DocRead für SharePoint ist eine Richtlinienmanagement-Software, die Organisationen dabei hilft, wichtige Dokumente effizient innerhalb der SharePoint-Umgebung zu verteilen, nachzuverfolgen und deren Bestätigung sicherzustellen. Durch die nahtlose Integration mit SharePoint ermöglicht DocRead den Benutzern, Leseaufgaben an bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen zuzuweisen, Fristen festzulegen und die Einhaltung zu überwachen, ohne die Plattform zu verlassen. Diese Lösung vereinfacht den Prozess der Richtlinienverbreitung und der Nachverfolgung der Einhaltung, reduziert den Verwaltungsaufwand und steigert die Effizienz der Organisation. Hauptmerkmale und Funktionen: - Zielgerichtete Verteilung: Weisen Sie Dokumente benutzerdefinierten Zielgruppen zu, einschließlich SharePoint-Gruppen oder Active Directory-Gruppen, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter relevante Informationen erhalten. - Flexible Inhaltszielsetzung: Verteilen Sie beliebige Inhalte, die in SharePoint-Dokumentbibliotheken oder -listen gespeichert sind, sowie externe Inhalte, indem Sie deren URL anvisieren. - Fristenmanagement: Setzen Sie spezifische Fristen für die Dokumentbestätigung, entweder durch ein festes Datum oder eine dynamische Anzahl von Tagen, und konfigurieren Sie wiederkehrende Zuweisungen für wichtige Richtlinien. - SmartMove-Technologie: Aktualisieren Sie Zuweisungen automatisch, um Änderungen in der Zielgruppenmitgliedschaft widerzuspiegeln, und passen Sie sich ohne manuellen Eingriff an Personaländerungen an. - Einhaltungstracking: Nutzen Sie das Compliance-Cockpit, um Lesestatus über alle Sites hinweg zu überwachen und Administratoren einen umfassenden Überblick über die Einhaltungsniveaus zu bieten. - Benutzer-Dashboard zur Einhaltung: Bieten Sie Benutzern ein personalisiertes Dashboard, das ihre Leseaufgaben, Fristen und Abschlussstatus anzeigt. - Verbesserte Berichterstattung: Integrieren Sie mit Power BI, um anpassbare Berichte zu erstellen und tiefere Einblicke in die Compliance-Daten zu gewinnen, ohne die Transaktionsdatenbank zu beeinträchtigen. Primärer Wert und gelöstes Problem: DocRead adressiert die Herausforderung, sicherzustellen, dass Mitarbeiter wichtige Richtlinien und Verfahren rechtzeitig lesen und bestätigen. Durch die Automatisierung des Verteilungs- und Nachverfolgungsprozesses innerhalb von SharePoint entfällt die Notwendigkeit manueller Nachverfolgungen und das Risiko der Nichteinhaltung wird reduziert. Organisationen profitieren von verbesserter Effizienz, da administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Richtlinienmanagement vereinfacht werden und die Einhaltung leicht über Echtzeit-Dashboards und Berichte überwacht werden kann. Dies stellt sicher, dass wichtige Informationen die entsprechenden Mitarbeiter erreichen und eine Kultur der Verantwortlichkeit und Einhaltung der Organisationsrichtlinien gefördert wird.