Wie man eine Business Impact Analyse in 8 einfachen Schritten durchführt

Unternehmen operieren nicht ohne Risiken.

Aber es ist möglich, die zerstörerischen Konsequenzen mit angemessener Vorbereitung zu vermeiden.

Stakeholder müssen wachsam sein, um Geschäftsunterbrechungen zu überprüfen. Diese können von einer globalen Pandemie, die den Markt verändert, bis hin zu einer neuen Technologie reichen, die bestehende Produkte nutzlos macht, wie der Wechsel von DVDs zu Streaming-Diensten.

Die Durchführung einer Business Impact Analysis (BIA), auch Geschäftsfolgenabschätzung genannt, bereitet Organisationen auf Worst-Case-Szenarien vor.

Viele Unternehmen nutzen Software für das Business Continuity Management, um potenzielle Betriebsunterbrechungen zu identifizieren und anzugehen.

BIA befasst sich auch mit dem Zeitpunkt einer Unterbrechung. Wenn beispielsweise Ihre E-Commerce-Website direkt vor dem Black Friday gehackt wird, wird der Verlust viel höher sein, als wenn es eine Woche vor Thanksgiving passiert.

Daher rüstet BIA Unternehmen mit den notwendigen Werkzeugen aus, um potenzielle Unterbrechungen zu überstehen und ermöglicht es ihnen, Ressourcen basierend auf dem potenziellen Einfluss zuzuweisen.

Was ist der Zweck der Business Impact Analysis?

BIA ist ein fortlaufender Prozess, der betriebliche Resilienz und Kontinuität während und nach einer Geschäftsunterbrechung garantiert. Sie sagt voraus, wie eine Katastrophe eintreten wird und identifiziert die möglichen Konsequenzen. BIA quantifiziert die Auswirkungen von Unterbrechungen in Form von Risikomanagement-Elementen wie maximal tolerierbare Ausfallzeit (MTD), Wiederherstellungszeitziele (RTOs), und Wiederherstellungspunktziele (RPOs).

MTD ist die maximale Dauer, die Ihr Unternehmen ohne irreparable Verluste ausfallen kann. RTO ist, wie lange Sie die Unterbrechung nach Berücksichtigung aller Funktionen und Abhängigkeiten bewältigen können. RPOs geben den maximalen Datenverlust an, den Ihr Unternehmen ertragen kann. Je schwieriger es ist, Daten wiederherzustellen, desto kürzer sollte das RPO sein.

Mit einem Wort, das Ergebnis der BIA befasst sich mit der Priorisierung der Geschäftsprozesse, die die Ordnung der Abläufe so schnell wie möglich wiederherstellen. Die Identifizierung von MTD, RTO und RPO ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen genau dort zuzuweisen, wo sie benötigt werden.

Die Business Impact Analysis basiert auf zwei Annahmen. Erstens hängt jede Geschäftskomponente von der betrieblichen Kontinuität anderer Komponenten ab. Und zweitens sind einige Komponenten für die organisatorische Effizienz wichtiger als andere und erfordern während Turbulenzen mehr Ressourcen.

Business Impact Analysis vs. Risikoanalyse

Obwohl beide Geschäftsrisiken analysieren und bewerten, gibt es einen kleinen Unterschied zwischen BIA und Risikoanalyse.

Risikoanalyse bewertet interne und externe Faktoren, um die Wahrscheinlichkeit potenzieller Geschäftsrisiken zu berechnen. Sie konzentriert sich auf die Entwicklung von Maßnahmen und Strategien zur Reduzierung des Auftretens potenzieller Katastrophen.

Andererseits konzentriert sich die Business Impact Analysis darauf, wann ein störendes Ereignis eintreten könnte und wie lange ein Unternehmen die Auswirkungen ertragen kann. Sie identifiziert Ressourcenabhängigkeiten und bietet Lösungen für die Geschäftskontinuität, indem sie das Überleben und die Erholung von Katastrophen sicherstellt.

Elemente der Business Impact Analysis

Bevor Sie eine BIA durchführen, müssen Sie wissen, was es braucht, um Ihre Bemühungen erfolgreich umzusetzen.

Fünf Elemente bilden eine Business Impact Analysis.

