¿Qué es la clasificación de datos? Cómo es útil para las empresas

Todas las empresas gestionan grandes cantidades de datos. Cada día se crean nuevos documentos, se actualizan archivos antiguos y se comparte trabajo colaborativo entre empleados.

Los datos empresariales suelen contener información sensible y privada a la que los usuarios no autorizados nunca deberían tener acceso. Esto es particularmente importante si trabajas en un campo regulado. Pero incluso si no lo estás, debes entender qué datos son más críticos y cómo priorizarlos a través de la clasificación de datos para mantenerlos seguros.

Mejorar la seguridad empresarial y proteger información como registros financieros, registros de salud de clientes o información de identificación personal (PII) requiere un proceso de clasificación de datos confiable. Esto implica etiquetar y categorizar la documentación para facilitar su seguimiento y búsqueda, eliminando la necesidad de mantener copias de archivos importantes en múltiples ubicaciones.

Al organizar los datos de tu empresa de acuerdo con el marco predeterminado establecido en tu política de clasificación de datos, puedes clasificar esta información en consecuencia, encontrar lo que necesitas más fácilmente e invertir más recursos de seguridad en la información más crítica. La mayoría de las empresas encuentran que usar software de seguridad centrado en datos es la forma más eficiente de hacerlo, ya que estas herramientas ayudan a las empresas a proteger los datos en sí, en lugar de centrarse en servidores u otros dispositivos donde se almacenan los datos.

Niveles de clasificación de datos

La clasificación de datos se puede organizar en dos tipos de niveles según el tipo de datos que tenga tu empresa y el tamaño de tu organización. El primer método utiliza un sistema simple que organiza los datos por sensibilidad.

Alto

También conocido como confidencial o restringido, estos son los datos más críticos que tiene una organización. Las operaciones comerciales experimentarían graves contratiempos si estos datos se perdieran o comprometieran. Los registros financieros, la documentación de inteligencia empresarial o los registros de salud califican como de alta sensibilidad.

Medio

Esta información puede clasificarse como de uso interno solamente o sensible. Los datos a nivel medio son información que permanece dentro de una organización, pero que se puede compartir con la mayoría del equipo. Los correos electrónicos, la información general de la empresa y los documentos que no contienen información sensible o privada entran en esta categoría.

Bajo

También conocido como datos públicos o no restringidos, esta categoría incluye información que se puede compartir con el público; se considera de baja sensibilidad. Esto podría incluir comunicados de prensa, contenido de sitios web o materiales de marketing.

Enfoques adicionales para los niveles de clasificación de datos

Para las empresas que manejan una amplia gama de datos, es útil dividir los niveles en categorías más definidas.

• Público: Cualquier información investigable que pueda ser utilizada libremente por el público
• Interno: Información que solo debería ser vista por los empleados o contratistas de una empresa, como memorandos, correos electrónicos o propiedad intelectual corporativa
• Confidencial o restringido: Secretos comerciales, conocimiento empresarial propietario y documentos legales
• Privado: Normalmente pertenece a individuos, como información de contacto, datos biométricos o registros de salud.
• Crítico: Datos esenciales para las operaciones diarias del negocio, como planes de respuesta a emergencias, datos de configuración del sistema e infraestructura, y bases de datos de clientes
• Regulatorio: Cualquier información que caiga bajo reglas de cumplimiento nacionales o internacionales, como PII, registros financieros o registros médicos
• Archivado: Datos inactivos que necesitan ser mantenidos por razones legales, regulatorias o financieras

Tipos de clasificación de datos

Una vez que los datos han sido etiquetados según su nivel de sensibilidad, pueden archivarse según su tipo. Esto generalmente tiene tres categorías.

• Clasificación basada en contenido. Herramientas de seguridad de datos escanean la información para buscar detalles potencialmente sensibles. Esto se puede hacer utilizando el sistema de nivel de etiquetado, en el que los datos se revisan en busca de especificaciones personales o privadas.
• Clasificación basada en contexto. Este enfoque examina los metadatos, que es información sobre la aplicación y ubicación de los datos en el sistema, junto con los detalles del creador. Esencialmente, este tipo de clasificación examina las partes no sensibles del archivo de datos.
• Clasificación basada en el usuario. Los datos clasificados por usuario se basan principalmente en cómo se utiliza la información. Este no es un proceso automatizado; el usuario final debe elegir esta categoría manualmente. Estos individuos recurren a su propio conocimiento de los datos para determinar cuán sensible es la información después de revisarla.

Industrias que utilizan la clasificación de datos

La clasificación de datos es esencial para las empresas en campos que trabajan con altos estándares de cumplimiento y regulación, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA).

