Che cos'è il GDPR? Come influisce sul tuo team di vendita

Non è un segreto che la sicurezza dei dati sia un argomento di grande attualità.

Le nostre attività online lasciano una traccia digitale che può essere sfruttata nell'era digitale di oggi. Mentre le aziende utilizzano questi dati per la personalizzazione, ci espongono anche a rischi di sicurezza informatica. Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), introdotto nel 2018, affronta queste preoccupazioni stabilendo standard rigorosi di protezione dei dati per le organizzazioni che operano all'interno dell'Unione Europea.

Oltre alla privacy dei dati, il software per la salute ambientale e la sicurezza è cruciale per proteggere il nostro mondo digitale. Questi strumenti aiutano le organizzazioni a minimizzare il loro impatto ambientale e garantire interazioni online sicure, creando un paesaggio digitale più sicuro e sostenibile.

È importante notare che il GDPR riguarda qualsiasi organizzazione che elabora le informazioni personali dei cittadini dell'UE, comprese le aziende al di fuori dell'Europa. All'interno della tua azienda, questi cambiamenti hanno probabilmente avuto un grande impatto sulla tua quotidianità, specialmente se il tuo titolo di lavoro è uno che si occupa frequentemente dei dati delle persone, come le vendite.

Anche se la tua azienda ha probabilmente già apportato modifiche per conformarsi alle politiche GDPR, è importante che i venditori comprendano gli effetti che questo regolamento ha sulle loro attività quotidiane. Il mancato rispetto potrebbe comportare conseguenze sostanziali per la tua organizzazione.

Invece di esaminare tutti i 99 articoli legislativi che compongono il regolamento, riassumeremo tutto ciò che devi sapere sulla conformità al GDPR che riguarda direttamente i team di vendita – completo di un minimo di gergo legale.

Conformità al GDPR e vendite

Come accennato in precedenza, il GDPR riguarda qualsiasi azienda che elabora dati personali appartenenti a cittadini dell'Unione Europea. Ciò significa che la tua azienda non deve essere basata in Europa per essere vincolata da questi regolamenti. Alcune implicazioni chiave del GDPR per il team di vendita sono:

• Privacy dei dati per progettazione: Il GDPR impone che la privacy sia considerata fin dall'inizio di qualsiasi attività di elaborazione dei dati. I team di vendita devono garantire che la privacy sia integrata nei loro processi e sistemi.
• Gestione del consenso: È cruciale ottenere il consenso esplicito e informato dagli individui prima di raccogliere ed elaborare i loro dati personali. I team di vendita devono avere meccanismi di consenso chiari in atto.
• Minimizzazione dei dati: Raccogliere e conservare solo i dati necessari per lo scopo specifico. I team di vendita dovrebbero evitare la raccolta eccessiva di dati.
• Portabilità dei dati: Gli individui possono richiedere una copia dei loro dati in un formato strutturato e trasferirli a un'altra organizzazione. I team di vendita devono essere preparati a soddisfare queste richieste.
• Notifica di violazione dei dati: In caso di violazione dei dati, le aziende devono notificare agli individui interessati senza indebito ritardo. I team di vendita dovrebbero avere piani di risposta agli incidenti in atto.
• Responsabilità: Le aziende sono responsabili di dimostrare la conformità al GDPR. I team di vendita devono essere consapevoli dei loro obblighi e garantire che siano rispettati.

Comprendendo queste implicazioni chiave, i team di vendita possono garantire che le loro pratiche siano allineate ai requisiti del GDPR e proteggano la privacy dei loro clienti e potenziali clienti.

Quando si tratta di vendite, i dati giocano un ruolo importante in ogni fase del funnel. Per questo motivo, il GDPR ha avuto un grande effetto su come i rappresentanti di vendita gestiscono le informazioni dei clienti e dei potenziali clienti durante il processo di vendita.

Come il GDPR influisce sulle attività di prospezione?

La prospezione è l'attività più colpita dal GDPR per i rappresentanti di vendita. Questo include qualsiasi contatto di vendita in uscita, dove un venditore contatta potenziali clienti che non hanno volontariamente fornito le loro informazioni.

Il GDPR delinea sei diversi "basi legali" in cui è lecito elaborare o utilizzare dati personali. In altre parole, il titolare del trattamento dei dati (cioè, il rappresentante di vendita) deve soddisfare almeno una delle seguenti condizioni per memorizzare o utilizzare le informazioni dei potenziali clienti.

Per quanto riguarda le attività di vendita, ci concentreremo principalmente su due di queste condizioni: consenso e interesse legittimo.

