Ein vollständiger Leitfaden zu Anfragen für Angebote (RFQs) für Käufer und Verkäufer

Wenn Sie es geschafft haben, einen Interessenten so weit durch Ihren Verkaufstrichter zu führen, dass er über den Preis sprechen möchte, ist das ein gutes Zeichen.

Das bedeutet, dass all Ihre vorherigen Gespräche über die Vorteile, die Ihre Lösung bieten kann, sie genug interessiert haben, um einen Kauf in Betracht zu ziehen. In der heutigen wettbewerbsintensiven Marktwirtschaft werden Produkte konfiguriert, bepreist und angeboten, um die ideale Kombination von Funktionen für jeden einzelnen Kunden zu schaffen. Und mit maßgeschneiderten Produkten kommen maßgeschneiderte Preise.

Ihre Website könnte potenziellen Kunden eine Schätzung dessen geben, was Ihre Lösung kosten könnte, aber wenn sie ernsthaft kaufen wollen, werden sie eine Anfrage für ein Angebot (RFQ) senden, um ein genaueres Bild zu bekommen.

Der Prozess der Anfrage für ein Angebot ist notwendig für Unternehmen, die hochspezialisierte Produkte kaufen und verkaufen. Einheitsgrößen sind in B2B-SaaS-Verkäufen nicht mehr realistisch. Als Geschäftseinheit werden Sie sowohl die Rolle des Käufers als auch des Verkäufers übernehmen – auch Ihr Unternehmen muss Lösungen kaufen.

Das bedeutet, dass Sie das Senden und Empfangen von RFQs erleben werden. Die wichtigste Lektion für beide Seiten des RFQ- und des gesamten Beschaffungsprozesses ist, so spezifisch wie möglich zu sein.

Auf der Käuferseite ist es der beste Weg, um ein genaues Preisangebot zu erhalten, sicherzustellen, dass der Anbieter genau weiß, was Sie wollen. Wenn es ums Verkaufen geht, ist es entscheidend, spezifisch zu sein, denn sobald akzeptiert, können diese Preisangebote als rechtlich bindende Dokumentation für die Transaktion verwendet werden.

RFI vs. RFQ vs. RFP

RFQs stehen selten allein im Kaufprozess eines Kunden. Zusammen mit einer Anfrage für ein Angebot kommt oft eine Anfrage nach Informationen (RFI) und eine Anfrage für ein Angebot (RFP). Alle drei dieser Elemente können unabhängig oder in Verbindung miteinander verwendet werden.

Obwohl sie unterschiedliche Anforderungsformulare sind, dienen RFIs, RFQs und RFPs alle demselben übergeordneten Zweck: sicherzustellen, dass beide Parteien alle relevanten Informationen haben, die notwendig sind, um mit dem Geschäft fortzufahren. Für Käufer sind es die Kosten und Fähigkeiten der Lösung. Für Verkäufer sind es die Erwartungen des Käufers.

Der beste Weg, RFQs zu erklären, besteht darin, einen tieferen Blick auf jede dieser Anfragen zu werfen, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, warum Unternehmen sie verwenden, was sie typischerweise beinhalten und in welcher Reihenfolge sie folgen.

Anfrage nach Informationen (RFI)

Eine RFI ist eine Anfrage nach Informationen. Es ist die formale Methode für potenzielle Käufer, Anbieter um mehr Informationen über ihre Lösung zu bitten. Zwischen RFIs, RFQs und RFPs werden RFIs am frühesten gesendet, da sie als Quelle wichtiger Vorabinformationen für Kunden dienen.

RFIs werden offene Fragen an Anbieter stellen, um eine gute Vorstellung davon zu bekommen, welche Vorteile, Funktionen und Fähigkeiten ihre Lösung bieten kann. Das Schöne an der Versendung einer RFI ist, dass alle Details, nach denen Sie suchen, im Gehirn des Vertriebsmitarbeiters verankert sind, was bedeutet, dass Sie Ihre Antworten schneller als bei anderen Arten von Anfragen erhalten.

