ZenQMS Reseñas y Detalles del Producto

ZenQMS es un eQMS altamente efectivo y cuidadosamente diseñado que se alinea estrechamente con las prácticas de la industria en el mundo real. La plataforma es fácil de implementar, lo que la hace accesible incluso para organizaciones que están pasando de sistemas de calidad basados en papel o híbridos. Su configuración intuitiva permite que los equipos sean productivos rápidamente, sin necesidad de una personalización extensa o una gran implicación del departamento de TI.

Una fortaleza clave de ZenQMS es su soporte al cliente receptivo y bien informado. El equipo de soporte aborda preguntas y problemas de manera rápida, demostrando un profundo entendimiento de los requisitos de calidad y regulación, lo que aumenta en gran medida la confianza del usuario.

Las actualizaciones y mejoras frecuentes muestran que ZenQMS escucha activamente los comentarios de los clientes y se adapta a las necesidades de cumplimiento en evolución, asegurando que la plataforma se mantenga actualizada con los estándares de la industria y regulatorios.

ZenQMS también es notable por su flexibilidad, especialmente en la creación de formularios y la configuración de flujos de trabajo. La plataforma permite a los usuarios diseñar formularios personalizados, implementar lógica condicional y gestionar diversas opciones de flujo de trabajo y firma, lo que la hace adecuada para organizaciones de diferentes tamaños, complejidades y perfiles de riesgo. Esta adaptabilidad apoya una gestión de calidad práctica y basada en el riesgo en lugar de imponer procesos rígidos y uniformes.

El precio también es bastante razonable para el valor proporcionado. En comparación con otras plataformas eQMS, ZenQMS ofrece un fuerte retorno de inversión sin sacrificar funcionalidad, cumplimiento o facilidad de uso.

En resumen, ZenQMS es una solución QMS moderna, escalable y fácil de usar que se integra perfectamente en los flujos de trabajo industriales y regulados diarios, apoyando la mejora continua y el crecimiento organizacional. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Actualmente, ZenQMS carece de integración nativa con plataformas de almacenamiento de documentos externas como SharePoint o sistemas comparables, lo que mejoraría la colaboración en documentos y se alinearía mejor con las infraestructuras empresariales establecidas. Además, el formato y la alineación de los cuadros de texto en los formularios en línea podrían mejorarse cuando estos formularios se convierten a PDF, resultando en una apariencia más pulida y profesional. Por último, ZenSign se beneficiaría de ser más intuitivo al permitir a los usuarios reutilizar o autocompletar fácilmente direcciones de correo electrónico previamente ingresadas, lo que minimizaría la entrada repetitiva de datos y haría el flujo de trabajo de firma más eficiente. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

ZenQMS tiene una interfaz muy fácil de usar para que mi equipo la utilice. Nunca tienen problemas para encontrar un documento que están buscando o para mantenerse al día con los requisitos de capacitación. Las herramientas administrativas facilitan la configuración del sistema para adaptarlo mejor a nuestras necesidades. El sistema también nos permitió comenzar de manera modesta, utilizando solo un par de módulos al principio. Luego podemos agregar más a medida que nuestras necesidades crecen. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

La numeración de documentos incorporada no es muy intuitiva; usamos la nuestra a través de un campo de documento personalizado. Tampoco había una manera fácil de eliminar un documento borrador (que nunca fue aprobado o publicado). Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

ZenQMS es fácil de usar, ofrece flujos de trabajo fluidos e intuitivos, y es rentable, lo que lo hace particularmente adecuado para pequeñas empresas que operan en entornos regulados por GMP. En general, ofrece un soporte al cliente rápido. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

A veces, los flujos de trabajo pueden ser demasiado rígidos y no permiten soluciones adaptadas a las necesidades específicas de la empresa. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Equipo de éxito del cliente estelar: Los miembros del equipo de éxito del cliente y los Gerentes de Cuenta con los que trabajó nuestro equipo son agudos, profesionales, conocedores y serviciales.

Buen Valor: ZenQMS es un QMS poderoso y eficiente que tiene el número adecuado de características sin ser demasiado complejo. Los precios son extremadamente competitivos y transparentes.

