Che cos'è la contabilità per cassa?
La contabilità per cassa è un metodo di contabilità che si concentra sui fondi disponibili. Le aziende utilizzano questa tecnica per registrare le transazioni quando effettuano o ricevono un pagamento. In altre parole, queste aziende riconoscono una transazione solo dopo aver ricevuto una vendita o un pagamento a un fornitore per prodotti o servizi. Il termine "cassa" si riferisce a saldi bancari, assegni, banconote, monete e vaglia postali.
Sebbene la contabilità per cassa possa aiutare a gestire le finanze solo per alcune aziende, il software di contabilità può risparmiare tempo e altre risorse attraverso una gestione efficiente dei dati finanziari.
Chi utilizza la contabilità per cassa?
Poiché il metodo di contabilità per cassa registra i ricavi e le spese quando è coinvolto il trasferimento di denaro, non è fattibile per le grandi aziende, le imprese che gestiscono inventari o le organizzazioni che forniscono servizi a credito.
Secondo i Principi Contabili Generalmente Accettati (GAAP), le aziende e le società statunitensi con un reddito medio annuo superiore a 25 milioni di dollari per tre anni consecutivi sono tenute a utilizzare un metodo di contabilità per competenza.
Tuttavia, per i lavoratori autonomi e le piccole imprese, purché le vendite siano inferiori alla soglia dei 25 milioni di dollari, può essere utilizzato uno dei due metodi di contabilità, a seconda delle loro esigenze bancarie. Per le piccole imprese, il metodo della contabilità per cassa è facile da mantenere per i registri finanziari senza preoccuparsi di crediti o debiti. Fornisce inoltre un'idea chiara di quanto denaro hanno a disposizione per gli acquisti.
64%
dei proprietari di aziende statunitensi gestiscono la contabilità in modo indipendente.
Fonte: fitsmallbusiness.com
Esempio di contabilità per cassa
Supponiamo che la società ABC venda ingredienti alimentari. Fattura a un cliente 2.000 dollari per materie prime il 10 maggio e riceve il pagamento il 10 giugno, secondo la sua politica di credito a 30 giorni.
Secondo il metodo di contabilità per cassa, l'azienda registra la vendita nel rendiconto dei flussi di cassa il 10 giugno, quando l'importo viene ricevuto.
Considerando le spese, se la società ABC emette una richiesta di acquisto di 800 dollari per un ingrediente il 22 aprile e paga il fornitore il 22 maggio, l'azienda registra l'importo il 22 maggio.
Il conto economico per ABC apparirebbe così:
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Conto Economico per Cassa di ABC (Conto Economico) |
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Mese |
Costo delle merci vendute ($) |
Ricavi ricevuti ($) |
Importo PO emesso ($) |
Spese pagate ($) |
Reddito netto ($) |
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Aprile |
0 |
0 |
800 |
0 |
0 |
|
Maggio |
2.000 |
0 |
0 |
800 |
-800 |
|
Giugno |
0 |
2.000 |
0 |
0 |
2.000 |
Come si vede nell'esempio sopra, utilizzando il metodo per cassa, giugno appare come un mese redditizio e maggio come un mese in perdita. Tuttavia, con un'analisi più approfondita, possiamo vedere che maggio è il mese che ha registrato vendite senza alcuna spesa.
Vantaggi della contabilità per cassa
Le piccole imprese possono trovare molti vantaggi nell'utilizzo della contabilità per cassa.
- Curva di apprendimento ragionevole: La contabilità è semplice e diretta con questo metodo. Mantenere i registri può essere fatto manualmente o utilizzando qualsiasi software di contabilità, senza l'aiuto di un professionista esterno.
- Informazioni aggiornate sui flussi di cassa: Per le piccole organizzazioni, la contabilità per cassa è un ottimo modo per capire quanto denaro l'azienda ha a disposizione. Questa valutazione a breve termine fornisce un quadro chiaro del flusso di cassa, e studiandolo, il dipartimento contabile può valutare l'uso delle risorse.