Die Anforderung einer RFI verspricht nicht, dass ein Kauf getätigt wird, sondern zeigt einfach das Interesse des Käufers an dem, was er bereits weiß, und die Neugier, mehr zu erfahren. Anbieter werden nur so viel auf ihrer Website veröffentlichen, daher werden Käufer, die zunehmend an der Lösung interessiert sind, eine RFI als Teil ihres Entscheidungsprozesses verwenden.

Während der Erhalt einer RFI von einem Kunden ein gutes Zeichen dafür ist, dass sie zumindest ein wenig an Ihrem Produkt interessiert sind, ist es wahrscheinlich, dass sie sie von mehreren Anbietern sammeln. Aber man kann es ihnen nicht verübeln. Um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen, müssen sie alle ihre Optionen prüfen.

Als Käufer sollte Ihre RFI Ihnen letztendlich eine gute Vorstellung vom Fachwissen des Anbieters geben. Geben Sie ihnen einige Hintergrundinformationen über Ihr Unternehmen und lassen Sie sie wissen, was Sie mit ihrem Produkt erreichen möchten.

Als Verkäufer gestalten Sie Ihre Antwort basierend auf allen Informationen innerhalb der RFI sowie einigen anderen Recherchen, die Sie über den Interessenten durchgeführt haben. Ihre Anfrage sollte Ihnen eine gute Vorstellung von ihrem Schmerzpunkt geben, also sprechen Sie in Ihrer Antwort darauf an.

Anfrage für ein Angebot (RFQ)

Nachdem eine RFI bezogen und eine Antwort erhalten wurde, wird der Kunde die Informationen prüfen und feststellen, ob der Anbieter eine wertvolle Lösung bieten kann, die sein Unternehmen benötigt. Wenn dies der Fall ist, ist der nächste Bereich von Interesse der Preis. Kunden werden diese Informationen erhalten, indem sie eine Anfrage für ein Angebot, oder eine RFQ, senden.

Eine RFQ ist eine Anfrage für ein Angebot bezüglich einer hochspezifischen Lösung, die ein Käufer an einen potenziellen Anbieter senden wird. Diese Anfragen enthalten eine Liste von Anforderungen, die der Kunde in einem Produkt sucht.

In diesem Stadium des Kaufprozesses weiß der Kunde genau, was er will und wo er es bekommen kann. Der Zweck einer RFQ ist es sicherzustellen, dass die Lösung innerhalb ihres Budgets gekauft werden kann.

Potenzielle Kunden werden auch mehrere RFQs an zahlreiche Anbieter senden. Wenn Sie jedoch eine erhalten, zeigt dies, dass das Interesse des Käufers seit dem Erhalt Ihrer Antwort auf ihre RFI gestiegen ist.

Als Käufer stellen Sie sicher, dass Ihre RFQ eine detaillierte Liste aller Funktionen, Fähigkeiten und Funktionalitäten enthält, die Sie suchen. Geben Sie dem Anbieter eine Vorstellung von der erwarteten Dauer Ihrer Nutzung ihrer Lösung, dem Datum, an dem Sie beginnen möchten, sie zu nutzen, und allen Zahlungsbedingungen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. All diese Details sind unglaublich wichtig, um eine möglichst detaillierte Antwort zu erhalten.

Als Verkäufer, wenn Sie mit einem Preisangebot antworten, stellen Sie sicher, dass alle Preisdaten genau so sind, wie Sie sie haben möchten. Wenn ein Kunde das Preisangebot, das Sie antworten, unterschreibt, könnte es zu einem rechtlich bindenden Dokument im Verkaufsprozess werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie mit dem, was Sie antworten, einverstanden sind.

