Le aziende turistiche che organizzano tour guidati utilizzano software per tour operator per gestire le informazioni sui clienti, le informazioni sui tour e le attività di back-office. Questo tipo di software aiuta i tour operator a tenere traccia degli aspetti organizzativi dei tour come la programmazione, l'itinerario, i pasti e altro ancora. Inoltre, tiene traccia dei turisti e della partecipazione, nonché dei compiti e delle attività dei dipendenti. Le soluzioni avanzate offrono funzionalità di visualizzazione delle mappe e calcolatore di chilometraggio. I tour operator sono in grado di sfruttare questo tipo di software per gestire costi, spese e ricavi.
Il software per tour operator si integra con soluzioni di agenzie di viaggio e con siti di prenotazione per facilitare le prenotazioni. Anche se le funzionalità di back-office sono fornite dalla maggior parte delle soluzioni, è offerta anche l'integrazione con soluzioni di contabilità e CRM.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Tour Operator, un prodotto deve:
Generare preventivi basati su itinerari, durata o numero di turisti
Includere un sistema di prenotazione online per i turisti
Fornire funzionalità che aiutano a progettare e pianificare i tour
Programmare le attività incluse in diversi tipi di tour
Gestire le disposizioni di viaggio per i turisti, inclusi i documenti di viaggio
Consentire ai turisti di pagare utilizzando più opzioni e processare i pagamenti