Scambio Elettronico di Dati (EDI)

Che cos'è lo scambio elettronico di dati (EDI)?

Lo scambio elettronico di dati (EDI) è lo scambio di ordini di acquisto, fatture, avvisi di spedizione e altri documenti aziendali tra aziende. L'EDI consente alle aziende di automatizzare i loro processi della catena di approvvigionamento e aumentare l'efficienza riducendo la comunicazione basata su carta.

Gli standard EDI definiscono la struttura e il formato dei documenti elettronici, garantendo che entrambe le parti possano comprendere e elaborare i dati. Per facilitare lo scambio di dati tra due o più computer, molti utenti si rivolgono a software EDI.

Software Scambio Elettronico di Dati (EDI)

Software che menzionano scambio elettronico di dati (edi) come caratteristica o termine.

Boomi

UltraEdit

Tipi di EDI

Vari tipi di scambio elettronico di dati sono utilizzati in diverse industrie e applicazioni. La scelta del tipo di EDI dipende dalle esigenze dell'azienda, dall'industria e dai partner commerciali coinvolti.

• EDI diretto implica il collegamento di due partner commerciali senza utilizzare una rete di terze parti. L'EDI diretto richiede che entrambe le parti abbiano l'hardware e il software necessari per stabilire una connessione sicura.
• EDI tramite rete a valore aggiunto (VAN) utilizza un fornitore di rete di terze parti per facilitare lo scambio di documenti EDI tra partner. Il fornitore VAN è un intermediario che garantisce che i dati siano trasmessi in modo sicuro e affidabile.
• EDI via Internet utilizza Internet come mezzo di comunicazione per scambiare documenti EDI tra partner commerciali. L'EDI via Internet utilizza protocolli Internet standard, come il protocollo di trasferimento file (FTP), per spostare i dati in modo sicuro.
• EDI Applicability Statement 2 (AS2) è un tipo popolare di EDI basato su Internet che utilizza il protocollo AS2 per scambiare documenti in modo sicuro su Internet.
• EDI mobile consente agli utenti di accedere ai sistemi e ai dati EDI da dispositivi mobili come smartphone e tablet. È utile per le aziende con una forza lavoro mobile o che richiedono l'accesso in tempo reale ai dati.

Come funziona lo scambio elettronico di dati?

Lo scambio elettronico di dati consente a due o più partner commerciali di scambiare documenti aziendali in un formato elettronico standardizzato. I partner seguono questi passaggi di base per completare una transazione EDI.

• Impostazione. I partner commerciali concordano sui documenti specifici che scambieranno e sul formato EDI che intendono utilizzare. Stabiliscono anche un protocollo di comunicazione e misure di sicurezza per la trasmissione dei dati.
• Preparazione del documento. Il mittente crea il documento elettronico nel formato EDI specificato utilizzando i propri sistemi o software interni. Il documento viene quindi tradotto in un messaggio EDI utilizzando il software EDI.
• Trasmissione del messaggio. Il mittente invia il messaggio al destinatario utilizzando un protocollo di comunicazione sicuro come AS2 o FTP. Il software EDI del destinatario riceve e interpreta il messaggio.
• Traduzione del messaggio. Il software EDI del destinatario traduce il messaggio in un formato leggibile che può essere importato nei loro sistemi o software interni.
• Elaborazione del documento. Il destinatario elabora il documento EDI utilizzando i propri sistemi o software interni. Questo include l'aggiornamento dell'inventario, la generazione di fatture o l'avvio di spedizioni.
• Conferma. Il destinatario invia un messaggio di conferma al mittente per confermare l'arrivo del messaggio EDI. Garantisce che entrambe le parti abbiano ricevuto e compreso il messaggio.

Vantaggi dello scambio elettronico di dati

Le transazioni EDI sono un metodo principale per lo scambio di documenti tra piccole e grandi aziende. Attraverso l'automazione e l'integrazione business-to-business (B2B), la tecnologia EDI offre diversi vantaggi aziendali essenziali.

