Che cos'è la gestione dei trasferimenti?
La gestione dei trasferimenti è un processo in cui un datore di lavoro trasferisce un dipendente esistente, un nuovo assunto o un tirocinante in una nuova sede. Durante qualsiasi processo di gestione dei trasferimenti, ci si aspetta che l'organizzazione copra almeno alcuni o tutti i costi di trasferimento del dipendente.
La gestione dei trasferimenti è anche conosciuta come gestione delle relocalizzazioni. È una procedura estesa gestita dai team delle risorse umane (HR). Con l'aiuto della gestione dei trasferimenti, i datori di lavoro possono ottimizzare le spese sostenute durante la relocalizzazione, semplificare il processo di trasferimento e ridurre il tempo e lo sforzo necessari per facilitare tale trasferimento.
I processi di trasferimento includono molte attività: monitoraggio del movimento dei dipendenti, gestione dei costi di trasferimento e raccolta di dettagli sulla destinazione finale. Con così tanti compiti coinvolti in un trasferimento di questa portata, è imperativo che i team HR utilizzino software di gestione delle relocalizzazioni per semplificare i processi disparati ed eseguire un piano di trasferimento efficiente.
Servizi di gestione dei trasferimenti
Come stabilito in precedenza, un piano di trasferimento completo coinvolge varie attività e servizi che devono essere eseguiti prima, durante e dopo una relocalizzazione. Alcuni servizi di trasferimento d'ufficio includono:
- Gestione delle richieste: I dipendenti possono richiedere uno spostamento di sede sia internamente che al di fuori dell'organizzazione. Queste richieste di trasferimento devono essere compilate e valutate in un'unica posizione centralizzata. I team HR che ricevono queste richieste le esaminano attentamente e giungono a un consenso riguardo al movimento del dipendente.
- Gestione delle spese: I trasferimenti costano denaro. Si prevede che il datore di lavoro copra la maggior parte, se non tutte, delle spese sostenute in un piano di trasferimento. La gestione delle spese include anche la creazione e il mantenimento di una rete di fornitori e provider che svolgono un ruolo importante durante il processo di movimento. Questi possono includere imballatori, aziende di traslochi, agenti immobiliari e associazioni di proprietari di case.
- Documentazione internazionale: I dipendenti che devono trasferirsi oltre confine devono avere tutta la documentazione in ordine. Documenti come visti e passaporti devono essere organizzati prima del trasferimento. I team HR saranno tenuti ad assistere i dipendenti nell'organizzazione degli appuntamenti per i visti e nel mantenimento di un elenco di controllo di tutti i documenti necessari.
- Help desk: I dipendenti richiederanno assistenza in vari segmenti del loro processo di trasferimento. Avere una persona di riferimento che possa rispondere a domande riguardanti il processo di trasferimento, effettuare prenotazioni in hotel, prenotare biglietti e organizzare qualsiasi risorsa aggiuntiva come il trasporto porta a porta può essere particolarmente utile.
Vantaggi della gestione dei trasferimenti
Trasferire un dipendente può essere piuttosto impegnativo. Un piano di gestione dei trasferimenti riduce il tempo e lo sforzo spesi per supervisionare l'intero processo di relocalizzazione. Ecco alcuni dei principali vantaggi della gestione dei trasferimenti:
- Ridurre i tempi di inattività. Quando i dipendenti devono trasferirsi da una sede all'altra, il lavoro viene inevitabilmente interrotto. Se questi dipendenti fanno parte di un team più grande, i membri del team finiranno per sforzarsi per colmare le lacune lasciate da questo trasferimento. Con un adeguato processo di pianificazione dei trasferimenti, il tempo richiesto dai dipendenti per stabilirsi nella loro nuova area è significativamente ridotto, lasciando più tempo per il lavoro da svolgere.
- Facilità di reportistica. I trasferimenti possono diventare estremamente caotici. Molte informazioni cruciali possono andare perse durante il processo di trasferimento. Con l'aiuto del software di gestione dei trasferimenti, i datori di lavoro possono creare un rapporto completo dell'intera procedura, monitorare i progressi del trasferimento, annotare il budget e la spesa totale, prevedere i costi per future relocalizzazioni e analizzare il successo complessivo.
- Preparare i dipendenti. Un sistema standardizzato di gestione dei trasferimenti può aiutare i dipendenti in ogni fase del processo. Gli individui sapranno esattamente cosa fare, cosa aspettarsi dal trasferimento, il costo totale del programma e quanto tempo ci vorrà per stabilirsi in un nuovo spazio.
- Pianificare meglio gli spazi. Per i movimenti interni (come il trasferimento in un nuovo edificio o lo spostamento su un altro piano), la gestione dei trasferimenti può aiutare i datori di lavoro a pianificare l'efficiente disposizione degli spazi di lavoro. I piani dei piani e il volume delle stanze vengono valutati prima che qualsiasi dipendente si trasferisca nel nuovo ambiente. Questo elimina l'affollamento degli uffici e la cattiva gestione delle risorse.
Migliori pratiche per un programma di gestione dei trasferimenti
Ecco alcune delle migliori pratiche da seguire in qualsiasi programma di gestione dei trasferimenti:
- Mantenere un database di fornitori. Molti fornitori saranno coinvolti in un programma di relocalizzazione. Mantenere un elenco di fornitori necessari per le diverse fasi di un trasferimento può essere estremamente utile. Assicurati che questo database sia aggiornato regolarmente per prevenire eventuali intoppi dell'ultimo minuto.
- Comunicare chiaramente. La relocalizzazione può essere scoraggiante per un dipendente, specialmente per qualcuno che non si è mai allontanato da casa. Con linee guida adeguate e una chiara linea di comunicazione, si possono evitare malintesi. Stabilisce anche aspettative su come si svolgerà il processo di trasferimento per il dipendente e garantisce che non ricevano sorprese sgradite.
- Evolvere continuamente. I processi possono sempre essere migliorati. Esplorare diverse opzioni come nuovi fornitori, diverse località geografiche o spazi migliorati può non solo migliorare l'esperienza dei dipendenti ma anche offrire opportunità per ottimizzare il costo totale del programma.
- Ricevere feedback. Alla fine di ogni processo di relocalizzazione, è una buona pratica inviare sondaggi o moduli di feedback per cercare di capire cosa ha funzionato per il dipendente e cosa no. Permette anche ai datori di lavoro di migliorare i processi esistenti.
Ninisha Pradhan
Ninisha is a former Content Marketing Specialist at G2. She graduated from R.V College of Engineering, Bangalore, and holds a Bachelor's degree in Engineering. Before G2, Ninisha worked at a FinTech company as an Associate Marketing Manager, where she led Content and Social Media Marketing, and Analyst Relations. When she's not reading up on Marketing, she's busy creating music, videos, and a bunch of sweet treats.
