Wie man eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds richtig durchführt

Es gibt etwas zu sagen über das Finden des perfekten Kandidaten für einen Job.

Nach all der harten Arbeit beim Erstellen einer Stellenbeschreibung und dem Führen von Bewerbungsgesprächen ist es fast an der Zeit, ein Angebot zu unterbreiten. Aber bevor Sie das tun können, ist es im besten Interesse Ihres Unternehmens, eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds durchzuführen.

Es ist entscheidend, bei jedem, den Sie einstellen, eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds durchzuführen. Als Teil des Vorbeschäftigungs-Screening-Prozesses können sie helfen zu bestätigen, dass Sie eine kluge Einstellungsentscheidung treffen, bevor Sie mit dem Onboarding beginnen.

Sie können sich auch dafür entscheiden, jährliche oder halbjährliche Hintergrundüberprüfungen bei aktuellen Mitarbeitern durchzuführen, um das Unternehmen weiterhin zu schützen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter weiterhin eine saubere Akte haben, was auch immer Ihr Unternehmen darunter versteht.

Es gibt viel zu wissen über die Durchführung von Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds, und es ist wahrscheinlich, dass Sie einige Fragen beantworten müssen, die der Kandidat stellt. Tauchen Sie in die Details unten ein, um alles über Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds zu erfahren.

Was wird benötigt, um eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds durchzuführen?

Um eine Vorbeschäftigungs-Hintergrundüberprüfung durchzuführen, benötigen Sie bestimmte Details vom Kandidaten, einschließlich:

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnummer (SSN)
• Aktuelle oder frühere Adresse
• Zustimmung zur Durchführung der Überprüfung

Achten Sie besonders auf diesen letzten Punkt. Der Fair Credit Reporting Act hält alle Arbeitgeber dazu an, spezifische Vorschriften einzuhalten, um sicherzustellen, dass der Prozess der Durchführung einer Hintergrundüberprüfung fair durchgeführt wird.

Zum Beispiel müssen Sie als potenzieller Arbeitgeber die Erlaubnis schriftlich von Bewerbern und aktuellen Mitarbeitern einholen, um eine Hintergrundüberprüfung durchzuführen. Arbeitgeber müssen ihnen auch mitteilen, wie die Informationen verwendet werden können, wenn es darum geht, Entscheidungen bezüglich ihrer Beschäftigung zu treffen.

Als Arbeitgeber können Sie sich dafür entscheiden, jemanden aufgrund von Informationen, die in einer Hintergrundüberprüfung gefunden wurden, nicht einzustellen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie dem Kandidaten eine Mitteilung senden, die eine Kopie des Berichts enthält, der zur Entscheidungsfindung verwendet wurde.

Als Arbeitgeber können Sie sich auch dafür entscheiden, eine Charakterüberprüfung durchzuführen, die das Sprechen mit persönlichen Bekannten oder Referenzen des Bewerbers beinhaltet.

Was ist in einer Überprüfung des beruflichen Hintergrunds enthalten?

Die Informationen, die in einer abgeschlossenen Überprüfung des beruflichen Hintergrunds erscheinen, hängen davon ab, welche Art von Suche bestellt wird, da verschiedene Datensätze und Daten abgerufen werden können. Typischerweise umfasst eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds Informationen aus Aufzeichnungen der letzten sieben Jahre, obwohl einige Staaten dies auf bis zu 10 Jahre erlauben.

Informationen, die in einer Überprüfung des beruflichen Hintergrunds gefunden werden, umfassen:

• Identitätsüberprüfung
• Berufserfahrung
• Bildungsbestätigung
• Kreditgeschichte
• Fahrtenbuch
• Strafregister
• Medizinische Geschichte
• Nutzung von sozialen Medien
• Drogenscreening

Wenn die beworbene Position spezialisiert ist, ist es möglich, dass die Bewerber weiteren Überprüfungen unterzogen werden. Zum Beispiel, wenn die beworbene Position ein Finanzberater, Wirtschaftsprüfer oder eine Art von Job bei einer Bank ist, kann der Arbeitgeber auch ihre finanzielle Geschichte überprüfen, sowie ob sie die entsprechenden Zertifizierungen und Lizenzen für den Job haben.