Anfrage für ein Angebot (RFP)

Eine Anfrage für ein Angebot ist eine Methode, die Kunden verwenden, um spezifische Informationen von Anbietern zu erhalten, einschließlich des Preises einer Lösung. Interessenten, die ein neues Produkt suchen, senden RFPs, um mehr Details über das Problem zu bieten, mit dem sie konfrontiert sind, in der Hoffnung, dass der Anbieter mit einigen vorgeschlagenen Lösungen antwortet.

Ein Hauptzweck des Versendens einer RFP ist es, Einblicke in Lösungen zu gewinnen, die spezifisch für Ihr Problem sind und die Sie vielleicht während Ihrer Recherche nicht bedacht haben. Personen innerhalb des Unternehmens haben mehr Erfahrung mit ihrem Produkt und sollten als Ressource genutzt werden, um die beste Lösung und den besten Aktionsplan zu konfigurieren.

Wenn Sie eine RFP senden, müssen Sie so spezifisch wie möglich sein. Geben Sie dem Anbieter Details zu Ihren Prozessen, Bedürfnissen und Endzielen für die Investition. An diesem Punkt sollten Sie bereit sein, einen Kauf zu tätigen. Dies ist nicht so sehr eine Erkundungsphase, sondern mehr eine „Lassen Sie uns einen konkreten Aktionsplan für mein Unternehmen erstellen“-Phase.

RFPs werden auch Fragen zum Arbeitsablauf der Zusammenarbeit enthalten, falls ein Kauf getätigt wird. Zum Beispiel wird der Käufer nach Implementierungsprozessen, Methoden zur Kostenkontrolle und etwaigen absehbaren Bedenken des Anbieters hinsichtlich des Zeitplans fragen.

Kunden könnten nach Fallstudien, Referenzen oder Kundenbewertungen fragen. Wenn das der Fall ist, beanspruchen Sie Ihr Profil auf G2 und lassen Sie Ihre alten Kunden für Sie sprechen.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

Der RFQ-Prozess

Ihr Unternehmen wird im Laufe seiner Lebensdauer viele RFQs senden und empfangen, und das Endergebnis des Dokuments wird fast nie dasselbe sein. Der Geschäftsprozess wird jedoch typischerweise denselben sechs Schritten folgen.

Erklären wir es aus der Perspektive des Käufers, da er jede Phase im Prozess durchläuft. Für Verkäufer gibt es dennoch viel von dieser Seite zu lernen.

1. Das Dokument vorbereiten

Während der Bewusstseinsphase der Käuferreise wird der Kunde beginnen, den Schmerzpunkt zu identifizieren und zu definieren, den sein Unternehmen erlebt und zu lösen versucht. Diese Phase der inneren Erkundung kann tatsächlich äußerst hilfreich sein, wenn Sie beginnen, eine RFQ zu erstellen, da Sie leicht die Bedürfnisse hervorheben können, die Sie erfüllt haben möchten.

Wenn Sie eine RFQ vorbereiten, beginnen Sie mit einer kurzen Einführung in Ihr Unternehmen und das Problem, das Sie hoffen, dass der Anbieter lösen kann. Dies wird den Ball für den Verkäufer ins Rollen bringen und ihm helfen, darüber nachzudenken, was Ihr Unternehmen braucht.

Neben Ihren Hintergrundinformationen finden Sie hier eine Liste von Dingen, die Sie in Ihre RFQ aufnehmen müssen:

• Produkt oder Dienstleistung, an der Sie interessiert sind
• Liefermethoden
• Menge der Lösung
• Zahlungsbedingungen
• Bewertungsmethode
• Zeitrahmen für die Überprüfung und Entscheidungsfindung
• Vertragsbedingungen und -konditionen
• Anforderungen für die Einreichung des Preisangebots

Es könnte ungefähr so aussehen wie diese Vorlage:

Möchten Sie diese Vorlage herunterladen? Klicken Sie hier.

2. Die Lieferantenliste definieren

Als nächstes wird der Käufer eine Liste potenzieller Dienstleister erstellen. Der Markt entwickelt sich ständig weiter, und neue Unternehmen treten mit nie zuvor gesehenen Innovationen auf. Ihre Anfrage für ein Angebot sollte für mehr als einen Bieter offen sein. Es ist möglich, dass jemand eine speziell konfigurierte Lösung anbietet, von der Sie nichts wissen.

