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Was ist Office-Suite-Software?
Office-Suiten sind seit vielen Jahren ein unverzichtbares Produkt für Unternehmen jeder Größe. Die drei häufigsten Komponenten einer Office-Suite umfassen Dokumentenerstellungssoftware, Tabellenkalkulationssoftware und Präsentationssoftware. Während diese drei Produkte das Herzstück einer typischen Office-Suite bilden, gibt es oft auch zusätzliche Produkte innerhalb einer Suite. Weitere häufige Ergänzungen sind E-Mail-Software, Software für interne Kommunikation und Cloud-Content-Kollaborationssoftware. Unternehmen müssen bewerten, welche Werkzeuge sie für ihr Geschäft benötigen, um die ideale Office-Suite-Software zu erwerben.
Unternehmen sollten auch die verschiedenen Preismodelle in Betracht ziehen, die mit Office-Suite-Software verbunden sind. Zum Beispiel bieten viele Anbieter von Office-Suiten jetzt Abonnementmodelle an. Ein Abonnementmodell ist ein Geschäftsmodell, das es Kunden ermöglicht, einen wiederkehrenden Preis für unbegrenzten Zugang zu einer Suite zu zahlen. Der wiederkehrende Preis wird entweder über einen bestimmten Zeitraum oder auf unbestimmte Zeit gezahlt. Dies ist ideal für Unternehmen, die es vorziehen, ihre Software in kleinen Raten zu bezahlen, anstatt die gesamte Software sofort zu kaufen, was eine weitere Option ist. Unternehmen sollten beachten, dass die meisten Office-Suiten keine Auswahl einzelner Produkte erlauben. Mit anderen Worten, in den meisten Fällen bleibt das, was mit der Suite kommt, auch bei der Suite. Unternehmen, die nur bestimmte Werkzeuge benötigen, müssen möglicherweise spezielle Preisvereinbarungen mit dem Anbieter treffen.
Viele Suiten sind Open-Source oder kostenlos herunterzuladen. Open-Source-Office-Suiten sind ideal für Unternehmen mit einem knappen Budget. In der Regel enthalten Open-Source-Lösungen immer noch die Hauptkomponenten einer Office-Suite und sind oft mit anderen Office-Suite-Lösungen kompatibel. Während sie mit anderen Office-Suiten kompatibel sind, konvertieren Open-Source-Produkte Dokumente möglicherweise nicht immer auf dem gleichen Niveau wie kostenpflichtige Office-Suite-Lösungen. Unternehmen, die verschiedene Dateitypen konvertieren, sollten dies berücksichtigen, bevor sie eine kostenlose Open-Source-Lösung implementieren.
Wichtige Vorteile von Office-Suite-Software
- Erstellen Sie textbasierte Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen
- Konvertieren Sie mehrere Dateiformate
- Arbeiten Sie an Dokumenten organisationsübergreifend zusammen
Warum Office-Suite-Software verwenden?
Office-Suite-Software ist eine grundlegende Lösung für viele Unternehmen und hilft, die Produktivität im Büro und die Dokumentenerstellung zu fördern. Von Produktdemos bis zur Inhaltserstellung ist Office-Suite-Software ein unverzichtbares Werkzeug für fast jede Branche.
Produktivität — Office-Suiten helfen allen Fachleuten, Inhalte zu produzieren. Ein großer Vorteil von Office-Suite-Software ist die Anzahl der Dinge, die ein Benutzer innerhalb eines einzigen Suite-Produkts erreichen kann. Zum Beispiel hat Tabellenkalkulationssoftware, eine der drei Hauptkomponenten, Tausende von Anwendungsfällen. Ein Buchhaltungsteam kann eine Tabelle verwenden, um die täglichen Finanzen eines Unternehmens zu verfolgen, während ein Forscher Tabellenkalkulationssoftware verwenden kann, um Pivot-Tabellen zu erstellen, um Daten zu vergleichen. Office-Suiten helfen jeder Abteilung in einem Unternehmen, produktiver zu sein.
Zusammenarbeit — Neben der Steigerung der Produktivität fördern Office-Suiten die Zusammenarbeit, sowohl innerhalb eines Teams als auch abteilungsübergreifend. Viele Office-Suiten bieten Kollaborationsfunktionen, die es mehreren Benutzern ermöglichen, Dokumente gleichzeitig zu erstellen und zu bearbeiten. Darüber hinaus können Benutzer, wenn eine einzige Office-Suite-Plattform in einem Unternehmen integriert ist, Dokumente problemlos mit anderen teilen. Die Fähigkeit, nahtlos an Arbeiten zusammenzuarbeiten, erhöht die Produktivität in den Abteilungen.
