Cosa sono i documenti pubblici? Come ottenere l'accesso a qualsiasi documento

Il periodo prima del 1966 era caratterizzato da una limitata trasparenza e responsabilità negli Stati Uniti. Il governo operava con un alto grado di segretezza, il che faceva sentire i cittadini come noi come se fossimo detective impegnati in una ricerca sfuggente.

Poi, nel 1966, fu approvato negli Stati Uniti il Freedom of Information Act (FOIA). Esso garantiva che i documenti e le informazioni del governo dovessero essere accessibili al pubblico tramite i registri pubblici. L'obiettivo era aumentare la fiducia nel governo permettendo ai cittadini di accedere alle informazioni sulla condotta del governo.

Man mano che i dati crescono e le minacce alla sicurezza diventano più prevalenti, le organizzazioni non possono più fare affidamento su metodi obsoleti per gestire i registri pubblici. Implementare un software di gestione dei registri pubblici può aiutare le organizzazioni a rispondere alla crescente domanda di accesso efficiente e sicuro ai registri.

Questo articolo esplorerà i diversi tipi di registri pubblici, la loro importanza e le opzioni di accessibilità disponibili per il pubblico.

Ricorda, però, che diversi stati hanno le proprie leggi su cosa costituisce un registro pubblico, quindi dovresti contattare le agenzie governative del tuo stato per i dettagli specifici.

Importanza dell'accesso ai registri pubblici

L'accesso ai registri pubblici migliora la trasparenza e la responsabilità nel governo e nelle istituzioni pubbliche, permettendo così agli individui di prendere decisioni informate sul loro governo durante le elezioni.

Ad esempio, accedendo alle informazioni sul finanziamento delle campagne, puoi comprendere le azioni dei tuoi rappresentanti e fare una scelta informata di governo. Una volta eletti, l'accesso ai registri pubblici può anche aiutarti a tenere i funzionari eletti responsabili e garantire che le loro azioni siano in linea con i tuoi migliori interessi.

I ricercatori dipendono dai registri pubblici per studiare le scienze sociali, l'economia, la gestione delle politiche pubbliche e altro ancora. Forniscono dati preziosi analizzando tendenze, valutando programmi governativi e sviluppando politiche basate su prove.

I registri pubblici sono cruciali per le esigenze legali e aziendali. Avvocati, investigatori e ricercatori si affidano a loro per raccogliere prove, condurre analisi finanziarie, eseguire due diligence, verificare informazioni e supportare procedimenti legali. Allo stesso modo, le aziende dipendono dai registri pubblici per valutare le condizioni di mercato, valutare partner o concorrenti e prendere decisioni informate.

Inoltre, l'accesso ai registri pubblici garantisce la protezione dei diritti e della privacy individuali. I registri pubblici spesso includono informazioni sulla proprietà, casi giudiziari, precedenti penali e azioni governative. Accedendo e rivedendo questi registri, gli individui possono verificare l'accuratezza delle informazioni, correggere errori e contestare eventuali pratiche illegali che potrebbero violare i loro diritti.

11 tipi di registri pubblici

Molte istituzioni governative e private creano e mantengono registri pubblici per aiutare il pubblico a ottenere le informazioni necessarie e promuovere la trasparenza.

Prima di iniziare, devi capire quale tipo di registro pubblico stai cercando. Questo può risparmiare ore di ricerca. Ogni stato e paese ha un diverso processo di gestione dei registri, quindi identificare la categoria di cui hai bisogno ti dà un vantaggio. 

Statistiche vitali

Le statistiche vitali si riferiscono ai dati quantitativi che il governo raccoglie per aiutare a gestire vari programmi, distribuire denaro e comunicare con i suoi cittadini. I funzionari governativi usano queste informazioni per prendere decisioni per il pubblico. 

Il censimento è un famoso esempio di statistiche vitali, tracciando dati su nascite, morti, proprietà, tasse, malattie, votazioni e servizio militare. 

Leggi e regolamenti

Individui e organizzazioni devono conoscere le leggi e i regolamenti che devono seguire. Il processo di formazione delle leggi e dei regolamenti è aperto al controllo pubblico, e i registri su se individui e organizzazioni seguono queste leggi e regolamenti sono anche condivisi. 

I giornalisti accedono a questi registri pubblici per ottenere informazioni su varie questioni, come decisioni giudiziarie, proposte legislative e altre questioni importanti.

Procedimenti giudiziari

Il sistema legale degli Stati Uniti è rispettato perché i tribunali svolgono il loro lavoro sotto il controllo pubblico. Se un'istituzione o un individuo va in tribunale, il loro caso e le eventuali accuse contro di loro diventano una questione di registro pubblico a meno che un giudice non sigilli il registro.

Ciò significa che il pubblico può accedere a informazioni su testimoni, prove e tutto ciò che accade in tribunale. La documentazione delle attività giudiziarie aiuta a garantire che il sistema legale sia equo e trasparente.

