ClassifyIt es un complemento especializado para aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook que permite la clasificación consistente y aplicable de documentos y correos electrónicos. Aborda la creciente necesidad de las organizaciones de gestionar la sensibilidad de la información y prevenir la pérdida de datos mientras se mantiene la conciencia del usuario sobre las políticas de seguridad. Propósito e Idea Principal En su núcleo, ClassifyIt asegura que cada documento o correo electrónico lleve una etiqueta de clasificación, tanto visible como incrustada en los metadatos. Las etiquetas visibles, como encabezados, pies de página o prefijos en la línea de asunto, aumentan la conciencia del usuario y proporcionan un contexto inmediato sobre la sensibilidad de la información. Los metadatos incrustados (propiedades del documento, encabezados personalizados en Outlook) permiten que las herramientas automatizadas y los sistemas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) reconozcan y procesen el contenido clasificado correctamente. La herramienta tiene como objetivo reducir el riesgo de fugas accidentales, hacer cumplir el cumplimiento de las reglas de seguridad internas y agilizar los procesos de gobernanza en los flujos de trabajo de Office. Características Clave Etiquetado y Marcado: Los usuarios pueden asignar marcas de seguridad como Público, Interno, Confidencial o niveles personalizados. Las marcas aparecen en el documento/correo electrónico y también se incrustan como metadatos estructurados. Aplicación de Políticas: ClassifyIt puede restringir acciones como enviar correos electrónicos no clasificados, reenviar contenido sensible a destinatarios no autorizados o adjuntar documentos con clasificaciones faltantes o conflictivas. Esquemas Personalizables: Las organizaciones pueden adaptar los niveles de clasificación, las marcas de liberación, el formato y la aplicación de políticas a través de una configuración JSON. Las configuraciones se pueden distribuir de manera centralizada a través de comparticiones de archivos o servidores web. Integración con Outlook: Para los correos electrónicos, ClassifyIt agrega texto de clasificación en la parte superior del cuerpo del mensaje e inserta metadatos en los encabezados del mensaje. Las respuestas y reenvíos pueden ser rastreados y verificados contra la clasificación del elemento original. Soporte para DLP: Al incrustar metadatos estandarizados, ClassifyIt facilita que las puertas de enlace, cortafuegos o sistemas de monitoreo de seguridad detecten información sensible y apliquen reglas de protección. Flexibilidad: El software es compatible con instalaciones de Office de 32 bits y 64 bits. Funciona en sistemas Windows locales con Microsoft Office instalado de forma nativa. Versiones y Licencias Versión Gratuita: Ofrece características básicas de clasificación y soporta el esquema TLP (Protocolo de Semáforo) ampliamente utilizado. Adecuado para uso privado, evaluación o escenarios a pequeña escala. Licencias Comerciales: Las licencias perpetuas están disponibles con soporte y actualizaciones opcionales basadas en suscripción. Los precios son transparentes y competitivos, lo que lo hace accesible tanto para organizaciones pequeñas como grandes. Última Versión: A partir de 2025, la versión 6.5 (64 bits) es la última versión disponible, junto con una variante de 32 bits. Beneficios Aumenta la conciencia de los empleados sobre la sensibilidad de la información. Proporciona una forma simple y consistente de etiquetar y proteger documentos y correos electrónicos. Fortalece el cumplimiento de los requisitos legales, regulatorios o contractuales de protección de datos. Complementa las herramientas técnicas de DLP y gobernanza al incrustar metadatos procesables. Minimiza las fugas accidentales y la clasificación errónea a través de la aplicación en tiempo real. Conclusión ClassifyIt es una solución práctica, ligera y efectiva para organizaciones que dependen de Microsoft Office y Outlook. Al combinar marcas visibles con metadatos ocultos y políticas aplicables, cierra la brecha entre el comportamiento del usuario y los controles de seguridad automatizados. El resultado es una herramienta rentable que apoya tanto la conciencia cultural como la aplicación técnica de la seguridad de la información.