• Risparmia tempo e denaro. Automatizzare i processi manuali basati su carta con la tecnologia EDI porta a costi inferiori.
• Migliora l'accuratezza. Le aziende possono elaborare più documenti con alta precisione rapidamente, aumentando l'efficienza e la produttività.
• Riduce gli errori. A causa della rigorosa standardizzazione, il trasferimento di dati EDI evita errori garantendo che le informazioni siano correttamente preparate prima di entrare nei processi o applicazioni aziendali.
• Migliora la tracciabilità. Poiché i documenti elettronici possono essere integrati con vari sistemi IT per supportare la raccolta, la visibilità e l'analisi dei dati, l'integrazione EDI migliora la tracciabilità e la reportistica.
• Favorisce esperienze positive per i clienti. Attraverso l'esecuzione efficace delle transazioni e la sollecitudine, prodotti affidabili e una corretta erogazione dei servizi, l'automazione EDI supporta relazioni favorevoli con i clienti.
• Fornisce benefici costanti. L'EDI consente alle grandi organizzazioni di stabilire standard tra i partner commerciali. L'adesione all'EDI consente alle organizzazioni più piccole di integrarsi con aziende più grandi con risorse finanziarie significativamente maggiori.

Best practice per lo scambio elettronico di dati

Seguire queste pratiche raccomandate garantisce che un sistema EDI funzioni senza intoppi ed efficientemente, migliorando le operazioni della catena di approvvigionamento riducendo i costi e gli errori.

• Utilizzare formati standardizzati per i documenti EDI per incoraggiare la coerenza e la compatibilità tra i partner commerciali.
• Testare e convalidare tutte le transazioni EDI prima di andare in produzione per assicurarsi che tutto funzioni correttamente.
• Mantenere dati accurati nei sistemi interni per evitare errori e discrepanze nelle transazioni EDI.
• Monitorare e tracciare le transazioni EDI per assicurarsi che siano elaborate correttamente e tempestivamente.
• Utilizzare protocolli di comunicazione sicuri come AS2 o FTP per proteggere i dati sensibili durante la trasmissione.
• Stabilire procedure chiare per ridurre la possibilità di conflitti e determinare protocolli espliciti per la gestione delle eccezioni, errori e controversie EDI.
• Creare un piano di backup nel caso in cui il sistema EDI fallisca o si verifichino problemi di comunicazione.
• Educare i membri del personale coinvolti nelle transazioni EDI sull'uso del sistema e sulle pratiche raccomandate.
• Rimanere aggiornati per mantenere il sistema compatibile con i partner commerciali. Migliorare continuamente e comprendere gli standard e le tecnologie EDI più recenti.

Scambio elettronico di dati vs. interfaccia di programmazione delle applicazioni

È comune confondere lo scambio elettronico di dati con l'interfaccia di programmazione delle applicazioni, ma i due sono diversi.

Lo scambio elettronico di dati è la tecnica di comunicazione più ampiamente utilizzata per trasferire informazioni in modo efficiente da sistema a sistema. I migliori strumenti EDI forniscono alle aziende un mezzo rapido e sicuro per trasferire dati ad altre organizzazioni invece di utilizzare la carta. Utilizza formati elettronici standardizzati per rendere semplice per i computer elaborare i dati, riducendo notevolmente o addirittura eliminando la necessità di lavoro manuale.

Un'interfaccia di programmazione delle applicazioni, o API, è una raccolta di standard e linee guida di programmazione per l'utilizzo di applicazioni software basate sul web che consentono la comunicazione da piattaforma a piattaforma. Un'API funge da interfaccia tra programmi software per facilitare la comunicazione elettronica, proprio come un'interfaccia utente facilita la comunicazione tra persone e computer.

Scopri di più su API e su come migliorano lo sviluppo delle applicazioni.