Implementazione VDI: Non deve essere un mal di testa

Man mano che la tua azienda cresce, così farà anche il suo stack tecnologico. Nuovi progressi nel business portano alla necessità di nuove tecnologie, che spesso comportano nuovi software.

Implementare un nuovo software all'interno della tua organizzazione è una cosa, ma installare uno strumento come l'infrastruttura desktop virtuale (VDI) è un'altra.

VDI consente agli utenti all'interno della tua organizzazione di accedere ai loro desktop da qualsiasi parte del mondo tramite un portale sicuro. Sebbene sia un software conveniente, utilizzarlo comporterà un notevole adattamento e cambiamento - non è la solita implementazione software.

Come implementare VDI

Quando si mette in atto un nuovo software, specialmente qualcosa come VDI che può cambiare il modo in cui la tua organizzazione lavora e accede alle informazioni, seguire un processo è la tua migliore scommessa per ottenere un'implementazione senza intoppi.

Di seguito sono riportati i dieci passaggi che qualsiasi organizzazione dovrebbe seguire quando implementa un VDI.

1. Sviluppare un business case

Prima di implementare qualsiasi nuova soluzione software, dovrai ottenere il consenso dai principali stakeholder.

Fornisci alla leadership all'interno della tua organizzazione tutte le informazioni di cui potrebbero aver bisogno per comprendere i vantaggi del VDI, come sarà il resto del processo di implementazione e, forse più importante, i rischi di non utilizzare VDI.

Sottolinea le complicazioni di lavorare con la tua infrastruttura attuale e le sfide associate, come la gestione dei desktop fisici, la manutenzione del sistema operativo e la conformità normativa.

Non dimenticare di includere gli obiettivi dell'implementazione nel tuo business case. Ecco un elenco di alcuni obiettivi comuni dell'implementazione di un VDI:

• Consentire ai lavoratori remoti di accedere alle informazioni in modo sicuro e lavorare in modo produttivo
• Rendere l'accesso al desktop più facile e conveniente
• Aumentare la sicurezza e proteggere le informazioni memorizzate sui desktop
• Ridurre il carico sul dipartimento IT
• Ridurre i costi hardware

Vorrai anche includere una ripartizione di quanto costerà per la tua organizzazione. Il VDI sarà visto come una spesa operativa, il che significa che è associato al costo giornaliero di gestione dell'azienda.

Questa mentalità "paga mentre usi" potrebbe rendere più facile per la leadership accettare i costi dell'implementazione del VDI.

2. Selezionare un tipo di VDI

Una volta ottenuto il consenso dalla leadership e ricevuto il via libera per procedere con il resto dell'implementazione del VDI, devi selezionare quale tipo di VDI richiede la tua organizzazione.

Esistono due tipi di distribuzione VDI: persistente e non persistente. Quello che scegli dipenderà dalle esigenze degli utenti della tua organizzazione.

Un VDI persistente consente agli utenti di personalizzare i loro desktop, salvando tutte le modifiche che apportano. Questa distribuzione è spesso utilizzata in un'organizzazione che necessita di desktop virtuali per agire al posto di un computer personale fisico, come scuole e uffici.

Un VDI non persistente, d'altra parte, non offre un desktop personalizzato. Quando l'utente accede, gli viene dato accesso alle applicazioni del desktop virtuale, ma nessuna modifica viene salvata. Questa distribuzione è più per usi occasionali, come nelle biblioteche pubbliche o nei chioschi.

3. Determinare un metodo di rollout

Una volta deciso il tipo di distribuzione, dovrai determinare il tuo approccio. In questo caso, l'approccio si riferisce a quanto lentamente o rapidamente procederai con l'implementazione del VDI.

Alcune organizzazioni inizieranno implementando il VDI per un singolo progetto, vedranno come va, apporteranno aggiustamenti e poi passeranno a un secondo progetto utilizzando il VDI.

Un'altra opzione è distribuire per dipartimento - iniziare con la contabilità e poi passare al marketing. Oppure iniziare con la ricerca di mercato e poi applicarlo alle risorse umane.

Qualunque cosa tu decida, prenderla dipartimento per dipartimento è di solito un buon approccio se sei preoccupato di interrompere i flussi di lavoro dei progetti. Un'altra opzione è implementare il VDI ufficio per ufficio, il che funzionerà ovviamente solo se hai più di una sede e se quelle sedi lavorano bene in modo indipendente.

4. Stabilire ambienti utente

VDI riguarda tutto gli utenti finali, quindi capire i requisiti dell'esperienza utente è fondamentale per un'implementazione di successo.

