Gasto acumulado

¿Qué son los gastos acumulados?

Los gastos acumulados, también conocidos como pasivos acumulados, son gastos reconocidos en el balance de una empresa después de que se incurre en el pasivo y antes de que se realice el pago. Registrar estos gastos en un balance permite a las empresas evaluar sus estados financieros con mayor precisión y optimizar la gestión financiera con software de contabilidad. 

Los gastos acumulados representan pagos y pasivos futuros. Se registran como pasivos corrientes en un balance. En ciertas situaciones, los gastos acumulados pueden ser una estimación de un suministro futuro de bienes o servicios. 

¿Cómo funcionan los gastos acumulados?

En el libro financiero de una empresa, los gastos acumulados se registran como pasivos corrientes a pagar inmediatamente o en el futuro. 

Entonces, ¿qué cuenta como un gasto acumulado?

Un ejemplo de gasto acumulado es cuando se compran bienes o servicios. En esta situación, el equipo financiero de una empresa realiza entradas separadas en un sistema de gestión financiera. En algunos casos, estas entradas ayudan a estimar los gastos hasta la recepción de una factura final. Es interesante que las empresas calculen los ingresos acumulados independientemente del hecho de que aún no los hayan recibido.

Otro ejemplo es cuando una organización utiliza un servicio de limpieza, pero la empresa de limpieza no factura hasta el final del mes, la organización marca esto como un gasto acumulado en sus libros financieros. Los costos se acumulan hasta que se liquidan, y pueden ser en forma de:

• Salario: Dado que la mayoría de las empresas pagan a los empleados en las primeras semanas del mes, los salarios se registran como "acumulaciones" en el mes anterior. 

• Impuesto: Las empresas pagan impuestos hacia el final de un año fiscal. Los impuestos se acumulan durante doce meses. 

• Interés: Si las empresas han tomado préstamos, los pagos de intereses se acumulan hasta el momento del pago. 

Beneficios de los gastos acumulados

Los gastos acumulados ofrecen muchos beneficios, desde proporcionar una imagen financiera clara hasta una alta precisión. Aquí hay algunos de sus beneficios: 

• Proporciona una imagen financiera completa: El método de contabilidad por acumulación proporciona una imagen completa y precisa de las transacciones financieras de una empresa. Esto ayuda a las empresas a entender cuán rentables son, de dónde provienen las ganancias y cómo se utilizan los gastos. 

• Preferido por los interesados: Los accionistas e inversores prefieren ver los estados financieros de una empresa utilizando el método de contabilidad por acumulación. Dado que los informes por acumulación proporcionan una imagen más clara del flujo de ingresos de una empresa, son preferidos.

• Un mejor método para presupuestar: Los gastos acumulados permiten a las empresas ver sus finanzas empresariales en tiempo real. Pueden evaluar mejor su rendimiento financiero pasado y planificar con mayor precisión para el futuro. 

• Es compatible con GAAP: Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) son un estándar de la industria para los estados financieros en los EE. UU. GAAP solo permite la contabilidad por acumulación. Aunque el cumplimiento de GAAP es relevante solo para las empresas públicas, beneficia a las empresas más pequeñas al facilitar la aprobación de préstamos y atraer inversores.

Mejores prácticas para los gastos acumulados

Aunque la contabilidad por acumulación es simple, las empresas pueden seguir algunas mejores prácticas para simplificar aún más el proceso. 

• Utiliza software de automatización contable: El software de automatización de facturas permite a las empresas emitir facturas, acumular pagos, registrar gastos e incluso manejar informes. Las empresas pueden cambiar de contabilidad de caja a acumulación con solo unos pocos clics. 

• Presupuesta anualmente: Preparar un presupuesto anual es clave para los gastos acumulados. Esto se puede hacer analizando las actividades financieras anuales. 

• Monitorea el calendario de cerca: El calendario de una empresa debe ser monitoreado de cerca para pagos pendientes, gastos y más. Esto asegura que los equipos cumplan con los plazos y que los pagos se realicen rápidamente sin demoras. 

• Pronostica el presupuesto: Cuando hay una diferencia entre el efectivo disponible y el gasto real, las empresas deben crear un pronóstico de presupuesto. Esto les ayuda a tomar decisiones financieras críticas e informadas. 

• Trabaja con el equipo de operaciones para verificar los gastos: Revisa regularmente los gastos mensuales con el equipo financiero. El equipo financiero generalmente está al tanto de las transacciones que potencialmente han pasado desapercibidas.

• Documenta todo el proceso contable: Es una buena práctica documentar toda la actividad financiera de manera oportuna. Ya sea que el cambio sea pequeño o grande, los cambios no documentados pueden impactar en gran medida la capacidad de una empresa para tomar decisiones. Esto pone a todos los equipos involucrados en la misma página y ayuda a evitar errores potencialmente grandes. 

Gastos acumulados vs. cuentas por pagar

Los gastos acumulados a veces pueden confundirse con las cuentas por pagar.

Las acumulaciones se registran antes de recibir una factura, mientras que las cuentas por pagar se ingresan después. Las cuentas por pagar requieren que las empresas registren el monto específico a pagar. Por otro lado, las acumulaciones son en gran medida estimaciones de lo que costaría un producto o servicio a la empresa. Además, los gastos acumulados se acumulan con el tiempo, mientras que las cuentas por pagar no lo hacen. 

Contabilidad por acumulación vs. contabilidad de caja

Al igual que el método de acumulación para registrar gastos incurridos, existe otro método contable conocido como contabilidad de caja. En este método, los gastos se registran solo durante un intercambio de dinero. Aunque es más sencillo, el método de acumulación muestra una medida más precisa de la rentabilidad de una empresa que el método de caja.

Gastos acumulados vs. gastos diferidos