Hay varias formas de redactar y enviar una factura.

Puedes escribir una factura manualmente o usar software de contabilidad para crear una también. Sin embargo, no importa cómo las crees, es importante asegurarse de que tus facturas incluyan todo lo necesario para garantizar pagos puntuales.

Aunque las empresas envían y reciben muchas facturas todos los días, hay un problema importante con las facturas que se pagan a tiempo. Un informe de la industria de 2013 mostró que en la industria de la publicidad digital:

• El 6 por ciento de las facturas se pagan en menos de 30 días.

• El 94 por ciento de las facturas tardan más de 30 días en pagarse.

• El 62 por ciento de las facturas tardan más de 60 días en pagarse.

Descubrir por qué estas facturas no se pagan a tiempo no es difícil. En otro estudio realizado por la fundación de investigación de crédito, se demostró que el 61 por ciento de los pagos atrasados se deben a problemas de cumplimiento o administrativos, como facturas incorrectas o tardías.

Los datos son claros: cada vez más empresas no envían facturas precisas. Para mejorar la salud financiera de tu empresa, es importante establecer prácticas precisas de contabilidad. Un beneficio inmediato de establecer tales prácticas es descubrir cómo enviar facturas precisas.

¿Qué es una factura?

En muchos aspectos, una factura es como una cuenta. La diferencia es que una factura puede proporcionar información adicional como el nombre del emisor, dirección, términos de pago, descripción del artículo facturable y un número de cuenta.

Una vez que se envía una factura al destinatario, se convierte en una cuenta por cobrar. Esta es la cantidad de dinero que debes por los servicios o bienes recibidos y muestra un acuerdo de que pagarás a la otra empresa en una fecha determinada.

Es importante para una empresa rastrear las facturas porque proporciona a su negocio un historial de todas las transacciones de ventas. Las facturas ayudan a las empresas a mantener libros precisos, lo que ayuda con los impuestos de la empresa al final del año.

Ejemplo de factura

A continuación se muestra un ejemplo de factura y una guía de cómo redactar una factura. Incluye todas las partes que comúnmente se encuentran en una hoja de factura. Este es un buen formato a seguir cuando comiences a enviar tus propias facturas.

1.) Nombre y dirección de la empresa:

La parte superior de una factura siempre debe incluir el nombre y la dirección de la empresa. Ya sea que estés enviando una factura o recibiendo una, es importante identificar el nombre y la dirección física del proveedor si necesitas ponerte en contacto.

2.) Número y fecha de la factura:

Debajo del nombre y la dirección de la empresa, la factura debe incluir el número de factura y la fecha en que se envió. El número de factura es un código único asignado a cada factura. Si una factura no tiene un número de factura, entonces no se considera un documento legal. Los contadores usan estos números para asegurarse de que la factura esté debidamente documentada para fines fiscales. También facilita el seguimiento de los pagos atrasados.

Incluir la fecha en una factura es igualmente importante. La fecha de emisión inicia la cuenta regresiva de pago para el destinatario. Algunas empresas también incluyen una fecha de vencimiento para el pago. Esto asegura que los pagos se realicen de manera oportuna y que el proceso de facturación en general funcione sin problemas.

3.) Nombre del cliente, dirección y saldo adeudado:

Debajo del número de factura y la fecha de emisión, es importante listar el nombre y la dirección del cliente. La razón es simple: asegurar que la factura llegue al destinatario. Los usuarios a menudo integran el software de facturación y facturación con el software CRM para almacenar información sobre clientes, servicios y transacciones. El número de saldo también debe estar claramente etiquetado en la parte superior para que no haya discrepancias.

4.) Artículos comprados y descripciones de los artículos:

Debajo del nombre y la dirección del cliente, debe haber una lista de artículos comprados y una descripción de esos artículos. Asegúrate de que cada cargo esté detallado. La descripción no necesita ser larga; una explicación simple debería ser suficiente.

Si ves un problema de precios que podría surgir, entonces podría ser útil incluir notas que agreguen a las descripciones de los artículos y detalles de los cargos.

5.) Monto final adeudado con impuestos:

Lo último que se debe incluir en una factura debe ser el subtotal junto con los impuestos u otras tarifas. Detallar todos los cargos asegura que las transacciones sean claras y directas.

Conclusiones:

Establecer un buen proceso de facturación es el primer paso para asegurar pagos más precisos y puntuales de tus clientes.

También es la mejor manera de registrar transacciones de ventas y puede ayudar a tu equipo de contabilidad cuando manejen los impuestos al final del año.

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