Verbale Kommunikation: Du sagst mehr, als du denkst

Worte sind schwer zu ignorieren.

Es ist schwierig, den Mund zu halten, wenn wir stark über ein Thema empfinden, und unmöglich, unsere Ohren abzuschalten, wenn wir etwas Unangenehmes hören. Aufgrund dessen hat verbale Kommunikation die Macht, uns im Geschäft zurückzuwerfen oder voranzubringen.

Alle Arten der Kommunikation beinhalten eine Nachricht, die von einem Sender zu einem Empfänger reist. Der Sender hat die Informationen und übermittelt sie dann über einen Kommunikationskanal an den Empfänger.

Verbale Kommunikation kann knifflig sein, da die Zeit zwischen Sender und Empfänger fast nichts ist. Formen der schriftlichen Kommunikation können ungelesen bleiben oder versehentlich übersehen werden, aber verbale Kommunikation legt alles auf den Tisch.

Verbale Kommunikation im Geschäft

Unabhängig von der Branche, in der Sie arbeiten, oder der Größe Ihres Unternehmens ist verbale Kommunikation eine notwendige Fähigkeit. Sie wird jeden Tag mit oder ohne Nachdenken verwendet, und wenn eine Antwort benötigt wird, wird sie sofort erwartet.

Verbale Kommunikation findet in einer Vielzahl von Situationen am Arbeitsplatz statt. Jede Interaktion, die zwei oder mehr Personen umfasst, die sprechen und zuhören, wird als verbale Kommunikation betrachtet. Die starke Abhängigkeit von persönlichen Treffen, Telefonaten und Videokonferenzen im Geschäft erfordert daher ihre regelmäßige Nutzung.

4 Arten der verbalen Kommunikation

Die verschiedenen Aspekte der verbalen Kommunikation sind statisch, während die Art und Weise, wie sie ausgeführt werden, dynamisch ist. Dies macht die Kombinationen von Nachrichtentypen endlos und die richtige Interpretation von ihnen umso wichtiger. Das Missverstehen der Nachricht einer Person oder der verwendeten Teile der verbalen Kommunikation kann zu einer törichten Antwort oder dem Vertrauen in unzuverlässige Informationen führen. Nachfolgend sind die vier Teile der verbalen Kommunikation aufgeführt und warum sie wichtig sind, um eine Nachricht vollständig zu verstehen oder zu präsentieren.

1. Vorbereitung

Vorbereitung ist der Akt des Sich-Bereitmachens für ein bestimmtes Ereignis. In der verbalen Kommunikation können die geteilten Nachrichten so einstudiert sein wie eine schriftliche Dankesrede bei den Oscars oder so gedankenlos wie eine verbale Reaktion auf einen Bienenstich.

Im Geschäft hängt das Maß, in dem Sie sich auf eine verbale Interaktion vorbereiten sollten, von einigen Dingen ab. Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie in eine Situation eintreten, in der verbale Kommunikation dominieren wird.

Mit wem kommunizieren Sie?

Berücksichtigen Sie Ihr Publikum. Wenn Sie an den Schreibtisch eines Kollegen gehen, um etwas zu klären, haben Sie einfach Ihre Frage bereit. Wenn Sie ein ganzes Team ansprechen, möchten Sie vielleicht eine kurze Liste von Themen bereit haben. Wenn Sie jedoch mit Ihrem Chef sprechen und sich fragen, wie Sie um eine Gehaltserhöhung bitten, sollten Sie sich vorbereiten und vielleicht sogar üben.

Was ist das Thema der Diskussion?

Überlegen Sie sich das Thema. Die typischen Themen, die bei einem wöchentlichen Treffen mit Ihrem Manager besprochen werden, könnten natürlich kommen und erfordern wenig bis keine Vorbereitung. Andererseits könnten sensible Themen wie Gehalt, Beförderungen und Kontroversen am Arbeitsplatz mehr Vorbereitungszeit erfordern.

Was muss am Ende der Diskussion erreicht werden?

Setzen Sie sich ein Ziel für die zu behandelnden Themen. Unstrukturierte verbale Kommunikation kann dazu führen, dass man vom Thema abkommt. Auch wenn nicht verwandte Gespräche ernstere Themen auflockern und als nette Erfrischung dienen können, ist die Zeit aller wertvoll und sollte nicht verschwendet werden. Eine vorbereitete Liste von Themen wird helfen, das Treffen auf Kurs zu halten, und wenn die Zeit es erlaubt, kann kurz die neue Cappuccino-Maschine in der Küche erwähnt werden.

Auch wenn Vorbereitung mühsam sein kann, ist sie eine großartige Möglichkeit, effizienter zu kommunizieren.

2. Wortwahl

Wortwahl ist genau das, wonach es klingt: die Wahl der Worte. Es mag albern erscheinen, zusätzliche Zeit mit dem Kommunikationsprozess zu verbringen. Meistens denken wir beim Sprechen nicht über die Worte nach, die wir verwenden. Sie sprudeln einfach heraus. Allerdings zeigt uns die Kommunikationstheorie, dass der Sprechprozess tatsächlich viel beinhaltet. Im Geschäft lohnt es sich, ein wenig tiefer in den Kommunikationsprozess einzutauchen, insbesondere bei der Wortwahl.

