar y agregar matrices de capacitación de empleados y formularios también es más fácil que nuestro sistema completamente basado en papel. Su equipo de soporte al cliente ha sido increíblemente útil para resolver problemas y responder a comentarios. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Realizar flujos de trabajo para Controles de Cambio y Problemas puede ser confuso, principalmente en cuanto al diseño. No hay notificación cuando se actualiza un documento y se ha emitido una Copia Controlada (y, por lo tanto, necesita ser destruida y reemitida). Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Durante la implementación, Steve Smith fue absolutamente increíble y servicial al responder todas nuestras preguntas. La validación fue muy fácil y los documentos proporcionados eran fáciles de usar y cumplían con todos los requisitos. El sistema es fácil de usar y entender una vez que conoces el camino. Steve incluso pudo compartir registros de control de cambios que Zen usa internamente para ayudar con la facilidad de configuración. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

OFFICE ONLINE!!!! Office online no está diseñado para editar, solo para revisar. Esto causa problemas importantes con el formato, la facilidad de uso y la frustración. Ha causado trabajo adicional para el equipo de calidad descargar cada documento, editar en la aplicación de escritorio y luego volver a cargar. Steve me ha asegurado que esto es algo en lo que se está trabajando, pero quería asegurarme de identificarlo aquí. También desearía que hubiera un verdadero proceso de control de cambios de documentos que gobernara la aprobación de los documentos. Necesitamos una forma de vincular varios documentos a un control de cambios de documentos y cuando el control de cambios se envía para su aprobación, los documentos se envían para su aprobación. ¡De lo contrario, no hay quejas! Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Creo que mi parte favorita de ZenQMS es la flexibilidad que permite con sus módulos para capturar tantas cosas diferentes. Es muy fácil de usar y permite muchas formas de utilizarlo en nuestro cinturón de herramientas de calidad. Hemos integrado muchos de nuestros procesos basados en papel en Zen, lo que ha hecho que trabajar en múltiples ubicaciones sea mucho más eficiente con un pequeño equipo de calidad. Como alguien que ha utilizado múltiples QMS diferentes a lo largo de mi carrera hasta ahora, creo que este es, con mucho, uno de mis favoritos y el increíble soporte al cliente solo aumenta mi confianza en el sistema en su conjunto. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Para ser honesto, no hay mucho que me venga a la mente en términos de lo que no me gusta. El equipo de desarrollo siempre está muy abierto a nuevas ideas, por lo que, aunque podamos encontrar algo que deseamos que se configure de manera diferente o funcione de otra manera, siempre se nos da la oportunidad de sugerir cambios o actualizaciones a cómo están dispuestas las cosas actualmente. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.