Registri della giustizia penale

Le agenzie responsabili del mantenimento dell'ordine nella società a livello locale, statale e federale operano sotto il controllo pubblico. Ciò significa che le informazioni sugli arresti sono disponibili al pubblico e nessuno dovrebbe essere preso in custodia senza un registro.

Il pubblico può accedere alle chiamate di servizio della polizia così come ai registri delle carceri. Quando certi criminali vengono rilasciati, i registri pubblici menzionano dove vivono e il tipo di supervisione a cui sono sottoposti.

Registri educativi 

I registri educativi contengono informazioni relative all'esperienza educativa di una persona. Sono mantenuti da scuole, college e università e sono protetti da leggi sulla privacy.

I registri educativi includono voti, trascrizioni, presenze, azioni disciplinari, punteggi dei test standardizzati e informazioni personali. 

Rapporti di valutazione dei programmi governativi

Organizzazioni come l'ufficio di responsabilità del governo federale o gli uffici degli auditor statali indagano a fondo su come funzionano i programmi governativi e creano rapporti di valutazione. Questi rapporti forniscono informazioni imparziali sull'efficienza e l'efficacia dei programmi governativi. Sono cruciali perché questo tipo di indagini è proibitivamente costoso per le organizzazioni di notizie, i partiti politici o i candidati. 

Registri sanitari 

I registri sanitari contengono informazioni sulla storia medica di un individuo, procedure, diagnosi, trattamenti o farmaci. Sono soggetti a rigide normative sulla privacy ai sensi del Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e del General Data Protection Regulation (GDPR) negli Stati Uniti. In determinate circostanze, potrebbe essere necessario rendere disponibili al pubblico i documenti medici, ad esempio per la ricerca o in risposta a un ordine del tribunale.

Informazioni finanziarie di varie istituzioni.

Istituzioni profit, nonprofit e pubbliche mantengono registri delle loro dichiarazioni finanziarie e attività. Le agenzie governative, come l'Internal Revenue Service (IRS), la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) e la Securities and Exchange Commission (SEC), supervisionano questi registri, che sono solitamente disponibili al pubblico per garantire responsabilità e fiducia nel sistema finanziario.

Registri finanziari delle campagne politiche 

Anche se le sentenze della Corte Suprema hanno reso più difficile vedere da dove provengono i fondi delle campagne, i governi rendono ancora disponibili al pubblico le informazioni sulle donazioni politiche. La Federal Elections Commission (FEC) ha un ampio database di informazioni sui contributi alle campagne per garantire la trasparenza nel processo politico.

Registri di proprietà

I registri di proprietà includono informazioni su beni immobili come atti di proprietà, ipoteche, permessi di costruzione, violazioni del codice edilizio e trasferimenti di proprietà. Gli uffici governativi locali mantengono i registri di proprietà per l'accesso e la revisione pubblica.

Licenze

I governi generano entrate rilasciando licenze, che sono richieste per quasi ogni impresa. Le licenze sono estese e diversificate. Ad esempio, professioni come medici, ingegneri, avvocati e insegnanti spesso richiedono licenze diverse. Il sistema aiuta a garantire che i professionisti e le imprese rispettino gli standard e i regolamenti. 

Tuttavia, certi tipi di registri creati da individui privati, aziende o altre entità che sono legalmente e finanziariamente parte del Commonwealth non sono certamente considerati registri pubblici dalla maggior parte delle leggi statali.

Come accedere ai registri pubblici

Acquisire registri pubblici può presentare sfide a causa dei diversi periodi di conservazione associati ai registri disponibili. Due tipi principali di registri pubblici sono classificati in base ai loro periodi di conservazione: permanenti e temporanei. I registri permanenti sono conservati a lungo termine, mentre i registri temporanei possono essere scartati se ritenuti irrilevanti. 

I registri pubblici sono tipicamente conservati in strutture designate note come Luoghi di Deposito (POD), che conservano i registri originali delle agenzie governative locali e statali. Ci sono due tipi di POD: Classe A e Classe B. I POD di Classe A conservano sia i registri permanenti, come certificati di nascita e morte, atti di proprietà, licenze di matrimonio e sentenze giudiziarie, sia i registri temporanei. D'altra parte, i POD di Classe B sono autorizzati a conservare solo registri pubblici temporanei, come bollette, verbali delle riunioni pubbliche e registri delle buste paga.

Prima di iniziare una ricerca di registri pubblici, è fondamentale determinare le informazioni specifiche di cui hai bisogno. Sviluppare competenze essenziali per affinare la tua ricerca e filtrare le informazioni superflue è vitale per navigare efficacemente in questo processo. È importante notare che condurre tali ricerche in modo indipendente può richiedere tempo, potenzialmente settimane. Pertanto, raccogliere le informazioni di base necessarie in anticipo è essenziale per evitare di sprecare tempo prezioso. 

