Capacidad de carga de trabajo

¿Qué es la capacidad de carga de trabajo?

La capacidad de carga de trabajo mide las tareas, actividades o proyectos que un empleado o un equipo puede realizar en un período de tiempo determinado. Considera el número de subtareas dentro de una tarea, sus complejidades y el tiempo requerido para completarlas.

Analizar la capacidad de carga de trabajo ayuda a las empresas a entender el alcance, la importancia y la prioridad en la realización de tareas y procesos para mejorar la productividad, manteniéndose eficientes y efectivos. Muchas organizaciones utilizan software de gestión de proyectos para gestionar de manera razonable y eficiente la carga de trabajo de su equipo. El software de gestión de proyectos ayuda a los equipos a planificar mejor, asignar recursos y asegurar que todos los empleados estén enfocados en contribuir al proyecto según su experiencia.

Software de Capacidad de carga de trabajo

Software que menciona a capacidad de carga de trabajo como una característica o término.

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Float.com

Basecamp

BigTime

IBM Turbonomic

Portfolio Manage

Beneficios de planificar la capacidad de carga de trabajo

Las organizaciones necesitan planificar y gestionar efectivamente la capacidad de carga de trabajo para asignar personas a proyectos y asegurar que estén enfocados y productivos.

Hay varios beneficios de planificar la capacidad de carga de trabajo, incluyendo:

• Mejor gestión de recursos: La asignación de recursos es una parte crucial en la planificación de cualquier proyecto. Las empresas deben dirigir a las personas con habilidades relevantes a la carga de trabajo que mejor se adapte a sus intereses y experiencia. Es mejor planificar con anticipación y evitar sorpresas que puedan surgir debido a la falta de disponibilidad de recursos calificados. Muchas empresas aprovechan el software de gestión de recursos para rastrear, programar y optimizar los recursos humanos y materiales necesarios para la gestión de proyectos.
• Mayor eficiencia: La planificación de la capacidad de carga de trabajo ayuda a las empresas a establecer las expectativas correctas de las personas involucradas. Con una capacidad de carga de trabajo pre-calculada, los empleados están más enfocados en tareas y actividades importantes que están dentro del alcance del proyecto. Ayuda a las empresas a evitar sobrecargar a los empleados con muchas tareas, previniendo el agotamiento. Por el contrario, asegura que se asignen tareas óptimas a las personas, haciéndolo emocionante y un poco desafiante para ellos.
• Mejor planificación estratégica: Las organizaciones trabajan en múltiples proyectos simultáneamente. La planificación de la capacidad de carga de trabajo ayuda a las empresas a prever los requisitos de recursos para el futuro previsible. Ayuda a planificar y asignar recursos mucho antes de que su necesidad se vuelva crítica para los proyectos en curso.

Pasos esenciales para encontrar la capacidad de carga de trabajo

El intercambio de conocimientos es un aspecto crucial de la planificación de la capacidad de carga de trabajo. Permite que todos sean conscientes de la asignación de carga de trabajo actual, compartan ideas y experiencias de proyectos pasados.

Hay cinco pasos esenciales que uno necesita tomar para planificar y gestionar la capacidad de carga de trabajo:

