O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento que um vendedor envia a um comprador detalhando os itens comprados, o valor total devido e os métodos de pagamento disponíveis. Enviar uma fatura é tipicamente o primeiro passo para obter o pagamento por bens ou serviços.
Uma fatura não é um acordo legal, mas detalha documentação vital para fins contábeis, rastreamento de pagamentos e prova de venda. As faturas também são úteis para a declaração de impostos para garantir a documentação adequada.
Para organizações que enviam muitas faturas anualmente, software de gestão de faturas pode economizar tempo e automatizar fluxos de trabalho. Essas ferramentas também ajudam as empresas a se manterem organizadas e a manter registros precisos.
Tipos de faturas
Diferentes faturas são adequadas para diferentes circunstâncias. Alguns tipos comuns de faturas são:
- Pro forma. Esta é uma nota de venda preliminar que um fornecedor envia com os custos projetados. Semelhante a um orçamento ou estimativa de boa fé, uma fatura pro forma não pode ser usada para rastrear receita para fins contábeis.
- Interina. Para projetos maiores, um fornecedor pode enviar faturas interinas. Essas faturas representam uma porcentagem do preço total do produto ou serviço.
- Folha de horas. Quando uma empresa cobra um projeto por hora, pode enviar uma fatura de folha de horas que detalha o tempo gasto trabalhando por funcionário.
- Recorrente. Se uma empresa fornece regularmente produtos ou serviços a clientes, pode enviar uma fatura mensal recorrente. Por exemplo, pode enviar a um cliente de retentor uma fatura pelo mesmo valor no último dia de cada mês.
- Vencida. Quando um cliente não paga o vendedor até a data de vencimento, a empresa envia uma fatura vencida como lembrete. Algumas empresas também podem cobrar uma taxa de atraso.
- Final. Quando um projeto termina, o vendedor envia uma fatura final com um detalhamento de todos os produtos e serviços prestados. Se o cliente já pagou por certos itens, o vendedor anota isso na fatura final e fornece um total para quaisquer custos restantes.
Para uma visão prática da faturação em ação, aqui estão plataformas de faturação gratuitas que meu colega testou e que simplificam a cobrança.
Elementos básicos de uma fatura
A maioria das empresas mantém suas faturas claras e diretas para evitar confusões em seus processos de cobrança e pagamento. Alguns elementos padrão de uma fatura são:
- Informações de contato do vendedor e do cliente. Uma fatura geralmente lista o nome, endereço, endereço de e-mail e número de telefone tanto do fornecedor quanto do comprador.
- Número da fatura. Um número no topo da fatura ajuda ambas as partes a manter o controle da fatura. O fornecedor e o vendedor podem se referir a esse número se surgirem dúvidas sobre essa fatura específica. Muitas empresas também exigem a palavra fatura no documento para torná-lo claro para o departamento de contabilidade.
- Data da fatura. Esta é a data exata em que o vendedor enviou a fatura. Fornecer uma data é essencial porque especifica o início do prazo de pagamento.
- Lista de serviços ou produtos.: Cada serviço ou produto vendido é listado em sua linha em uma tabela simples, junto com seu custo. As empresas geralmente fornecem uma breve descrição de cada item.
- Valor total devido. O valor total devido é listado no canto inferior direito da tabela de serviços, geralmente em negrito, com a moeda claramente indicada.
- Métodos de pagamento. Como muitas empresas agora enviam faturas eletronicamente, alguns fornecedores incluem um link na fatura que os compradores podem clicar para pagar. Se isso não estiver disponível, o vendedor lista as formas de pagamento aceitáveis, como cheque, depósito direto, Automated Clearing House (ACH) para transferência eletrônica de fundos (EFT) ou transferência de carteira digital.
- Termos de pagamento. As faturas especificam uma data de vencimento ou termos específicos que esclarecem as condições de pagamento. Por exemplo, "net 0" significa que o pagamento é devido no recebimento, e "net 60" significa que o destinatário tem 60 dias a partir da data da fatura para pagar.
- Penalidades por atraso no pagamento. Muitos vendedores cobram uma taxa de atraso. Se o fizerem, precisam anotar isso na fatura. Por exemplo, podem declarar que cobram 5% do valor da fatura para cada X número de dias de atraso.
Benefícios de uma fatura
Sem faturas formais, os departamentos de contas a pagar gastariam mais tempo determinando quando e onde enviar o pagamento. As faturas escritas também têm outras vantagens para o remetente e o destinatário, incluindo:
- Contabilidade simplificada. Se as faturas documentam cada transação, o departamento de contabilidade de uma organização tem prova da receita obtida em uma semana, trimestre ou ano.
- Registros precisos. As faturas fornecem um rastro de papel dos pagamentos. Se os clientes retornarem mais tarde com perguntas, o vendedor pode apresentar detalhes da transação. Em uma auditoria, uma empresa pode precisar apresentar documentação financeira, incluindo faturas, declarações financeiras e recibos.
- Pagamentos rastreáveis. Ao lidar com um grande número de clientes, as empresas podem perder o controle dos pagamentos. Manter um sistema de faturamento organizado facilita o monitoramento do status de cada fatura.
Melhores práticas de faturamento
Organizações que aprimoram suas práticas de faturamento aumentam suas chances de pagamentos pontuais. Para aumentar a clareza para o comprador, uma empresa deve:
- Fornecer opções. As empresas podem permitir que os clientes escolham como recebem suas faturas, seja por correio, e-mail ou portal do cliente. As empresas também devem oferecer opções de pagamento como cartões de crédito ou EFT. Dependendo do setor e do projeto, uma empresa pode oferecer uma seleção de planos de pagamento.
- Buscar consistência. Para criar um sistema contábil organizado e minimizar surpresas, as empresas devem usar processos consistentes, como numeração de faturas e sistemas de arquivamento previsíveis.
- Usar o software certo. Com o software adequado, as organizações podem enviar e receber faturas por e-mail para fácil rastreamento e pagamento. Muitas dessas ferramentas automatizam o envio de faturas com base em um evento desencadeador.
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Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
