Come Recuperare il Tuo Tempo con il Software di Automazione del Flusso di Lavoro

La settimana lavorativa media è di 40 ore, ma quanto di quel tempo trascorri in attività ripetitive?

Inviare email, seguire i clienti, programmare campagne. Anche i lavori "da sogno" più affascinanti hanno lavori noiosi associati. Queste attività, sebbene noiose, sono spesso cruciali per il tuo successo complessivo sul lavoro. Bilanciare il tuo tempo tra il lavoro strategico genuino e mantenere le luci accese con questi compiti banali può essere un incubo.

Man mano che il mondo si muove verso la trasformazione digitale e le soluzioni software per ogni esigenza lavorativa, l'automazione del flusso di lavoro è emersa come la risposta a questo problema.

Queste soluzioni software consentono ai team di semplificare i flussi di lavoro e ridurre il numero di compiti manuali richiesti al tuo team. Eliminando questi processi di flusso di lavoro che richiedono tempo e concentrandosi invece su processi automatizzati, trasformi il tuo approccio alla gestione dei compiti.

L'automazione del flusso di lavoro si concentra sulla rimozione dei dipendenti da quanti più compiti banali e ripetibili possibile, in modo che possano concentrarsi su lavori più tecnici. Rimuovere i dipendenti dalla gestione di questi compiti significa che dovrai investire in software di gestione del flusso di lavoro per mantenere le cose in funzione in background. È importante scegliere un software abbastanza potente da gestire una varietà di compiti, campagne e flussi di lavoro contemporaneamente.

Chi utilizza l'automazione del flusso di lavoro?

Non tutti i flussi di lavoro possono essere automatizzati, ma con la rapida crescita degli strumenti SaaS e della tecnologia, la maggior parte dei team può beneficiare del software di automazione del flusso di lavoro. Le aziende che presumono che la tecnologia di automazione sia esclusivamente per i team di marketing potrebbero essere sorprese di scoprire quanto siano diverse queste soluzioni.

Se stai cercando un trucco di produttività che possa influenzare i team in tutta la tua azienda, l'automazione del flusso di lavoro dovrebbe essere in cima alla tua lista di contendenti. Ecco uno sguardo a come diversi team possono utilizzare l'automazione del flusso di lavoro a loro vantaggio.

Marketing

L'automazione del flusso di lavoro è una strategia molto popolare per i marketer perché consente loro di automatizzare un numero qualsiasi di campagne di marketing digitale, comunicazioni online e altro ancora.

Molti marketer amano abbinare l'automazione del flusso di lavoro al loro approccio di automazione del marketing esistente per creare un'esperienza digitale online senza soluzione di continuità per i tuoi clienti, lead e pubblici online.

Vendite

Quando si tratta di vendite, il tempo è denaro. E se sei lì a grattarti la testa cercando di capire dove puoi ridurre il tasso di abbandono dei clienti, non cercare oltre i tuoi stessi processi sbagliati. Le organizzazioni perdono dal 20 al 30% dei ricavi annualmente a causa di processi inefficienti.

L'automazione del flusso di lavoro elimina dozzine di costosi errori di vendita automatizzando i processi di vendita. Consente inoltre ai tuoi rappresentanti di smettere di perdere tempo in compiti ripetitivi e li libera per creare approcci di contatto più personalizzati e diretti per i clienti target. Con l'automazione del flusso di lavoro delle vendite, il tuo team vedrà meno errori e più valore.

Risorse Umane

L'automazione del flusso di lavoro è imprescindibile per le grandi organizzazioni. Man mano che il tuo team cresce, ci sarà un punto di svolta in cui non potrai assumere abbastanza dipendenti delle risorse umane per coprire il lavoro manualmente.

Il software di gestione del flusso di lavoro è una parte essenziale della tecnologia delle risorse umane perché si integra facilmente con altre soluzioni software e consente l'automazione in più discipline delle risorse umane.

IT

L'ascesa del lavoro a distanza e della trasformazione digitale ha cambiato il modo in cui le aziende utilizzano i loro dipartimenti IT. Spesso, i dipartimenti IT gestiscono una serie di processi riguardanti i dati aziendali, i ticket di supporto e altro ancora.

A causa della natura tecnica del loro ruolo, i professionisti IT probabilmente hanno bisogno del software di gestione del flusso di lavoro più di qualsiasi altro team.

Finanza

Molti team finanziari vengono bloccati nel loro lavoro da lunghi processi di approvazione e dalla ricerca delle persone giuste per la loro firma. I team finanziari possono utilizzare la gestione del flusso di lavoro per impostare un flusso di lavoro predeterminato per ogni compito nel software, con approvazioni e firme e controlli tutti integrati nella timeline. Questo consente loro di concentrare la loro attenzione su questioni finanziarie più urgenti riguardanti l'azienda.

