Ágil vs. Scrum: Una Comparación Detallada (+Cuándo Usar Cada Uno)

Hace unos años, el equipo de investigación de contenido de G2 Crowd experimentó una reestructuración significativa de sus procesos de gestión de proyectos.

Un servidor pudo experimentar los puntos de dolor, obstáculos y victorias que el equipo atravesó mientras pasábamos de una estructura de gestión de proyectos casi inexistente a una orientada a procesos.

Nuestro equipo vio algunas iteraciones de herramientas, estrategias y metodologías antes de llegar a nuestros procesos actuales. Incluso pasamos por algunas versiones de cómo deberían ser nuestros scrums diarios, lo que requirió una evaluación de los niveles de productividad de cada miembro del equipo.

Entonces, ¿cómo llegamos a nuestro proceso actual de gestión de proyectos? Echamos un vistazo crítico a lo que funcionaba y lo que no en cuanto a eficiencias y productividad, y decidimos tomar una hoja del libro de nuestro equipo de desarrollo.

¡Scrums!

Ágil vs. Scrum

Ahora, profundizaremos en las diferencias entre las metodologías ágiles y scrum, o más bien, la distinción significativa entre ágil, el marco general para abordar la gestión de proyectos, y scrum, una aplicación de ágil.

¿Qué es la metodología ágil?

La gestión de proyectos ágil, también conocida como metodología de desarrollo de software ágil, acoge y fomenta el cambio de prioridades de trabajo basado en comentarios y desarrollos diarios. Permite a los desarrolladores y miembros del equipo mantenerse ágiles, liberándolos de las restricciones de las metodologías más tradicionales y lineales como la gestión de proyectos en cascada.

De la misma manera que una estructura de desglose del trabajo descompone los entregables de un proyecto en tareas manejables, ágil se centra en el progreso incremental de un proyecto y permite espacio para el cambio y la oportunidad. Ágil elimina la planificación inicial demasiado exhaustiva de todo el proyecto. Los equipos y empresas que implementan una estrategia basada en ágil emprenden deliberadamente el proyecto entendiendo que las cosas cambiarán y deben cambiar a través de comentarios constantes, contratiempos y otras interrupciones. Al hacerlo, los líderes de equipo pueden adelantarse o responder rápidamente a cualquier obstáculo. ¿Cómo? Porque ágil enfatiza el tiempo y el apoyo a los miembros del equipo para completar X número de tareas al final del período de tiempo designado.

El enfoque ágil está arraigado en el Manifiesto Ágil, que surgió en 2001, y describe los 12 principios más importantes para gestionar eficazmente equipos de desarrollo de software. El Manifiesto Ágil fue el resultado formalizado de las ideas y valores de un grupo de 17 pensadores independientes que querían interrumpir el ciclo de producción de trabajo tradicionalmente aceptado. Los 12 principios giran en torno al núcleo del manifiesto, que proclama la colaboración, un enfoque práctico y la capacidad de pivotar productivamente para construir mejor aplicaciones de software.

Notablemente, ágil ya no está restringido al mundo del desarrollo de software.

Una aplicación popular del marco ágil es scrum. Otros enfoques ágiles para la gestión de proyectos incluyen kanban (lee más sobre kanban vs. scrum), desarrollo de software lean, programación extrema (XP) y desarrollo dirigido por características (FDD).

Pros y contras de ágil

Al seguir una filosofía ágil en lo que respecta a la gestión de proyectos y equipos, todas las partes involucradas pueden asegurarse de que el producto resultante se alinee con el objetivo deseado. En lugar de perder semanas o meses en un producto terminado que no satisface los deseos de un cliente, cliente o accionista, el equipo puede adaptarse y ajustarse según sea necesario.

Concedido, un resultado muy real de la gestión de proyectos ágil puede ser un plazo que nunca se cumple o un producto que está lejos de estar pulido. Al potencialmente apoyar un espacio casi ilimitado para la mejora, los jugadores podrían muy bien enfrentarse al problema de "demasiadas ideas, no suficientes recursos".