• Managementunterstützung sorgt für klare Kommunikation von oben nach unten. Alle Abteilungen wieder zum Laufen zu bringen, ist viel einfacher mit Unterstützung von Führungskräften und leitenden Angestellten.
• Prozesse und Entscheidungen, die einem Unternehmen immensen Schaden zufügen, wenn sie nicht durchgeführt werden, müssen als Teil der BIA identifiziert werden. Verwenden Sie Entscheidungsmanagement-Plattformen, um analytische Kompetenz zu erlangen und zu verstehen, wie man Abläufe besser priorisiert.
• BIA-Tools umfassen Fragebögen, Interviews, Datenflussdiagramme, Organisationsstrukturen und Software für die Geschäftskontinuität.
• Ressourcen und Personal werden benötigt, um jede kritische Geschäftsaufgabe auszuführen. Es ist auch wichtig, interne und externe Abhängigkeiten zu überprüfen.
• BIA-Ergebnisse müssen mit Abteilungsleitern geteilt werden, um die Genauigkeit zu bestätigen. Sobald das obere Management diese Informationen bestätigt und genehmigt, entwickelt die Führung robuste Wiederherstellungsstrategien.

Was sind die Schritte der Business Impact Analysis?

Der Prozess der Business Impact Analysis variiert je nach Unternehmen, Prozess und Anforderung. Hier ist jedoch eine allgemeine Richtlinie zur Durchführung der BIA.

1. Ziele, Ziele und Umfang definieren

Unternehmen müssen sich über ihre Gründe für die Durchführung einer Impact-Analyse im Klaren sein. Betrachten Sie es wie jedes andere Projekt, das Planung und Ressourcenzuweisung erfordert.

Die Erstellung eines gut definierten Plans hilft dabei, herauszufinden, welche Stakeholder notwendig sind, sowie den Umfang und die Ziele der Risikoanalyse zu bestimmen. Dies ist auch ein ausgezeichneter Zeitpunkt, um die Genehmigung des Managements einzuholen, um den reibungslosen Ablauf in Zukunft zu gewährleisten.

2. Ein Team zusammenstellen

Sobald Sie die Ziele und den Umfang des Projekts festgelegt haben, ist es an der Zeit, das Traumteam zusammenzustellen. Die Personen, die mit Ihnen arbeiten, sollten erfahren genug sein, um die Verantwortlichkeiten Ihres BIA-Prozesses zu übernehmen.

Falls Ihr Unternehmen nicht über die richtigen Personen verfügt, sollten Sie in Betracht ziehen, diese Arbeit auszulagern, um ein Team mit den richtigen Fähigkeiten zu finden.

3. Geschäftsprozesse priorisieren

Mit Ihren Zielen und Ihrem Team an Ort und Stelle ist der nächste Schritt, Geschäftsprozesse auszuwählen und zu priorisieren. Identifizieren Sie Abteilungen, die wesentliche und risikoreiche Funktionen ausführen, ohne die Ihr Unternehmen nicht überleben kann.

4. Daten durch Fragebögen sammeln

Ein Fragebogen ist ein Standard-BIA-Tool zur Informationssammlung von wichtigen Stakeholdern. Er sorgt für Konsistenz und schafft einen klaren Konsens für Ihre Aktionspunkte. Sie können auch Informationen durch Interviews sammeln.

5. Gesammelte Daten überprüfen

Sobald die Ergebnisse des Fragebogens vorliegen, dokumentieren und überprüfen Sie die gesammelten Daten, bevor Sie sie analysieren. Sie können dies manuell oder durch ein automatisiertes System tun, je nachdem, was für Ihr Team effizienter ist.

Ihre Aufgabe hier ist es, die häufigsten Antworten und Muster zu identifizieren, um eine priorisierte Liste von Prozessen zu erstellen und anschließend die Ressourcen zu finden, um deren optimales Niveau aufrechtzuerhalten. Bewerten Sie die tatsächlichen Problembereiche und legen Sie einen Wiederherstellungszeitrahmen fest.

6. Einen BIA-Bericht erstellen

Sie müssen einen BIA-Bericht erstellen, um Ihre Ergebnisse aus dem Fragebogen mit dem oberen Management zu kommunizieren. Der BIA-Bericht ermöglicht es der Führung, datenbasierte Wiederherstellungsstrategien zu entwickeln.

7. Wiederherstellungs- und Kontinuitätspläne entwickeln

In diesem Stadium haben Sie die notwendigen Eingaben aus allen Abteilungen gesehen und die Ergebnisse durch den BIA-Bericht analysiert. Der nächste Schritt ist, den BIA-Bericht zu nutzen, um einen Prozesswiederherstellungs- und Geschäftskontinuitätsplan zu entwickeln.