Intuitivo/Fácil de Usar: Debido a que nuestro equipo se siente cómodo clasificando y filtrando hojas de cálculo, tuvimos una curva de aprendizaje más corta para convertirnos en Superusuarios. Los paneles de entrenamiento con el gráfico circular de estado de entrenamiento están optimizados y los usuarios pueden fácilmente mantenerse al tanto de sus asignaciones de entrenamiento. La interfaz es eficiente y consistente a través de los módulos, desde los flujos de trabajo escalonados hasta la tabla completa filtrable y exportable con columnas personalizables. El registro de chat para cada registro es útil, y aprecio la capacidad de vincular registros, incluidos registros en otros módulos (es decir, vincular un registro de control de cambios a documentos).

Nuevas Características: La capacidad de actualizar un documento con una revisión menor con un flujo de trabajo separado es una gran nueva característica. Varios de nuestros usuarios estaban muy emocionados con la función de colaboración en línea para colaborar en borradores a través de Office 365. Hay detalles agradables como la ventana deslizante de historial de versiones que me permite seleccionar 2 versiones históricas de un documento y descargar una comparación de las dos versiones. Una mejora significativa de la interfaz de usuario ha sido combinar la vista del documento con el panel de metadatos que tiene el botón "Completar Entrenamiento" para documentos que están en una asignación de entrenamiento. Este cambio abordó una preocupación de una revisión anterior sobre asegurar que los usuarios miraran el documento antes de agregar la firma electrónica de lectura y reconocimiento.

Módulos y artículos de entrenamiento: Su enfoque de entrenamiento justo a tiempo ha sido muy útil. Muchos clips de video en las lecciones de entrenamiento de Superusuario duran menos de 5 minutos y están incrustados en artículos que incluyen capturas de pantalla.

Transparencia y compromiso con el cumplimiento y la calidad: ZenQMS parece genuinamente comprometido con tener una cultura de mejora continua. Si identifican un área prioritaria para mejorar, la información está disponible cuando se completan tareas clave. En cualquier momento, podemos ver documentos trimestrales y ver los registros de copias de seguridad diarias y semanales exitosas. El sistema incluye un formulario en línea para que los clientes envíen ideas para sugerir nuevas características. También me impresiona ver que el CEO firma personalmente documentos importantes de validación y cumplimiento del sistema.

Documentación de Lanzamiento: Los registros de lanzamiento del sistema incluyen resultados de pruebas (incluyendo capturas de pantalla y pasos de prueba) que ayudan a los clientes a entender cómo se puede probar exhaustivamente una nueva característica, si es necesario. También proporcionan plantillas de Excel con pasos de prueba y requisitos trazados que los clientes pueden aprovechar al crear sus guiones de UAT. Antes de cada lanzamiento mayor y menor, ZenQMS pone a disposición un resumen de cambios (mejoras y correcciones de errores). Desde que me suscribí a la página de Actualizaciones de Producto, recibo correos electrónicos notificándome de los próximos lanzamientos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Implementación: Comprender y utilizar la plantilla de migración de datos implica una curva de aprendizaje y una inversión de tiempo y atención (aunque los materiales de capacitación fueron excelentes y nuestro POC/Gerente de Cuenta ha sido increíble). Una vez que le cogimos el truco, apreciamos la claridad y lógica detrás de la plantilla de migración. Si los clientes tienen problemas para recordar cómo evitar errores comunes, el proceso podría llevar más tiempo del anticipado.

Tiempo o alcance de un lanzamiento importante: Desde que comenzamos a usar ZenQMS en 2020, hubo una vez en que un lanzamiento importante podría haber beneficiado de más pruebas. Afortunadamente, siempre que se necesitó un parche prioritario, se abordó rápidamente. A los clientes se les dio una cantidad generosa de tiempo para probar una sola versión del lanzamiento en un entorno de prueba. Es posible que este período de prueba extendido haya contribuido a un mayor número de parches sucesivos de lo habitual, pero también me pregunté si la fecha de lanzamiento podría haberse retrasado o si alguna de las características podría haberse incluido en un lanzamiento posterior. Encontramos un posible error después de uno de los parches, pero era lo suficientemente complejo como para que tuviéramos que profundizar en el rastro de auditoría para explicar nuestra preocupación en un ticket de soporte. Un colega pudo escalar nuestra pregunta a un gerente de cuenta más conocedor que pudo abordarla y resolverla de inmediato. Aunque ha habido una mejora importante en el rastro de auditoría (capacidad para exportar un rastro de auditoría filtrado para mostrar actividad relacionada con un documento), partes del rastro de auditoría siguen siendo complejas y no tan fáciles de seguir.