- Scopi fiscali: Le dichiarazioni fiscali vengono presentate solo sul denaro ricevuto, consentendo alle aziende di temporizzare le loro transazioni a loro vantaggio rallentando o accelerando le spese.
- Gestione più semplice dei registri: Il metodo per cassa è un sistema a partita singola che registra ogni transazione come cassa una volta, rendendo più semplice il tracciamento dei registri.
Svantaggi della contabilità per cassa
Sebbene la mancanza di complessità sia attraente, la contabilità per cassa presenta anche degli svantaggi.
- Accuratezza a breve termine: Quando si considera la redditività a lungo termine, i registri della contabilità per cassa possono essere fuorvianti. Poiché il metodo per cassa non considera gli importi fatturati o le spese future, i dati sui profitti possono essere inaccurati. Ad esempio, un'azienda che registra meno vendite per un mese mentre riceve pagamenti in sospeso mostra quel mese come altamente redditizio, mentre il reddito netto è inferiore.
- Opportunità di discrepanze nei dati: Il metodo per cassa è vulnerabile a semplici errori umani e intenzioni umane maliziose. È possibile che dipendenti disonesti possano manipolare i registri non incassando assegni ricevuti, aumentando le spese e nascondendo i ricavi.
- Restrizioni: I GAAP richiedono alle aziende di produrre registri finanziari utilizzando il metodo di contabilità per competenza poiché registra le vendite quando si verificano. Secondo l'IRS, le società, le aziende che mantengono inventari o le aziende con un reddito medio annuo superiore a 25 milioni di dollari devono anche utilizzare la contabilità per competenza.
- Prestito: Alcuni finanziatori possono preferire i bilanci basati sul metodo per competenza quando forniscono un prestito, poiché raccontano una storia più accurata della salute finanziaria di un'azienda.
Contabilità per cassa vs. per competenza
Le aziende devono decidere un sistema contabile perché influisce sui calcoli fiscali. La differenza tra contabilità per cassa e contabilità per competenza è quando vengono registrati i ricavi e le spese.
Il metodo di contabilità per cassa registra solo i redditi e le spese quando il denaro cambia di mano. L'afflusso e il deflusso di cassa vengono registrati per le transazioni finanziarie. I crediti (ricevute di cassa) e i debiti non sono un fattore; vengono aggiunti a un conto economico solo quando la fattura è saldata.
Inoltre, l'inventario, i pagamenti parziali o i conti inesigibili non vengono monitorati. In questo caso, l'unico reddito imponibile è il denaro ricevuto dalla vendita di un prodotto o servizio.
Si adatta a piccoli imprenditori, lavoratori autonomi, liberi professionisti e appaltatori indipendenti.
Il metodo di contabilità per competenza è più complesso e richiede più tempo. Riconosce i ricavi guadagnati e le spese maturate, indipendentemente da qualsiasi denaro accreditato o addebitato. I bilanci registrano tutti i crediti, i debiti e gli aggiornamenti dell'inventario. Pertanto, forniscono un quadro più accurato della salute finanziaria di un'azienda per la pianificazione a lungo termine.
È un metodo conforme ai GAAP che le banche accettano e gli investitori richiedono. Con la contabilità per competenza, anche i pagamenti in sospeso o i ricavi maturati sono imponibili.
Le grandi e piccole imprese possono impiegare la contabilità per competenza, ed è obbligatoria per le aziende i cui ricavi medi annui superano i 25 milioni di dollari.
Registrare e gestire il flusso di cassa è imperativo per gestire le finanze. Dai un'occhiata a come la gestione della cassa può aiutare a mantenere la stabilità finanziaria.
Harshita Tewari
Harshita is a Content Marketing Specialist at G2. She holds a Master’s degree in Biotechnology and has worked in the sales and marketing sector for food tech and travel startups. Currently, she specializes in writing content for the ERP persona, covering topics like energy management, IP management, process ERP, and vendor management. In her free time, she can be found snuggled up with her pets, writing poetry, or in the middle of a Netflix binge.
