Che cos'è l'ERP?
La pianificazione delle risorse d'impresa (ERP) è un'applicazione software di gestione aziendale utilizzata per gestire e automatizzare la maggior parte delle operazioni aziendali principali. Controlla il flusso di dati tra dipartimenti come finanza, catena di approvvigionamento, produzione, vendite e marketing, risorse umane e operazioni.
Le piccole imprese e le grandi organizzazioni utilizzano sistemi ERP per risolvere problemi operativi, migliorare l'efficienza organizzativa e prendere decisioni informate.
Come funziona l'ERP?
Il software ERP gestisce varie operazioni aziendali attraverso diversi moduli e un database centralizzato. Ogni modulo si occupa di una funzione specifica come la gestione dell'inventario o le risorse umane.
Sotto l'ombrello di un sistema di pianificazione delle risorse d'impresa, tutti i moduli lavorano insieme per condividere e gestire i dati senza problemi. Il sistema raccoglie dati da moduli separati e li rende accessibili a tutti gli utenti tramite una posizione centrale. Fornisce una visione completa delle operazioni dell'intera organizzazione attraverso dati e analisi in tempo reale. L'ERP migliora la comunicazione e la condivisione dei dati al punto da eliminare la necessità di sistemi autonomi.
Esempio: Supponiamo che FIT sia un produttore di abbigliamento sportivo. Le operazioni che FIT gestisce utilizzando l'ERP includono inventario, produzione, vendite e marketing. Quando un cliente effettua un ordine, i moduli appropriati del sistema ERP si uniscono per assistere nella gestione end-to-end. Automatizzano i processi di inventario, vendite, ordinazione e comunicazione con il cliente dall'acquisto alla consegna.
Moduli ERP
Le organizzazioni hanno la flessibilità di personalizzare la loro struttura ERP e aggiungere moduli specifici in base alle loro esigenze organizzative, ma cinque moduli comuni sono spiegati di seguito.
- Risorse umane (HR): I team delle risorse umane si rivolgono ai moduli HR per gestire tutte le attività relative al personale e automatizzare molteplici procedure manuali, come la gestione delle buste paga, l'amministrazione dei benefici, la pubblicazione di offerte di lavoro e la valutazione delle prestazioni.
- Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): Come parte di una suite ERP, questo modulo è meno esteso di un software CRM indipendente. Tuttavia, possiede ancora gli elementi di base di cui le aziende hanno bisogno per comprendere meglio i loro clienti e accelerare i risultati degli sforzi di marketing e vendite.
- Gestione della catena di approvvigionamento (SCM): Molti programmi sotto il modulo SCM semplificano i tangibili della catena di approvvigionamento. Facilitano il flusso di beni e servizi, la gestione del magazzino, il piano di produzione, la gestione degli acquisti e della logistica, e la comunicazione con fornitori e clienti.
- Gestione finanziaria: I moduli finanziari forniscono una panoramica del benessere economico di un'organizzazione. Consolidano informazioni su conti da pagare e da ricevere, costi di approvvigionamento, costi di servizio, salari e affitti. Monitorare queste informazioni in una posizione centralizzata porta le aziende a prendere decisioni di spesa sagge, gestire le loro risorse in modo efficiente e prevedere con precisione.
- Gestione dei progetti: Utilizzando questo modulo, la leadership gestisce i progetti, inclusi i loro tempi e risorse. I project manager esperti utilizzano questo modulo ERP per identificare i colli di bottiglia nei flussi di lavoro e migliorare l'efficienza.
Tipi di ERP
Gli ERP possono essere categorizzati in base al loro hosting e alla dimensione delle organizzazioni a cui si rivolgono. I tre diversi tipi influenzano la velocità di implementazione, il costo, le capacità e le funzionalità.
- ERP on-premises sono installati nei server di un'organizzazione e gestiti dal suo personale IT. Offrono un controllo completo sul sistema e sui dati, oltre alla flessibilità di personalizzare secondo necessità. Tuttavia, richiede più risorse e tempo per la manutenzione e l'aggiornamento.
- ERP basato su cloud è un modello di distribuzione ERP software-as-a-service (SaaS) mantenuto da fornitori terzi. È ospitato su server remoti e accessibile tramite internet. Gli ERP cloud offrono un'implementazione più rapida, accessibilità e scalabilità.
