Wie man in weniger als 5 Minuten eine geschäftliche E-Mail erstellt

Welche E-Mail würden Sie eher öffnen und beantworten? Ist es die von bond007@gmail.com oder bond@jamesbond.com gesendete? Meine Vermutung, und wahrscheinlich auch Ihre, ist die letztere. Unternehmen und Einzelpersonen mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse werden nicht nur als offizieller wahrgenommen, sondern genießen auch einen höheren Ruf und Markenwert. Alle erfolgreichen Unternehmen haben eine geschäftliche E-Mail. Professionelle E-Mails sind der primäre Weg, um mit Kunden, Anbietern und externen Partnern in Kontakt zu treten. Während der Prozess entmutigend und kompliziert erscheinen kann (wie alles mit Technologie), helfen E-Mail-Management-Tools, ihn einfach einzurichten. Was ist eine geschäftliche E-Mail? Eine geschäftliche E-Mail ist eine professionelle E-Mail-Adresse, die einem benutzerdefinierten Domainnamen eines Unternehmens gewidmet ist. Sie unterscheidet sich von generischen E-Mail-Adressen, da sie den Firmennamen anstelle einer regulären Gmail- oder Yahoo-Adresse enthält. Jeder kann generische E-Mail-Adressen erstellen, aber geschäftliche E-Mails können nur von Mitarbeitern und Führungskräften einer bestimmten Organisation verwendet werden. Warum sollten Sie eine geschäftliche E-Mail haben? Eine professionelle geschäftliche E-Mail sieht nicht nur „offiziell“ aus. In den meisten Fällen ist eine benutzerdefinierte geschäftliche E-Mail-Adresse leicht zu merken, da sie normalerweise eine Kombination aus dem Vor- und Nachnamen des Absenders zusammen mit dem Domainnamen des Unternehmens enthält. Sie unterscheidet sich von einer persönlichen E-Mail, da sie an eine Organisation gebunden ist. Zum Beispiel ist meine geschäftliche E-Mail – und ich vertraue Ihnen hier – asanghavi@g2.com, weil G2 mein Arbeitsplatz ist. Wenn jemand eine E-Mail von dieser professionellen Adresse erhält, hilft es mir, die Legitimität des Absenders beim Empfänger aufzubauen. Indem sie einen Domainnamen in ihre E-Mail aufnehmen, können Absender ihr Geschäft zusammen mit ihrer persönlichen Marke fördern und vermarkten, um Aufmerksamkeit zu erlangen und die Antwortraten zu erhöhen. Oft sind geschäftliche E-Mails ein Unterscheidungsmerkmal dafür, inwieweit Kunden und andere Interessengruppen Sie und Ihre Nachricht ernst nehmen. Vorteile einer geschäftlichen E-Mail Wir leben in einer Welt mit Dutzenden von kostenlosen E-Mail-Diensten. Unternehmen, die nicht in eine angepasste E-Mail-Adresse investieren, erleben jedoch oft Rückschläge, die auf lange Sicht den Umsatz und die E-Mail-Marketing-Kanäle beeinträchtigen können. 1. Reflektiert die Bedeutung und das Management des Unternehmens Marken bekommen selten eine zweite Chance für den ersten Eindruck. Die Verbindung mit neuen Kontakten und potenziellen Käufern per E-Mail ist der häufigste Weg, um Kundeninteraktionen durchzuführen. Aber das Management von Kundenbeziehungen geht über den eigentlichen Inhalt der E-Mail hinaus. Das Verknüpfen einer Unternehmensdomain mit einer E-Mail-Adresse zeigt Professionalität in der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen die Geschäftskommunikation über Kanäle hinweg durchführt. 2. Baut Vertrauen und Autorität auf Geschäftliche E-Mails stärken das Vertrauen der Kunden und zeigen Branchenkenntnisse und Fachwissen. Ein Unternehmen mit einem direkt an die E-Mail-Adresse angehängten Firmendomainnamen ist für Interessenten und andere Mitarbeiter leichter zu finden. Darüber hinaus treiben geschäftliche E-Mail-Konten mehr Traffic auf Websites und sind ein effektives Marketinginstrument. 3. Schützt Geschäftsdaten Datensicherheit ist ein wachsendes Anliegen für Unternehmen. Öffentliche E-Mail-Domains sind anfälliger für Hacking, erhöhte Cyber-Schwachstellen und Datenschutzprobleme. Der Besitz und die Arbeit innerhalb einer gehosteten Domain mindert Informationsverletzungen und gewährleistet eine ordnungsgemäße E-Mail-Speicherung und compliance-freundliches E-Mail-Verhalten. Unabhängig von der Art der verwendeten E-Mail-Daten müssen sich Organisationen der staatlichen Vorschriften und Gesetze in Bezug auf ihre E-Mail-Domains für Geschäftszwecke bewusst sein. 4. Verhindert Spam-Zielscheiben Als kostenlos für Unternehmen beworbene E-Mail-Dienste sind anfällig für Spammer und Malware. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass der kostenlose geschäftliche E-Mail-Dienst eine hohe Wahrscheinlichkeit hat, als Spam gefiltert zu werden, was bedeutet, dass Ihre Empfänger Ihre Nachricht möglicherweise nie sehen. Das Erstellen einer geschäftlichen E-Mail-Adresse mit einem etablierten Host reduziert die Wahrscheinlichkeit, von Spam-Filtern ins Visier genommen zu werden, um die E-Mail-Zustellbarkeit zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig für E-Mails wie Kaltakquise-E-Mails, Newsletter, Marketingkampagnen und kundenorientierte Informationen. 5. Bessere Backup-Maßnahmen Seien wir ehrlich, der Verlust von E-Mails oder relevanten Anhängen ist eine große Angst in der Geschäftskommunikation. Stellen Sie sich nun vor, das passiert ohne jegliche Warnung und ohne Backups. Ich weiß, tief durchatmen – wir tun nur so. Remote-Hosting-Dienste werden oft abgeschaltet, gehackt oder hören einfach auf, Ihre E-Mail-Bedürfnisse zu erfüllen. Häufig lässt dies Unternehmen und Mitarbeiter hektisch nach ihren Daten suchen und diese sichern. Unternehmen können dies vermeiden, indem sie geschäftliche E-Mail-Adressen verwenden, da die Domain und die Daten entweder intern oder über einen Drittanbieterdienst gehostet werden, der durch eine Service Level Agreement (SLA) rechtlich gebunden ist. Die Unternehmen und Anbieter haben immer Backups, wenn nicht andere Notfallpläne, um sicherzustellen, dass die Daten im Falle unvorhergesehener Umstände zugänglich und sicher bleiben. Wie erstellt man ein geschäftliches E-Mail-Konto? Heben Sie die Hand, wenn Sie das Wort kostenlos lieben. Schuldig. 🙋🏻‍♀️ Während jeder gerne eine kostenlose geschäftliche E-Mail hätte, versuchen wir, den Unterschied zwischen einer kostenlosen geschäftlichen E-Mail-Adresse und der eigenen Domain eines Unternehmens zu verstehen. Kostenlose Domainnamen sind kostengünstig, gelten jedoch nicht als geschäftliche E-Mail-Konten. Dazu gehören E-Mail-Adressen wie jbond@freeserviceprovider.com. Verstehen Sie mich nicht falsch, geschäftliche E-Mails sind nicht teuer und überschreiten selten mehr als 20 $ pro Monat, selbst mit Enterprise-Preismodellen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie die Webhosting-Plattform bezahlen, die es Ihnen ermöglicht, Domains wie den Namen Ihrer Organisation anzupassen. Angepasste Domains gelten als professioneller und einprägsamer. Dazu gehören E-Mail-Adressen wie jbond@jamesbond.com. Jetzt, da wir das geklärt haben, lassen Sie uns Ihr geschäftliches E-Mail-Konto erstellen. Kaufen Sie einen Domainnamen für das E-Mail-Hosting Der Erwerb eines Domainnamens ist der erste Schritt. Die meisten Unternehmen haben bereits eine Domain für ihre Website. Wenn nicht, sollten Sie dies in dieser Zeit definitiv in Betracht ziehen. Ein Domainname ist typischerweise das, was das generische „gmail.com“ oder „yahoo.com“ am Ende einer E-Mail-Adresse ersetzt. Der Domain-Markt ist wettbewerbsfähig, und Unternehmen können oft auf bevorzugte Namen verzichten. Die beliebtesten Domain-Erstellungsseiten sind Microsoft 365, Google Domains, Bluehost und Squarespace. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto Sobald Sie eine Domain haben, ist der nächste Schritt, das eigentliche E-Mail-Konto einzurichten. Zwei der bekanntesten E-Mail-Hosting-Anbieter für benutzerdefinierte E-Mail-Adressen sind Microsoft Office 365 und Googles G Suite. Einrichten einer geschäftlichen E-Mail mit Microsoft 365 Microsoft Outlook, das E-Mail-Tool von Microsoft 365, ist einer der besten Anbieter von geschäftlichen E-Mail-Diensten auf dem Markt. Seine Pläne sind bekannt für ihren hohen Speicherplatz, großzügige Anhangsgrenzen und die einfache Integration mit der Microsoft-Produktivitätssuite. Die Verwendung von Outlook zur Erstellung eines geschäftlichen E-Mail-Kontos ist sehr einfach. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Prozess. Wählen Sie einen Microsoft 365-E-Mail-Plan aus Navigieren Sie entweder zur Website von Microsoft 365 oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt kaufen“, um einen Plan zu finden, der Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht. Richten Sie Ihr Konto ein, indem Sie den Anweisungen folgen, wie z. B. bevorzugte Anmeldemethode, Geschäftsdaten und Zahlungsinformationen. Microsoft 365 hat derzeit drei Pläne zur Auswahl: Microsoft 365 Business Basic - 6 $ pro Benutzer/Monat Microsoft 365 Apps for Business - 8,25 $ pro Benutzer/Monat Microsoft 365 Business Standard - 12,50 $ pro Benutzer/Monat Alle drei Preispläne beinhalten eine einmonatige kostenlose Testversion. Verbinden oder kaufen Sie eine Domain Wenn Sie bereits eine Domain gekauft haben, richten Sie Ihre E-Mail in Outlook ein, indem Sie „Verwenden Sie einen Domainnamen, den Sie bereits besitzen“ auswählen. Sie müssen die Eigentümerschaft Ihrer Domain verifizieren – mehr dazu in einer Minute. Sie können auch eine Domain kaufen, wenn Sie keine von Microsoft oder alternativen Dienstanbietern haben. Verifizieren Sie die Domain Um eine Microsoft-Geschäfts-E-Mail zu verwenden, müssen Sie Ihre Domain verifizieren, indem Sie deren Domain Name System (DNS)-Einstellungen hinzufügen. Obwohl es verwirrend klingt, ist es ein relativ einfacher Prozess. Finden Sie den Namen des Registrars, den Sie beim Kauf Ihrer Domain verwendet haben. Je nachdem, wo Sie die Domain gekauft haben, finden Sie Ihre DNS-Sicherheitseinstellungen. Kopieren Sie die Textwerte, die allgemein als TXT bekannt sind, von Microsoft in Ihre Domain, um die beiden abzugleichen. Klicken Sie auf „Ich habe den TXT-Eintrag hinzugefügt“, nachdem Sie die DNS-Einstellungen aktualisiert haben. Warten Sie bis zu 10 Minuten, während Microsoft die Einträge aktualisiert und die bereitgestellten Informationen verifiziert. Richten Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein Geben Sie Ihre gewünschte E-Mail-Adresse und Ihren verifizierten Domainnamen mit dem Passwort ein, um Ihre Outlook-Geschäfts-E-Mail zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine professionelle E-Mail-ID wählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“, wenn Sie fertig sind. Kauf abschließen Woohoo, Sie haben es geschafft! Nach der Domain-Verifizierung und der Erstellung der E-Mail-Adresse fragt Microsoft, wie viele Benutzerplätze Sie kaufen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die benutzerspezifischen Details in Ihrem gekauften Plan überprüft haben, bevor Sie zum Abrechnungsbereich übergehen. Sobald Sie Ihre Zahlungsinformationen eingegeben haben, sind Sie bereit, Ihre brandneue geschäftliche E-Mail mit Outlook zu verwenden. Einrichten einer geschäftlichen E-Mail mit Google G Suite Ein weiterer führender E-Mail-Dienstanbieter, Google G Suite, ist eine Office-Suite-Software, die Teil des Google Workspace ist. Sie können auch professionelle geschäftliche E-Mails mit Gmail-Konten erstellen, wenn Ihr Unternehmen auf die G Suite-Apps zugreifen und diese integrieren möchte, für 6 $ monatlich pro Benutzer. Optimieren Sie Ihre E-Mail Jetzt, da Sie eine professionelle E-Mail-Adresse haben, ist es Zeit, sie aufzupeppen. Beginnen Sie damit, ein Profilbild hinzuzufügen, vorzugsweise ein professionelles Porträt. Vergessen Sie nicht, eine E-Mail-Signatur mit Ihrem Namen und Ihrer Bezeichnung hinzuzufügen. Wenn zutreffend, richten Sie die E-Mail-Weiterleitung für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter ein, um sicherzustellen, dass Kunden mit dem richtigen Ansprechpartner in Kontakt treten können. Zum Beispiel kann info@acorncrafts.com einem Informationszentrum zugeordnet werden, während customerservice@acorncrafts.com die E-Mail-Adresse für die Weiterleitung von Anfragen an die Kundenbetreuungsabteilung sein kann. Erweitern Sie Ihre Online-Marke Eine geschäftliche E-Mail verbessert das Online-Markenbewusstsein und baut Vertrauen und Authentizität auf. Benutzerdefinierte und professionelle E-Mail-Adressen stellen sicher, dass sich jeder an Ihre Marke erinnert und Ihr Unternehmen ernst nimmt. Passen Sie Ihre E-Mails an die moderne Geschäftswelt an E-Mails sind immer noch der primäre Kommunikationsmodus zwischen Unternehmen und Interessengruppen. Wie Sie sich im Posteingang des Empfängers präsentieren, kann oft mehr aussagen als Ihre Worte. Das Einrichten professioneller geschäftlicher E-Mails ist eine schnelle und äußerst effektive Möglichkeit, stärkere erste Eindrücke zu hinterlassen und bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Haben Sie bereits eine geschäftliche E-Mail-Adresse? Erfahren Sie mehr über den gesamten Prozess des Kundenkommunikationsmanagements, um Ihre Geschäftsnachrichtenpraktiken zu verbessern.