Drogenscreening ist nicht immer Teil einer Überprüfung des beruflichen Hintergrunds, aber es ist für viele Jobs erforderlich, die das Bedienen von Kraftfahrzeugen, gefährlichen Geräten und jede Rolle, die mit der allgemeinen Sicherheit der Öffentlichkeit zusammenhängt, beinhalten.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass spezifische staatliche und bundesstaatliche Gesetze die Informationen, die auf Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds basieren, basierend auf einem Jahresgehalt einschränken können.

Wenn Sie es mit einer Stellenanzeige zu tun haben, die weniger als 75.000 $ als Jahresgehalt zahlt, werden Informationen über staatliche Sanktionen, Zivilurteile und disziplinarische Maßnahmen im Zusammenhang mit beruflichen Lizenzen nicht in den Ergebnissen einer Hintergrundüberprüfung vorhanden sein. Wenn das Gehalt für die offene Stelle 75.000 $ oder mehr als Jahresgehalt zahlt, können diese Informationen in den Ergebnissen vorhanden sein.

Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds und Strafregister

Ein spezifischer Bereich innerhalb der Überprüfung des beruflichen Hintergrunds, dem Arbeitgeber besondere Aufmerksamkeit schenken sollten, ist das Strafregister (das auch das Fahrtenbuch eines Bewerbers enthalten könnte).

Was in diesem Abschnitt der Hintergrundüberprüfung erscheint, kann einem Geschäftsinhaber helfen, indem es die Geschichte der strafrechtlichen Verurteilungen eines Bewerbers aufdeckt. Es könnte auch einen großen Unterschied beim Schutz Ihres Unternehmens, anderer Mitarbeiter und Kunden machen.

Die Ergebnisse der Überprüfung des beruflichen Hintergrunds können strafrechtliche Vergehen auf Kreis-, Landes- und Bundesebene zeigen. Einige Vergehen, die in der Hintergrundüberprüfung gemeldet werden können, umfassen:

• Aktuelle anhängige Anklagen
• Abgewiesene Anklagen
• Freigesprochene Anklagen
• Verurteilungen wegen Verbrechen
• Verurteilungen wegen Vergehen

Was ist eine Fingerabdruck-Hintergrundüberprüfung?

Fingerabdruck-Hintergrundüberprüfungen wurden erstmals 1999 vom Automated Fingerprint Identification System (AFIS) eingeführt, das über 35 Millionen Fingerabdrucksätze speichert. Eine Fingerabdruck-Hintergrundüberprüfung oder Identity History Summary wird teilweise mit einer Vielzahl von Hintergrundüberprüfungen verwendet, ist jedoch am häufigsten Teil des Vorbeschäftigungs-Screening-Prozesses.

Diese Art von Hintergrundüberprüfung wird je nach Bundesstaat manchmal als obligatorisch angesehen, für berufliche Lizenzen im Bereich Immobilien, Finanzen, medizinische Versorgung, Apotheken und Casinos.

Was ist eine Level-2-Hintergrundüberprüfung?

Innerhalb von Fingerabdruck-Hintergrundüberprüfungen gibt es eine spezialisierte Art von Überprüfung, die als Level 2 bezeichnet wird. Diese Hintergrundüberprüfung ist für Kandidaten, die sich für Jobs bewerben, die mit schutzbedürftigen Personen arbeiten, wie Menschen mit Behinderungen, Kindern oder Senioren. Diese können auch für diejenigen erforderlich sein, die sich als Freiwillige in Schulen, Kindertagesstätten oder Seniorenzentren bewerben.