Wer verwendet Office-Suite-Software?
Office-Suiten sind ein fester Bestandteil des Büros, sodass praktisch jeder Fachmann von der Nutzung dieser Software profitiert. Während einige Benutzer von einem bestimmten Produkt innerhalb einer Plattform mehr profitieren als von einem anderen, machen die Vielzahl von Anwendungsfällen Office-Suiten für alle attraktiv. Buchhalter, Inhaltsersteller und Vertriebsteams profitieren jedoch in der Regel am meisten von Office-Suiten.
Buchhalter — Buchhalter verwenden täglich Tabellenkalkulationssoftware, um die Finanzen eines Unternehmens zu verwalten. Tabellen sind ideal, um Finanzen zu verfolgen und zu berechnen, und bieten oft Funktionen und Erweiterungsoptionen, um den Arbeitsablauf des Buchhalters zu verbessern. Buchhalter können auch Dokumentenerstellungssoftware verwenden, um Spesenabrechnungen zu erstellen, um ihre Ergebnisse an andere Abteilungen zu übermitteln.
Inhaltsersteller — Dokumentenerstellungssoftware kommt textbasierten Inhaltserstellern zugute. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit in Teams für die Inhaltsbearbeitung und das Korrekturlesen, was die Inhaltserstellung effizienter und kollaborativer macht. Über die Dokumentenerstellung hinaus könnten Inhaltsersteller auch Tabellenkalkulationssoftware verwenden, um Inhaltsideen zu organisieren und Daten zu einem Inhaltstück zu sammeln.
Vertrieb — Präsentationssoftware wird häufig von Vertriebsteams verwendet, um Verkaufsgespräche zu präsentieren. Während viele Vertriebsteams sich für eine eigenständige Präsentationslösung entscheiden, machen der kollaborative Aspekt von Office-Suite-Plattformen Office-Suiten attraktiver. Vertriebsteams verwenden oft Dokumentenerstellungstools und Tabellenkalkulationstools für die Organisation von Leads, das Management von Interessenteninformationen und mehr.
Arten von Office-Suite-Software
Während Office-Suite-Plattformen in der Regel in ihrem Produktangebot innerhalb der Suite gefestigt sind, haben Unternehmen viele Kaufoptionen, aus denen sie wählen können.
Abonnementbasiert — Abonnementbasierte Office-Suiten sind zunehmend verbreitet und ermöglichen Cloud-Kollaboration, was diese Wahl attraktiv macht. Unternehmen können die Software schrittweise bezahlen, anstatt alles auf einmal. Ein weiterer Vorteil von cloudbasierten Office-Suiten mit einem Abonnementmodell ist, dass Software-Updates automatisch und häufiger bereitgestellt werden. Dies erleichtert die Aufgaben der IT-Abteilungen und verbessert die Benutzererfahrung.
Einmaliger Kauf — Obwohl nicht so häufig, können Unternehmen sich dafür entscheiden, bestimmte Versionen einer Office-Suite-Plattform gegen eine einmalige Gebühr zu erwerben. Während diese Option es den Benutzern ermöglicht, das Produkt zu besitzen, anstatt nur zu abonnieren, ist die Gebühr in der Regel hoch. Wenn Benutzer Zugriff auf eine aktualisierte Version des Produkts benötigen, müssen sie ein Upgrade kaufen oder das Produkt erneut erwerben. Darüber hinaus müssen alle Probleme mit dem Produkt möglicherweise intern und nicht vom Softwareanbieter behandelt werden.
Open-Source — Open-Source-Office-Suiten sind kostenlos herunterzuladen, was eine attraktive Option für kleine Unternehmen oder Unternehmen mit einem knappen Budget ist. Unternehmen müssen berücksichtigen, was ihre Bedürfnisse sind, da Open-Source-Optionen oft nicht die gleichen Funktionen wie kostenpflichtige Optionen haben.
Neben verschiedenen Preismodelloptionen können Unternehmen auch zwischen einer On-Premise- oder Online-Office-Suite wählen.
On-Premise — On-Premise-Office-Suiten werden auf dem Computer eines Benutzers vor Ort installiert und sind auch als SaaS (Software as a Service) Produkte bekannt. Benutzer sollten SaaS-Operations-Management-Lösungen in Betracht ziehen, wenn sie die On-Premise-Option in Betracht ziehen.