Por ejemplo, "alfa" y "beta" son apodos para productos que no han alcanzado el final de un ciclo de vida de lanzamiento de software. Los productos alfa y beta requieren validación de los usuarios finales, porque los productos necesitan resultados de pruebas de usuario para identificar la funcionalidad integral antes de un lanzamiento completo. Los equipos de productos y los creadores de software supuestamente incorporan los resultados de esos comentarios en versiones actualizadas, no "con errores" antes de hacer las soluciones disponibles para que el público las compre.

Ágil hace que existan tales ciclos de vida de lanzamiento de software. Los ojos frescos en un proyecto o producto generalmente revelan cualquier problema del que los desarrolladores pueden desarrollar "cegueras". El inconveniente muy claro, sin embargo, es que un producto beta puede pasar un número indeterminado de años en el mercado antes de que se libere completamente o nunca se libere completamente.

Sin embargo, el marco ágil de gestión de proyectos sigue siendo digno de ser revisado porque ayuda a las empresas a mantenerse competitivas dentro de su mercado.

Herramientas populares de gestión de proyectos ágiles

Técnicamente, el software de gestión de proyectos ágil no existe, por así decirlo. Porque ágil es un marco y una sensibilidad más que una metodología, cualquier "software" ágil es realmente una herramienta que es una aplicación del tipo de enfoque orientado a ágil de su elección. Por ejemplo, los tableros kanban pueden existir dentro de su arsenal ágil, si opta por el estilo kanban de gestión de proyectos ágil.

Sin embargo, las soluciones de gestión de proyectos promocionan su funcionalidad ágil, y las siguientes son solo un puñado de herramientas de gestión de proyectos ágiles que se presentan en G2 Crowd. Calificaciones a partir del 14 de enero de 2019:

¿Qué es scrum?

Como se mencionó anteriormente, scrum es un enfoque de ejemplo de una estrategia de gestión de proyectos ágil. La metodología scrum proporciona estructura y reglas al pie de la letra al concepto de ágil. Existen roles y eventos distintos dentro de un scrum. Además, los scrums están diseñados para mejorar constantemente tanto el progreso del producto en sí como la productividad y eficiencia de los miembros del equipo. Scrum es iterativo ("un ciclo continuo de diseño, desarrollo, prueba, enjuague y repetición," según Search Software Quality), que es un término de desarrollo.

Dentro de un scrum, el trabajo se divide en "sprints", períodos de tiempo cortos y específicos (generalmente de dos semanas de duración) en los que se asigna un número X de tareas con la expectativa de que esas tareas se completen al final del sprint. Cada sprint se planifica de acuerdo con la capacidad de los miembros del equipo y la priorización, por lo que se acomoda cierto desbordamiento. No hay brechas entre sprints. Después del Sprint 1 viene el Sprint 2, Sprint 3, y así sucesivamente, hasta que finalmente se completan los proyectos completos y se entrega el producto final.

Scrum, por lo tanto, es un formato ideal para alcance y flujo de trabajo de proyectos que es propenso a cambios, tiene requisitos flexibles o depende de la creación de conocimiento y la colaboración en equipo.

Roles en el proceso de scrum

Existen tres roles distintos dentro del equipo de scrum. Varias personas pueden abarcar cada rol.

Propietario del producto — Visionario del producto/proyecto. El propietario del producto es el ser (generalmente un coordinador o gerente de proyecto) que inicia todo el proyecto. En otras palabras, controlan todos los hilos durante la duración del proyecto. Notablemente, el propietario del producto no debe ser quien coordine los detalles micro del proyecto. Mientras que el propietario del producto es responsable de revisar y repriorizar el proyecto a medida que avanza, deben dejar el aspecto de gestión del scrum al scrum master.

Scrum master — Coordinador y facilitador del producto/proyecto. La responsabilidad más obvia y visible de un scrum master es dirigir todas las reuniones y eventos requeridos que tienen lugar durante un scrum. En resumen, el scrum master sirve como entrenador y mediador para todo el equipo. El scrum master asegura que la visión del propietario del producto permanezca intacta, así como apoya a los miembros individuales del equipo para asegurarse de que puedan producir el mejor trabajo en el tiempo más oportuno posible.

