Che cos'è la messaggistica istantanea?
La messaggistica istantanea, nel contesto aziendale, serve come sistema di comunicazione all'interno delle aziende tramite un'applicazione di messaggistica testuale. Il software di messaggistica istantanea aziendale offre la possibilità di inviare messaggi uno a uno ad altri all'interno dell'organizzazione e comunicare all'interno di gruppi o team. Questi strumenti eliminano la necessità di andare avanti e indietro attraverso le applicazioni di posta elettronica per domande brevi, dichiarazioni lunghe, condivisione di immagini e così via. La messaggistica istantanea consente una comunicazione interna discreta tra i dipendenti poiché non devono rivelare informazioni personali come email personali o numeri di telefono.
Il software di messaggistica istantanea spesso si integra con altri prodotti—come, software di comunicazione per dipendenti, software di coinvolgimento dei dipendenti, software di intranet per dipendenti, e software di bot per la produttività—che facilitano la comunicazione e la collaborazione lavorativa produttiva.
La messaggistica istantanea è utilizzata da CEO, VP, manager, team IT e dipendenti di tutti i dipartimenti per comunicare internamente su compiti, obiettivi, progetti o problemi legati al lavoro. Aiuta anche i gruppi di risorse per i dipendenti (ERG) a creare uno spazio sicuro per la comunicazione. Un VP o un manager può inviare un messaggio direttamente a un dipendente in relazione al loro lavoro con domande, commenti o preoccupazioni. Un dipendente può anche inviare un messaggio direttamente al proprio collega nel dipartimento contabile, se ha bisogno di aiuto immediato con le proprie finanze, per esempio. Il numero di possibilità comunicative che la messaggistica istantanea può fornire è apparentemente infinito.
Vantaggi dell'uso della messaggistica istantanea
Le aziende hanno riconosciuto i vantaggi dell'uso del software di messaggistica istantanea, consolidando così la sua importanza sul posto di lavoro per la comunicazione e la collaborazione.
- Veloce: Utilizzando la messaggistica istantanea, i team possono comunicare rapidamente e in modo produttivo ogni volta che se ne presenta la necessità. La collaborazione non è mai stata così veloce o facile tra dipendenti di diversi dipartimenti, dipendenti che lavorano da remoto o dipendenti in diversi paesi.
- Informale: Di solito c'è una forma di etichetta socialmente accettata quando si tratta di inviare email sul posto di lavoro, anche per una semplice domanda. Tuttavia, con la messaggistica istantanea, non c'è bisogno di forme di comunicazione eccessivamente professionali. Invece, un dipendente può concentrarsi sul contenuto in questione piuttosto che assicurarsi che venga utilizzata l'etichetta corretta.
- Accessibile: La messaggistica istantanea, a seconda del prodotto, esiste sia come applicazione desktop accessibile tramite monitor o laptop sia come applicazione mobile. I dipendenti lontani dalla loro scrivania possono comunque comunicare o essere informati su ciò che sta accadendo nell'organizzazione, in movimento, tramite i loro telefoni cellulari.
- Personalizzabile: Che si tratti di una piccola organizzazione che ha bisogno solo di pochi gruppi o canali o di una grande impresa che necessita di più gruppi di comunicazione per ogni dipartimento e gruppo di interesse, il software di messaggistica istantanea può essere facilmente personalizzato. I dipendenti possono anche utilizzare funzionalità di personalizzazione personale che offrono la possibilità di attivare e disattivare le notifiche.
Migliori pratiche per la messaggistica istantanea
La messaggistica istantanea è facile da usare e semplice da apprendere attraverso una breve sessione di formazione, a seconda del prodotto software. In particolare, le migliori pratiche quando si utilizza la messaggistica istantanea includerebbero:
- Scrivere frasi grammaticalmente corrette nella lingua utilizzata per comunicare
- Inviare messaggi a coloro che sono online e aspettare di connettersi con coloro che hanno disattivato le notifiche fino a quando non sono tornati online
- Pubblicare solo messaggi appropriati
- Fare domande liberamente come necessario, ma se applicabile indirizzarle a coloro che sono direttamente coinvolti, in modo da non spammare una chat di gruppo con una quantità incessante di messaggi
Messaggistica istantanea vs. comunicazione per dipendenti
Il software di comunicazione per dipendenti è simile alla messaggistica istantanea per quanto riguarda la creazione di canali e gruppi di comunicazione interna. È dissimile in quanto il software di comunicazione per dipendenti non consente necessariamente una facile messaggistica diretta. Pertanto, possono essere utilizzati insieme piuttosto che uno al posto dell'altro.
Messaggistica istantanea vs. intranet per dipendenti
Il software di intranet per dipendenti funziona in tandem con la messaggistica istantanea, consentendo alle organizzazioni di creare un portale online per l'accesso dei dipendenti e permettendo la comunicazione all'interno di gruppi definiti. Alcuni prodotti di intranet per dipendenti forniscono uno strumento di messaggistica—quelli che non lo fanno, si integrano con opzioni di messaggistica istantanea per servire come strumento per la collaborazione e la conversazione.
Marina Schlosser
Marina is an Associate Market Research Analyst at G2. She is fascinated by the world of technology, how it affects people on the day to day, and how it continues to influence our future. Prior to joining G2, Marina worked as an AmeriCorps volunteer as a Community Partnership Coordinator at an elementary school in Philadelphia. In her free time, Marina enjoys traveling, playing volleyball, painting, watching sports, hiking, binging a lot of tv and movies, and taking on whatever adventure or challenge comes her way.
