Documentos y consejos de contabilidad para pequeñas empresas

En esta guía de contabilidad para pequeñas empresas, repasaremos los tres estados financieros más importantes, así como algunos consejos para aquellos contadores principiantes.

Documentos de contabilidad para pequeñas empresas

Para mantener las finanzas de tu pequeña empresa en orden, hay tres documentos contables que necesitas mantener actualizados: estado de resultados, balance general y estado de flujo de efectivo.

Veamos cómo trabajar con cada uno y los conceptos que necesitas conocer antes de comenzar.

Estado de resultados

Bien, has terminado tu primer período contable. Es hora de revisar los libros, y tu estado de resultados es un buen lugar para comenzar.

¿Qué es un estado de resultados?

Un estado de resultados muestra los ingresos y gastos que tu empresa experimentó durante un período contable particular. Esencialmente, detalla cuánto dinero ganaste y cuánto gastaste, mostrando en última instancia la rentabilidad de tu empresa.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría verse un estado de resultados típico:

Como puedes ver, hay muchas partes diferentes en un estado de resultados. Definamos rápidamente qué significa cada término en el estado de resultados para obtener una mejor comprensión.

¿Quieres más detalles sobre estos conceptos? Consulta nuestro recurso sobre términos contables para obtener una mejor comprensión de su impacto en un negocio.

Es importante notar que no todos tendrán los mismos gastos listados en su estado de resultados. Tal vez una pequeña empresa no tenga inversores, por lo que no tiene que pagar dividendos. Otra pequeña empresa podría no tener préstamos en este momento, por lo que no necesita tener en cuenta los intereses. Siempre que tengas en cuenta todos los gastos que tu empresa incurrió, tu estado de resultados debería ser preciso.

Si has estado siguiendo, podrías haber notado que el estado de resultados anterior restó muchos gastos uno a la vez. Eso es exactamente correcto.

Estoy seguro de que te estás preguntando por qué alguien complicaría tanto algo. Muchos propietarios de negocios separarán sus gastos en diferentes categorías para poder identificar áreas específicas donde necesitan ser más cuidadosos al gastar. Separar los gastos no es necesario, pero puede ser útil al tratar de entender mejor tu negocio.

Balance general

Ahora que tienes el estado de resultados bajo control, toma un descanso, toma un refrigerio y tal vez una taza de café. Es hora de abordar el balance general.

¿Qué es un balance general?

Un balance general es uno de los principales estados financieros que informa sobre los activos, pasivos y el patrimonio de los accionistas de una empresa. Muestra cuánto posee una empresa, cuánto debe y la cantidad que ha sido invertida por los accionistas.

La palabra balance no se usa por accidente aquí. El balance general está organizado en dos secciones: una con activos, la otra con pasivos y el patrimonio de los accionistas. Esas partes se colocan en una ecuación.

Cuando se calcula correctamente, ambos lados de la ecuación del balance general serán iguales entre sí. De ahí la palabra balance.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría verse la organización de las diferentes partes de un balance general:

Vaya. Eso es un montón de términos. Vamos a definirlos todos para que sepas exactamente qué cuantificar al crear un balance general.

Entonces, todo lo que tienes que hacer es encontrar tus activos totales, pasivos totales y el patrimonio de los accionistas, usar la ecuación anterior y asegurarte de que ambos lados sean iguales entre sí.

Si bien es más fácil llevar un registro de los préstamos y cuánto dinero se ha invertido en tu negocio, gestionar los activos es otra historia. Considera usar software de gestión de activos para llevar un registro de lo que tu empresa posee. Esto hará tu vida mucho más fácil cuando se trate de armar un balance general.

Dos menos, uno más. Es hora de echar un vistazo al estado de flujo de efectivo.

¿Qué es un estado de flujo de efectivo?

Un estado de flujo de efectivo es un documento financiero que muestra cuánto dinero se mueve dentro y fuera de un negocio. Muestra cómo una empresa maneja el efectivo, es decir, qué tan bien paga sus deudas y financia sus operaciones.

