Hot Desking

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Zusammenfassung und Relevanz für Covid-19 Desk Sharing ist eine Lösung für Schreibtischreservierungen. Es ist während der Covid-19-Pandemie mit ihren Vorschriften wie Sicherheitsabständen immer relevanter geworden. Büroverwalter können die neuesten Richtlinien einhalten, indem sie die Anzahl der verfügbaren Schreibtische erhöhen oder verringern. Einige Unternehmen haben sich während der Pandemie erweitert und Heimarbeiter eingestellt. Die neuen Mitarbeiter erhielten keinen festen Schreibtisch und es gibt einfach nicht genug Platz für alle. Außerdem sagt jeder: „Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben“. Warum sich um die Schaffung von mehr Büroraum kümmern? Stellen Sie einfach sicher, dass an beliebten Tagen keine Überbuchung erfolgt und überwachen Sie die Schreibtischauslastung. Ein weiterer Fall für viele Unternehmen weltweit ist: 2020-2021 verlief nicht wie geplant. Wenn Sie den Büroraum aufgrund von Kostensenkungen verkleinern müssen, ist Desk Sharing die perfekte Lösung, um hybrides Arbeiten zu unterstützen. Mit der Desk Sharing-Lösung können Benutzer in Echtzeit verfügbare Schreibtische im Browser oder über dedizierte Displays vor Ort sehen. Die Buchung deckt die Walk-in-Situation für die nächsten Stunden ab und unterstützt diejenigen Benutzer, die die nächsten Wochen von zu Hause aus planen möchten. Letztere können bequeme Mehrfachbuchungen für die Tage vornehmen, an denen sie das Büro besuchen möchten. Die Lösung kann auf Programmen wie O635, Microsoft Exchange oder Google Workspace (ehemals GSuite) basieren. Sie kann jedoch auch ohne Kalenderintegrationen betrieben werden. Funktionalität Die Hauptansicht bietet eine visuelle Orientierung auf dem Grundriss, einschließlich benutzerdefinierter Orientierungselemente wie Türen, Wände, Kopiergeräte. Diese Ansicht zeigt rote und grüne Elemente, die den Reservierungsstatus von Schreibtischen oder Arbeitsplätzen anzeigen. Auf jeder Etage können Kunden große Übersichtsdisplays oder Tablets betreiben. Alle Benutzer können die Grundrisse auch auf ihren PCs/Smartphones aufrufen. Benutzer befinden sich in der Situation, zu fragen: „Welcher Schreibtisch ist für wie viele Stunden frei?“ oder „Wo ist der Schreibtisch, den ich gestern gebucht habe?“. Bei einer Walk-in-Buchung können Benutzer die Verfügbarkeit basierend auf Zeitfenstern überprüfen oder den Layoutplan einsehen. Dies ist eine visuelle Suche nach freiem Raum. Ein weiterer unterstützter Anwendungsfall ist: „26 von 40 Schreibtischen sind frei, aber ich möchte in der Nähe meines Teamleiters sitzen, den ich dort drüben sehen kann“. Die Buchung erfolgt durch Drücken auf den Schreibtisch. Die Buchung für zukünftige Tage funktioniert normalerweise so, dass Benutzer den Ort und den Tag angeben. Die freien Tische sind durch ihre grüne Färbung erkennbar. Durch zusätzliche Farbkennzeichnung ist ersichtlich, ob ein Schreibtisch den ganzen Tag besetzt ist, nur für den Vormittag oder für den Nachmittag gebucht ist. Die Buchungen der Kollegen werden mit ihren Namen aufgelistet. Auswählen und bestätigen - fertig. Wenn es besondere Anforderungen an den Arbeitsplatz gibt, können diese über zusätzliche Informationen abgerufen werden (z.B. zwei Monitore oder spezielle Ausrüstung). Bilder können ebenfalls gespeichert werden. Akzeptierte Reservierungen werden per E-Mail bestätigt und enthalten Links zum Importieren von Kalendereinträgen für Outlook, Google Kalender oder andere Client-Programme. Erweiterte Upgrade-Optionen Wenn man die letzten Meter erreicht hat, gibt es weitere Konzepte zur Unterstützung der Wegfindung oder zur Anzeige des Status. Optionale Mini-Displays zeigen den Buchungsstatus an jedem Schreibtisch an - ähnlich einem digitalen Türschild für Besprechungsräume. Einige Kunden bevorzugen ein Tablet-Display für eine Gruppe von Schreibtischen im offenen Büro. Um Hardwarekosten für Tablets zu sparen, könnten auch Android-Boxen implementiert werden. Diese sind als 2. HDMI-Eingangsquelle mit den vorhandenen Monitoren verbunden. Eine weitere Option ist die Integration von 3rd-Party-Standalone-Programmier-LEDs, um Sichtbarkeit aus der Ferne zu gewährleisten. Je nach Kundenanforderungen kann die Belegung mit Sensoren erfasst werden. Die Lösung kann innerhalb eines Tages implementiert werden. In großen Büroumgebungen mit Hunderten von Schreibtischen ist ein Projektansatz erforderlich, um individuelle Anforderungen wie erweiterte Integrationen zu erfüllen.