• Analizar las cargas de trabajo actuales: Obtén una visión general de todas las tareas en las que los miembros del equipo pasan su tiempo. Los gerentes de proyecto pueden enviar una encuesta donde cada colaborador complete el número de horas que dedicó a tareas particulares en una pequeña empresa. Sin embargo, las empresas pueden usar software de gestión de tareas para calcular el tiempo dedicado.
• Calcular el tiempo requerido: Encuentra el tiempo total requerido para completar un proyecto basado en el análisis de las cargas de trabajo actuales. Para cada rol, enumera las tareas individuales, asígnales su correspondiente requerimiento de tiempo y suma. Compara la suma con la duración total de cualquier proyecto pasado y verifica si los cálculos coinciden.
• Priorizar prerrequisitos: Evalúa las dependencias en un proyecto y prioriza las tareas y actividades prerrequisitas. Al planificar la capacidad de carga de trabajo, las empresas deben considerar la disponibilidad de recursos, la experiencia de los empleados y la frecuencia deseada de ejecución de tareas.
• Adoptar una estrategia de planificación de capacidad de carga de trabajo: Las organizaciones deben decidir una estrategia de planificación de capacidad de carga de trabajo para acomodar cualquier cambio imprevisto en el curso del proyecto. Las empresas pueden aumentar la capacidad de carga de trabajo pronosticando una mayor demanda, seguir un enfoque conservador y aumentar la capacidad solo cuando los recursos actuales estén completamente utilizados, o hacer pequeñas adiciones en respuesta a las dinámicas cambiantes del mercado.
• Rastrear la capacidad de carga de trabajo: Las empresas necesitan rastrear su plan de capacidad de carga de trabajo cuando se pone en acción, asegurarse de que los empleados no estén sobrecargados y priorizar las tareas prerrequisitas según el cronograma del proyecto.

Mejores prácticas para una gestión efectiva de la capacidad de carga de trabajo

Planificar la capacidad de carga de trabajo es una actividad desafiante y puede ser abrumadora a veces. Las organizaciones pueden asegurar una gestión efectiva de la capacidad de carga de trabajo siguiendo estas mejores prácticas:

• Poner el esfuerzo y tiempo óptimos en la planificación: Tómate el tiempo para planificar tareas y proyectos. Esto ayuda a las empresas a reflexionar y priorizar actividades críticas que necesitan ser manejadas. Establece una estimación para cada tarea con sus fechas de inicio y fin, define su frecuencia y establece un hito específico.
• Asegurar una adecuada asignación de recursos: Las empresas deben conocer sus recursos disponibles y planificar tareas de antemano basándose en la capacidad de carga de trabajo. Los gerentes deben estar al tanto de todas las restricciones, incluyendo si alguien ha planeado tomar tiempo libre pagado durante el proyecto. Basándose en estas consideraciones, los gerentes pueden asignar recursos a un proyecto con anticipación.

• Establecer expectativas y plazos realistas: Los gerentes necesitan establecer plazos alcanzables para la finalización de tareas. Incluso cuando la capacidad de carga de trabajo de los miembros del equipo indica el tiempo disponible para manejar más tareas, es una buena práctica establecer un margen para manejar cualquier situación imprevista que pueda surgir.

• Establecer expectativas objetivas: Los gerentes deben establecer expectativas objetivas después de evaluar la capacidad de carga de trabajo de sus equipos, excepto para proyectos donde las tareas son de naturaleza subjetiva. Es mejor proporcionar una vista granular a los miembros del equipo dividiendo grandes tareas en subtareas más pequeñas y estableciendo una estimación para cada una.
• Evaluar las dependencias de tareas y medir las tasas de utilización: Los planes deben priorizar las tareas prerrequisitas para completar otras tareas. Identificar las co-dependencias temprano es muy útil en la gestión de la carga de trabajo. Las empresas también deben medir la tasa de utilización para analizar la productividad y verificar si el trabajo realmente está en demanda. Ayuda a los gerentes a optimizar la gestión de la capacidad de carga de trabajo de una mejor manera.

Planificación de capacidad de carga de trabajo vs. planificación de recursos

La planificación de capacidad de carga de trabajo y la planificación de recursos son conceptos similares. Sin embargo, el primero se adopta durante la planificación de alto nivel mientras que el segundo se utiliza a nivel operativo granular.

La planificación de capacidad de carga de trabajo es una tarea de alto nivel que ayuda a los equipos a entender la cantidad de trabajo que pueden asumir en un período de tiempo particular. Pesa la disponibilidad de recursos contra los requisitos del proyecto que una organización puede asumir en un momento dado.

La planificación de recursos, también conocida como asignación de recursos, es una tarea a nivel operativo que se enfoca en coordinar y asignar recursos eficientemente entre proyectos. Involucra asignar personas a diferentes proyectos basándose en sus habilidades y los requisitos del proyecto.