Ambito del Progetto

Che cos'è l'ambito del progetto?

L'ambito di un progetto è un insieme delineato di parametri riguardanti gli obiettivi del progetto, i suoi deliverable e le sue scadenze. Definisce esattamente cosa deve essere fatto per completare il progetto.

L'obiettivo di un ambito di progetto è creare una struttura entro cui il team possa lavorare. Questo aiuta a prevenire un problema noto come scope creep, quando i deliverable vanno oltre quanto delineato nell'ambito originale del progetto. Non solo lo scope creep aggiunge lavoro extra e stress al team, ma può anche diventare costoso poiché iniziano a comparire ritardi nella timeline.

Costruire una dichiarazione dell'ambito del progetto in anticipo è uno dei modi migliori per evitare questo. Documenta chiaramente i dettagli del progetto e può essere utilizzato con software di gestione del progetto per un'allocazione dei compiti e una gestione del budget più efficaci.

Tipi di ambito del progetto

Qualsiasi progetto dovrebbe avere un ambito delineato in anticipo. Alcuni dei tipi comuni di ambito di progetto aziendale sono:

• Ambito del progetto software. Quando si sviluppa o si implementa un nuovo software, i team tecnici dovrebbero delineare le funzioni e gli obiettivi associati alla nuova tecnologia. Mettere insieme una dichiarazione dell'ambito può anche ottenere il supporto degli stakeholder per il nuovo software.
• Ambito del progetto di marketing. Qualsiasi campagna di marketing su larga scala necessita di ambiti di progetto. Questo assicura che tutti gli elementi del marketing offline e online siano inclusi, consentendo ai project manager di assegnare compiti individuali ai membri del team di marketing.
• Ambito del progetto evento. Indipendentemente dalle dimensioni dell'evento, un ambito di progetto può aiutare a rimanere entro il budget. Le informazioni sul luogo, i dettagli del catering, i tempi e le stime dei partecipanti dovrebbero far parte dell'ambito del progetto evento.

Elementi di base di un ambito di progetto

Quando si mette insieme una dichiarazione dell'ambito del progetto, devono essere affrontati diversi elementi chiave di informazione.

• Obiettivi e scopi. Nessun progetto avrà successo se il risultato previsto non è chiaramente dichiarato prima che il lavoro inizi. I project manager devono comunicare i risultati finali agli stakeholder e al team più ampio.
• Deliverable. Questi sono i compiti che devono essere completati per finire un progetto. I compiti e i membri del team responsabili di essi dovrebbero essere documentati per mantenere tutti responsabili del loro lavoro. Ai deliverable possono essere assegnate scadenze proprie per mantenere il progetto generale in movimento.
• Vincoli o problemi previsti. Se ci sono problemi che un project manager prevede durante il corso del progetto, dovrebbero essere annotati anche nell'ambito del progetto. Modi suggeriti per superarli o opzioni alternative sono anche utili da aggiungere.
• Traguardi e scadenze. Le scadenze del progetto sono informazioni essenziali da includere nell'ambito. Mancare i traguardi può causare seri problemi nel progetto, come il superamento del budget o il mancato raggiungimento delle aspettative dei clienti.
• Budget. Sapere quanti soldi vengono allocati al progetto nel suo complesso è vitale, ma i team devono anche delineare i budget dei singoli deliverable. Alcuni deliverable potrebbero superare il loro budget assegnato, il che significa che il project manager deve riallocare denaro da altre aree per aderire al piano finanziario complessivo.
• Risorse disponibili. Oltre al budget, è anche importante dettagliare quali altre risorse il team ha a disposizione. Queste potrebbero essere risorse fisiche come attrezzature o software o personale disponibile che può assistere con i deliverable del progetto.

Vantaggi di un ambito di progetto

Ci sono molti vantaggi che derivano dal mettere insieme un ambito di progetto, che si riducono tutti a tre aree critiche:

• Gestione dei costi del progetto. Il project manager è responsabile di mantenere tutto entro il budget. Quando questo è chiaramente delineato nell'ambito del progetto, c'è meno possibilità di superarlo.
• Pianificazione del progetto. Quando le scadenze sono chiare, il progetto continua a muoversi al ritmo previsto. Questo mantiene le risorse libere per il progetto quando necessario, senza influenzare i programmi di altri membri del team o togliere risorse ad altri progetti.
• Concentrarsi sui risultati del progetto. Ogni progetto dovrebbe avere un obiettivo finale. Lavorare sotto un ambito di progetto significa che i compiti individuali rimangono presenti insieme al progetto più ampio. Mantiene i team concentrati sulle aree giuste, specialmente quelle che hanno un impatto finanziario sull'azienda.

Migliori pratiche per l'ambito del progetto

Quando si lavora su un nuovo progetto, delineare l'ambito in anticipo è il modo migliore per mantenere gli obiettivi in pista. I project manager dovrebbero definire l'ambito del progetto:

• Delineando prima gli obiettivi. Gli obiettivi e i risultati del progetto sono il passo più importante in qualsiasi ambito di progetto. I team devono sapere cosa sperano di raggiungere prima che possano essere assegnati compiti e deliverable individuali. La destinazione del progetto è sempre il primo aspetto da decidere.
• Raccogliendo informazioni sulle risorse. I project manager dovrebbero lavorare con altri dipartimenti per capire quali risorse sono disponibili. Questo accesso influisce sulle scadenze e sui traguardi, quindi costruire un piano di gestione delle risorse è utile prima di restringere le date di scadenza.
• Mettere insieme una dichiarazione dell'ambito. Redigere una dichiarazione dell'ambito mette tutte le informazioni rilevanti in un unico posto. La dichiarazione dovrebbe spiegare le parti più importanti dell'ambito del progetto, inclusi i membri del team e le scadenze coinvolte. I deliverable individuali non devono necessariamente essere delineati qui. Invece, il software di gestione del progetto può essere utilizzato per tracciare questi compiti. Traguardi e scadenze principali sono sufficienti per la dichiarazione dell'ambito.
• Riferirsi frequentemente alla dichiarazione. È facile che i progetti vadano fuori strada, sia in termini di budget che di tempistica. Rivedendo regolarmente la dichiarazione dell'ambito, i project manager possono ottenere un quadro migliore degli ostacoli che affrontano. I manager hanno quindi il tempo di apportare correzioni prima che si verifichino errori costosi.

Rimani al passo con i flussi di lavoro del team con software di gestione dei compiti che si integra con strumenti di gestione del progetto più ampi.