I migliori software di gestione del flusso di lavoro

Il software di gestione del flusso di lavoro è progettato per migliorare la produttività dei dipendenti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse gestendo le dipendenze tra compiti e flussi di lavoro. Può anche aumentare la collaborazione tra team e dipartimenti. Viene spesso utilizzato insieme a software di gestione dei progetti, automazione del marketing e CRM per creare flussi di lavoro digitali completamente ottimizzati.

* Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni di software di automazione del marketing dal Summer 2020 Grid® Report di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. monday.com

monday.com è un sistema operativo cloud-based, dove i team creano app di flusso di lavoro in pochi minuti per gestire i loro processi, progetti e lavoro quotidiano. I team modellano i loro flussi di lavoro e progetti, senza codice, con una piattaforma che si adatta rapidamente alle esigenze in evoluzione, libera i team dal lavoro manuale e connette i team in uno spazio di lavoro collaborativo.

Cosa piace agli utenti:

“Amo la flessibilità di ciò che puoi fare con le integrazioni e le automazioni, così come i dashboard di reportistica interattivi. Abbiamo utilizzato questo strumento per rimanere al passo con i compiti, i progetti e i prodotti mentre abbiamo fuso due istituzioni bancarie con più di 10.000 membri del team. Sono molti cambiamenti ai sistemi, organigrammi, dipartimenti, e monday.com ci ha aiutato a superare tutto.

All'inizio abbiamo avuto resistenza, perché avevamo molti membri del team che facevano tutto su Excel. Ma quando hanno realizzato che potevano importare ed esportare file Excel, questo ha spianato la strada per loro. Ora preferiscono monday.com in modo schiacciante.”

– Recensione di monday.com, Christopher O.

Cosa non piace agli utenti:

“Sebbene sia estremamente flessibile, il mio team ha attraversato cinque layout di board prima di stabilirsi su uno adatto ai nostri team. I modelli offerti sono ottimi per la gestione del prodotto, ma nella nostra agenzia non ci hanno aiutato molto. Ci dovrebbe anche essere un dashboard migliore e più personalizzazione. Solo una semplice casella di posta non sembra sufficiente dopo aver guardato altri strumenti.”

– Recensione di monday.com, Josh J.

2. Asana

Asana aiuta i team a orchestrare il loro lavoro, dai compiti quotidiani alle iniziative strategiche. Con Asana, i team sono più fiduciosi, si muovono più velocemente e realizzano di più con meno, indipendentemente da dove si trovano. Gestisci tutto, dagli obiettivi aziendali alla trasformazione digitale, ai lanci di prodotti e alle campagne di marketing. Asana consente ai team di avere la fiducia di pianificare, organizzare ed eseguire il loro lavoro più ambizioso da qualsiasi luogo.

Cosa piace agli utenti:

“Questa piattaforma è così versatile e facile da usare. La uso con i miei team per gestire progetti più grandi, agende uno a uno e comunicazioni di team. Utilizziamo anche il layout delle board per quasi ogni appaltatore con cui lavoriamo per tracciare i loro progressi su progetti specifici dalla presentazione al completamento, il che è estremamente utile.

Ho creato progetti e aggiunto membri del mio team che non erano mai stati sulla piattaforma e sono facilmente in grado di accedere e comprendere la piattaforma. La semplicità di Asana è il suo valore.”

– Recensione di Asana, Steven J.

Cosa non piace agli utenti:

“Per far funzionare Asana, TUTTO deve essere lì – nessun appunto scarabocchiato su un blocco note e un'email occasionale. Tutto deve tornare in modo che il contenuto sia costantemente aggiornato. Il mio team era più abituato a una lista di cose da fare su carta e conversazioni email per ogni compito, quindi c'è stato un periodo di adattamento.

Abbiamo comunque avuto molto successo, ma ha richiesto un po' di sforzo extra da parte mia. Abbiamo anche sentito che alcune delle opzioni integrate non sono abbastanza varie per catturare i nostri progetti.”

– Recensione di Asana, Laura A.

3. Laserfiche®

Laserfiche® è il principale fornitore globale di gestione intelligente dei contenuti e automazione dei processi aziendali. Attraverso potenti flussi di lavoro, moduli elettronici, gestione dei documenti e analisi, Laserfiche® elimina i processi manuali e automatizza i compiti ripetitivi, accelerando il modo in cui le aziende operano. Oggi, Laserfiche® sta innovando con il cloud, l'apprendimento automatico e l'IA per consentire alle organizzazioni in più di 80 paesi di trasformarsi in aziende digitali.