Eine Level-2-Hintergrundüberprüfung wird Bewerbungen gegen spezifische Datenbanken auf Informationen zu Verhaftungen, Verurteilungen oder jeglichem Verhalten im Zusammenhang mit Inhaftierung sowie Verbrechen gegen Kinder überprüfen. Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass Level-2-Überprüfungen Aufzeichnungen offenlegen, die von den Gerichten im Zusammenhang mit Jugendverurteilungen oder -haft versiegelt wurden.

Wie lange dauert eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds?

Es lässt sich nicht leugnen, dass der Einstellungsprozess lange dauern kann, aber die meisten Geschäftsinhaber möchten die besten Mitarbeiter so schnell wie möglich finden. Die Art und Weise, wie Sie eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds durchführen, hängt von Ihren Bedürfnissen und Ihrem Zeitplan ab, aber die meisten Arbeitgeber haben die Einstellung „je früher, desto besser“.

Wenn es darum geht, wie lange eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds dauert, hängt es von dem Service und der Hintergrundüberprüfungssoftware ab, die Sie verwenden möchten. Sie könnten Ergebnisse in wenigen Minuten bis über eine Woche erhalten.

Von diesem Prozess sagte Alyssa Kowalczyk, Human Resources Coordinator bei Control Solutions, LLC: "Sie sollten immer eine Hintergrundüberprüfung bei einem neuen Kandidaten durchführen, bevor er mit der Arbeit beginnt. Bevor er anfangen kann, müssen sowohl die Hintergrundüberprüfung als auch der Drogentest bestanden werden." 

„Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, daher gebe ich ein voraussichtliches Startdatum an, damit sie sich dessen bewusst sind, als eine Möglichkeit, klare Kommunikation auf beiden Seiten des Einstellungsprozesses zu fördern.“

Alyssa Kowalczyk
Human Resources Coordinator bei Control Solutions, LLC

Traditionelle Hintergrundüberprüfungsdienste bieten typischerweise eine Vielzahl von Berichten innerhalb der Hintergrundüberprüfung an, weshalb es über eine Woche dauern könnte, bis die Ergebnisse zurückkommen. Wenn Sie sich für die Option eines Online-Screenings entscheiden, können Sie einen schnellen und umfassenden Überblick über den Hintergrund des Bewerbers erhalten.

Es gibt viele Gründe, warum eine traditionelle Hintergrundüberprüfung über eine Woche dauern kann, um zurückzukommen. Einige davon sind:

• Ungenauigkeit innerhalb der Formulare: Wenn der Arbeitgeber einen Fehler beim Ausfüllen des Formulars macht.
• Falsche Identifikatoren: Wenn ein Bewerber einen Fehler im Formular macht, wie z.B. einen Spitznamen anstelle seines rechtlichen Namens anzugeben.
• Kreisbezogene Strafüberprüfungen: Abhängig davon, was die Überprüfung des beruflichen Hintergrunds offenbart, kann es erforderlich sein, dass eine Person ein Gerichtsgebäude besucht, um Strafregister einzusehen, was bis zu 30 Tage dauern kann, um Ergebnisse zu liefern.
• Erforderliche Informationen: Abhängig von der Art der zu besetzenden Rolle kann eine umfassendere Überprüfung erforderlich sein. Mehr Informationen bedeuten mehr Berichte, was auch mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Wie oft sollten Sie Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds durchführen?

Während eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds typischerweise stattfindet, wenn sich jemand für einen Job bewirbt, sollten sie nicht eine „einmal und fertig“-Art von Überprüfung sein. Zum Beispiel ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Arbeitgeber jährliche oder halbjährliche Drogentests oder strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen verlangt, um eine sichere Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.

