Cada vez que le pregunto a mi jefe si puedo asistir a una conferencia de marketing en París, me da la misma respuesta: "Haz un caso para ti mismo, y si puedes demostrar su valor, tal vez podamos arreglarlo."

Nunca ha funcionado, y eso es culpa mía. El mayor argumento que puedo hacer por mí mismo es "Quiero ir a París".

Pero en el ámbito de la gestión de proyectos, los gestores de proyectos (PMs) tienen la responsabilidad de demostrar el valor de un proyecto, o la necesidad de invertir tiempo y dinero en un esfuerzo particular en ese momento particular.

Aquí es donde entra un caso de negocio. Los PMs redactan este documento al inicio de un nuevo proyecto. Ayuda a asegurar que todos estén en la misma página sobre elementos como los beneficios, riesgos, cronograma, etc. del proyecto en cuestión.

Si deseas comenzar un proyecto con buen pie, querrás estar bien versado en el proceso de crear y redactar tu caso de negocio. Esta es, esencialmente, una oportunidad para demostrar por qué tu trabajo es esencial.

En este artículo, te ayudaré a entender los conceptos básicos de un caso de negocio, así como a redactar uno.

Cómo crear y redactar un caso de negocio

Entonces, ¿qué es exactamente un caso de negocio? Discutámoslo.

Un caso de negocio es un tipo de documentación creada al inicio del ciclo de vida de un proyecto. En esta documentación, un gestor de proyectos describe varios elementos como qué problema empresarial están tratando de resolver, así como el costo, riesgo, beneficios y alcance.

Descarga este documento para imprimir o escribir aquí. 

El caso de negocio es la oportunidad de un PM para demostrar la necesidad de un determinado proyecto. A partir de ahí, los interesados y otros miembros de la gestión pueden revisar el caso y aceptarlo o rechazarlo.

Los gestores de proyectos redactarán un caso de negocio cuando sea necesario demostrar el valor de un proyecto. Esencialmente, un PM utilizará un caso de negocio para abogar por su proyecto.

Cómo redactar un caso de negocio

No hay dos casos de negocio que se vean exactamente iguales, pero generalmente deben consistir en elementos similares. Sigue las pautas a continuación para desarrollar tu propio caso de negocio.

Prefacio/Índice

Comienza tu caso de negocio proporcionando algunas líneas aclaratorias sobre lo que los interesados están a punto de leer. Un ejemplo de prefacio sería: "Este caso de negocio proporciona soluciones para la iniciativa de la Compañía de Logística para mejorar las comunicaciones internas."

Luego, querrás listar el índice. Esto permite a los lectores hojear y navegar directamente a la página que están buscando.

Resumen ejecutivo

Aunque tu resumen ejecutivo se coloca muy temprano en el caso de negocio, es lo último que debes escribir. Un resumen ejecutivo es una breve sumatoria de todo lo que el lector está a punto de aprender.

Querrás tener toda tu investigación y hallazgos completados antes de escribir tu resumen ejecutivo.

Introducción o breve del proyecto

Ahora que has dado a los interesados una breve visión general, es hora de entrar realmente en detalle sobre qué es este proyecto y por qué importa. En la introducción, definirás el proyecto y proporcionarás razones de por qué es una búsqueda importante para tu organización.

Preguntas a responder en la introducción incluyen, pero no se limitan a:

• ¿Qué problema empresarial estás tratando de resolver?
• ¿Qué objetivo estás tratando de lograr?
• ¿Cómo vas a lograr esto?
• ¿Por qué es necesario este proyecto?

Además, no tengas miedo de discutir la historia de este proyecto. ¿Cómo surgió? ¿Está tu equipo realmente luchando en un área y este proyecto es la forma segura de recuperarse de fracasos recientes?

Identificar esto inmediatamente ayuda a los interesados a entender la importancia de tu caso de negocio.

Opciones

Los interesados quieren saber que has pensado en todas las posibles soluciones a este problema empresarial. Por esta razón, es una práctica estándar incluir soluciones alternativas en el caso de negocio.

Aquí, describirías las otras formas en que crees que este problema podría resolverse efectivamente.

Beneficios y restricciones

Aunque es tedioso, necesitarás investigar y comunicar los beneficios y restricciones de cada opción que has pensado. Antes de aprobar un plan, tu equipo de gestión querrá saber en qué podrían estar metiéndose.

Un ejemplo de una restricción sería que una opción cuesta significativamente más que otras y requeriría más apoyo financiero.

Un beneficio de una opción sería que la implementación de una solución reduciría la carga de trabajo de un equipo a la mitad.

Plan del proyecto

Es en esta siguiente sección del caso de negocio donde un PM comunica qué solución prefieren y creen que mejor lograría los objetivos y metas mencionados anteriormente.

Si como gestor de proyectos tienes una solución por la que te sientes fuertemente, esta es tu oportunidad para hacerla ver lo más atractiva posible para los interesados. Concedido, sé veraz, pero definitivamente tienes la oportunidad de pintar con tus propios pinceles aquí.

Una vez que hayas dejado clara tu decisión, muestra a tus tomadores de decisiones cómo planeas llevar a cabo esta solución. Ilustra que has hecho tu investigación y no solo prefieres este plan, sino que sabes exactamente los pasos que tomarías para llevarlo a cabo.

Análisis

En la sección de análisis del caso de negocio, necesitas ir al grano. Aquí es donde describes cuánto tiempo tomará el proyecto, el impacto que tendrá el proyecto y cuánto crees que costará el proyecto. Asegúrate de incluir hitos del proyecto en tu cronograma.

¿Qué recursos se necesitan? ¿Una idea implica el alquiler de una flota de jets privados? Los recursos afectarán el costo, así que asegúrate de listarlos en detalle.

Además, asegúrate de incluir un análisis de costo-beneficio con la descripción de tu presupuesto. Esto muestra que has hecho tu investigación y no solo estás lanzando números al azar a tus tomadores de decisiones.

Además de un caso de negocio, podría beneficiarte crear un informe de análisis de la competencia para entender contra qué te enfrentas. 

Riesgos y oportunidades

Así como describiste los beneficios y restricciones, ahora deberías describir los riesgos y oportunidades asociados con los diversos proyectos que sugeriste. ¿Podría una de tus campañas de marketing ser concebida como "demasiado atrevida"? Dilo.

¿Podría también generar más compromiso e ingresos que cualquier campaña de marketing que hayas perseguido en el pasado? Dilo también.

Caso cerrado

Una vez que tú y la gestión hayan decidido cuál es el mejor curso de acción, ¡es hora de ponerse en marcha! El caso de negocio es solo el primero de muchos documentos y pasos tomados en el ciclo de vida del proyecto.

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