Während Ihre RFQ Interesse an jemandes Geschäft zeigt, ist es kein verbindlicher Vertrag. Das ist das Schöne daran – Sie können eine detaillierte Beschreibung von mehr als einer potenziellen Lösung erhalten und alle Ihre Optionen prüfen, bevor Sie einen Kauf tätigen.

3. Die RFQ senden

Senden Sie eine RFQ an jeden potenziellen Anbieter auf Ihrer Liste. Bevor Sie das tun, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie alle notwendigen Details zu Ihrem Unternehmen enthalten haben. Um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, muss der Verkäufer die Details, Prozesse, Strategien und vielleicht am wichtigsten, die Ziele verstehen.

Beachten Sie auch die Zeitpläne und Daten, die Sie für die Einreichung erwähnt haben. Bevor sie Ihnen ein tatsächliches Preisangebot senden, könnte der Anbieter Sie mit einigen klärenden Fragen kontaktieren, also behalten Sie das im Hinterkopf.

4. Die Antworten analysieren

Dann ist es an der Zeit, die erhaltenen Antworten zu analysieren. Behalten Sie Ihr Fälligkeitsdatum in diesem Stadium im Auge. Wenn Sie eine Frist für Angebote gesetzt haben, warten Sie, bis Sie dieses Datum erreicht haben, und schauen Sie sich dann alle danach an.

Achten Sie auf wichtige Produktmerkmale, Preis, Dauer und alle anderen Details, die Ihre Beziehung zum Anbieter oder die Lösung des Schmerzpunkts unterstützen oder behindern könnten.

5. Eine Entscheidung treffen

Der offensichtlichste Weg, Ihre Entscheidung zu treffen, besteht darin, den Anbieter auszuwählen, der die wertvollste Lösung zum niedrigsten Preis anbietet. Während das eine solide Strategie ist, um sich für einen Kauf zu entscheiden, gibt es auch andere Dinge zu berücksichtigen.

Wie waren Ihre Gespräche mit dem Vertriebsmitarbeiter, bevor Sie die RFQ gesendet haben? Hatten sie wirklich Ihr bestes Interesse im Sinn? Sind sie zuverlässig? Sind sie jemand, der an einer gegenseitig vorteilhaften und respektvollen Geschäftsbeziehung interessiert ist? Die Antworten auf diese Fragen sollten ebenfalls in Ihre Entscheidungsfindung einfließen.

Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, lassen Sie ihn die gute Nachricht wissen.

6. Die anderen benachrichtigen

Andere Verkäufer werden eine Antwort auf ihr Preisangebot erwarten, und es ist unhöflich, sie hängen zu lassen. Vergessen Sie nicht, die anderen Unternehmen, die Ihre RFQ erhalten haben, darüber zu informieren, dass Sie sich entschieden haben, mit einem anderen Unternehmen weiterzumachen. Es ist eine Frage der Höflichkeit, und Sie wollen keine Brücken abbrechen.

Halten Sie sich an den Prozess

Der Kaufprozess wird aus einem bestimmten Grund als Prozess bezeichnet. Ihre Handlungen, Sprache und Anfragen als Käufer geben wichtige Signale ab, die Verkäufer über Ihre Kaufbereitschaft informieren.

Das Senden einer RFQ und das Erhalten eines Preisangebots könnte eines der letzten Dinge sein, die Sie tun, bevor Sie einen Verkauf tätigen oder sich für einen Kauf entscheiden. Seien Sie klar, präzise und scheuen Sie sich nicht, ihnen genau zu sagen, was Sie wollen.

Sobald Sie Ihre Kauf- oder Verkaufsentscheidung getroffen haben, stellen Sie sicher, dass Sie den Deal in der Vertragsmanagement-Software Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand halten.