Da Ihre Praktiken zur Hintergrundüberprüfung und Compliance-Standards nicht am Punkt eines Jobangebots enden sollten, ist es im besten Interesse Ihres Unternehmens, eine Richtlinie bezüglich Nachbeschäftigungs-Hintergrundüberprüfungen zu implementieren. Stellen Sie sicher, dass Sie spezifizieren, was Teil des Nachbeschäftigungs-Screenings sein wird, wie z.B. ob es eine aktualisierte Überprüfung der Strafregister beinhalten wird. Bestimmen Sie, wie oft und wann diese Überprüfungen stattfinden werden.

Denken Sie daran, dass wie bei Vorbeschäftigungs-Hintergrundüberprüfungen auch hier eine Zustimmung erforderlich ist. Wenn Sie fortlaufende Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds implementieren, sollten Sie eine immergrüne Sprache in Ihrem anfänglichen Zustimmungsformular in Betracht ziehen, wenn Ihr Bundesstaat dies zulässt. Stellen Sie sicher, dass Sie es auch im Mitarbeiterhandbuch erwähnen.

Egal, wie oft Sie sich entscheiden, Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds durchzuführen, informieren Sie alle aktuellen Mitarbeiter und Neueinstellungen über diese Richtlinie, insbesondere wenn sie neu ist. Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich wenden können, wie oft sie stattfinden werden und dass die Kommunikation rund um die Hintergrundüberprüfungen fortlaufend sein wird.

Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds und nachteilige Maßnahmen

Wenn Sie Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds durchführen, besteht die Möglichkeit, dass Sie auf etwas weniger Ideales stoßen, was zu einer Entscheidung führt, einen Bewerber abzulehnen oder einen aktuellen Mitarbeiter zu entlassen. Wenn dies geschieht, besagt das Bundesgesetz, dass Sie dieser Person in einem Dokument namens nachteilige Maßnahmenmitteilung Bescheid geben müssen. Wenn Sie dies nicht einhalten, könnte Ihr Unternehmen mit einer finanziellen Strafe oder sogar einer Klage wegen unfairer Einstellung konfrontiert werden.

Diese Mitteilung ermöglicht es Ihnen, einem Bewerber mitzuteilen, warum er für eine bestimmte Rolle in Ihrem Unternehmen nicht eingestellt wird, basierend auf den Ergebnissen einer Hintergrundüberprüfung. Oder es wird einem aktuellen Mitarbeiter mitgeteilt, dass seine Beschäftigung, sein Jobstatus oder seine Beförderung überprüft wird.

Es muss auch den Bewerber oder Mitarbeiter über sein Recht informieren, die Entscheidung anzufechten, sowie ihm die Möglichkeit geben, innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der nachteiligen Maßnahmenmitteilung eine Kopie seines Hintergrundüberprüfungsberichts zu erhalten. Um den Fair Credit Reporting Act einzuhalten, müssen Arbeitgeber auch alle sensiblen Dokumente im Zusammenhang mit der Hintergrundüberprüfung entsorgen, egal ob Papier- oder digitale Kopien.

Hintergrundüberprüfungssoftware

Hintergrundüberprüfungssoftware bietet Unternehmen eine Möglichkeit, den Screening-Prozess sowohl für Neueinstellungen als auch für Freiwillige zu rationalisieren, während sie auch hilft, die gesammelten Daten zu organisieren. Software in dieser Kategorie führt normalerweise berufliche, Kredithistorie-, Bildungs- und strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen durch, während einige auch Drogentests erleichtern.

* Unten sind die fünf führenden Hintergrundüberprüfungssoftwarelösungen aus dem G2 Summer 2020 Grid® Report. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet sein.

1. Paycom

Paycom ist ein vollständiges HR-System, das in einer Datenbank enthalten ist. Das bedeutet, dass die Technologie, die zur Einstellung neuer Mitarbeiter verwendet wird, dieselbe Technologie ist, die verwendet wird, um die Belegschaft des Unternehmens zu bezahlen, Vorschriften einzuhalten, Mitarbeiter zu schulen und mehr. Benutzer von Paycom haben den Vorteil, dass alle Arbeitskraftdaten der Organisation in einem einzigen System vorhanden sind, was redundante Dateneingaben und die Integration mehrerer Schnittstellen eliminiert.