- ERP ibridi combinano le caratteristiche degli ERP on-premises e basati su cloud. Tipicamente il segmento basato su cloud è utilizzato per funzioni specifiche come il CRM, e la componente on-premises gestisce altre operazioni aziendali.
L'ERP è anche differenziato in base alla dimensione delle organizzazioni a cui si rivolge: ERP per piccole imprese, ERP per il mercato medio, e ERP per grandi imprese. La differenza tra questi sistemi è solitamente il numero di funzionalità fornite e il numero di utenti che possono accedervi; il numero di utenti determina anche il suo prezzo.
Vantaggi dell'ERP
I sistemi ERP trovano il loro utilizzo in vari settori come la produzione, la sanità e il commercio al dettaglio. Ogni settore utilizza l'ERP per le proprie ragioni, ma tutti godono di alcuni vantaggi comuni.
- Maggiore efficienza e risparmio sui costi. I sistemi ERP automatizzano molti processi manuali in diversi dipartimenti. L'automazione riduce la possibilità di errori manuali, migliora l'efficienza e riduce i costi di risorse eccessive.
- Maggiore visibilità e controllo. Le aziende prendono decisioni più basate sui dati grazie alla visibilità in tempo reale delle metriche aziendali chiave e all'analisi delle prestazioni. Ottengono anche un maggiore controllo sulle funzioni aziendali.
- Migliorata collaborazione tra dipartimenti. I dipendenti di diversi dipartimenti e sedi condividono dati tramite la piattaforma unica fornita dagli ERP. La collaborazione su progetti in tempo reale senza ritardi o malintesi diventa anche facile.
- Scalabilità e flessibilità. Gli ERP moderni sono personalizzabili in base alle specifiche esigenze aziendali, evolvendosi man mano che l'azienda cresce.
Sfide dell'ERP
Anche se l'ERP è un pacchetto completo per la gestione di vari flussi di lavoro aziendali, le aziende possono affrontare alcune sfide quando si tratta di manutenzione e formazione.
- Configurazione e personalizzazione difficili. Impostare un ERP può essere piuttosto complicato. Richiede competenze significative e tempo per implementare e ottimizzare.
- Migrazione dei dati complicata. Trasferire dati da sistemi esistenti all'ERP, sia cartacei che digitali, è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Le aziende hanno bisogno di operatori formati per garantire una migrazione dei dati accurata e completa.
- Dipendenza dai fornitori. Le organizzazioni possono diventare dipendenti dai fornitori di ERP per supporto e manutenzione, il che potrebbe rappresentare un problema quando si passa a un nuovo sistema.
- Potenziale violazione della sicurezza. I sistemi software ERP memorizzano molti dati sensibili. Le aziende devono garantire che il sistema sia adeguatamente protetto per evitare violazioni dei dati o attività non autorizzate.
ERP vs. CRM
ERP e CRM sono due software di gestione aziendale ampiamente utilizzati. Entrambe le piattaforme aumentano la produttività, gestiscono efficacemente le risorse, automatizzano processi specifici e aumentano la redditività. Tuttavia, questi due strumenti distinti si concentrano su aspetti diversi di un'azienda.
ERP si concentra sulla gestione e automazione di più aree delle operazioni aziendali principali, come contabilità, gestione dell'inventario, risorse umane, pianificazione della produzione e gestione della catena di approvvigionamento. Le grandi organizzazioni utilizzano tipicamente il software ERP per migliorare e accelerare le loro operazioni quotidiane.
CRM si concentra sui modi in cui un'azienda interagisce con i suoi clienti. Questo software ha strumenti per la gestione dei contatti, gestione delle vendite, automazione del marketing, domande dei clienti, generazione di report e integrazione con più software di terze parti.
Alcune organizzazioni integrano anche ERP e CRM per ottenere una visione più completa delle loro operazioni interne e orientate al cliente per prendere decisioni più informate. Ciò consente alle organizzazioni di condividere dati tra diversi dipartimenti, migliorare il servizio clienti, aumentare le vendite e migliorare le capacità analitiche.
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Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.
