6 pasos vitales del proceso de gestión del alcance del proyecto

Cuando un gerente de proyecto comienza a trabajar, quiere asegurarse de que todos los pasos del proceso estén contabilizados. Esto implica hacer listas detalladas, pasar por el ciclo de vida del proyecto y asegurarse de que todo el trabajo necesario esté incluido en documentos como el acta de constitución del proyecto. Pero, ¿has considerado que también es trabajo del gerente de proyecto asegurarse de que no se incluya trabajo extra en un determinado proyecto? ¿Qué es la gestión del alcance del proyecto? La gestión del alcance del proyecto es un área de conocimiento dentro del PMBOK, o el libro de conocimientos de gestión de proyectos. Es el proceso de asegurar que solo las tareas necesarias para la finalización de un proyecto estén incluidas en ese proyecto. La gestión del alcance del proyecto elimina el trabajo redundante o innecesario. Piénsalo como si estuvieras haciendo un pastel. Revisarás la lista de ingredientes en tu receta para asegurarte de que tienes todo lo que necesitas. Pero si ves que la receta lista pepinillos como un ingrediente en tu pastel de mousse de chocolate, necesitarás hacer una evaluación. Esta es una simplificación excesiva del proceso de gestión del alcance del proyecto. Los gerentes de proyecto que están gestionando el alcance de un proyecto miran los pasos involucrados no solo para asegurarse de que han incluido todos los pasos, sino también para confirmar que han excluido cualquier paso innecesario. Como con la mayoría de los procesos de gestión de proyectos, la gestión del alcance del proyecto se puede desglosar en pasos simples y digeribles. ¿Qué puedo decir? A los gerentes de proyecto les encanta compartimentar procesos. Pasemos por los seis pasos uno a uno para ayudarte a entender cómo una planificación adecuada puede salvarte a ti y a tu equipo de proyecto de realizar trabajo redundante o irrelevante. 1. Planifica el proceso de gestión del alcance El objetivo principal del proceso de gestión del alcance es desarrollar un plan de gestión del alcance al final. Si ya has hecho esto para otros proyectos, encontrarás que un plan de gestión del alcance puede servir como una especie de plantilla para otros proyectos. No habrá mucha variación, así que mira los planes pasados como tu guía. Si no has hecho esto antes, este paso es relativamente simple. Eres responsable de hablar con todos los interesados y ejecutivos del proyecto para desarrollar una comprensión cohesiva del alcance del proyecto. Estás recopilando esta información para informarte a ti y a tu equipo sobre cómo deberías definir, gestionar, validar y controlar el alcance del proyecto. Este plan también debería incluir información sobre cómo responderás a los obstáculos y restricciones, cómo determinarás el éxito del proyecto y cómo desarrollarás otros elementos vitales del plan. 2. Recoge requisitos Ahora que entiendes tu proceso de gestión del alcance, es hora de reunir todos los demás requisitos para este proyecto. ¿Cuáles son tus entregables concretos? ¿Qué plazos deben cumplirse para tener éxito? Deberías consultar tanto a tus interesados como a los consumidores para obtener esta respuesta. Considera enviar encuestas o traer personas para un grupo de enfoque. Ojos externos en un proyecto o iniciativa pueden proporcionar información útil que tu equipo no ha considerado. 3. Define el alcance A los gerentes de proyecto les encanta poner las cosas por escrito. En este paso, definirás claramente el alcance por escrito para obtener claridad general del proyecto. Esto incluye declarar qué está dentro y fuera del alcance de tu proyecto. Tu declaración de alcance del proyecto es un punto de referencia vital durante la duración del proyecto. ¿Por qué es importante incluir lo que no está incluido en el alcance de un proyecto? Porque no quieres que tus empleados hagan trabajo redundante o irrelevante. Si se le pide a alguien que realice una tarea que está fuera del alcance, tienes por escrito que no deben cumplir. Esencialmente, estás creando un punto de referencia autoritativo para tu equipo y cualquier persona involucrada en el proyecto. Si algo no está involucrado en el alcance definido, no necesita completarse en asociación con este proyecto en particular. 4. Crea una estructura de desglose del trabajo (WBS) Una estructura de desglose del trabajo es un documento que desglosa el trabajo y asigna tareas a las partes responsables. Este documento o gráfico indica a los equipos e individuos qué entregables son responsables de en qué cantidad de tiempo. Para esta parte del proceso de gestión del alcance del proyecto, puede que quieras ir a lo digital y usar una herramienta de gestión del trabajo para asignar tareas, aclarar su importancia y asignar plazos. De esta manera, puedes iniciar sesión fácilmente en la herramienta y mirar alrededor para ver todo lo que tu equipo ha logrado en cualquier momento. Esto te ayuda a gestionar problemas a medida que surgen, en lugar de tener que corregir el rumbo después de un período prolongado de errores. 5. Valida tu alcance El siguiente paso en el proceso es obtener la aprobación de todo tu trabajo. Los entregables y el alcance que has registrado deben presentarse a los interesados y ejecutivos del proyecto, quienes luego pueden darte luz verde o pedir cambios. Es importante tener tu alcance validado porque, si las cosas salen mal, tú, como gerente de proyecto, no eres el único responsable. Hacer que los superiores revisen y aprueben tu trabajo significa que un par de ojos experimentados te han dado el visto bueno, y cualquier fallo es compartido. También puedes optar por validar el alcance digitalmente con una solución de gestión del trabajo. Ciertas herramientas te permiten enviar tus entregables para aprobación individualmente, lo que significa que pueden ser aprobados en tiempo real y no semanas después. Durante este paso, tú y tus interesados han acordado qué hace que un entregable sea un éxito. Una vez que todo esté aprobado, tú, como gerente de proyecto, estás a cargo de aceptar cualquier cambio y aplicarlos a la declaración de alcance del proyecto. 6. Controla el alcance Una vez que el proyecto se ejecuta, es deber del gerente de proyecto, entre otras cosas, asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del alcance definido. Si las cosas cambian, como a menudo sucede, también es responsabilidad del gerente de proyecto consultar con los interesados y ajustar el alcance en consecuencia. Una forma simple de controlar el alcance es mirando informes de rendimiento semanales o quincenales para asegurarse de que todos los equipos estén en camino de tener éxito. Parte de controlar el alcance del proyecto significa estar listo para hacer cambios cuando sea necesario y no dudar en intervenir cuando los objetivos no se alinean. El alcance de las cosas Puede ser un proceso largo, pero vale la pena al final para asegurarse de que solo se completen los pasos necesarios. En la gestión de proyectos, el tiempo es dinero, y exagerar en los proyectos te costará literalmente. Evita todo el lío pasando por el proceso de gestión del alcance del proyecto para crear un plan efectivo de gestión del alcance del proyecto. ¿Te preguntas si un proyecto es adecuado para tu empresa en este momento? Aprende cómo realizar un estudio de viabilidad que puede ahorrarte tiempo y dinero.