Was Benutzer mögen:

„Ich liebe es, Zugang zu so vielen verschiedenen Berichten zu haben. Sie sind nicht immer leicht zu finden, aber sobald man es herausgefunden hat, gibt es praktisch einen Bericht für alles. Einen dedizierten Kundenservice-Vertreter zu haben, war auch schön. Es ist schön zu wissen, dass, wenn ich anrufe und Fragen habe oder verwirrt bin, ich eine Person habe, mit der ich sprechen kann. Es ist immer jemand im Team verfügbar, der zugewiesen ist, um bei allen Fragen zu helfen.“

- Paycom Review, Karey L.

Was Benutzer nicht mögen:

„Einige der Prozesse sind so gründlich, dass Teile bestimmter Aspekte mit Wiederholungen überlastet erscheinen. Es ist eine Einrichtung erforderlich für jedes neue Unternehmen, jede Person oder jedes Projekt, aber die Verbesserung der Zugänglichkeit, um neue Personen oder Aspekte an einem Punkt weiter unten im Flussweg hinzuzufügen, wäre eine schöne Ergänzung."

- Paycom Review, Megan D.

2. GoodHire

Benutzer von GoodHire erhalten einen einfachen End-to-End-Workflow für Hintergrundüberprüfungen, während sie auch über Funktionen verfügen, die HR-Profis dabei helfen, ihre Hintergrundüberprüfungen schnell, kostengünstig und auf eine Weise durchzuführen, die den Aufwand der Compliance minimiert.

Was Benutzer mögen:

„Wir können Goodhire problemlos in unseren Einstellungsprozess über unser ATS integrieren und die Ergebnisse kommen immer schnell zurück und sind sehr leicht zu lesen. Wenn etwas als rotes Flagge auftaucht, hat es ein automatisches System, um dem Kandidaten mehr Informationen zu geben, ohne dass Sie dazu aufgefordert werden, was hilft, diese unangenehmen Gespräche zu vermeiden.“

- GoodHire Review, Sara C.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es wäre schön, mehrere Berichte auf einmal herunterladen oder drucken zu können. Unser Unternehmen muss jährliche Berichte über Kraftfahrzeuge führen und die Berichte einzeln herunterladen und drucken zu müssen, ist ein bisschen lästig. Im großen Schema der Dinge ist dies im Vergleich zu allem, was GoodHire bietet, geringfügig.“

- GoodHire Review, Elizabeth C.

3. Checkr

Ob Ihr Unternehmen ein kleines Startup oder ein Unternehmen ist, Checkr bietet einfache, schnelle und konforme Hintergrundüberprüfungen. Benutzer von Checkr werden über fortschrittliche Hintergrundüberprüfungstechnologie sowie innovative Einstellungs- und Risikoprodukte verfügen, um Kunden dabei zu helfen, die Einstellung sicherer, effizienter und integrativer zu gestalten.

Was Benutzer mögen:

„Es ist äußerst hilfreich, ein Team zu haben, das von Anfang bis Ende als Unterstützung bereitsteht. Die Integration eines neuen Produkts in einen bestehenden Betrieb ist keine leichte Aufgabe, aber das Support-Team war fast die ganze Zeit für uns da. Jeder Stolperstein auf dem Weg wurde mit ungeteilter Aufmerksamkeit behandelt.“

- Checkr Review, Shayna Q.