Zuerst und am wichtigsten muss das Publikum berücksichtigt werden. Wenn Ihre Nutzung der verbalen Kommunikation darin besteht, neue Mitarbeiter einzuarbeiten, könnte es helfen, entweder die komplizierten Fachbegriffe zu entschärfen oder sich eine zusätzliche Sekunde zu nehmen, um zu erklären, was sie bedeuten. Andererseits, wenn Sie mit erfahrenen Mitarbeitern sprechen, gibt es keinen Grund, ihre Zeit mit Definitionen zu verschwenden.

Die Wortwahl ist auch situationsabhängig. Wenn ein bestimmtes Ereignis eine Interaktion mit verbaler Kommunikation erfordert, geben die gewählten Worte den Empfängern der Nachricht ein Verständnis dafür, wie sie die Nachricht interpretieren sollten. Einige Worte sind positiver und verzeihender, während andere negativ sind und Schuld zuweisen. Dies ist als die Konnotation des Wortes bekannt. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Angenommen, Sie stehen kurz davor, Ihren Chef wegen der Bestellung eines neuen Druckers zu konfrontieren. Sie behauptet ständig, sie seien überteuert und der aktuelle Drucker funktioniere einwandfrei. Da Sie anderer Meinung sind, entscheiden Sie sich, diesmal etwas härter zu kämpfen. Betrachten Sie die folgenden Optionen.

„Sie sind geizig.“

„Ich schätze es, dass Sie sparsam sind.“

Die obigen Sätze bedeuten technisch dasselbe: Ihr Chef ist wirtschaftlich und vorsichtig mit Geld. Allerdings hat sparsam eine viel positivere Konnotation als geizig, was die Interpretation völlig verändert. Da Ihr Ziel war, Ihren Chef zu umgarnen, um einen neuen Drucker zu bekommen, könnte die letztere Option die beste Wahl sein.

Auch wenn Worte dazu neigen, ohne viel Nachdenken aus unserem Mund zu kommen, gibt es Zeiten, in denen es sich lohnt, die richtigen Worte bei der verbalen Kommunikation zu wählen.

3. Ton

Im Bereich der verbalen Kommunikation ist der Ton als die Haltung hinter den Worten bekannt. Die richtige Interpretation des Tons einer Person ist genauso wichtig wie das Verständnis der von ihr gesagten Worte.

Einer der bedeutendsten Faktoren des Tons einer Nachricht ist die Betonung. Der Inhalt eines Satzes oder einer Phrase kann völlig unverändert bleiben, aber wenn die Betonung von einem Wort auf ein anderes verschoben wird, kann etwas anderes impliziert werden. Hier ist ein kurzes Beispiel dafür, wie die Betonung den Kontext verändern kann. Betrachten Sie diese beiden Sätze und legen Sie die Betonung auf die kursiv gedruckten Wörter.

„Ich habe meinen Verkaufsbericht rechtzeitig eingereicht.“

„Ich habe meinen Verkaufsbericht rechtzeitig eingereicht.“

Diese Aussagen haben genau dieselben Worte. Wenn jedoch das „Ich“ betont wird, deutet es darauf hin, dass, obwohl Sie Ihren Verkaufsbericht rechtzeitig fertiggestellt haben, vielleicht jemand anderes es nicht getan hat. Wenn die Betonung auf „Verkaufs“ liegt, impliziert es, dass, obwohl ihr Verkaufsbericht rechtzeitig fertig war, vielleicht ein anderer Bericht zu spät war.

Wie bei den anderen Teilen der verbalen Kommunikation bestimmen Ihr Publikum und Ihr Ziel Ihren Tonfall. Mit einer Gruppe von Freunden über Ihren neuen Lieblingsfilm zu sprechen, wird einen viel entspannteren Ton haben als die Präsentation Ihrer Website-Traffic-Zahlen vor dem CEO, die professioneller sein wird. Denken Sie daran, den passenden Ton in einem Gespräch anzunehmen.

Es ist nicht selten, dass Menschen mehr auf den Ton eines Sprechers reagieren als auf seine tatsächlichen Worte. Achten Sie auf die Situation und passen Sie Ihren Ton entsprechend an.

4. Zuhören und Feedback

Eines der Schönheiten der verbalen Kommunikation ist die Möglichkeit des Feedbacks. Der Empfänger ist nicht nur da, um die Nachricht aufzunehmen, sondern um das Gespräch mit Fragen, umformulierten Sätzen und manchmal sogar Kritik zu bereichern.

Um relevantes Feedback zu geben, ist Zuhören notwendig. Oder noch besser, aktives Zuhören. Wenn der Empfänger Ton, Betonung und Wortwahl in die Gesamtbedeutung der Nachricht einbezieht, hört er aktiv zu.

Es macht niemandem Spaß, wenn ein Gespräch völlig einseitig ist, also hören Sie zu und tragen Sie bei.

Sprechen Sie!

Verbale Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie ist nicht nur ein wichtiges Werkzeug zur Präsentation professioneller Informationen, sondern auch Bürogespräche tragen dazu bei, eine Umgebung zu schaffen, in der Menschen sich wohlfühlen und gerne arbeiten. Verbessern Sie Ihre verbalen Kommunikationsfähigkeiten, um ein produktives und zufriedenes Team zu schaffen.