Ore Fatturabili

Cosa sono le ore fatturabili?

Le ore fatturabili sono il tempo totale trascorso a lavorare su progetti o compiti che possono essere addebitati a un cliente o cliente, più comunemente utilizzato nei settori dei servizi professionali come il diritto e la consulenza.

Tipicamente, il lavoro svolto sotto le ore fatturabili è relativo a un progetto specifico del cliente, che il cliente deve compensare. Il software di monitoraggio del tempo è spesso utilizzato per registrare queste ore per scopi di gestione del tempo interna e per fornire ai clienti il tempo trascorso sui loro progetti e quanto devono.

La maggior parte delle aziende che utilizzano ore fatturabili operano principalmente sotto ore non fatturabili per compiti standard quotidiani, come responsabilità amministrative, di marketing, di vendita o di formazione. Questi progetti beneficiano tutti i clienti dell'azienda, quindi non sono addebitabili a nessuno individualmente.

Tipi di ore fatturabili

Ogni azienda deciderà quale tipo di lavoro è fatturabile a un cliente e quale no. In gran parte delle industrie professionali, il tipo di lavoro completato sotto ore fatturabili include:

• Corrispondenza con il cliente: Qualsiasi tempo trascorso su email, telefonate o riunioni che i dipendenti hanno con un cliente specifico sarà probabilmente addebitato a loro.
• Ricerca di progetto: Quando un dipendente effettua ricerche per conto del cliente e del loro progetto, le ore trascorse su queste saranno di solito fatturabili.
• Revisioni del progetto: Se un cliente necessita di modifiche a qualsiasi aspetto del loro progetto, queste ore possono essere fatturate. Alcune modifiche possono essere incluse nell'ambito del progetto, come due giri di modifiche per un redesign del sito web. Qualsiasi cosa aggiuntiva oltre il limite contrattuale sarà fatturata a una tariffa oraria concordata.

Elementi di base del monitoraggio delle ore fatturabili

La maggior parte del software di monitoraggio del tempo ha funzionalità per monitorare le ore fatturabili e inviare queste informazioni a un cliente tramite strumenti di fatturazione. Il processo standard per calcolare e monitorare le ore fatturabili è il seguente:

• Impostare una tariffa oraria: Entrambe le parti dovrebbero concordare la tariffa per ogni ora fatturabile nel contratto iniziale, comprese le discussioni su eventuali requisiti. Questo include far sapere al cliente le ore fatturabili stimate prima di procedere con il progetto, aiutandolo a pianificare il budget in modo più efficace.
• Monitorare le ore trascorse sul lavoro del cliente: Qualsiasi tempo un dipendente lavori su qualcosa relativo al progetto di un cliente dovrebbe essere registrato.
• Calcolare le ore fatturabili: Una volta completato il lavoro del progetto per il periodo di fatturazione (di solito mensile), le ore totali devono essere calcolate e moltiplicate per la tariffa oraria fatturabile.
• Aggiungere le spese alla prossima fattura del cliente: Le ore fatturabili totali per il periodo dato dovrebbero essere fatturate al cliente in aggiunta a qualsiasi altro importo fisso.

Vantaggi delle ore fatturabili

Ci sono molti vantaggi nel monitorare le ore fatturabili all'interno di un'azienda. Questi includono:

• Valutazione migliore dei progetti dei clienti: Conoscere il tempo trascorso su clienti individuali e tutti i progetti all'interno di un team è importante. Questo fornisce ai team di gestione e vendita dati più accurati per prevedere progetti futuri, disponibilità del team e se sono necessarie più risorse come personale aggiuntivo per la crescita.
• Fatturazione più accurata: Monitorare le ore fatturabili significa che non c'è più bisogno di indovinare quando si fatturano i clienti per le ore trascorse sui loro progetti. C'è un registro del tempo, che guadagna la fiducia dei clienti e aiuta a mantenere il team sulla buona strada.
• Intuizione sulla redditività: È facile trascorrere più tempo del necessario sui progetti dei clienti, ma ciò può rapidamente portare i clienti a ottenere più di quanto abbiano pagato. Fatturare per le ore fatturabili significa che l'azienda guadagna sempre denaro da qualsiasi lavoro svolto su progetti individuali.
• Miglioramento nella gestione del team: Monitorare le ore significa che i project manager possono facilmente vedere chi potrebbe aver bisogno di supporto aggiuntivo o ha spazio per assumere più lavoro. Questo rende la distribuzione del carico di lavoro più efficiente e mantiene i dipendenti felici.

Migliori pratiche per le ore fatturabili

Non tutti i compiti completati in un giorno saranno fatturabili. Ci sono diverse migliori pratiche per le ore fatturabili per rendere i team più efficienti e generare reddito aggiuntivo. Queste sono:

• Raggruppare il lavoro non fatturabile: Le distrazioni possono rapidamente consumare il tempo di lavoro fatturabile e lasciare meno tempo nella giornata per completare questi compiti. Lavorare su necessità non fatturabili in un momento della giornata può essere facilmente spuntato da una lista di cose da fare, lasciando il resto del tempo di un dipendente per il lavoro fatturabile.
• Automatizzare o delegare compiti non fatturabili: In alternativa, i manager potrebbero voler delegare compiti non fatturabili ad altri dipendenti o automatizzare certi compiti amministrativi. Questo è particolarmente utile per coloro che potrebbero essere più junior e avere una tariffa oraria fatturabile più bassa, lasciando i compiti fatturabili ai dipendenti senior che possono addebitare di più all'ora.
• Monitorare le ore fatturabili in tempo reale: È facile dimenticare cosa è successo ogni minuto della giornata quando si registra il tempo prima di uscire la sera. Invece, il personale dovrebbe essere incoraggiato a registrare le ore fatturabili mentre ci lavorano. Questo mantiene i registri più accurati sia per i team interni che per il cliente.
• Annotare le descrizioni di fatturazione: Aggiungere note a ogni compito fatturabile spesso significa che i clienti sono meno propensi a contestare queste spese sulla loro prossima fattura. Invece di "chiamata di due ore", note come "chiamata di due ore per discutere il caso preliminare di custodia in arrivo" sono più utili per il cliente per ricordare a cosa erano dovute quelle spese.

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