Qualsiasi organizzazione con un flusso di entrate e uscite di fondi (addebiti e accrediti)—entrate, donazioni, ammortamenti o spese—deve registrare e monitorare queste transazioni. L'obiettivo è preparare i bilanci finanziari dell'azienda e quindi ottenere una visione dello stato finanziario.

Un libro mastro generale, più comunemente noto come GL, è un sistema di registrazione che traccia questi dati finanziari, un processo che può essere notevolmente semplificato con l'uso del giusto software contabile.

Conti GL e perché le aziende ne hanno bisogno

Alcuni esempi comuni di questi conti sono elencati di seguito:

• Attività: contanti, conti correnti o di risparmio, proprietà e qualsiasi struttura ad essa collegata, inventario, brevetti, crediti verso clienti
• Passività: stipendi o salari da pagare ai dipendenti, prestiti o debiti, alcune tasse, debiti verso fornitori
• Sussidiarie: una società indipendente che è posseduta per più del 50% da un'altra società, solitamente chiamata società madre
• Spese: costo delle merci vendute (COGS), commissioni di vendita, pubblicità, ammortamenti, forniture, utenze
• Ricavi: vendite, redditi da interessi, redditi da dividendi, redditi da locazione, contributi o donazioni
• Capitale: più comunemente noto come capitale azionario, è il valore di un'azienda se tutte le sue attività fossero liquidate e i debiti pagati (in termini più semplici, il capitale è uguale alle attività meno le passività)

Durante un determinato periodo di tempo, contabili e altri membri del personale finanziario registrano addebiti e accrediti delle bollette pagate e dei pagamenti ricevuti. Questo viene eseguito per verificare che tutte le transazioni per il periodo siano registrate nei conti corretti e che siano annotati gli importi corretti. Devono anche tracciare una linea netta tra un periodo e l'altro in modo che ci sia un taglio netto per le attività di ciascun periodo. È abbastanza comune per la maggior parte delle organizzazioni bilanciare i libri mensilmente, trimestralmente e annualmente.

Ogni transazione registrata in un GL è chiamata registrazione contabile e viene pubblicata nei conti del libro mastro in base al piano dei conti dell'azienda. Un piano dei conti è una suddivisione dei tipi di conto per intervallo numerico o un tipo di sistema di archiviazione per categorizzare le transazioni in base ai conti che influenzano. Quando finalizzato, un GL dovrebbe essere una fonte di verità concordata per la posizione finanziaria di un'azienda, che a sua volta viene utilizzata per creare bilanci, eseguire analisi finanziarie e condurre audit.

Cosa rende un GL indispensabile per le aziende?

Un GL racconta una storia del benessere finanziario di un'azienda. Ad esempio, se le spese aumentano in un determinato periodo di tempo, i dati inclusi in diversi conti GL potrebbero aiutare a spiegare come questo aumento delle spese influisce sui ricavi o sui debiti verso fornitori. Questa capacità di approfondire transazioni specifiche aiuta le aziende a individuare la fonte del problema, consentendo ai decisori di reagire di conseguenza. L'accuratezza di tutti i dati in un GL è imperativa affinché i rapporti, le analisi e i bilanci mostrino informazioni credibili.

Uno dei risultati più importanti di un GL è la creazione di bilanci. Tuttavia, i tre aspetti più importanti del GL sono il bilancio, il conto economico e il flusso di cassa.

I team contabili hanno bisogno di questi rapporti per comprendere meglio quali sono le loro attività e passività attuali, nonché quanto denaro hanno (o non hanno) e da dove proviene o va quel denaro. Investitori, analisti, management e altri stakeholder sono anche interessati a questi bilanci per rimanere informati sulle prestazioni e sulla posizione finanziaria di un'azienda su base continuativa.

G2’s senior financial analyst, Felipe Torres, spiega ulteriormente perché i GL sono così importanti per le aziende:

“Nel dipartimento finanziario e contabile, il GL è la radice di tutto ciò che facciamo. All'interno del GL, manteniamo ogni dettaglio dei nostri dati finanziari aziendali, insieme ai metadati sul tempo delle transazioni, i fornitori o i clienti, i dipartimenti e gli importi. A tal fine, il GL è la spina dorsale non solo dei nostri bilanci ma anche delle nostre capacità di FP&A (pianificazione e analisi finanziaria), permettendoci di analizzare le tendenze e le attività aziendali, per informare le nostre decisioni sul futuro.”

Il software contabile rende il GL facilmente accessibile

Prima di internet e dei progressi nella tecnologia contabile, la contabilità e le transazioni contabili venivano registrate a mano e scritte su carta in vari registri. Queste registrazioni contabili venivano poi organizzate, riassunte, totalizzate e copiate nel GL. Puoi immaginare, non solo quanto fosse tedioso, ma quanto facilmente si potessero commettere errori umani. Fino ad oggi, l'idea dei GL è simile ma più snella, organizzata e facile da tracciare, grazie ad alcune caratteristiche di base del software contabile.

Il software contabile attuale, tra le sue altre caratteristiche, può aiutare i team contabili a mantenere le registrazioni contabili calcolando automaticamente addebiti e accrediti e garantendo che tutte le registrazioni soddisfino linee guida specifiche. Inoltre, il software contabile ospita informazioni finanziarie cruciali in un unico database, il che rende il processo di riconciliazione più snello ed efficiente, perché i dati sono facilmente accessibili, organizzati e validi.

Un GL accurato e facilmente accessibile consente alle aziende di qualsiasi dimensione, con qualsiasi budget (ci sono diverse piattaforme contabili gratuite disponibili) di pianificare meglio l'inventario, i prezzi, garantire che i libri siano bilanciati, individuare attività fraudolente e avere una traccia cartacea legittima in caso di audit. E mantenere un GL non è importante solo per le organizzazioni a scopo di lucro. Le organizzazioni non profit devono tracciare i loro sovvenzioni, donazioni, regali o contributi dei membri per rimanere finanziariamente trasparenti ai loro donatori, nonché per conformarsi alle normative sulle sovvenzioni e fiscali.

Dei centinaia di recensioni di software contabile che G2 ha raccolto negli ultimi 12 mesi, l'importanza di un GL è stata menzionata diverse volte, e in quelle recensioni, gli utenti hanno evidenziato ripetutamente la caratteristica del GL che è importante per loro; la semplicità.

Un ingegnere del software in una piccola impresa ha recentemente scritto su AlignBooks, “La creazione del libro mastro generale è semplice e dettagliata”, mentre un responsabile contabile che utilizza Sage50 Cloud Accounting ha detto, “la creazione dei libri mastri generali è relativamente semplice e anche molto dettagliata e si può essere in grado di creare quanti più piani dei conti possibile.”

Il software contabile ha fatto molta strada da quando i GL venivano tracciati tramite penna e carta e fogli di calcolo. Pertanto, trovare la soluzione giusta può aiutare a semplificare la registrazione di tutte le transazioni finanziarie e dipingere un quadro più ampio di un'azienda.