Navigare nelle complessità di una richiesta di registri pubblici richiede un insieme specifico di competenze. Fortunatamente, sono disponibili risorse per aiutarti a iniziare la tua ricerca di registri pubblici, che può variare in base alle leggi e ai regolamenti del tuo stato.

Chi può richiedere i registri pubblici?

Il FOIA stabilisce che gli uffici pubblici dovrebbero rendere disponibili i registri una volta ricevuta una richiesta formale. Chiunque può richiedere i registri pubblici semplicemente chiedendoli, anche se è consigliabile richiedere l'accesso in modo cortese. Di solito, la richiesta può essere fatta in qualsiasi modo scelto dal richiedente: per telefono, di persona, o tramite email o lettera. 

Molte agenzie governative offrono moduli di richiesta online per aiutare gli individui a richiedere i registri pubblici. I governi che utilizzano software per i registri pubblici, strumenti di gestione delle richieste dei cittadini o portali di registri aperti tendono ad avere un processo di accesso più trasparente. 

Alcuni governi possono richiedere alle persone di presentarsi di persona per richiedere i registri pubblici, e alcuni stati possono richiedere che tu sia residente di quello stato per fare una richiesta.

Anche se i registri pubblici sono destinati ad essere liberamente accessibili, potrebbero essere applicate tariffe per accedervi, in particolare per le copie cartacee.

Quanto costano i registri pubblici?

Viene addebitata una tariffa per il recupero dei registri pubblici. Il costo per ottenere i registri pubblici varia in tutto il paese, con alcuni stati che hanno un tariffario statale che le agenzie governative devono seguire. Al contrario, altri, come l'Alabama, lasciano che sia l'agenzia a determinare una tariffa ragionevole.

Alcune agenzie governative addebitano una tariffa oraria fissa basata sul tempo trascorso a cercare, rivedere e redigere i registri pubblici. Nel Rhode Island, c'è una tariffa di ricerca e recupero di $15 all'ora, applicabile dopo la prima ora, mentre in Colorado, la tariffa corrispondente è di $30 all'ora. Alcuni addebitano anche per la stampa dei registri pubblici o per il lavoro coinvolto nel loro recupero.

D'altra parte, stati come California, Illinois, Ohio, Pennsylvania e Washington vietano la riscossione di tariffe per i registri pubblici e possono solo occasionalmente imporre addebiti per tipi specifici di registri o in determinate circostanze.

Devi ricercare il processo nel tuo stato o giurisdizione prima di fare una richiesta in modo da comprendere eventuali tariffe o requisiti in anticipo.

Accesso gratuito ai registri pubblici 

Accedere gratuitamente ai registri pubblici può essere una risorsa preziosa per ottenere informazioni. Ecco alcuni metodi comuni che puoi esplorare.

• Molte agenzie governative hanno siti web che rendono disponibili online i registri pubblici. Usa il sito web del tuo governo federale, statale o locale e cerca la sezione dei registri pubblici.
• Alcuni siti web privati, come Instant Checkmate e Truthfinder, offrono accesso gratuito ai registri pubblici. Questi ti aiutano a ottenere i registri pubblici in modo più conveniente rispetto ai siti web governativi.
• Usa il tuo database di biblioteche locali o tribunali che conservano registri di tutti i procedimenti nei loro archivi. 
• Usa un motore di ricerca che si concentra sulla ricerca di registri pubblici, come Pipl. Ricorda di rendere la query il più precisa possibile per trovare esattamente ciò di cui hai bisogno.
• Puoi richiedere informazioni all'agenzia pubblica che detiene i registri tramite email o lettera.

Applicazione delle leggi sui registri pubblici

L'applicazione delle leggi sui registri pubblici differisce da stato a stato. Tuttavia, in molti stati, i procuratori generali sono incaricati di supervisionare e far rispettare la conformità alle leggi sui registri pubblici da parte delle agenzie statali. Negli stati in cui i procuratori generali non hanno autorità di applicazione, puoi intentare una causa civile se ti viene negato l'accesso ai registri pubblici.

Se un'agenzia statale viola intenzionalmente le leggi sui registri pubblici, i procuratori generali possono avviare una causa per far rispettare la conformità. Inoltre, i procuratori generali sono responsabili di stabilire politiche e procedure che guidano le agenzie statali sulle leggi sui registri pubblici. Questo garantisce che le agenzie statali mantengano e condividano i registri pubblici in conformità con la legge.

Scartabellare tra i documenti

Il fondamento degli Stati Uniti risiede nel principio di 'noi il popolo', e l'accesso ai registri pubblici favorisce una società in cui le informazioni sono prontamente disponibili e le decisioni sono prese nell'interesse del popolo.

Familiarizzando con i diversi tipi di registri pubblici e i metodi per accedervi, puoi partecipare attivamente ai processi democratici, salvaguardare i tuoi diritti e contribuire a una società trasparente e responsabile.

Abbraccia la tecnologia per semplificare le tue interazioni con i governi locali e statali utilizzando software di richiesta dei cittadini.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2023. È stato aggiornato con nuove informazioni. robusto