Budgetverfolgung

Was ist Budgetverfolgung?

Budgetverfolgung ist der Prozess der Nachverfolgung von Ausgaben, Belegen und Rechnungen, damit ein Projekt innerhalb des zugewiesenen Budgets abgeschlossen werden kann.

Budgetverfolgung kann mit Budgetierungs- und Prognosesoftware durchgeführt werden. Auch Projektmanagement-Software kann verwendet werden, wobei das Budget die erwarteten Ausgaben und Gewinne für ein bestimmtes Projekt detailliert beschreibt. Diese Art der Budgetverfolgung hilft Teams dabei, zu verwalten, wie viel von ihrem Budget sie verwenden, wohin das Geld fließt und welche Anpassungen vorgenommen werden müssen, um die Arbeit ordnungsgemäß abzuschließen.

Die Verfolgung von Budgets gibt Teams auch die Möglichkeit, zusätzliche Ausgaben auszugleichen, bevor es zu spät ist. Mit der Budgetverfolgung können Teams leicht Budgetposten identifizieren, die mehr Mittel benötigen als erwartet. Mittel können umverteilt werden, um dies auszugleichen, damit das Projekt abgeschlossen werden kann, ohne das Budget zu überschreiten.

Budgetverfolgung Software

Software, die budgetverfolgung als Funktion oder Begriff erwähnt.

BigTime

Smartsheet

Kantata Professional Services Automation (formerly Mavenlink+ Kimble)

Harvest

monday Work Management

Uptempo

Arten der Budgetverfolgung

Es gibt viele verschiedene Arten der Budgetverfolgung. Typischerweise werden die Arten basierend auf dem spezifischen Ziel eines Teams ausgewählt.

• Inkrementelle Budgetierung ist die Art der Budgetverfolgung, die einem traditionellen Budget am ähnlichsten ist. Sie funktioniert, indem dem Budget entsprechend dem Wachstum oder Rückgang des Unternehmens Inkremente hinzugefügt werden. Es ist eine einfache Möglichkeit, Budgetanpassungen zu berechnen, kann jedoch Komplexitäten wie Trends und Inflation übersehen.

• Aktivitätsbasierte Budgetierung arbeitet rückwärts von den Zielen, die das Unternehmen erreichen möchte. Diese Methode beginnt mit einem gewünschten Endergebnis, skizziert dann, was geschehen muss, um dieses Ziel zu erreichen, und erstellt ein Budget, das diese Maßnahmen berücksichtigt. Diese Methode eignet sich am besten für kurzfristige, zielorientierte Budgetverfolgung.

• Wertvorschlagsbudgetierung untersucht den Grund, warum jeder Betrag in einem Budget enthalten ist, sowie welchen Wert jeder Posten für Kunden, Mitarbeiter oder Stakeholder bringt. Letztendlich hilft die Wertvorschlagsbudgetierung Teams dabei zu entscheiden, ob der Wert des Postens ausreicht, um seine Kosten zu rechtfertigen. Diese Methode beseitigt unnötige Ausgaben, indem sichergestellt wird, dass jeder Teil des Budgets dem Projekt einen Wert bringt.

• Nullbasierte Budgetierung ist, wenn alle Abteilungsbudgets bei null beginnen. Teams fügen dann diesen Budgetkategorien hinzu und rechtfertigen dabei jede Ausgabe. Diese Methode ist ideal für Unternehmen mit knappen Budgets. Sie wird oft in Situationen verwendet, die eine drastische Reduzierung des Budgets erfordern, und ist äußerst zeitaufwendig.

Vorteile der Budgetverfolgung

Budgetverfolgung hilft Organisationen, ihr Projektmanagement in vielerlei Hinsicht zu optimieren. Wichtige Vorteile sind:

• Kosten überwachen: Budgetverfolgung hilft Teams, alle mit einem Projekt verbundenen Kosten und Verpflichtungen zu überwachen. Wenn bestimmte Budgetposten mehr Mittel benötigen, können Teams Ressourcen in Echtzeit umverteilen, um zu verhindern, dass das Budget bei Abschluss des Projekts überschritten wird.
• Umfassende Aufzeichnungen: Eine ordnungsgemäße Budgetverfolgung bietet Teams Aufzeichnungen darüber, was ausgegeben wurde. Diese Aufzeichnungen sind nützlich, wenn neue Wachstumsziele erstellt werden, und können Teams auch dabei helfen, in Zukunft genauere Projektbudgets zu erstellen.
• Team-Effizienz überwachen: Der Manager hat einen genaueren Einblick, wie viel Zeit für jeden Aspekt eines Projekts aufgewendet wird.

Best Practices für die Budgetverfolgung

Für eine erfolgreiche Budgetverfolgung sollten Einzelpersonen diese wesentlichen Best Practices beachten.

• Das Team einbeziehen: Die Einbeziehung aller Stakeholder bei der Budgeterstellung verbessert die Genauigkeit und stellt sicher, dass auch die kleinsten Ausgaben berücksichtigt werden. Wenn Manager transparent mit ihren Teams über den aktuellen Budgetstatus sind, ist es wahrscheinlicher, dass die Teams ihre Budgetziele erreichen.
• Eine Projektaufgabenliste erstellen: Eine detaillierte Aufgabenliste zu Beginn des Projekts mit Projektmanagement-Software zu erstellen, kann garantieren, dass alle Kosten berücksichtigt werden, wenn das Budget erstellt wird.
• Die richtigen Werkzeuge bekommen: Manuelle Budgetverfolgung ist zeitaufwendig und kann zu menschlichen Fehlern führen. Für eine genaue und effiziente Verfolgung sollten Teams sich für die Verwendung von Budgetierungssoftware entscheiden.
• Versteckte Ausgaben berücksichtigen: Ein Teil des Budgets für potenzielle versteckte Ausgaben zu reservieren, kann Teams helfen, trotz unvorhergesehener Umstände auf Kurs zu bleiben.

• Aus vergangenen Budgets lernen: Zu untersuchen, was in vergangenen Budgets schiefgelaufen ist, ist eine großartige Möglichkeit, um zu vermeiden, dieselben Fehler erneut zu machen.

Budgetverfolgung vs. Ausgabenverfolgung

Um die Budgetverfolgung vollständig zu verstehen, ist es wichtig, auch zu wissen, wie sie sich von der Ausgabenverfolgung unterscheidet.