Meeting Room Schedule

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Der Meeting Room Schedule ist eine Softwarelösung zur Verwaltung von Besprechungsräumen auf Türdisplays. Sie läuft auf wandmontierten Android-Tablets neben der Tür Ihres Besprechungsraums. Sie können Räume einfach vom Tablet aus für spontane Besprechungen oder für zukünftige Veranstaltungen buchen. Es bietet Ihnen einen Überblick über alle verfügbaren Räume und gibt Statusinformationen über freie Besprechungszeiträume. Es integriert Ressourcen-Kalender wie Office3365, MS Exchange oder Google Workspace (ehemals GSuite). Keine zusätzlichen Tools erforderlich für PC-Buchungen aus Outlook oder Google Kalender. Arbeiten Sie wie bisher und erhalten Sie mehr Funktionen am Türdisplay. Warten Sie auf den Beginn Ihrer Besprechung und fragen sich, wer teilnehmen wird? Überprüfen Sie den Akzeptanzstatus der Teilnehmer. Wenn Sie Ihre Räume mit Papier verwalten, werden Sie überrascht sein, wie viel Zeit diese Lösung spart. Denken Sie an die ganze Arbeit bei jeder Änderung. Stattdessen können Sie das Display mit wenigen Klicks aktualisieren und Änderungen werden in Echtzeit angezeigt. Ihr Verwaltungspersonal kann sich auf das Wesentliche konzentrieren und Sie sparen Unmengen an Papier. Das Catering-Team kann auf Informationen über die Veranstaltung zugreifen und weiß, was vorbereitet werden muss. Es hilft auch Ihren Besuchern, den richtigen Raum zu finden und zeigt den Überblicksplan für eine größere Veranstaltung an. Typische Zeitfresser sind Doppelbuchungen oder andere Reservierungskonflikte aufgrund schlechter Organisation oder mangelnder Transparenz in Belegungsplänen. Türdisplays vermeiden diese Probleme, indem sie die Raumbelegung in Echtzeit anzeigen, Buchungsprozesse direkt auf dem Display ermöglichen oder sogar die automatische Stornierung einer Buchung im Falle der Nichtnutzung, was zu einer deutlich besseren Auslastung der Räume führt. Wir als Schedule Display bieten Lösungen für Android-basierte Tablets an. Wir schlagen vor, professionelle Displays gegenüber Verbrauchsgeräten oder e-Ink-basierten Lösungen zu bevorzugen. Wir sind überzeugt, dass ein interaktives, farbiges Touch-Display mit guter Auflösung die beste Funktionalität für Raumreservierungen bietet. Der Kunde hat die höchste langfristige Flexibilität, da diese Wahl die größte Vielfalt an Softwareanbietern bietet und kundenorientierte Funktionserweiterungen sehr schnell implementiert werden können. Vor einer Entscheidung kann die Lösung sehr einfach mit einem Verbrauchertablet pilotiert werden. Verschiedene Arten von Endbenutzern können in den Auswahlprozess einbezogen werden. Die gebräuchlichsten Displaygrößen für Türschilder sind 7 Zoll oder 10 Zoll, größere Displays wie 12 Zoll oder im Großformat werden immer beliebter. Große Displays gelten als die richtige Wahl für größere Hallen und für Displays, die den Überblick über alle Räume zeigen. Wenn die Flure lang sind, stehen Benutzer vor folgendem Problem: Die Raumverfügbarkeit ist erst nach vielen Schritten sichtbar, wenn sie das Display erreicht haben. Hier bieten professionelle Displays mit externen Seiten-LEDs zur Statusanzeige (grün/rot) eine gute Sichtbarkeit aus der Ferne. Wenn Sie eine Tablet- oder Displaylösung mit Stromversorgung bevorzugen, gibt es verschiedene Optionen. Strom kann in der Regel von oben/unten/hinten bereitgestellt werden, abhängig von der individuellen Situation und Verfügbarkeit von Strom oder Ethernet (PoE). Es gibt eine Vielzahl von Montage- und Kabelverlegungskonzepten. Abhängig von der Anzahl der Räume, ob es sich um einen Neubau oder eine Raumaufwertung handelt, dem Budget des Kunden, den Installationsfähigkeiten der IT-Abteilung oder des Gebäudedienstes und den Spezifikationen der Beschaffungsstrategie kann die Antwort unterschiedlich ausfallen.

