Mejor Software de seguimiento de kilometraje
El software de seguimiento de kilometraje rastrea y gestiona las distancias recorridas por los empleados con fines comerciales. Este tipo de software se utiliza para registrar millas para reembolso y propósitos fiscales. Las herramientas de seguimiento de kilometraje son utilizadas por empleados móviles como vendedores, técnicos de servicio de campo o gerentes de proyectos. Los contadores también utilizan soluciones de seguimiento de kilometraje para calcular los costos de viaje, mientras que los gerentes de departamento utilizan estos productos para revisar y aprobar gastos.
El software de seguimiento de kilometraje puede proporcionarse como un producto independiente o como parte de software de viajes y gastos. Cuando se entrega por separado, el software de seguimiento de kilometraje necesita integrarse con software de gestión de gastos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Seguimiento de Kilometraje, un producto debe:
-Permitir a los empleados registrar millas automáticamente -Utilizar tecnología basada en ubicación para mejorar el seguimiento -Diferenciar entre tipos de viaje como de negocios o personal -Incluir flujos de trabajo para que los gerentes aprueben gastos -Proporcionar programas de reembolso estándar y personalizados -Rastrear costos fijos y variables relacionados con el viaje -Analizar costos y ahorros por empleado, equipo o empresaDestacado Software de seguimiento de kilometraje de un vistazo
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Más Información Sobre Software de seguimiento de kilometraje
¿Qué es el Software de Seguimiento de Kilometraje?
El software de seguimiento de kilometraje permite a los empleadores de todos los tamaños rastrear el kilometraje de viaje de los empleados, revisar y aprobar informes de gastos, y crear otros informes para información de impuestos y deducciones. Los empleados pueden usar el software de seguimiento de kilometraje para rastrear e ingresar su kilometraje, así como enviar fácilmente informes de gastos para reembolso.
En los primeros días del seguimiento de kilometraje, se usaba una simple hoja de cálculo para rastrear la fecha de viaje, el propósito del negocio, el origen, el destino, las lecturas del odómetro y las millas recorridas. Hoy en día, el software de seguimiento de kilometraje ayuda a automatizar el seguimiento y la presentación de estos datos, permitiendo a las empresas tener información más precisa, mejores informes y un rendimiento de los empleados más eficiente y productivo.
Beneficios Clave del Software de Seguimiento de Kilometraje
- Rastrea automáticamente y con precisión el kilometraje con tecnología GPS
- Mantén registros de viaje que cumplan con las reglas del IRS y las tarifas estándar de kilometraje
- Analiza costos y ahorros por empleado, equipo o empresa
- Diferencia entre viajes de negocios o personales
- Revisa y aprueba fácilmente los informes de gastos
¿Por qué Usar el Software de Seguimiento de Kilometraje?
La función principal del software de seguimiento de kilometraje es simplificar y automatizar el seguimiento, la presentación y el informe del kilometraje de viaje de los empleados. Para los empleadores, es importante usar el software de seguimiento de kilometraje para rastrear costos y asegurar que la persona correcta revise y apruebe los informes de gastos. Esto también permite a las empresas asegurarse de que los empleados estén reportando con precisión su kilometraje y no estén gastando de más. La mayoría del software de seguimiento de kilometraje utiliza tecnología basada en ubicación y tecnología GPS para rastrear con precisión el kilometraje de los empleados, reduciendo el seguimiento manual y la entrada de datos por parte de los propios empleados. Las empresas también usan este software para ejecutar informes que les permiten digitalizar sus registros y analizar costos y ahorros por individuo, equipo o empresa.
Para los empleados, usar el software de seguimiento de kilometraje es beneficioso porque pueden rastrear con precisión su kilometraje con GPS, diferenciar entre kilometraje personal y de trabajo, y enviar electrónicamente sus informes de gastos. Usar GPS, u otra tecnología basada en ubicación, para rastrear el kilometraje reduce la posibilidad de datos insuficientes o erróneos, lo que podría ralentizar el proceso de presentación y aprobación, y causar trabajo extra para el empleado a largo plazo. La capacidad de diferenciar entre kilometraje personal y de trabajo facilita al empleado rastrear y enviar el kilometraje correcto, sin tener que descifrar manualmente qué kilometraje es reembolsable y cuál no. Las capacidades de presentación electrónica permiten a los empleados recibir reembolsos más rápido y les da la posibilidad de tener una comunicación más fácil con el aprobador de sus gastos. El software de seguimiento de kilometraje también hace muy conveniente para un empleado realizar estas tareas de manera rápida y eficiente, generalmente directamente en su teléfono inteligente.