Ihr Plan sollte wichtige Punkte wie die Delegation von Verantwortlichkeiten während des Wiederherstellungsprozesses, die Bestimmung der Kommunikationskanäle, die Zuweisung von Ressourcen und die Durchführung von Mitarbeiterschulungen und Audits zur Messung der Effektivität umfassen.

8. Bei Bedarf anpassen

Im Laufe der Zeit, wenn Ihr Unternehmen neue Prozesse einführt, werden sich die Ergebnisse Ihrer BIA zwangsläufig ändern. Unbekannte Risiken können auftreten, während ältere abgeschwächt werden. Daher ist es entscheidend, Ihren Business Impact Analysis-Bericht zu verfolgen und zu überprüfen. Nehmen Sie regelmäßig Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass der Geschäftsablauf optimal ist.

Vorlage für die Business Impact Analysis

Die Vorlage für eine Business Impact Analysis hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab, aber dieser Überblick beschreibt die Standardkomponenten.

Erkennen der Prozesskritikalität

Wenn Sie mit Ihrer Business Impact Analysis beginnen, studieren Sie Ihre Prozesse und erkennen Sie die wesentlichen, kritischen Systeme.

Erkennen der Auswirkungen von Ausfällen

Verstehen Sie, welche Kategorien am anfälligsten für die Auswirkungen von Unterbrechungen sind, und finden Sie heraus, wie schwerwiegend die Auswirkungen sein könnten. Kosten sind ein häufiges Beispiel für eine Wirkungskategorie.

Beispiel für die Aufschlüsselung des Wirkungswerts

• Schwerwiegend: Schaden bis zu 1 Million Dollar
• Moderat: Geldstrafen, Bußgelder und Verbindlichkeiten bis zu 550.000 Dollar
• Minimal: Schaden unter 75.000 Dollar

Schätzung der Ausfallzeit

Unternehmen müssen die Ausfallzeit bewerten, die aufgrund eines turbulenten Ereignisses auftreten könnte. Dazu gehört die Berechnung der MTD, RTO und RPO für Geschäftsprozesse.

Hinweis: Verwenden Sie spezifische Zeitrahmen als Eingabewerte.

Auflistung der Ressourcenanforderungen

Listen Sie die Ressourcen auf, die benötigt werden, um die oben identifizierten Prozesse auszuführen. Diese Ressourcen umfassen Hardware, Software und Datendateien.

Festlegung von Wiederherstellungsprioritäten

Diese Tabelle ordnet die Wiederherstellung von Ressourcen und prognostiziert die erwartete Wiederbeschaffungszeit nach einem Worst-Case-Szenario.

Vorteile der Business Impact Analysis

Die Durchführung einer Business Impact Analysis führt zu einer erfolgreichen Bewertung aller potenziellen Bedrohungen, auf die Ihr Unternehmen vorbereitet sein sollte. BIA bringt auch viele andere Vorteile für Ihr Unternehmen, wie zum Beispiel:

• Klarheit über die Planung der Geschäftskontinuität schaffen. BIA legt den Grundstein für einen Kontinuitätsplan, indem sichergestellt wird, dass Ressourcen vorhanden sind, um die Auswirkungen von Katastrophen zu reduzieren. Unternehmen können proaktiv Strategien entwickeln und Mittel zuweisen, indem sie die betrieblichen und finanziellen Konsequenzen einer Katastrophe genau bestimmen.
• Vorausschauende Ergebnisse liefern. Die Werkzeuge der BIA bieten die Einsicht, Vorhersagen über potenzielle Risiken zu treffen und den reibungslosen Betrieb inmitten einer Krise zu unterstützen.
• Einen skalierbaren Einfluss haben. Unternehmen, die regelmäßig eine Impact-Analyse durchführen, lernen aus vergangenen Erfahrungen. Infolgedessen hat BIA eine hohe Skalierbarkeit und Rentabilität auf lange Sicht.
• Problemzonen und Ausfälle erkennen. Von der Risikobewertung bis zur Erstellung von Wiederherstellungsplänen kann die Impact-Analyse viel für ein Unternehmen tun. Indem Probleme und mögliche Verluste erkannt werden, bevor sie auftreten, leitet BIA die Stakeholder in die richtige Richtung und begrenzt den Schaden durch Katastrophen.
• Verpflichtungen identifizieren. Viele Unternehmen verstehen ihre rechtlichen, vertraglichen und regulatorischen Verpflichtungen nicht vollständig. BIA stellt sicher, dass Sie Verpflichtungen erkennen und ethisch von Katastrophen erholen.