Sign In & Visitor Register

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„Sign In & Visitor Register“ ist eine digitale Lösung zur Verwaltung von Mitarbeiter- und Besucherströmen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist es eine intelligente Möglichkeit, jedes Büro in ein Smart Office zu verwandeln. Für die Kontrolle des Empfangsbereichs und seiner Ein- und Ausgänge benötigt man kein Personal mehr, die Software übernimmt die Aufgaben. Hauptmerkmale der Software sind der Mitarbeiter-Check-in und der Besucherregistrierungsprozess. Mitarbeiter können NFC-Schlüsselanhänger für das Ein- und Auschecken verwenden. Dies ist besonders relevant in der Corona-Pandemie, da viele Unternehmen in Bezug auf Anwesenheit im Blindflug agieren. Auch wenn viele im Homeoffice arbeiten, gibt es immer noch genügend Anwesenheitstage. Im Falle eines positiven COVID19-Falls können Sie so die Infektionsketten besser nachvollziehen. Wenn es Anforderungen gibt, stufenweise ins Büro zurückzukehren, benötigen Sie auch ein Tool zur Bewertung der Anwesenheiten. Um zu wissen, welche Besucher sich heute im Gebäude befinden, können sie sich einfach mit ihren Personaldaten über die Software registrieren. In diesem Zusammenhang können Sie Ihre Besucherrichtlinien wie Corona-Regeln direkt am Tablet in Ihrem Empfangsbereich anerkennen lassen. Besucher sind es gewohnt, Besucherrichtlinien, Sicherheitsblätter und Brandschutzinformationen am Eingang zu bestätigen. In der Pandemie wurden Fragen zum symptomfreien Status usw. hinzugefügt. Auch Mitarbeiter werden je nach Branche und Betrieb nach ihrem Impf- oder Teststatus gefragt. Auf dem Terminal oder Kiosk können sie Informationen zu Sicherheitsvorkehrungen und Hygienemaßnahmen anzeigen, die von Besuchern auf dem Touch-Display akzeptiert werden müssen. Mitarbeiter können dies sogar kontaktlos tun. Neben dem visuellen Plus mit individuellen digitalen Anzeigen, die dem Corporate Design für das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens entsprechen, vermeidet die Software auch lange Wartezeiten bei hohem Personenaufkommen und bietet einen schnellen Registrierungsprozess, der den Aufenthalt der Besucher viel angenehmer macht. Natürlich können Sie Besucher auch mit einer persönlichen Begrüßung auf dem Display willkommen heißen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Notfallevakuierung, die von der Software unterstützt wird. Sie wissen immer, wer sich gerade im Gebäude befindet. Die Besucher sind registriert, ebenso der jeweilige Gastgeber. Die vor Ort befindlichen Mitarbeiter sind ebenfalls über das Besuchermanagement-Terminal registriert. Das Android-basierte Terminal kann nach draußen mitgenommen werden. Dies ermöglicht es den Brandschutzbeauftragten, Check-outs am Sammelpunkt durchzuführen. Dies kann manuell durch Abhaken sowie mit dem eingebauten Chip-Leser erfolgen. Wenn das Tablet nicht evakuiert werden kann, haben Sie dennoch Zugriff auf die Daten von anderen Geräten, da alle Informationen in der Cloud gespeichert sind. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, die Nachrichtenliste in dieser stressigen Situation ohne viel Gedränge und Hektik abzuarbeiten. Wenn jemand das Gebäude verlassen hat, ohne sich abzumelden, hilft unsere Besuchermanagement-Software (Sign in & Visitor Register) ebenfalls. Nach Ablauf einer festgelegten Zeit werden notwendige Informationen direkt per E-Mail an alle betroffenen Personen gesendet. So können sich Besucher oder Mitarbeiter per E-Mail abmelden, wenn sie das Gebäude bereits verlassen haben oder schon lange weg sind. Das bedeutet, dass das System bereits eine kontinuierliche Bereinigungsfunktion hat. Im Notfall haben Sie also weniger Irritationen aufgrund fehlender Abmeldungen. Darüber hinaus verfügt die Software über eine Paketbenachrichtigungsfunktion. Mit wenigen Klicks oder Buchstabeneingaben in unserer Softwarelösung wird die Zielperson ausgewählt und die Benachrichtigung geht raus. Inklusive einer Erinnerung und Aufnahme in eine Inventarliste. Die Empfänger können die Sendung abholen und dies auch mit einem Klick bestätigen. So haben die Mitarbeiter am Tor einen Überblick und können ihren Bereich frei von Paketbergen halten. Die Software bietet auch die Möglichkeit, Logfiles für Berichtszwecke auszugeben. Sie bietet eine Analyse der Besucherfrequenzen oder der Zeiterfassung für Mitarbeiter. Gibt es eine Korrelation zwischen der Anzahl der Besucher und den Geschäftsergebnissen? Welche Kunden sind die häufigsten Besucher? Welche Termine sind bestehende Geschäfte? Welche sind Neukunden? Wie viele Bewerber gab es? Diese können interessante Fragen für Ihre Vertriebs- oder Personalabteilungen sein. Für die Mitarbeiter kann z.B. die Anwesenheit proportional über Homeoffice- oder Präsenztage ausgewertet werden. Wenn die Terminals auch für Mitarbeiter verfügbar sind, sind die Zeiten ebenfalls im System. Somit steht einer einfachen Zeiterfassung nichts im Wege. Es ist auch möglich, weitere Funktionen hinzuzufügen und Berichte anzupassen. Wir aktualisieren die Software kontinuierlich. Teilen Sie uns Ihre persönlichen Bedürfnisse mit und wir versuchen, sie für Sie zu integrieren.