Vistas en la Tabla Completa: Aunque esto puede ser una característica útil para algunos usuarios, el sistema recuerda el último filtro que aplicaste a la tabla completa (por ejemplo, seleccionar una Categoría de Documento o ingresar un término para filtrar resultados en la columna Nombre del Documento). Escribir esta reseña me llevó a enviar una sugerencia para incluir una opción de Limpiar Filtros sobre la tabla, así que tal vez esto se considere en un lanzamiento futuro. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Llegamos a ZenQMS después de usar dos sistemas QMS muy poco amigables y difíciles de usar. ZenQMS fue fácil de aprender y es muy intuitivo. Nos encantaron los módulos de capacitación cortos y fáciles de digerir que proporcionaron. La implementación en nuestra organización fue mucho más fácil de lo esperado. El personal de ZenQMS está comprometido, es conocedor del producto y fácil de trabajar con ellos. Generalmente responden rápidamente a las consultas. ZenQMS ofrece diferentes opciones para permitir a los usuarios documentar la capacitación como eventos grupales, capacitación personal o capacitación en el trabajo. Encontramos útil agregar cuestionarios para aumentar la comprensión. Los gerentes pueden rastrear y gestionar fácilmente las capacitaciones de sus empleados. El módulo de control de cambios proporciona una manera fácil de rastrear cambios con un flujo de trabajo fácilmente personalizable. En general, la facilidad de uso y el enfoque a prueba de errores ha funcionado bien para nuestra organización. También usamos el módulo de Problemas para rastrear nuestros problemas. Apreciamos la capacidad de personalizar el flujo de trabajo. El rastro de auditoría ha sido útil durante las auditorías del Patrocinador. En el módulo de Documentos, establecemos revisiones periódicas para cumplir con nuestros requisitos de declaración de trabajo. Podemos ver en el informe qué documentos están próximos a revisión. Además, tienen un proceso mediante el cual los usuarios pueden enviar sugerencias y a menudo implementan estas sugerencias cuando consideran características para nuevos lanzamientos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

La función de búsqueda en el módulo de documentos podría mejorarse. Últimamente, la capacidad de respuesta a las solicitudes de servicio al cliente ha sido un poco más lenta de lo habitual. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Disfruto usando ZenQMS porque es fácil de usar. Me gusta la forma en que el grupo de ZenQMS siempre busca maneras de mejorar un sistema que ya es excelente. Ellos toman comentarios y sugerencias reales y trabajan para implementarlos en el sistema. El servicio de asistencia es rápido y eficiente y su catálogo de formación y autoayuda es extenso. KPA recientemente trasladó toda nuestra formación de productos basada en SCORM desde un sistema con el que los formadores estaban experimentando problemas constantes a nuestro sistema ZenQMS. La integración e implementación de este material fue perfecta y hasta ahora ha recibido solo comentarios positivos. Como administrador del sistema, estoy en el sistema todos los días, pero incluso para aquellas personas que no trabajan dentro del sistema de manera regular, parece haber problemas mínimos con el uso del sistema. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Mi única queja sobre el sistema actualmente es que desearía que hubiera una manera de organizar las tareas en un orden específico para que los usuarios pudieran seguir una lista directa y tomar las tareas en el orden que queremos. También desearía que pudieras colocar pruebas y módulos de capacitación asociados juntos en el expediente de un individuo para que no tengan que buscar los documentos asociados. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Intuitivo para que los usuarios vean en qué necesitan entrenar. También permite una fácil obtención de estados de documentos e informes. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

ZenQMS parece estar más adaptado para tener una sola unidad de negocio bajo su control, en lugar de múltiples; los registros de capacitación son más difíciles de separar entre unidades de negocio y no se pueden tener múltiples logotipos en el sistema.

Actualización del 4 de diciembre de 2024: Recientemente, ZenQMS ha realizado cambios en su módulo de documentos que han alterado los documentos en sí, afectando también a los documentos archivados. Los documentos ya no están en un formato presentable y no se pueden reconfigurar. El equipo de soporte ya ha sido contactado y no se puede hacer nada más. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Lo primero que hay que mencionar es el excelente soporte al cliente, durante la validación y continuando en el uso rutinario. El equipo fue *tan* receptivo a consultas generales y problemas técnicos por igual. Realmente sentí que mi pequeña cuenta de media docena de usuarios les importaba.

