¿Qué es un SGC? Una guía sobre el Sistema de Gestión de Calidad

Desde crear listas de tareas al comienzo del día laboral hasta crear un plan de acción para reunirse con amigos, una buena planificación y procesos son de gran ayuda.

Crear un sistema formalizado de procesos empresariales es una de las mejores maneras de reducir el desperdicio, bajar costos y mejorar las condiciones laborales para su personal.

Al tener documentación estandarizada para una amplia gama de prácticas empresariales, las empresas pueden identificar tendencias en la producción. También puede comercializar de manera más efectiva y mejorar el rendimiento de sus empleados.

¿Cómo organiza de manera efectiva toda la documentación importante en un solo lugar cuando puede estar en cualquier número de sistemas en toda su empresa? La respuesta está en el software de sistema de gestión de calidad (QMS).

Implementar un QMS es una de las mejores maneras de documentar todos los procesos, procedimientos y responsabilidades de la empresa en un lugar central. Los usuarios deben pensar en un QMS como una tienda integral para estos recursos.

QMS también ofrece soluciones automatizadas que se pueden acceder desde cualquier lugar, lo que facilita la colaboración remota. Promueve la mejora continua y permite a la organización tomar decisiones informadas y actuar en las áreas que pueden requerir optimización.

Diferencia entre QMS y aseguramiento de calidad

Aunque los conceptos pueden parecer similares, hay una diferencia entre QMS y aseguramiento de calidad. QMS es un concepto más amplio que incluye los cuatro componentes de la gestión de calidad: planificación de calidad, control de calidad, aseguramiento de calidad y mejora de calidad. En comparación, el aseguramiento de calidad es una parte o un componente de este concepto más amplio.

Componentes de QMS

Un sistema de gestión de calidad (QMS) optimiza la cadena de suministro al mantener los cuatro componentes principales de la gestión de calidad: planificación de calidad, control de calidad, aseguramiento de calidad y mejora de calidad. Se refieren a los planes creados para proporcionar productos y servicios de calidad a los clientes; los pasos tomados para garantizar los estándares de calidad.

QMS abarca los procesos mencionados y crea un marco para un enfoque estructurado. Asegura el aseguramiento de calidad a través de un procedimiento estandarizado para el control de calidad. También ayuda a mejorar la funcionalidad y asegura que los procesos funcionen bien juntos.

Planificación de calidad

La planificación de calidad identifica los estándares de calidad y planifica cómo satisfacerlos. Por ejemplo, una empresa automotriz fabrica piezas de automóviles. A lo largo de este proceso de fabricación, la empresa debe establecer estándares para el material y delinear el proceso de producción para los trabajadores. Toda esta documentación se puede almacenar en un sistema de gestión de calidad.

A veces, un nuevo plan de calidad puede surgir en respuesta a una solicitud del cliente. Dado que cada cliente es diferente, es importante planificar cómo satisfacer esas necesidades. Al planificar pasos concretos, las empresas aseguran una buena experiencia del cliente.

Aseguramiento de calidad y control de calidad

El aseguramiento de calidad y el control de calidad son fundamentales para implementar su plan. Durante este proceso, las empresas deben tener en cuenta las acciones correctivas y preventivas (CAPAs). Las CAPAs ocurren cuando necesita cambiar su proceso de producción en respuesta a solicitudes. Un QMS ayuda a gestionar y rastrear las CAPAs al enrutar automáticamente las acciones correctivas y preventivas a los gerentes de calidad. Luego pueden identificar rápidamente la causa principal del problema. Con el tiempo, los datos recopilados se pueden analizar para determinar áreas de mejora del proceso, como cambios en el equipo o materiales, rediseño del proceso o iniciativas de seguridad.

Mejora de calidad

La mejora de calidad implica analizar los datos recopilados del QMS e identificar áreas de mejora. Esto permite a las empresas identificar obstáculos y proporcionar soluciones. Un sistema de gestión de calidad gira en torno a la mejora continua y el cambio. Siempre estará cambiando para reflejar procedimientos nuevos y mejorados.

Tipos de QMS

Existen múltiples tipos de sistemas de gestión de calidad para elegir. Cada industria tiene su propio conjunto de estándares; dependiendo de su organización, los estándares de QMS variarían. El sistema de gestión de calidad más comúnmente reconocido y uno implementado internacionalmente es ISO 9001. La organización internacional de normalización (ISO) publicó por primera vez ISO 9001 en 1987 y se utiliza ampliamente en diversas industrias para mejorar la comunicación en cada nivel de la cadena de suministro, asegurando la satisfacción del cliente.

ISO 9001 ha servido como plantilla para otros estándares ISO que atienden a una industria específica, incluyendo la serie ISO, como ISO 13485 para fabricantes de dispositivos médicos, ISO 4000 para sistemas de gestión ambiental, ISO 19011 para sistemas de gestión de auditorías e IATF 16949 para productos relacionados con la automoción.

