¿Qué es un sistema de gestión de contenidos?
Los sistemas de gestión de contenidos son aplicaciones que permiten a los usuarios crear, editar, publicar y gestionar contenido para un sitio web sin necesidad de conocimientos técnicos especiales como HTML.
También conocidos como CMS, los sistemas de gestión de contenidos pueden adaptarse a diversas industrias. Muchas empresas compran plantillas para diseñar el lado del sitio web que ve el cliente a través de su CMS, mientras que otras pueden trabajar con un diseñador para crear un aspecto y sensación personalizados según sus preferencias y necesidades.
Sistemas de gestión de contenido web también permiten la colaboración entre equipos y usuarios. Esto hace que la organización de contenido digital, archivos y otras fuentes de datos sea más eficiente, ya que la información puede ser fácilmente accesible desde cualquier lugar.
Tipos de sistemas de gestión de contenidos
Dependiendo de las necesidades del negocio, diferentes tipos de CMS pueden ser más adecuados para ciertas funciones. La mayoría se clasifican en las siguientes categorías:
- CMS acoplado. Este es el tipo más tradicional de CMS, con un backend accesible que publica contenido en un frontend estilizado. Para ejecutar un CMS acoplado, los usuarios necesitan un servidor web dedicado antes de que se instale el CMS.
- CMS desacoplado. En lugar de publicar directamente desde el backend al frontend, los usuarios de un CMS desacoplado aprovechan una interfaz de programación de aplicaciones (API) para presentar el contenido del frontend. Esto es más común en aplicaciones web y aplicaciones móviles para permitir una mayor flexibilidad en el frontend mientras se mantiene una solución de gestión de contenido organizada en el backend.
- CMS SaaS. Un CMS SaaS es similar a un CMS acoplado pero opera en la nube en lugar de a través de un host. Para las empresas que necesitan una presencia web simple, esta es una buena alternativa a un CMS acoplado con menores costos generales.
- CMS sin cabeza. Aunque el contenido del backend puede organizarse dentro de una base de datos dedicada como un CMS acoplado, el software CMS sin cabeza requiere soluciones frontend personalizadas para presentar el contenido almacenado. Esta es la opción más flexible pero requiere un desarrollador para crear el frontend desde cero.
Elementos básicos de un sistema de gestión de contenidos
Cada CMS cuenta con un frontend y un backend, siendo el frontend accesible para los usuarios y el backend el lugar para gestionar el contenido. La mayoría de las empresas utilizan su CMS de manera diferente, pero cualquier buena solución debería incluir:
- Herramientas de edición de contenido fáciles de usar. El objetivo principal de usar un CMS es hacer que la gestión de contenido y la publicación sean más eficientes. Debería ser fácil crear o editar contenido directamente dentro del CMS, ya sea haciendo cambios en el texto o moviendo una página de un área del sistema a otra.
- Gestión y almacenamiento de activos digitales. Independientemente del tamaño del negocio, un buen CMS debería tener la capacidad de almacenar y mantener grandes cantidades de datos. Un software de gestión de activos digitales efectivo integrado en un CMS debería actuar como un centro centralizado para todos los datos digitales importantes.
- Roles granulares y acceso de usuarios. Diferentes miembros del equipo necesitan niveles de acceso variables al CMS y al contenido que contiene. El software CMS puede agregar o eliminar usuarios y asignarles roles específicos que controlen su acceso al backend del sitio.
- Características de seguridad. Una de las características más importantes de un CMS es su seguridad. Esto es especialmente cierto para el software de código abierto. La autenticación para inicios de sesión y los escaneos de vulnerabilidades deberían ser posibles dentro del backend del CMS.
- Integraciones de terceros. Ningún CMS viene con todas las características que una empresa requiere. En su lugar, se pueden instalar e integrar aplicaciones de terceros a través de plugins que permiten agregar usabilidad adicional dentro del CMS.
Beneficios de un sistema de gestión de contenidos
Los mayores beneficios que ofrece el uso de un CMS son el aumento de la eficiencia y la productividad que pueden ofrecer a una empresa. Los beneficios específicos se describen aquí:
- No se requiere conocimiento de codificación. No todas las empresas tienen acceso a un desarrollador web para solucionar problemas en un sitio o agregar nuevo contenido y características. Un CMS elimina ese obstáculo gracias a las muchas plantillas y plugins disponibles.
- La colaboración es más fácil. Tener la opción de agregar múltiples usuarios en el backend de un CMS significa que varios miembros del equipo pueden trabajar juntos en tiempo real en la creación o publicación de contenido. Diferentes equipos pueden incluso usar el sitio al mismo tiempo sin afectar el trabajo que otros puedan estar haciendo.
- Publicación de contenido más accesible. Los sistemas de gestión de contenidos dan a las empresas la capacidad de agregar, eliminar y actualizar contenido en su sitio web en cualquier momento. La mayoría también tiene la opción de programar la publicación de contenido con anticipación, lo que facilita a los equipos trabajar con antelación y planificar actualizaciones de contenido consistentes.
- Las responsabilidades de marketing como el SEO son más fáciles de gestionar. Ya sea integrado directamente en el CMS o disponible a través de plugins, muchos sistemas ahora ofrecen características que los equipos de marketing pueden usar para mejorar su optimización para motores de búsqueda (SEO) directamente en la página publicada.
Mejores prácticas para usar sistemas de gestión de contenidos
Ya sea implementando un nuevo sistema de gestión de contenidos o renovando uno existente, las empresas deberían establecer directrices para usar el CMS de inmediato. Esto debería involucrar prácticas como:
- Establecer un calendario de contenido. La mejor manera de sacar el máximo provecho de un CMS es tener un calendario de publicación de contenido en su lugar. Esto facilita cargas consistentes de contenido relevante para atraer al público objetivo de la empresa.
- Determinar convenciones de etiquetado y nomenclatura. Asegurarse de que el contenido sea consistente no solo es necesario para el frontend. Los usuarios que tienen acceso al CMS deben ser capacitados para encontrar etiquetas existentes y crear nuevas etiquetas. También deben entender las convenciones a seguir para la nomenclatura de páginas y medios.
- Crear un flujo de trabajo de mantenimiento de contenido. El contenido debe revisarse regularmente, por lo que establecer un flujo de trabajo para esto desde el principio puede ahorrar tiempo más adelante. Esto también ayuda a prevenir la creación de contenido duplicado que podría interferir con los esfuerzos de SEO.
- Agregar herramientas de análisis y seguimiento. Saber cómo está funcionando el contenido es esencial para hacer planes para futuras actualizaciones. Muchos sistemas permiten software de análisis y seguimiento directamente en el backend, haciendo que el flujo de datos entre el CMS y las herramientas de análisis sea fluido.
Gestiona miles de documentos, archivos multimedia, registros contables e información de productos con los sistemas de gestión de contenido empresarial.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