Online — Online-Office-Suiten arbeiten in der Cloud und werden nicht auf dem Computer eines Benutzers heruntergeladen. Stattdessen greift ein Benutzer in seinem Browser auf seine Office-Suite-Tools zu. Diese Wahl ist ideal für webbasierte Zusammenarbeit; jedoch können webbasierte Lösungen eingeschränkte Funktionen haben.
Funktionen von Office-Suite-Software
Je nach den Produkten innerhalb der Suite bietet Office-Suite-Software eine Vielzahl von Funktionen. Die allgemeinen Funktionen der Kernanwendungen der Plattformen reichen von Kollaborationstools bis hin zu Funktionen, die die Effizienz der Benutzer steigern.
Vorlagen — Anwendungen ermöglichen es Benutzern, ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen sowie auf vorhandene Werkzeuge zuzugreifen. Zum Beispiel können Benutzer eine Präsentation mit verfügbarer Folienstruktur, Schriftarten und Farben erstellen.
Cloud-Kollaboration — Cloud-Kollaborationstools unterscheiden sich je nach Art der Suite-Plattform. In der Regel ermöglicht Cloud-Kollaboration mehreren Benutzern, eine Anwendung gleichzeitig zu bearbeiten. Viele Anwendungen enthalten auch Anmerkungen, Notizen und Chat-Tools, die es Benutzern ermöglichen, innerhalb einer Anwendung miteinander zu kommunizieren.
Dateikonvertierung — Dateien können zwischen Anwendungen konvertiert werden. Zum Beispiel kann ein Benutzer ein Dokument innerhalb eines Tabellenkalkulationstools erstellen und die Daten innerhalb der Tabelle problemlos in ein Präsentationstool innerhalb derselben Plattform verschieben. Darüber hinaus ermöglichen viele Suite-Tools Benutzern, Dateien zu konvertieren, die außerhalb der Anwendungen der Plattform erstellt wurden.
Dashboard — Webbasierte Lösungen bieten ein Dashboard, das jede Anwendung für einen einfachen Zugriff beherbergt. Einige On-Premise-Lösungen bieten auch diese Funktion.
Trends im Zusammenhang mit Office-Suite-Software
Mehr Kernanwendungen — Während die drei Hauptkomponenten einer Office-Suite seit langem gleich geblieben sind, erweitern viele Office-Suiten die Kernkomponenten, da die Nachfrage nach verschiedenen Anwendungen steigt. Insbesondere Cloud-Content-Kollaborationstools werden zu einem festen Bestandteil vieler Office-Suite-Plattformen. Cloud-Content-Kollaborationstools ermöglichen es Benutzern, Inhalte innerhalb anderer Anwendungen in einer bestimmten Cloud-Speicherlösung einfach zu teilen.
Potenzielle Probleme mit Office-Suite-Software
Unbenutzte Anwendungen — Office-Suiten werden als gesamte Suite gekauft. Das bedeutet, dass Benutzer, die keine Tabellenkalkulationssoftware benötigen, dieses Tool nicht aus ihrer Suite ausschließen können, um den Preis zu senken. Das bedeutet, dass viele Unternehmen gezwungen sind, eine gesamte Suite mit ungenutzten Tools zu kaufen. Bevor sie sich für eine Suite entscheiden, sollten Unternehmen bewerten, ob einige der enthaltenen Tools ungenutzt bleiben und ob es sich lohnt, die Suite überhaupt zu kaufen.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Office-Suite-Software
Es gibt mehrere ähnliche Produkte auf dem Markt, die Unternehmen helfen, mehr als eine Anwendung oder ein Modul für einen optimierten Arbeitsablauf zu kombinieren.
HR-Management-Suiten-Software — HR-Management-Suiten sind eine Reihe von Modulen, die HR-Profis helfen, gängige HR-Prozesse zu zentralisieren. HR-Management-Suiten ermöglichen es Benutzern jedoch, Module separat zu erwerben.
CRM-All-in-One-Software — CRM-All-in-One-Tools kombinieren eine Reihe von Kundeninteraktionstools innerhalb einer einzigen Plattform. Ähnlich wie bei Office-Suite-Software können einzelne Tools innerhalb der Plattform nicht separat erworben werden.
Projektmanagement-Software — Projektmanagement-Software bietet mehrere Tools, die Unternehmen helfen, Projekte zu verwalten und den Projektworkflow zu optimieren.