¿Quién Usa el Software de Seguimiento de Kilometraje?
Cualquier empresa u organización con empleados que sean vendedores, técnicos de servicio de campo, gerentes de proyectos y contadores, podría usar el software de seguimiento de kilometraje. Dentro de estas organizaciones, tanto el empleado como el empleador pueden utilizar el software de seguimiento de kilometraje.
Autónomos — Cualquier persona autónoma que conduzca en cualquier lugar por razones de negocios puede deducir su kilometraje en su declaración de impuestos, por lo que rastrear adecuadamente el kilometraje genera ahorros fiscales. Cada vez que conducen por motivos de negocios, pueden usar ese viaje a su ventaja financiera reclamando la deducción de kilometraje.
Equipos de ventas — Cada empleado que conduce para reunirse con un cliente o un cliente potencial necesita rastrear su kilometraje para enviar correctamente un informe de gastos antes de poder ser reembolsado. La mayoría de los vendedores no tienen el tiempo o el conocimiento para hacer esto manualmente, por lo que es importante tener un software que pueda hacer esto automáticamente y con precisión.
Técnicos de campo — Cualquier técnico que tenga que conducir a algún lugar para una instalación o reparación necesita rastrear correctamente su kilometraje para el reembolso. Similar a los vendedores, los técnicos no quieren perder tiempo valioso registrando manualmente su kilometraje o diferenciando entre millas de trabajo y personales. Por lo tanto, un software de seguimiento de kilometraje confiable es necesario para que puedan rastrear con éxito el kilometraje deducible.
Equipos de contabilidad y finanzas — Cualquier organización con el tipo de empleados descritos anteriormente debe revisar y aprobar esos gastos, además de registrar y organizar eficientemente los datos. Un contador o equipo de finanzas sería responsable de reportar y analizar adecuadamente estos datos, y el software de seguimiento de kilometraje ayuda en este proceso.
Tipos de Software de Seguimiento de Kilometraje
Hay dos tipos de software de seguimiento de kilometraje; en línea o basado en la nube y aplicaciones móviles. Es importante conocer la diferencia entre estos dependiendo de la industria. Por ejemplo, una empresa de transporte podría querer un software de seguimiento de kilometraje que tenga una aplicación móvil para que sus conductores de camiones puedan acceder a su cuenta mientras están en la carretera. Por otro lado, una firma de contabilidad solo necesita una herramienta en línea que pueda ser accedida desde su sistema en la oficina, porque generalmente no necesitan estar en el campo acumulando datos de viaje.
En línea o basado en la nube — El software en línea requiere que los usuarios accedan al panel de control del software a través de su sitio web para que puedan ver la información y aprovechar la funcionalidad ofrecida por el proveedor. Este tipo de interfaz es buena para las empresas y los empleados para que puedan acceder fácilmente a una computadora con internet para agregar y editar datos, y ejecutar varios informes.
Aplicación móvil — El software de aplicación móvil de seguimiento de kilometraje es una aplicación diseñada para ser descargada y accedida en un teléfono inteligente. Da a los empleados la funcionalidad de escanear recibos, capturar kilometraje usando capacidades GPS y enviar informes de gastos, todo sobre la marcha. También da a los gerentes la capacidad de revisar y aprobar informes de gastos, y rastrear kilometraje y gastos usando varios informes, fuera del horario laboral y del entorno de oficina.
Características del Software de Seguimiento de Kilometraje
Entre las muchas ventajas y características del software de seguimiento de kilometraje, las siguientes son algunas características comunes que se encuentran típicamente en este tipo de software.
Reembolso a empleados — Una de las características más importantes del software de seguimiento de kilometraje es la capacidad de reembolsar a los empleados por el kilometraje que conducen por motivos de trabajo. Este software ayuda a digitalizar y automatizar este proceso creando y enviando informes de gastos con la tarifa estándar de kilometraje, facilitando la comunicación entre empleados y gerentes, y finalmente, iniciando la transferencia de fondos al empleado.
Seguimiento GPS — El GPS, u otra tecnología basada en ubicación, detecta automáticamente cuando el usuario sale a conducir, y luego guarda rutas, tiempos de llegada y salida, y millas recorridas. También asegura una gran precisión de los registros de kilometraje, asegura el cumplimiento de las directrices de la empresa y reduce el esfuerzo manual necesario por parte del empleado.
