Mailock ist eine sichere E-Mail- (ausgehende E-Mail-Sicherheit) und Zustellnachweis-Lösung, die Organisationen dabei hilft, verschlüsselte Nachrichten und Dateien über Standard-E-Mail zu senden, während wichtige Zustell- und Zugriffsereignisse für Governance- und Compliance-Anwendungsfälle aufgezeichnet werden. Mailock gehört zur Kategorie der sicheren Kommunikation und unterstützt Teams, die sensible oder regulierte Informationen mit Kunden, Klienten, Patienten oder Partnern austauschen müssen, ohne sie in einen separaten Portal-First-Workflow zu verschieben. Typische Benutzer sind Compliance-, Risiko-, Kundenkommunikations-, IT- und Serviceteams in regulierten und datenschutzsensiblen Sektoren wie Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Recht, Gesundheitswesen und Versorgungsunternehmen. Organisationen nutzen Mailock, um Informationen während der Übertragung zu schützen und den Zugriff auf Nachrichteninhalte und Anhänge nach dem Senden zu kontrollieren. Es unterstützt Anwendungsfälle wie das Versenden von Abrechnungen und Offenlegungen, Ansprüchen und Policendokumenten, Kundenanweisungen und -kennungen, Rechnungen und Verträgen, Fallakten und anderen Kommunikationen, bei denen Vertraulichkeit, Empfängersicherheit und Nachweis der Zustellung oder des Zugriffs für die Aufsicht erforderlich sein können. Mailock wird auch verwendet, um die Prüfbarkeit der E-Mail-basierten Zustellung zu verbessern, indem Aufzeichnungen über den gesamten Nachrichtenlebenszyklus erfasst werden (zum Beispiel Versand, Zustellung in den Posteingang und Zugriff auf gesicherte Inhalte), die bei späteren Zustellungsanfragen referenziert werden können. Wichtige Fähigkeiten und Wertversprechen umfassen: Verschlüsselung und Zugriffskontrolle: Verschlüsselt E-Mail-Inhalte und Anhänge mit konfigurierbaren Zugriffsrichtlinien (wie Zeitlimits oder Entzug des Zugriffs), um die Exposition nach dem Senden zu verwalten. Empfängerverifikationsoptionen: Bietet konfigurierbare Identitäts- oder Empfängersicherheitsmaßnahmen (zum Beispiel wissensbasierte Herausforderungen), wenn eine höhere Sicherheit erforderlich ist. Zustell- und Zugriffsaufzeichnungen: Erstellt eine nachverfolgbare Aufzeichnung von Zustelllebenszyklusereignissen und Empfängerinteraktionen zur Unterstützung interner Kontrollen, Audits und Streitbeilegung. Workflow- und Bereitstellungsoptionen: Unterstützt das Senden aus gängigen E-Mail-Umgebungen (einschließlich Microsoft Outlook über Add-In) und webbasiertes Senden für Benutzer, die Outlook nicht verwenden. Verwaltung und Governance: Bietet organisatorische Verwaltungsfunktionen wie Richtlinienkontrollen, Benutzerverwaltung und Berichterstattung, um sichere Zustellpraktiken über Teams hinweg zu standardisieren.