Básicamente, preparar un estado de flujo de efectivo es simplemente hacerse dos preguntas sobre el dinero:

“¿De dónde vino?”

“¿A dónde fue?”

Hay tres componentes principales en un estado de flujo de efectivo.

Efectivo de actividades operativas

El efectivo de actividades operativas es cualquier efectivo relacionado con las actividades comerciales, que es cualquier dinero asociado con la producción y venta del producto o servicio de una empresa. Al preparar este estado, tendrás en cuenta varios flujos de entrada y salida de efectivo de actividades operativas.

Efectivo de actividades de inversión

El efectivo de actividades de inversión es cualquier efectivo relacionado con la compra o venta de activos. Esto es diferente de las actividades operativas porque trata más con inversiones a largo plazo. Aquí hay algunas entradas y salidas de efectivo de actividades de inversión.

Efectivo de actividades de financiación

El efectivo de actividades de financiación es cualquier efectivo asociado con el préstamo o reembolso de dinero y la emisión de acciones.

Aquí hay una versión simplificada de cómo podría verse un estado de flujo de efectivo.

Ese saldo de efectivo final, o flujo de efectivo neto, es el aumento o disminución de efectivo que tu empresa experimentó en ese período contable. Si tienes o no un flujo de efectivo positivo mostrará a entidades externas cómo ha crecido financieramente tu negocio.

Revisión rápida del estado de flujo de efectivo

• Un estado de flujo de efectivo muestra cómo el dinero se mueve dentro y fuera de un negocio.
• Hay tres actividades principales de efectivo: operativas, de financiación y de inversión.
• El resultado final muestra cuánto ha crecido financieramente tu negocio.

Consejos de contabilidad para pequeñas empresas

Al armar todos esos estados financieros, puede ser fácil perderse, frustrarse y desanimarse. Sigue estos consejos para evitar una caída y mantenerte al tanto de los libros.

Conoce la jerga

Hay muchos términos diferentes que se utilizan al manejar finanzas. Si no los entiendes, vuelve a Contabilidad 101 y estudia esos términos financieros. Tener una comprensión clara de lo que significa todo ayudará a evitar confusiones y errores en tus estados financieros.

Separa los gastos personales y empresariales

No importa cuál de los tipos de propiedad empresarial esté estructurada tu empresa. Al manejar la contabilidad de una pequeña empresa, es mejor separar completamente tus finanzas personales y profesionales. De esta manera, puedes tener una imagen clara de cómo está funcionando financieramente tu negocio.

Mantén todo actualizado

No te quedes atrás en tu contabilidad. Los gastos pueden acumularse y puede ser fácil perder el control de las cosas con el tiempo. Registra cada gasto y actualiza tus estados financieros lo antes posible. Si estás luchando por llevar un registro de tus finanzas pero no quieres gastar dinero extra en el asesoramiento que dan los contadores, consulta algunos servicios de contabilidad.

Domina un método contable

El método contable que uses afectará cómo preparas todos tus estados financieros. Tienes dos opciones.

Contabilidad de caja: Registras tus ingresos y gastos cuando se cobra el efectivo. Esta es una buena opción para empresas que quieren ver su flujo de efectivo en tiempo real.

Contabilidad de acumulación: Registras tus ingresos y gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo se intercambió el efectivo. Esta es una buena opción para empresas con un ciclo contable largo.

Revisa los libros

Hay mucho que entra en la contabilidad de pequeñas empresas. Tres estados financieros, una buena cantidad de tiempo y lo que parece un millón de términos diferentes que suenan igual. Es abrumador. Sin embargo, dominar la contabilidad de pequeñas empresas es una excelente manera de ser inteligente con el dinero, tomar decisiones estratégicas y entender tu negocio.

Ahora que tienes lo básico, consulta otros tres informes para pequeñas empresas que querrás producir para ayudarte a tomar mejores decisiones como propietario.