Gefängnisverwaltung-Software ist darauf ausgelegt, die Datenorganisation in Haftanstalten sowohl großer als auch kleiner Einrichtungen zu vereinfachen. Sie arbeitet daran, Ungenauigkeiten und Inkonsistenzen im stark bevölkerten Strafsystem zu reduzieren. Sie kann dabei helfen, die Standorte von Insassen in mehreren Einrichtungen zu verfolgen, die Buchungs- und Entlassungsdaten von Personen zu speichern, den Zugang zu medizinischen Unterlagen der Insassen zu zentralisieren, die Zellenverteilung zu organisieren, Vorfälle zu verfolgen und aktualisierte Informationen über die Gefängnispopulationen bereitzustellen. Gefängnisverwaltung-Software ist für die Nutzung durch Gefängnisverwaltungsbeamte wie Sheriffs, Gefängnisdirektoren und andere Arten von Administratoren vorgesehen. Bestimmte Gefängnisverwaltung-Software könnte sich mit automatisierten Fingerabdruck-Identifikationssoftwares (AFIS) und papierloser Dokumentenverwaltung integrieren, um den Zugang zu Informationen weiter zu vereinfachen.
Um für die Aufnahme in die Kategorie der Gefängnisverwaltung-Software in Frage zu kommen, muss ein Produkt:
Den Zugang zu einer Vielzahl von rechtlichen oder organisatorischen Dokumenten und Aufzeichnungen zentralisieren
Den Standort von Insassenzellen und Einrichtungen verfolgen
Die Buchungs- und Entlassungsdaten von Insassen aufzeichnen
Eine durchsuchbare Buchungshistorie pflegen