Vuoi che il VDI che selezioni consenta alle persone all'interno della tua organizzazione, non le ostacoli dall'accesso ai materiali di cui hanno bisogno. Pensa alle capacità che devi consentire per ciascun utente finale che interagirà con il tuo VDI in base al loro ruolo nell'organizzazione e al lavoro che completeranno utilizzando il VDI.

Fattori importanti da considerare quando si determinano gli ambienti utente appropriati includono le esigenze di desktop singolo rispetto a multiplo, lo streaming audio e video e i requisiti di stampa. Gli ambienti utente non saranno uguali per ogni persona, ma per rendere il processo un po' più semplice, puoi raggruppare gli utenti con requisiti simili in pool di desktop e pianificare di fornire loro la stessa immagine del desktop.

Una volta compresi i requisiti e stabiliti gli ambienti utente per la tua organizzazione, puoi condurre una valutazione per comprendere le metriche che saranno importanti nella creazione di un piano infrastrutturale.

Tre metriche chiave a cui prestare particolare attenzione includono il numero totale di utenti delle applicazioni, il tempo medio di caricamento e i periodi di picco di utilizzo.

5. Creare un piano infrastrutturale

Successivamente, devi creare un piano infrastrutturale. Per fare ciò, inizia con una revisione completa di tutta la tecnologia che la tua organizzazione sta utilizzando. Valuta i tuoi ambienti di archiviazione e identifica altre aree all'interno della tua organizzazione che sono già in uno stato di virtualizzazione.

Con una buona comprensione di ciò con cui stai attualmente lavorando, puoi quindi creare un piano infrastrutturale. Determina quali strumenti verranno virtualizzati e eseguiti dal tuo data center e identifica qualsiasi altra attrezzatura di cui potresti aver bisogno per supportare quel data center. Tenendo a mente i tuoi ambienti utente, determina quale tipo di larghezza di banda richiederà il tuo VDI per avere successo.

6. Mappare le opzioni di soluzione

Con i tuoi ambienti utente e il piano infrastrutturale in mente, puoi trovare accuratamente la soluzione che meglio si adatta alle esigenze della tua organizzazione. Ci sono molte opzioni là fuori, e alcuni fornitori offriranno un prodotto che colpisce quel punto dolce per il tuo specifico set di requisiti.

Quando scegli un VDI, è meglio guardare alle raccomandazioni degli utenti reali. Presta molta attenzione alla loro industria, dimensione dell'azienda, sistemi operativi che usano e le caratteristiche che affermano essere le più utili. Concentrarsi sulle recensioni positive degli utenti con esigenze simili alle tue ti darà la migliore idea di quale prodotto scegliere.

Ricorda, lo scopo di avere un VDI è consentire agli utenti di accedere in modo sicuro ai loro desktop da ovunque possano lavorare. Quando guardi le caratteristiche di ciascuna soluzione del fornitore, guarda alle loro prestazioni, ma non dimenticare di considerare le loro misure di sicurezza e l'impatto che il VDI avrà sulla tua rete.

Oltre a ciò, assicurati che tutto il software attuale che la tua organizzazione sta utilizzando si integri bene con il VDI che scegli. Se uno qualsiasi dei tuoi software richiede hardware specifico, verifica che funzioni con la soluzione VDI selezionata.

Inoltre, verifica che sia legale - alcune aziende di software limitano gli utenti dall'installare il loro programma su un VDI.

7. Creare un piano di comunicazione

Quando si tratta di implementazione software, fallirà se non hai un piano di comunicazione efficace dietro di esso. Metti da parte le parti tecniche dell'implementazione di un VDI per un po', e prenditi del tempo per far sapere a tutti all'interno della tua organizzazione cosa possono aspettarsi una volta che questo nuovo strumento sarà lanciato.

Ecco alcune cose che dovresti includere nel tuo piano di comunicazione per l'implementazione del VDI:

• Cos'è un VDI?
• Perché la tua azienda sta usando un VDI?
• Come influenzerà il VDI il lavoro di tutti?
• Come le persone otterranno supporto se ne avranno bisogno?

E naturalmente, lascia queste discussioni aperte a domande, commenti e preoccupazioni. Se qualcosa viene lasciato non detto, l'implementazione potrebbe incontrare turbolenze inaspettate.

8. Iniziare con un test

Saltare direttamente in un'implementazione software senza un pilota può essere un grande errore. Iniziare con un test ti aiuterà a individuare eventuali problemi che gli utenti potrebbero incontrare, permettendoti di creare un piano per la risoluzione dei problemi.

Crea un quadro per il pilota, raccogli un gruppo di utenti di test e definisci metriche o scenari che indicheranno se è stato un successo o un fallimento. In base a ciò che hai scoperto durante il pilota, crea un piano per coloro che utilizzeranno il VDI una volta completamente implementato. Offri migliori pratiche e risorse aggiuntive a cui possono fare riferimento una volta che iniziano a utilizzare il software.