Algunos de los otros ejemplos comunes de sistemas de gestión de calidad son:

• FDA 21 CFR Parte 820 (dispositivos médicos)
• ISO 17025
• ICH Q10
• GxP (dispositivos médicos)
• EU MDR & EU IVDR (dispositivos médicos)

Existen ciertos enfoques no estandarizados para QMS. Ellos son:

• Mejora continua de calidad (CQI): Se centra en la mejora continua.
• Gestión total de calidad (TQM): Se centra en la gestión de calidad en toda una organización.
• Seis Sigma: Se centra en mejorar la calidad minimizando los defectos.

Beneficios del sistema de gestión de calidad

La implementación de QMS afecta todos los aspectos del rendimiento de una organización. Sin rastrear la satisfacción del cliente, es difícil saber qué área de la cadena de suministro mejorar o qué áreas requieren optimización.

Los sistemas de gestión de calidad tienen varios beneficios; mejoran el proceso de documentación general, aseguran un procedimiento unificado y mejoran la calidad de los productos y servicios de una empresa.

Veamos algunos beneficios.

• Cumplimiento con estándares de calidad
• Mejora de calidad
• Aumento de la satisfacción del cliente
• Mejora de eficiencia
• Reducción de costos
• Mejora de la colaboración y comunicación
• Políticas estandarizadas coherentes
• Facilidad en la capacitación de futuros empleados
• Prevención de riesgos
• Mejora de la documentación
• Mantener relaciones sólidas con los clientes
• Gestión de proveedores

QMS por industria

La Organización Internacional de Normalización (ISO) establece los parámetros para los sistemas de gestión de calidad en diversas industrias. Estos sistemas de gestión de calidad mantienen un alto nivel de regulación y la integridad de los bienes y servicios. Exploraremos cómo las industrias utilizan los sistemas de gestión de calidad en sus operaciones diarias y aseguran la gestión de activos.

Alimentación

Un QMS efectivo en la industria alimentaria permite a las empresas de alimentos y bebidas comunicar a sus clientes que suministran un producto de alta calidad y mantienen el cumplimiento. Una forma en que lo hace es a través de la documentación de requisitos de proveedores. Dentro de un QMS, los usuarios pueden mantener un documento que contenga una lista completa de verificación de qué buscar al evaluar el riesgo de un nuevo proveedor. Un proceso paso a paso para auditar un nuevo proveedor permite a las empresas evitar pasar por alto posibles problemas.

QMS también ayuda a la industria alimentaria al ayudar a inspeccionar los materiales entrantes. Esto permite a las empresas desarrollar un sistema de registro de inspecciones y realizar un seguimiento de información como la fecha de recepción y la cantidad de bienes. Dentro del QMS, las empresas pueden rastrear la calidad de los bienes de los proveedores. Estos informes ayudan a las empresas a ver cómo mejorar la seguridad alimentaria.

Industria automotriz

La gestión de garantías y la reducción del desperdicio de materiales de automóviles son solo algunas de las formas en que un QMS puede ayudar a la industria automotriz. Estas demandas están evolucionando a medida que los fabricantes de automóviles se centran en la responsabilidad social corporativa y cómo sus prácticas de fabricación afectan al medio ambiente.

Más allá de esto, la seguridad del automóvil es la demanda más importante de los clientes de los fabricantes de automóviles. Un QMS puede ayudar a los fabricantes de automóviles a mejorar esto al proporcionar un proceso estandarizado paso a paso para las pruebas de seguridad. Un QMS tiene características de auditoría integradas que permiten a los usuarios programar auditorías de seguridad y alertar a los trabajadores apropiados. Luego almacena estos formularios de auditoría y crea informes para analizar los datos. Esto asegura que se realicen pruebas de seguridad adecuadas, con documentación para probarlo. Esto genera más confianza en el cliente y resulta en mejores calificaciones de seguridad y menos accidentes automovilísticos fatales.

Atención médica

ISO 13485 es el QMS estandarizado para dispositivos médicos. Demuestra que todos los dispositivos médicos cumplen consistentemente con los requisitos del cliente y regulatorios. Estar certificado con ISO 13485 permite a los proveedores de atención médica mejorar las operaciones quirúrgicas y comunicar un nivel de compromiso tanto a sus clientes como a los reguladores.

Apunta a las estrellas (5/5)

Una mejora en los procesos generales de la cadena de suministro, productos y servicios, ¿quién no quiere eso? Optar por el software de sistema de gestión de calidad adecuado puede reducir sustancialmente los costos, aumentar la eficiencia y aumentar la satisfacción del cliente. Apuntar a obtener esas reseñas de 5 estrellas es el camino a seguir.

También puede mejorar la eficiencia operativa eligiendo el diseño de almacén adecuado que funcione para su negocio.

Este artículo fue publicado originalmente en 2019. Ha sido actualizado con nueva información.