Cosa piace agli utenti:

“Alcune delle migliori caratteristiche di Laserfiche sono la capacità di vedere i moduli mentre attraversano un processo aziendale, chi è stato assegnato ai compiti nelle istanze e chi sarà responsabile dei passaggi successivi. Le notifiche email generate automaticamente e le comunicazioni hanno aiutato notevolmente.

La capacità di cercare e auto-popolare i dati nei moduli ha anche migliorato notevolmente molti dei nostri processi aziendali. Le caratteristiche di sicurezza e la capacità di creare e gestire l'accesso degli utenti attraverso la nostra directory attiva hanno ridotto il nostro carico di lavoro e migliorato la sicurezza.”

– Recensione di Laserfiche, Michael Q.

Cosa non piace agli utenti:

“Non tutte le pratiche aziendali che la nostra organizzazione ha in atto possono adattarsi a una soluzione personalizzata di Laserfiche. Laserfiche è brillante con i sistemi lineari e mentre la maggior parte dei nostri processi si adatta a quel modello, abbiamo dovuto fare affidamento su idee creative alternative per adattarne altri. È difficile e, in una certa misura, irrealistico implementare una piattaforma singola che 'fa tutto', ma idealmente, l'obiettivo sarebbe essere in grado di gestire il 100% degli affari con Laserfiche.”

– Recensione di Laserfiche, Chelsey H.

4. Kissflow

Kissflow è la prima piattaforma di lavoro digitale unificata che ti consente di gestire tutto il tuo lavoro in un unico posto. Kissflow è utilizzato da oltre 10.000 clienti in 160 paesi. La piattaforma di Kissflow consente a tutti gli utenti aziendali di scoprire, creare, modificare e implementare applicazioni aziendali. Ogni applicazione è realizzata utilizzando una tecnologia bella, facile da usare e moderna per aiutare anche le persone non tecniche a creare applicazioni straordinarie. Non è richiesta alcuna codifica o mappatura complessa.

Cosa piace agli utenti:

“Kissflow ha davvero semplificato il nostro processo di contabilità fornitori. Siamo in grado di far vedere ai superiori cosa stiamo acquistando in modo che possano approvare o negare. Ci ha anche permesso di analizzare la spesa dei dipendenti tramite rimborsi e carte aziendali in modo dettagliato che ci ha permesso di ridurre i costi. Inoltre, abbiamo chiesto a tutti di inserire una quantità dettagliata di informazioni su ogni presentazione in modo che non ci siano più andirivieni quando si cerca di trovare informazioni per la contabilità.”

– Recensione di Kissflow, Catherine M.

Cosa non piace agli utenti:

“Con l'aumento dell'uso di Kissflow nella nostra azienda, il sito è sempre in buffering, causando ritardi nel compilare i moduli e quindi il tempo del ciclo di processo complessivo è influenzato. Ci sono anche momenti in cui Kissflow non risponde quando si progredisce nel flusso o quando si invia il modulo.

Come analista, non abbiamo ancora esplorato l'integrazione dei dati di Kissflow con i nostri database cloud/server, quindi stiamo attualmente utilizzando l'API web per recuperare i dati da Kissflow. Questo è un po' un fastidio poiché l'uso delle nostre app è elevato.”

– Recensione di Kissflow, Erick S.

5. Pipefy

Pipefy è il software di gestione del flusso di lavoro che rende i processi aziendali come l'acquisto, l'apertura di posti di lavoro, la contabilità fornitori e l'integrazione dei dipendenti senza problemi, in modo che i richiedenti, i processori e i manager siano più efficienti. Attraverso flussi di lavoro automatizzati, senza codice e veloci da implementare, Pipefy migliora la velocità, aumenta la visibilità e offre risultati di qualità superiore senza la necessità di implementazione IT.

Cosa piace agli utenti:

“È uno strumento incredibile e accessibile che posso gestire tutti i dati che voglio che provengano dal mio team interno ed esterno, creando processi diversi per ogni prodotto che abbiamo in corso al momento. La piattaforma offre molte risorse sulla gestione dei flussi di lavoro, la creazione di processi e la comprensione dello strumento stesso. Ricevo tutto il supporto di cui ho bisogno, ed è davvero veloce! Non ho mai dovuto gestire una grande quantità di lavoro e gestirlo in un grande team e mi ha davvero sorpreso che avere gli strumenti giusti possa davvero aiutarti a crescere.”

– Recensione di Pipefy, Nicole H.

Cosa non piace agli utenti:

“Considerando tutte le loro funzionalità, integrazioni e anche automazioni, Pipefy ha una mancanza di funzionalità e alcune incoerenze che a volte possono essere dolorose. Non è possibile fare un calcolo matematico in un campo numerico, ma puoi usare questa funzione nella pagina dei report. Un altro esempio, non è possibile estrarre un intero database con un solo clic. Sono solo alcuni [di quei] dettagli che dovrebbero sistemare in futuro.”