Además, el modelo de precios era tan transparente, con acceso incluido desde el principio a todos los módulos, lo que incentivó implementarlos todos. Llevamos todo nuestro sistema de calidad completamente sin papel en menos de un año: documentos, procesos de QMS, gestión de proveedores, auditorías, formación, ¡todo!

El soporte de validación también fue realmente bueno, con plantillas de UAT proporcionadas, apoyo completo del gerente de proyecto durante todo el proceso, con precios acordados por adelantado. La migración de documentos al sistema fue sencilla, al igual que el uso rutinario. Utilicé ZenQMS para crear certificados de liberación de lotes firmados digitalmente en un entorno farmacéutico de EU GMP, la incorporación de encabezados de la empresa en las plantillas se veía muy profesional.

Como consultor, he tenido que interactuar con muchos otros sistemas de QMS de 'gran nombre', pero ninguno fue tan fácil de usar y configurar como ZenQMS.

Hay algunas características realmente útiles: la función de búsqueda de palabras en particular fue extremadamente poderosa y útil para filtrar documentos o registros con el término en cuestión.

Y la flexibilidad y facilidad de configurar tus propios flujos de trabajo en los módulos de desviaciones/cambios fue excelente: puedes usarlos para casi cualquier cosa, desde libros de registro hasta evaluaciones de riesgos, y cualquier otro proceso de QMS intermedio. Una vez que has comprendido asignar 'tareas' a la etapa correcta del flujo de trabajo, es muy fácil.

Última cosa: como un SaaS basado en la nube, la capacidad de programar una descarga completa en formato pdf de cada registro que tienes en el sistema fue un gran beneficio para la continuidad del negocio, y todas las otras preocupaciones que vienen con alojar registros GMP en la nube. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

En toda honestidad, hubo muy pocos inconvenientes. ZenQMS está compuesto por 6 módulos principales, y el único que no me encantó usar fue el módulo de auditoría; creo que este es el 'más antiguo' y probablemente podría beneficiarse de una actualización. Pero incluso este tenía algunas características excelentes, por ejemplo, compilar informes de auditoría y archivos adjuntos en un solo archivo pdf, completamente paginado. Las partes que no me gustaron (manejo de observaciones / CAPA) simplemente creé mis propios flujos de trabajo para esas en los módulos de tareas de desviaciones / cambios, y solo usé el módulo de auditorías para programar e informar auditorías internas y externas. Los registros de auditoría para el módulo de desviaciones / tareas / cambios fueron muy fáciles de interpretar, pero para los módulos de documentos / capacitación / auditorías fueron un poco más complicados y sería bueno si todos se llevaran al mismo nivel de facilidad de uso, especialmente para personas no expertas en TI como yo. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

He utilizado ZenQMS en varias empresas y la implementación y el uso siempre han sido fluidos. Todos los flujos de trabajo tienen sentido y puedo decir que han sido diseñados por personas que conocen el espacio de Calidad. Tengo toda la información que necesito al alcance de mi mano a través de paneles y reportes. Me encanta la facilidad de usar este sistema. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Me encantaría tener la capacidad de poder trabajar en Office (por ejemplo, Word) en la aplicación nativa al colaborar en documentos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

El módulo de Documentos ha facilitado mucho la recuperación de SOPs, WIs y otros documentos importantes para auditorías y actualizaciones de revisión. El equipo de ZenQMS hizo un gran trabajo integrando nuestros documentos heredados en el sistema. La emisión de Copias Controladas es un proceso más seguro. Actualizar y agregar matrices de formación de empleados y formularios también es más fácil que nuestro sistema completamente basado en papel. Su equipo de soporte al cliente ha sido increíblemente útil en la resolución de problemas y en la respuesta a comentarios. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Los flujos de trabajo para los Controles de Cambio y Problemas pueden ser confusos, principalmente en cuanto al diseño. No hay notificación cuando un documento se actualiza y se ha emitido una Copia Controlada (y, por lo tanto, necesita ser destruida y reemitida). Reseña recopilada por y alojada en G2.com.