Herausforderungen der Business Impact Analysis

Die Auswirkungen eines potenziellen Verlusts sollten gemessen werden, um die Art des erforderlichen Katastrophenwiederherstellungsplans zu bestimmen, aber es ist nicht immer ein geradliniger Prozess. Einige häufige Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Durchführung einer Impact-Analyse begegnen, sind:

• Zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Datenerfassung für die BIA durch Interviews und Fragebögen kann zeitaufwändig sein. Für viele Unternehmen passt es möglicherweise nicht zu ihren Prioritäten. Außerdem muss der Prozess häufig überprüft werden, um langfristige Vorteile zu erzielen.
• Wechsel des Prozessbesitzes. Jeder Wechsel des Prozesses oder des Geschäftsbesitzes führt zu Verzögerungen in der Impact-Analyse. Es verschiebt die Geschäftsprioritäten und führt zu einem Mangel an Initiative für bestehende Methoden.
• Mit externen Faktoren auf dem Laufenden bleiben. Viele interne und externe Faktoren verursachen Geschäftsanfälligkeiten. Da Unternehmen externe Faktoren nicht kontrollieren können, erfordert das Schritt halten mit diesen Änderungen mehrere Ansätze für mehrere Systeme und Projekte.
• Mit unmotiviertem Management feilschen. Die Planung der Geschäftskontinuität kann nur mit der Unterstützung des oberen Managements und der Führung erfolgen. Wenn sie unmotiviert oder nicht in den Prozess involviert sind, wird der BIA-Plan keine solide Umsetzung haben.
• Widerstand gegen organisatorische Veränderungen. Wenn ein System lange Zeit in Betrieb ist, ist es natürlich, dass Stakeholder trotz Ineffizienzen Änderungen widerstehen. Nicht jeder wird bereit sein, neue Systeme und Prozesse zu lernen.

Best Practices für die Business Impact Analysis

BIA ist ein wertvolles Werkzeug zur Bewältigung von Unterbrechungen und zur Verwaltung von Ausfallzeiten durch Katastrophenwiederherstellungsstrategien, wenn es korrekt ausgeführt wird. Einige der besten Praktiken, die zu beachten sind, sind einfach, aber effektiv.

• Glauben Sie an den Prozess. BIA kann nicht überstürzt werden. Nehmen Sie sich Zeit, um die verschiedenen Prozesse zu verstehen, Interviews zu führen und ein erreichbares Abschlussdatum festzulegen.
• Dokumentieren Sie alles. Zeichnen Sie alles für zukünftige Referenzen auf, sei es die Datenerfassung durch Interviews oder jegliche Eingaben von Prozessverantwortlichen. Ihr BIA-Bericht sollte jedes Detail enthalten, das Sie finden, um es den Stakeholdern zu präsentieren.
• Denken Sie über Finanzen hinaus. Während sich die BIA auf die finanziellen Auswirkungen von Unterbrechungen konzentriert, müssen Sie auch andere Faktoren berücksichtigen. Der Verlust von Kundenzufriedenheit, Mitarbeitermoral und Unternehmensreputation schadet allen Abläufen.
• Überprüfen Sie den BIA-Bericht erneut. Unternehmen operieren in einer dynamischen Umgebung, was bedeutet, dass sich die Intensität der Unterbrechung im Laufe der Zeit ebenfalls ändern wird. Daher müssen Sie regelmäßig zu Ihrem BIA-Bericht zurückkehren, um ihn zu aktualisieren.
• Vertrauen Sie auf Ziele statt auf Meinungen. Wenn Sie die wesentlichen Funktionen oder Abteilungen eines Unternehmens identifizieren, müssen Sie ein Kriterium festlegen, dem Sie folgen. Einfach den Meinungen des Managements nachzugeben, kann unzureichend sein, da sie möglicherweise nicht immer eine unvoreingenommene Sicht auf die Abläufe haben.

Bauen Sie Resilienz auf; die Ergebnisse werden folgen.

Wenn große Nationen fallen und sich erholen können, kann Ihr Unternehmen das auch. Die Business Impact Analysis befähigt Unternehmen, sich auf mögliche Katastrophen vorzubereiten und deren Schaden für den täglichen Betrieb zu mindern.

Eine gründliche BIA klärt Unternehmen darüber auf, mit welchen Risiken sie am wahrscheinlichsten konfrontiert werden, was zu einer gezielten Ressourcenzuweisung und Planung führt. Durch die Durchführung einer eingehenden BIA lernen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf Daten von Prozessexperten basieren, und verbessern ihre Chancen auf eine schnelle Erholung.

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