Registro de kilometraje — Usando las características de GPS mencionadas anteriormente, el software de seguimiento de kilometraje guarda y registra el kilometraje, clasifica el viaje como de trabajo o personal, e ingresa información relevante en los informes de gastos. Esta característica ayuda a agilizar el proceso de reembolso, reducir la entrada manual y mantener la integridad de los datos.
Flujo de trabajo para gerentes — Una vez que se envía un informe de gastos al gerente aprobador, se le notifica a través del software, y puede revisar los datos, confirmar su precisión, comunicarse con el empleado y aprobar o denegar el informe.
Informes — Las funciones de informes del software de seguimiento de kilometraje benefician tanto a los empleados como a los gerentes. Los conductores pueden obtener un informe de su viaje actual o una instantánea de muchos viajes, permitiéndoles estimar cuán lejos viajarán y cuánto dinero se les reembolsará. Los empleadores o gerentes pueden crear y ver informes compatibles con el IRS para razones de impuestos y deducciones, así como revisar registros de conducción para detectar errores, fraudes y otros costos innecesarios.
Problemas Potenciales con el Software de Seguimiento de Kilometraje
Uso de datos del teléfono inteligente — Una aplicación de seguimiento de kilometraje utiliza datos celulares para consultar direcciones de calles, cargar registros de viajes a un servidor y otras pequeñas tareas que ayudan a automatizar el seguimiento y registro de kilometraje. Si un empleado conduce mucho por trabajo y usa la aplicación con frecuencia, la aplicación podría usar muchos datos, y si el empleado no tiene datos ilimitados, podría exceder su límite e incurrir en tarifas adicionales. Además, aunque el GPS en un teléfono inteligente no utiliza datos celulares, está constantemente funcionando en segundo plano, lo que puede agotar la batería más rápido y hacer que otras aplicaciones funcionen más lentamente.
Error del usuario — Otro problema potencial con el uso del software de seguimiento de kilometraje es simplemente el error del usuario. Para que una aplicación funcione, necesita estar abierta y funcionando. Si el usuario olvida encender la aplicación antes de su viaje, no tendrá datos registrados y registrados, lo que puede retrasar y complicar el proceso de presentación de gastos. Otras veces, la aplicación intenta conectarse al bluetooth de un coche para saber que el usuario está de hecho en un coche. Si la aplicación no puede hacer esto, puede confundirse sobre si el usuario se está moviendo o no, lo que puede crear una serie de pequeños viajes en lugar de registrar el viaje en su totalidad. Por lo tanto, es importante que el usuario confirme que el software no solo está encendido, sino que está conectado correctamente.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Seguimiento de Kilometraje
El software de seguimiento de kilometraje puede usarse ya sea en conjunto con o como un complemento de los siguientes tipos de software.
Software de gestión de viajes — El software de gestión de viajes proporciona a los usuarios una plataforma digital para planificar, comprar y registrar gastos de viaje. Las empresas usarán el software para simplificar las decisiones de compra y centralizar los registros de los gastos de viaje de sus empleados. En lugar de usar agentes individuales o enviar recibos auto-comprados a un producto de gestión de gastos, a los usuarios se les proporciona una herramienta simplificada para reservar y reportar automáticamente sus compras de viaje. Este software está relacionado con el software de seguimiento de kilometraje porque permite a los usuarios registrar gastos de viaje, como el kilometraje, y también tiene funcionalidad de informes.
Software de gestión de gastos — El software de gestión de gastos ayuda a procesar, pagar y auditar los gastos iniciados por los empleados. El software incluye capacidades para que los empleados ingresen gastos para su aprobación a través de un navegador o aplicación móvil. Este software simplifica y automatiza la entrada de gastos de un negocio, agiliza la revisión, elimina el rastro de papel y reduce el esfuerzo administrativo. El software de gestión de gastos permite a los administradores tener visibilidad completa y rastrear el uso de los recursos financieros de la empresa por parte de los empleados. También analiza los gastos generales, identifica oportunidades de ahorro de costos y controla el gasto excesivo. El software de seguimiento de kilometraje a veces necesita integrarse con el software de gestión de gastos para que el empleado pueda rastrear y enviar su kilometraje de viaje e ingresarlo en un sistema de gestión de gastos.