Miembros del equipo — Individuos que trabajan en el producto/proyecto a diario. Reciben instrucciones tanto del propietario del producto como del scrum master para mantenerse en el camino, pero también deben estar automotivados, equipados con las habilidades necesarias para ejecutar el proyecto/producto.

Eventos en un scrum

Scrum requiere estructura. Esa estructura se compone de reuniones o eventos específicos que ayudan a construir el scrum a su yo más productivo.

Sprint — Un período de tiempo predeterminado (generalmente dos semanas) lleno de tareas asignadas para cada miembro del equipo. Los sprints están "limitados en el tiempo", lo que simplemente significa la asignación de actividad planificada durante un período de tiempo fijo. Los sprints deben planificarse, asegurando que tanto el propietario del producto como el scrum master dividan efectivamente los elementos de un proyecto general en tareas manejables y alcanzables.

Scrum diario — También conocido como "standups" diarios, los scrums diarios existen para que los miembros del equipo puedan informar sobre las tareas realizadas el día anterior, lo que tienen en su agenda para el día actual y cualquier obstáculo significativo que deba abordarse. Los scrums diarios también sirven para recordar al equipo sobre los objetivos generales y proporcionar el apoyo necesario. Es inteligente usar una plantilla de agenda de scrum diario para ayudar a hacer sus procesos más eficientes.

Planificación del sprint — Dirigida por el scrum master, se establecen las expectativas de trabajo para el próximo sprint durante esta sesión. La planificación toma en consideración el backlog del producto, las tareas que probablemente se desbordarán o se han desbordado de las tareas anteriores, la capacidad de los miembros individuales del equipo y las expectativas de arriba hacia abajo de los entregables del producto.

Revisión/retrospectiva del sprint — Las revisiones del sprint generalmente ocurren al final del sprint, pero también pueden iniciar un nuevo sprint. Esencialmente, las revisiones del sprint proporcionan a los equipos el espacio para observar el progreso del producto/proyecto, dar y recibir comentarios y todos estar en la misma página sobre el estado actual del proyecto. Las retrospectivas se llevan a cabo en las revisiones. Es a través de las retrospectivas que el equipo puede discutir e identificar áreas de mejora, eficiencia y productividad.

Pros y contras de scrum

Scrum promueve la colaboración y recompensa la automotivación. Aunque pueden sonar como ideas opuestas, el éxito del proyecto/producto depende de la capacidad de los miembros individuales del equipo para contribuir por igual. Los aspectos de colaboración provienen del inevitable cruce funcional de una estructura de scrum y todas las partes involucradas. La estructura confiable y predecible de los scrums ayuda a mantener a todas las partes en el camino porque los roles están tan definidos y son transparentes.

El inconveniente de la estructura de scrum es el surgimiento de aumento del alcance o una mala planificación del sprint. La planificación del sprint es clave para proteger la producción de los miembros del equipo y cuando los scrum masters y/o propietarios del producto no toman nota, entonces todo el proyecto puede verse comprometido.

Herramientas populares de gestión de proyectos scrum

Las siguientes son solo un puñado de soluciones populares de gestión de proyectos que permiten la implementación de la metodología scrum. (Nota: Soluciones como JIRA de Atlassian admiten cualquier número de metodologías basadas en ágil, por lo que no se enumerarán a continuación debido a la redundancia.)

Reflexiones finales

Debido a que scrum es uno de los muchos enfoques basados en ágil que un equipo puede implementar para revitalizar y optimizar sus procesos de proyectos, la pregunta "¿ágil o scrum?" no es sencilla.

Lo primero que su equipo necesita determinar es si se beneficiará de un enfoque ágil para la gestión de proyectos. En segundo lugar, determine si el equipo se beneficiará mejor de la aplicación scrum o de otra metodología basada en ágil. La dinámica del equipo, las expectativas del cliente, las tendencias en la comunicación y la producción realista deben considerarse antes de elegir una solución o software específico.

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