– Recensione di Pipefy, Lucas P.

Migliori pratiche per l'automazione del flusso di lavoro

Il software di gestione del flusso di lavoro potrebbe venire fornito con modelli di dashboard e funzionalità di reportistica, ma dovrai investire tempo nella configurazione. I dati del nostro Summer 2020 G2 Grid® report per la gestione del flusso di lavoro mostrano che può richiedere da uno a quattro mesi per implementare completamente una nuova soluzione software di flusso di lavoro.

È possibile accelerare il tempo di implementazione utilizzando alcune migliori pratiche mentre si configura il nuovo flusso di lavoro. Ecco quattro migliori pratiche da considerare quando si impostano i flussi di lavoro.

Concentrati prima sulle integrazioni

Se lavori in un team che utilizza già molti prodotti SaaS, inizia con le integrazioni prima di fare qualsiasi altra cosa. Molte soluzioni software di gestione del flusso di lavoro sono piene di integrazioni di prodotto che si allineano perfettamente con i tuoi flussi di lavoro attuali.

Integrare il tuo software prima preserva la qualità dei tuoi dati e reportistica. In molti casi, aggiungere retroattivamente integrazioni farà fluttuare i dati di reportistica storici e diventeranno sottilmente incoerenti. Questo sconfigge lo scopo dell'automazione perché richiede di tornare indietro e regolare manualmente i numeri. Evita questo mal di testa integrando prima di iniziare a imparare come funziona il tuo software di gestione del flusso di lavoro.

Andare avanti con l'integrazione del prodotto prima è anche un ottimo modo per evitare di creare flussi di lavoro duplicati. Se costruisci flussi di lavoro prima di integrare con gli altri tuoi prodotti, c'è una buona possibilità che dovrai tornare indietro e modificare processi, assegnazioni e altro. Integra prima di iniziare a costruire processi e sei garantito di evitare configurazioni non necessarie.

Costruisci i tuoi flussi di lavoro al contrario

Costruire un flusso di lavoro può essere complicato anche con il software al tuo fianco. Ci sono molte persone e processi richiesti per garantire che i flussi di lavoro funzionino senza intoppi. Molte persone trovano più facile gestire tutte queste informazioni iniziando con il risultato finale del progetto e costruendo i loro flussi di lavoro al contrario da lì. Visualizzare prima il prodotto finale può aiutare le persone a vedere l'intera portata del progetto e, a sua volta, creare un flusso di lavoro migliore.

Da lì, puoi utilizzare tutte queste informazioni per creare permessi, trigger e automazioni nel tuo software di gestione del flusso di lavoro.

È anche cruciale che tu costruisca un tempo di buffer in ogni fase del processo prima di finalizzare i tuoi flussi di lavoro. Costruisci del tempo per tenere conto delle vacanze dei dipendenti, delle scadenze mancate e di qualsiasi altra cosa che normalmente rallenta i processi di lavoro. Questo assicura che anche quel tempo di inattività sia preso in considerazione e che tutti i tuoi progetti vengano lanciati alla data di scadenza.

Centralizza la proprietà dei tuoi flussi di lavoro

Sebbene l'automazione sia il nome del gioco, anche il miglior software di gestione del flusso di lavoro ha bisogno di qualcuno che gestisca il backend.

Designare alcuni giocatori chiave per imparare il software e costruire i tuoi flussi di lavoro è un ottimo modo per garantire che tu ottenga il massimo dalla tua soluzione scelta. Molte aziende scelgono di far gestire l'automazione del flusso di lavoro ai loro team operativi perché lavorano già a stretto contatto con i processi aziendali e i dati. È questa miscela di competenze che rende i team operativi la scelta perfetta per gestire il tuo processo di automazione del flusso di lavoro.

Dare il pieno controllo dei processi a un singolo team consente anche a quei dipendenti di diventare esperti del settore. Man mano che diventano più familiari con il prodotto, possono assistere altri dipartimenti nella costruzione di flussi di lavoro più veloci. Questo aiuterà ad aumentare la produttività e risparmiare denaro man mano che il tuo team diventa più a suo agio con l'utilizzo del processo di automazione del flusso di lavoro.

Il potere dell'automazione può essere tuo

Il passo più difficile per costruire una strategia di automazione del flusso di lavoro funzionante è scegliere il software giusto per le tue esigenze.

Considera attentamente cosa vuoi automatizzare e quali team utilizzeranno questo processo per guidarti nella giusta direzione. Fai molte domande. E come sempre, fai un po' di ricerca per te stesso prima di impegnarti in una soluzione software.

Curioso di tutti i luoghi in cui puoi utilizzare l'automazione del flusso di lavoro? Dai un'occhiata a questi flussi di lavoro automatizzati che risparmiano tempo e aumentano le vendite.