Finanzas y seguros

El cumplimiento regulatorio en las industrias de finanzas y seguros es crítico para manejar grandes cantidades de PII. La clasificación de datos en estos campos se centra en mantener la información de manera segura para mitigar las ciberamenazas, y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento con las regulaciones de GDPR y el estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS).

Agencias gubernamentales

El gobierno posee información sobre ciudadanos privados y protege información sensible que es crítica para la seguridad nacional y la seguridad pública. Estos datos representan algunos de los más sensibles del mundo y requieren el más alto nivel de seguridad. La agencia también debe cumplir con regulaciones como la Ley de Libertad de Información (FOIA) tanto a nivel nacional, estatal y local.

Salud

La PII y la información de salud protegida (PHI) de los pacientes es información extremadamente sensible que cae bajo las regulaciones de HIPAA. La clasificación de datos asegura el cumplimiento y reduce el riesgo de que esta información se filtre en una violación de datos.

No toda la información de salud es del nivel más alto de sensibilidad, sin embargo. Datos como información sobre medicamentos o estudios médicos completados pueden ser liberados al público.

Educación

Los registros de estudiantes, datos de rendimiento académico y otra información relacionada con el personal docente y administrativo se mantienen en bases de datos en instituciones educativas. Más allá de esto, ciertas oficinas del campus pueden mantener otra información sensible, como detalles fiscales de los estudiantes y sus familias. No toda la información necesita ser compartida con cada departamento, por lo que la clasificación de datos protege estos archivos de usuarios no autorizados.

Venta al por menor

Tanto las tiendas en línea como las físicas tienen una gran cantidad de información de clientes, como datos de transacciones de ventas y detalles de pago, junto con archivos críticos para las operaciones como información de inventario. Puede ser utilizada para esfuerzos de marketing dirigidos y mejora de la experiencia del cliente, pero debe ser protegida para cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad de pagos.

Beneficios de la clasificación de datos

Las organizaciones que no clasifican activamente sus datos se ponen en mayor riesgo de ciberamenazas y multas basadas en el cumplimiento. Por eso, incorporar un proceso de clasificación de datos en tu negocio es esencial, sin importar cuánto y qué tipo de datos maneje tu empresa.

Mejora la protección y seguridad de los datos

La clasificación de datos te proporciona una capa adicional de seguridad. Ayuda a tu organización a priorizar los datos según su sensibilidad, lo que significa que puedes enfocar tus recursos y presupuesto para proteger los activos más críticos. Te ahorra dinero y también te ayuda a evitar costosas multas si tu empresa sufre una violación de datos.

La clasificación de datos también ayuda a tu equipo de TI con la gestión de identidad y acceso porque conocer el nivel de clasificación de los documentos les permite asignar acceso según el rol. Esto también contribuye en gran medida a prevenir el robo de información interna.

No solo los reguladores y los empleados internos están preocupados por la seguridad de los datos de tu empresa. Una política de clasificación de datos sólida que se ajuste a tu estrategia de seguridad más amplia es una de las mejores maneras de construir y mantener la confianza con tus clientes. Cuando entregan sus detalles de pago o personales a tu empresa, quieren saber que están a salvo de la explotación por parte de ciberdelincuentes.

Ayuda a cumplir con los estándares de cumplimiento

No todos los estándares regulatorios se aplican a tu negocio, pero es probable que debas cumplir con alguno. Si vendes a clientes europeos, necesitas cumplir con el GDPR. Si aceptas pagos digitales de cualquier forma, necesitas cumplir con el PCI DSS. Usando la clasificación de datos, puedes identificar qué información te ayuda a mantener el cumplimiento y evitar sanciones significativas.

La clasificación de datos, junto con otras herramientas de seguridad de datos que puedas estar utilizando, puede ayudarte a mantener un rastro de papel de cómo se ha utilizado la información en tu negocio, quién tiene acceso a esos archivos y cuándo se realizaron las últimas actualizaciones. Esto es esencial si alguna vez enfrentas una auditoría de cumplimiento y necesitas demostrar que los datos están siendo debidamente asegurados.

Mejora la eficiencia operativa

Clasificar los datos acelera y simplifica el análisis y la elaboración de informes para los empleados internos. Puedes encontrar fácilmente los datos más relevantes sin tener que buscar entre información superflua.

Este enfoque de seguridad de datos también mejora la retención y evaluación de registros. Los archivos archivados pueden trasladarse a servidores o redes de almacenamiento de menor prioridad para conservar espacio valioso en los dispositivos más utilizados y seguros.

Descifrando el código de los datos de tu empresa

Mantener los datos de la empresa bien organizados y seguros debería ser una prioridad principal para cualquier organización, sin importar su tamaño. Con la clasificación de datos, puedes mejorar la seguridad de tu negocio y crear un sistema de organización de datos más eficiente que beneficie a todo tu equipo.

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