9. Installare il VDI

Regolando la tua strategia in base ai risultati del pilota che hai condotto, è il momento di implementare il tuo VDI. Costruisci la tua infrastruttura VDI nel data center in base al piano che hai creato, migra i tuoi dati e decidi una data per l'installazione.

Fornisci una sessione di formazione per ogni utente e considera di offrire sessioni specifiche per coloro che hanno un desktop virtuale più complesso. Registra la formazione, sia in formato scritto, video o entrambi, in modo che gli utenti possano farvi riferimento se hanno bisogno di aiuto per risolvere un problema.

10. Misurare il successo

Una volta che tutto è stato lanciato, puoi ancora utilizzare, e forse regolare, le metriche del pilota in modo da poter misurare il successo dell'implementazione.

Offri un canale di comunicazione aperto e continuo per il feedback, dove gli utenti possono esprimere nuovi problemi e preoccupazioni man mano che si familiarizzano con il VDI. Come gli utenti si sentono riguardo al nuovo software, e se possono usarlo come previsto, è un indicatore chiave del successo dell'implementazione.

Dopo aver introdotto gli utenti della tua organizzazione all'uso del VDI, fai riferimento agli obiettivi che hai impostato all'inizio di questo percorso di implementazione e identifica se il tuo VDI ti ha aiutato a raggiungerli.

Errori nell'implementazione del VDI

Come con qualsiasi nuovo processo organizzativo, ci sono molti errori da fare quando si implementa una soluzione VDI. Certi piccoli ostacoli lungo il percorso sono destinati a succedere, difficili da evitare, e non influenzeranno negativamente la tua installazione in modo troppo terribile.

Tuttavia, ci sono tre errori principali che possono e dovrebbero essere evitati.

Andare all-in in una volta sola

Prima di tutto, un errore dannoso che le organizzazioni possono fare quando implementano un VDI è adottare l'approccio del big bang e andare all-in in una volta sola.

Man mano che pianifichi e implementi il tuo VDI, assicurati di adottare un approccio graduale (vedi il passaggio tre sopra). Che tu inizi un certo dipartimento con il VDI, un intero ufficio, o tutti i tuoi lavoratori remoti, prenderlo poco a poco è il modo migliore per capire le esigenze di ciascun gruppo all'interno della tua organizzazione.

Potresti scoprire che certi dipartimenti e necessità degli utenti funzionano meglio su un desktop non virtualizzato, ed è meglio affrontarlo poco a poco, piuttosto che tutto in una volta.

Non avere abbastanza risorse a disposizione

Un altro errore che spesso fanno gli implementatori di VDI è trascurare l'importanza di certe risorse, risultando in un'esperienza desktop virtuale scadente per gli utenti.

Prima di implementare una soluzione VDI, assicurati di comprendere le esigenze di ciascun utente e le risorse associate che ti aiuteranno a fornirle (vedi i passaggi quattro e cinque sopra). I fattori chiave da tenere d'occhio, in termini di risorse, sono l'archiviazione e la larghezza di banda.

Per offrire tempi di risposta delle applicazioni rapidi e un'esperienza utente positiva, il tuo VDI deve essere pronto a gestire tutte le istanze di desktop virtuale da ogni utente. Equipaggiare il tuo data center con le risorse giuste in anticipo è molto più facile che rendersi conto di aver bisogno di più spazio di archiviazione o larghezza di banda una volta che tutto è stato implementato.

Nel complesso, è nel tuo interesse essere realistico, preparato e generoso quando determini quali risorse ti servono per rendere la tua implementazione VDI di successo.

Trascurare di avere un'infrastruttura di backup

Man mano che piloti e implementi completamente il tuo VDI, devi sempre avere un'infrastruttura di backup pronta all'uso.

La parola chiave è pronta - se è inattiva e non pronta per essere utilizzata se l'infrastruttura VDI fallisce, perderai tempo prezioso e produttività. Per evitare disastri, assicurati di avere un'infrastruttura di backup monitorata, testata e pronta per il dispiegamento in ogni momento.

Prendi sul serio la tua implementazione

Oltre a seguire i dieci passaggi elencati sopra, prendere sul serio l'implementazione del VDI è tutto ciò che serve. Non trascurare i piccoli dettagli - potrebbero fare la differenza tra un dispiegamento che prospera e uno che fallisce.

Se stai implementando VDI per una forza lavoro remota e stai cercando altri strumenti software che lo rendano più facile, dai un'occhiata alla nostra lista di software per il lavoro remoto.