Consenso

Ottenere il consenso esplicito dal potenziale cliente è ideale ma non sempre possibile. Un esempio è se un potenziale acquirente compila un modulo per richiedere una dimostrazione del prodotto. Prima del GDPR, era sicuro presumere che una persona che fornisce le proprie informazioni di contatto fosse disposta a essere contattata da un venditore. Dopo il GDPR, non è così semplice. Non è più sicuro presumere che un acquirente stia dando il consenso solo fornendo le proprie informazioni di contatto; devono spuntare tutte le caselle per optare deliberatamente.

Affinché il consenso sia valido secondo gli standard del GDPR, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

• Il consenso deve essere dato liberamente
• Il consenso deve essere specifico
• Il consenso deve essere informato; la persona deve sapere a cosa sta acconsentendo
• Il consenso è inequivocabile
• Il consenso deve essere dato con un'azione o dichiarazione chiara e affermativa

Per la maggior parte, i dettagli relativi al consenso influenzeranno principalmente i marketer mentre generano lead e creano moduli di acquisizione lead. Tuttavia, i venditori devono essere familiari con tutti gli aspetti del funnel di vendita in cui il GDPR gioca un ruolo.

Interesse legittimo

Se il potenziale acquirente non ha dato esplicitamente il consenso, il titolare del trattamento dei dati deve dimostrare un interesse legittimo nel trattare legalmente i loro dati personali. In altre parole, un venditore deve spiegare perché sta contattando e, soprattutto, perché è rilevante o vantaggioso per la persona dall'altra parte. Gestire i dati personali di qualcuno in base a questa condizione implica che lo si faccia con ragione.

La base legale dell'interesse legittimo solleva un po' di area grigia poiché è soggettiva e può essere argomentata a favore o contro. Per essere sicuri, considera sempre se ciò di cui stai parlando è di valore per la persona dall'altra parte o se le tue azioni violano i diritti o le libertà di qualcuno. Se scegli di fare affidamento su questa base, assicurati di documentare le tue attività di prospezione e di poter rispondere a esse. Ne parleremo più avanti.

Quali sono le conseguenze del mancato rispetto degli standard GDPR?

È importante notare che lo scopo di questo regolamento è proteggere la privacy dei dati dei cittadini dell'UE, non infliggere sanzioni avventate alle aziende che stanno genuinamente facendo del loro meglio per aderire a queste politiche.

Detto ciò, i peggiori trasgressori potrebbero affrontare multe salate. Le aziende possono essere multate fino al quattro percento del loro fatturato globale annuo o 20 milioni di euro, a seconda di quale sia maggiore. Ahi.

Ma è importante ricordare che non tutti gli errori di conformità porteranno a multe severe. La portata dell'infrazione determinerà la gravità della conseguenza. Le violazioni meno gravi possono comportare sanzioni amministrative come avvertimenti o rimproveri. In ogni caso, è sufficiente sapere che l'UE non scherza riguardo alla conformità – potrebbe essere il momento di assumere un responsabile della conformità.

Migliori pratiche per la prospezione conforme al GDPR

Alla fine della giornata, è meglio essere sicuri che dispiaciuti quando si tratta di garantire che le tue attività di prospezione siano conformi al GDPR. Che tu stia inviando un'email a freddo o facendo una chiamata a freddo, ci sono diverse migliori pratiche da ricordare.

Tieni un registro delle tue attività di prospezione

La maggior parte dei team di vendita moderni utilizza software CRM come loro database principale. È importante registrare le tue attività di prospezione in relazione ai contatti europei e tracciare come i dati di contatto sono arrivati nel tuo CRM in primo luogo.

Fornisci un'opzione di opt-out

Il tuo contatto dovrebbe sempre fornire al destinatario l'opzione di rinunciare a essere contattato. Nelle email, includi un link alla politica sulla privacy della tua azienda e un pulsante evidente che consente alla persona dall'altra parte di annullare l'iscrizione alle tue email. Per le telefonate, segna "Non chiamare" nel tuo database se la persona in linea richiede di non essere contattata.

Sii chiaro e onesto

Quando contatti un potenziale cliente, sii sempre chiaro sulle tue intenzioni nel contattarlo. Se chiedono come hai ottenuto i loro dati, sii onesto. Se ti chiedono di eliminare le loro informazioni dal tuo database, onora la loro richiesta. Inoltre, sii sempre pronto a rispondere a domande relative al GDPR nel tuo contatto. Vuoi che la persona dall'altra parte sappia che tu e la tua azienda apprezzate la loro privacy e sicurezza.

Conclusione

La privacy su Internet è importante e i rischi di sicurezza aumentati richiedono ai governi di prendere misure più drastiche per proteggere i loro cittadini. Abbiamo coperto le basi del GDPR per le vendite, ma dovresti contattare le risorse interne all'interno della tua organizzazione se desideri informazioni legali più specifiche.

Per la maggior parte dei venditori, finché hai una comprensione generale della conformità al GDPR e affronti la prospezione delle vendite tenendola a mente, dovresti essere a posto. Buona caccia (conforme)! 

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.