Driversnote para Equipos es una aplicación de seguimiento de kilometraje diseñada para empresas que reembolsan a los empleados por conducir sus vehículos personales. Combina el seguimiento automático del kilometraje, la elaboración de informes estructurados y la gestión centralizada del equipo en una sola plataforma, ayudando a las organizaciones a documentar el kilometraje con precisión y procesar las reclamaciones de kilometraje de manera más eficiente. Seguimiento Automático y Flexible del Kilometraje Driversnote puede registrar viajes automáticamente en segundo plano utilizando el GPS del smartphone o Bluetooth (iBeacon). Los conductores no necesitan iniciar o detener manualmente el seguimiento para cada viaje, pero los viajes también se pueden agregar o editar manualmente cuando sea necesario. Cada registro de kilometraje incluye: - Fecha y hora - Ubicaciones de inicio y fin - Distancia recorrida - Propósito del viaje - Notas opcionales Esta estructura ayuda a reducir errores de registro manual y mejorar la consistencia en la documentación del kilometraje. Driversnote también admite lecturas opcionales del odómetro. Los conductores pueden ingresar manualmente el kilometraje total de su vehículo para agregar una capa adicional de documentación. Las lecturas del odómetro pueden ser útiles en escenarios de vehículos de empresa o de uso mixto, o donde se requiera una documentación de libro de registro más detallada. Las entradas del odómetro son opcionales y no son necesarias para los flujos de trabajo estándar de reembolso de kilometraje empresarial. Categorización Clara y Registros Organizados Los viajes se pueden categorizar (por ejemplo, de negocios o personales), ayudando a separar el kilometraje reembolsable del no reembolsable. Todos los datos de kilometraje se organizan en registros estructurados diseñados para cumplir con los requisitos comunes de documentación fiscal. Los informes pueden apoyar el procesamiento de nóminas, los reembolsos y la documentación de auditoría. Opciones de Informes y Exportación Driversnote proporciona un panel de control basado en la web donde se pueden revisar y gestionar los informes presentados. Los administradores y gerentes pueden: - Ver informes presentados - Filtrar por empleado, rango de fechas o estado - Aprobar o rechazar informes - Descargar informes en formato Excel o PDF Los informes exportados se pueden compartir con sistemas de nómina, contabilidad o gastos. Se pueden configurar tasas de reembolso personalizadas y períodos de informes flexibles (por ejemplo, semanal, quincenal, mensual, trimestral) para alinearse con los procesos internos de nómina. Gestión de Equipos y Roles Driversnote admite configuraciones de equipo multiusuario con: - Roles de administrador y gerente - Gestión de licencias - Facturación centralizada - Acceso a informes a nivel de equipo Solo los informes presentados son visibles para los gerentes. Los conductores mantienen el control sobre sus datos de viaje hasta que se presenta un informe. Seguro y Multiplataforma Driversnote está disponible en iOS, Android y escritorio. Los datos de kilometraje se almacenan de forma segura y los controles de privacidad están integrados en el flujo de trabajo de informes. La aplicación móvil es para conductores y la web Driversnote para Equipos simplifica el seguimiento del kilometraje de los empleados y las reclamaciones de kilometraje con informes estructurados y supervisión centralizada, sin la complejidad de la telemática de flotas.