Was Benutzer nicht mögen:

„Drogentests können langsam und nicht so transparent sein. Wir müssen oft Arbeiter in Tagen, nicht Wochen, verifizieren, und wenn es typischerweise einen Stolperstein gibt, dann bei Drogentests. Manchmal hatten wir Drogentests, die nie ein Ergebnis liefern, selbst wenn der Kandidat den Drogentest abgeschlossen hat. Ich würde auch gerne sehen, dass Checkr auf Kreisebene nachfasst, ansonsten hatten wir einige Überprüfungen, die einfach als offener Status stehen bleiben.“

- Checkr Review, Jennifer B.

4. VICTIG Screening Solutions

VICTIG Screening Solutions ist ein innovativer und weit integrierter Anbieter von Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds, Drogentests, Verifizierungen und I-9 für Personalbeschaffungs- und HR-Profis. Dieses Tool zeichnet sich durch Benutzerfreundlichkeit, FCRA-Compliance und schnelle Bearbeitungszeiten aus. Es ist auch von der Professional Background Screening Association akkreditiert.

Was Benutzer mögen:

„VICTIG's Hintergrundüberprüfungen kommen sehr schnell und genau zurück. Ihr Kundenservice ist hilfreich und steht immer zur Verfügung, um Fragen zu beantworten, wenn nötig. Sie haben großartige zusätzliche Produkte, um alle Screening-Anforderungen meines Unternehmens zu ergänzen.“

- VICTIG Screening Solutions Review, Amy H.

Was Benutzer nicht mögen:

„Eine Sache, die ich ändern würde - es wäre großartig, wenn VICTIG das erwartete Ergebnisdatum anzeigen würde. Das wäre äußerst hilfreich, damit ich meinen Kunden und Kandidaten ein genaueres erwartetes Startdatum mitteilen könnte.“

- VICTIG Screening Solutions Review, Tate J.

5. HireRight

HireRight ist ein Anbieter von On-Demand-Überprüfungen des beruflichen Hintergrunds, Drogentests, Form I-9 und Verifizierungen von Beschäftigung und Bildung. Sie spezialisieren sich darauf, Organisationen jeder Größe und an jedem Standort effizient bei der Implementierung, Nutzung und Verfeinerung ihrer Hintergrundüberprüfungsprogramme mit über 150 einzigartigen Hintergrundüberprüfungsdiensten zu unterstützen.

Was Benutzer mögen:

„HireRight ermöglicht es uns, einen Nominierten zu kontaktieren, um seine persönlichen Daten ohne Papierüberprüfungen zu vervollständigen und bereitzustellen. Ich finde es besonders nützlich für Vorbeschäftigungsinspektionen und Schulungsverifizierungen. Ich mag auch, dass HireRight eine Instant-Chat-Funktion hat, sodass wir, wenn wir Feedback benötigen, es sofort erhalten und mit der Umgebung Schritt halten können, was es unseren Kunden erleichtert, die Tests zu verfolgen.“

- HireRight Review, Sid P.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die Zeit, die es dauert, um Überprüfungen für internationale Kandidaten und Vorbeschäftigungs-Screenings abzuschließen, kann einige Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie einen Fehler im Bewerbungsformular des Kandidaten machen. Der Kundenservice-Support könnte schneller sein, aber ansonsten bin ich ziemlich zufrieden. Manchmal, wenn unsere Kandidaten ihre Informationen falsch eingeben, dauert es eine Weile, bis aktualisierte Tabellenkalkulationen erhalten werden, und es ist eine Geldverschwendung, weil der Kandidat ein falsches Formular ausgefüllt hat.“

- HireRight Review, Sylvanna B.

Je mehr Sie wissen!

Den richtigen Kandidaten für den Job zu finden, ist keine einfache Aufgabe, und eine Überprüfung des beruflichen Hintergrunds muss kein komplizierter Schritt im Einstellungsprozess sein. Mit der richtigen Software ist es einfach, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen, die Ihrem Unternehmen langfristig zugutekommen werden.

Nachdem der Kandidat die Überprüfung des beruflichen Hintergrunds bestanden hat, nutzen Sie diese drei Schulungs- und Entwicklungs-Ideen, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen.