Cómo crear un correo electrónico empresarial en menos de 5 minutos

¿Qué correo electrónico es más probable que abras y respondas? ¿El enviado por bond007@gmail.com o bond@jamesbond.com? Mi suposición, y probablemente la tuya, es el último. Las empresas y personas con una dirección de correo electrónico empresarial no solo son percibidas como más oficiales, sino que disfrutan de una reputación y un valor de marca elevados. Todas las empresas exitosas tienen un correo electrónico empresarial. Los correos electrónicos profesionales son la forma principal de conectarse con clientes, proveedores y socios externos. Aunque el proceso puede parecer desalentador y complicado (como todo con la tecnología), las herramientas de gestión de correo electrónico te ayudan a configurarlo fácilmente. ¿Qué es un correo electrónico empresarial? Un correo electrónico empresarial es una dirección de correo electrónico profesional dedicada al nombre de dominio personalizado de una empresa. Se diferencia de las direcciones de correo electrónico genéricas porque contiene el nombre de la empresa en lugar de una dirección regular de Gmail o Yahoo. Cualquiera puede crear direcciones de correo electrónico genéricas, pero los correos electrónicos empresariales solo pueden ser utilizados por empleados y líderes de una organización específica. ¿Por qué deberías tener un correo electrónico empresarial? Tener un correo electrónico empresarial profesional hace más que simplemente "parecer oficial". En la mayoría de los casos, una dirección de correo electrónico empresarial personalizada es fácil de recordar, ya que generalmente contiene una combinación del nombre y apellido del remitente junto con el nombre de dominio de la empresa. Se diferencia de un correo electrónico personal ya que está vinculado a una organización. Por ejemplo, mi correo electrónico empresarial es – y confío en ti aquí – asanghavi@g2.com porque G2 es donde trabajo. Cuando alguien recibe un correo electrónico de esta dirección profesional, me ayuda a construir legitimidad como remitente con el destinatario. Al incluir un nombre de dominio dentro de su correo electrónico, se vuelve posible para los remitentes promover y comercializar su negocio junto con su marca personal para obtener atención y aumentar las tasas de respuesta. A menudo, los correos electrónicos empresariales son una característica distintiva del grado en que los clientes y otros interesados te tomarán en serio a ti y a tu mensaje. Beneficios de tener un correo electrónico empresarial Vivimos en un mundo con docenas de servicios de correo electrónico gratuitos. Sin embargo, las empresas que no invierten en una dirección de correo electrónico personalizada a menudo experimentan contratiempos que pueden perjudicar los ingresos y los canales de marketing por correo electrónico a largo plazo. 1. Refleja la importancia y gestión empresarial Las marcas rara vez tienen una segunda oportunidad para causar una primera impresión. Conectar con nuevos contactos y compradores potenciales a través del correo electrónico es la forma más común de llevar a cabo interacciones con los clientes. Pero gestionar las relaciones con los clientes va más allá del contenido real del correo electrónico. Vincular un dominio empresarial a una dirección de correo electrónico exhibe profesionalismo en cómo tu empresa lleva a cabo la comunicación empresarial a través de canales. 2. Construye confianza y autoridad Los correos electrónicos empresariales fortalecen la confianza del cliente y muestran conocimiento y experiencia en la industria. Una empresa con un nombre de dominio empresarial directamente adjunto a la dirección de correo electrónico es más fácil de encontrar para prospectos y otros colaboradores. Además, las cuentas de correo electrónico empresariales generan más tráfico a los sitios web y son una herramienta de marketing efectiva. 3. Protege los datos empresariales La seguridad de los datos es una preocupación creciente para las empresas. Los dominios de servicios de correo electrónico públicos son más susceptibles a hackeos, vulnerabilidades cibernéticas aumentadas y problemas de privacidad de datos. Poseer y trabajar dentro de un dominio alojado mitiga las brechas de información y asegura un almacenamiento adecuado de correos electrónicos y un comportamiento de correo electrónico compatible con las normativas. Independientemente del tipo de datos de correo electrónico utilizados, las organizaciones deben ser conscientes de las regulaciones y leyes gubernamentales relacionadas con sus dominios de correo electrónico para fines empresariales. 4. Previene el objetivo de spam Los servicios de correo electrónico anunciados como gratuitos para empresas son vulnerables a los spammers y malware. Esto esencialmente significa que el servicio de correo electrónico empresarial gratuito tiene una alta probabilidad de ser filtrado como spam, lo que significa que tus destinatarios podrían nunca ver tu mensaje. Crear una dirección de correo electrónico empresarial con un anfitrión establecido reduce las posibilidades de ser objetivo de los filtros de spam para garantizar la entregabilidad del correo electrónico. Esto es especialmente importante para correos electrónicos como correos fríos, boletines, campañas de marketing e información centrada en el cliente. 5. Mejores medidas de respaldo Seamos realistas, perder correos electrónicos o archivos adjuntos relevantes es un gran temor en la comunicación empresarial. Ahora imagina que eso sucede sin absolutamente ninguna advertencia y sin copias de seguridad. Lo sé, respira hondo, solo estamos fingiendo. Los servicios de alojamiento remoto a menudo se cierran, son hackeados o simplemente dejan de satisfacer tus necesidades de correo electrónico. Más a menudo de lo que parece, esto deja a las empresas y empleados luchando por encontrar y asegurar sus datos. Las empresas pueden evitar esto utilizando direcciones de correo electrónico empresariales ya que el dominio y los datos estarán alojados internamente o a través de un servicio de terceros que está legalmente obligado por un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Las empresas y proveedores siempre tendrán copias de seguridad, si no otros planes de contingencia para asegurar que los datos permanezcan accesibles y seguros en caso de circunstancias imprevistas. ¿Cómo crear una cuenta de correo electrónico empresarial? Levanta la mano si te encanta la palabra gratis. Culpable. 🙋🏻‍♀️ Aunque a todos nos encantaría tener un correo electrónico empresarial gratuito, intentemos entender la diferencia entre una dirección de correo electrónico empresarial gratuita y el propio dominio de una empresa. Los nombres de dominio gratuitos son económicos pero no pasan como cuentas de correo electrónico empresariales. Estos incluyen direcciones de correo electrónico como jbond@freeserviceprovider.com. No me malinterpretes, los correos electrónicos empresariales no son caros y rara vez superan los $20 al mes, incluso con planes de precios empresariales. La principal diferencia es que pagas a la plataforma de alojamiento web, lo que te permite personalizar dominios como el nombre de tu organización. Los dominios personalizados se consideran más profesionales y memorables. Estos incluyen direcciones de correo electrónico como jbond@jamesbond.com. Ahora que hemos aclarado eso, vamos a crear tu cuenta de correo electrónico empresarial. Compra un nombre de dominio para el alojamiento de correo electrónico Obtener un nombre de dominio es el primer paso. La mayoría de las empresas ya tienen un dominio para su sitio web. Si no lo tienes, definitivamente considéralo en este momento. Un nombre de dominio es típicamente lo que reemplazará el "gmail.com" o "yahoo.com" genérico al final de una dirección de correo electrónico. El mercado de dominios es competitivo, y las empresas a menudo pierden nombres preferidos. Los sitios de creación de dominios más populares son Microsoft 365, Google Domains, Bluehost y Squarespace. Crea una cuenta de correo electrónico Una vez que tengas un dominio, el siguiente paso es configurar la cuenta de correo electrónico real. Dos de los proveedores de alojamiento de correo electrónico más conocidos para direcciones de correo electrónico personalizadas son Microsoft Office 365 y G Suite de Google. Configuración de un correo electrónico empresarial con Microsoft 365 Microsoft Outlook, la herramienta de correo electrónico de Microsoft 365, es uno de los mejores proveedores de servicios de correo electrónico empresarial en el mercado. Sus planes son conocidos por su gran espacio de almacenamiento, generosos límites de adjuntos e integración fácil con la suite de productividad de Microsoft. Usar Outlook para crear una cuenta de correo electrónico empresarial es muy simple. Aquí tienes un proceso paso a paso. Selecciona un plan de correo electrónico de Microsoft 365 Navega al sitio web de Microsoft 365 o haz clic en el botón "Comprar ahora" para encontrar un plan que funcione para tus requisitos empresariales específicos. Configura tu cuenta siguiendo las indicaciones, como el modo preferido de inicio de sesión, detalles empresariales e información de pago. Microsoft 365 actualmente tiene tres planes para elegir: Microsoft 365 Business Basic - $6 por usuario/mes Microsoft 365 Apps for Business - $8.25 por usuario/mes Microsoft 365 Business Standard - $12.50 por usuario/mes Los tres planes de precios vienen con una prueba gratuita de un mes. Conecta o compra un dominio Si ya has comprado un dominio, configura tu correo electrónico en Outlook seleccionando "Usar un nombre de dominio que ya posees". Debes verificar la propiedad de tu dominio, más sobre eso en un minuto. También puedes comprar un dominio si no tienes uno de Microsoft o proveedores de servicios alternativos. Verifica el dominio Para usar un correo electrónico empresarial de Microsoft, debes verificar tu dominio agregando su configuración del Sistema de Nombres de Dominio (DNS). Aunque suena confuso, es un proceso relativamente simple. Encuentra el nombre del registrador que usaste al comprar tu dominio. Dependiendo de dónde compraste el dominio, encuentra tu configuración de seguridad DNS. Copia y pega el texto, comúnmente conocido como valores TXT, de Microsoft a los de tu dominio para hacer coincidir los dos. Haz clic en "He agregado el registro TXT" después de actualizar la configuración de DNS. Espera hasta 10 minutos mientras Microsoft actualiza los registros y verifica la información proporcionada. Configura tu dirección de correo electrónico empresarial Introduce tu dirección de correo electrónico deseada y tu nombre de dominio verificado con la contraseña para comenzar a usar tu correo electrónico empresarial de Outlook. Asegúrate de elegir un ID de correo electrónico profesional. Haz clic en el botón "Registrarse" una vez que hayas terminado. Completa la compra ¡Woohoo, lo lograste! Después de la verificación del dominio y la creación de la dirección de correo electrónico, Microsoft te preguntará cuántos asientos de usuario deseas comprar. Asegúrate de haber revisado los detalles específicos del usuario en tu plan comprado antes de pasar a la sección de facturación. Una vez que hayas ingresado tu información de pago, estás listo para usar tu nuevo correo electrónico empresarial con Outlook. Configuración de un correo electrónico empresarial con Google G Suite Otro proveedor líder de servicios de correo electrónico, Google G Suite, es un software de Office Suites parte de Google Workspace. También puedes crear correos electrónicos empresariales profesionales con cuentas de Gmail si tu empresa desea acceder e integrarse con las aplicaciones de G Suite por $6 mensuales por usuario. Optimiza tu correo electrónico Ahora que tienes una dirección de correo electrónico profesional, es hora de darle un toque especial. Comienza agregando una foto de perfil, preferiblemente una foto profesional. No olvides agregar una firma de correo electrónico con tu nombre y designación. Si es aplicable, configura el reenvío de correos electrónicos para ciertos departamentos y empleados para asegurar que los clientes puedan ponerse en contacto con el punto de contacto correcto. Por ejemplo, info@acorncrafts.com puede atribuirse a un centro de información, mientras que customerservice@acorncrafts.com puede ser la dirección de correo electrónico para reenviar consultas al departamento de atención al cliente. Expande tu marca en línea Un correo electrónico empresarial mejora la conciencia de marca en línea mientras construye confianza y autenticidad. Las direcciones de correo electrónico personalizadas y profesionales aseguran que todos recuerden tu marca y tomen en serio tu negocio. Adapta tus correos electrónicos al mundo empresarial moderno Los correos electrónicos siguen siendo el modo principal de comunicación entre empresas y partes interesadas. Cómo te presentas en la bandeja de entrada del destinatario a menudo puede decir más que tus palabras. Configurar correos electrónicos empresariales profesionales es una forma rápida y altamente efectiva de causar impresiones más fuertes y mantener relaciones empresariales existentes. ¿Ya tienes una dirección de correo electrónico empresarial? Aprende más sobre el proceso general de gestión de comunicación con el cliente para mejorar tus prácticas de mensajería empresarial.