La tua guida ai tipi più efficaci di sistemi ERP

Lo sviluppo degli ERP ha cercato di raggiungere un ideale quasi utopico: la consolidazione di tutti i processi aziendali sotto un unico sistema software.

Certo, come nella vita così nella tecnologia, nessun piano sopravvive al primo contatto con il nemico. Con ogni nuova innovazione, le persone sono riuscite a trovare nuovi modi per interagire con il mondo ed espandere la portata delle loro ambizioni aziendali.

A causa di questa incertezza, il progetto di creare un'unica applicazione software per un'unica industria—per non parlare dell'intera impresa umana—è diventato un'impresa che potrebbe non essere mai realizzata nelle nostre vite.

I sistemi ERP si sono evoluti per coprire una vasta gamma di industrie, tipi di business e utenti. Sebbene la funzionalità di base di tutte queste iterazioni rimanga generalmente la stessa, c'è una grande quantità di variazione tra i sistemi quando si tratta di accessibilità e moduli specifici per l'industria che possono fare o rompere la tua esperienza con una determinata soluzione software.

Tipi di ERP per modello di sistema

Quando si tratta di selezionare il miglior software per la tua azienda, l'industria in cui lavori probabilmente avrà il maggiore impatto su quale software acquisterai.

Questo è particolarmente vero con sistemi espansivi come gli ERP che generalmente beneficiano di avere moduli e applicazioni su misura per sfruttare la specializzazione acquisita dall'essere integrati all'interno di un particolare settore del panorama lavorativo moderno.

Tuttavia, questo non significa che dovrai sempre trovare il sistema ERP più di nicchia o espansivo per coprire le tue esigenze. Alcune industrie che richiedono conoscenze particolari, come la contabilità, potrebbero andare bene utilizzando un sistema ERP di base o a spettro ampio. Questa variazione nei modelli di sistema è un modo chiave in cui l'ERP si differenzia da soluzioni software come il CRM.

D'altra parte, per le industrie che hanno esigenze materiali specifiche che potrebbero essere trascurate da qualcuno che non è ben informato sui particolari del business, un'opzione più di nicchia sarà l'unico modo per affrontare adeguatamente queste esigenze.

Di seguito sono riportati alcuni modelli che possono essere utilizzati per affrontare le diverse esigenze del mondo degli affari. Continua a leggere per scoprire quale opzione potrebbe essere meglio adattata alla tua organizzazione.

Best-of-breed

I sistemi ERP best-of-breed o "generalisti" sono una categoria che di solito è composta dai grandi nomi dei fornitori. Questi sistemi offrono una vasta opzione di moduli che la tua azienda può utilizzare e possono migliorare le operazioni di una vasta gamma di tipi di industria. Tuttavia, tutti i pezzi di un singolo prodotto devono essere acquistati come un unico sistema semi-comprensivo.

Un sistema ERP best-of-breed potrebbe essere giusto per te se:

• Stai cercando un sistema all'avanguardia, ben gestito e di qualità per gestire i tratti generali della tua attività.
• Vuoi acquistare tutti i moduli di un sistema ERP come un unico pacchetto e garantire che tutti i dipartimenti operino con la stessa soluzione software.
• Vuoi accedere a una vasta gamma di funzioni best-in-class che possono essere adattate a ciascuno dei tuoi dipartimenti specifici.
• Hai una grande azienda che necessita di una vasta gamma di funzionalità.

Con l'ERP, come con molte cose nella vita, ottieni quello per cui paghi. I sistemi best-of-breed sono generalmente altamente sintonizzati e offrono un livello di qualità superiore rispetto ad altri tipi di sistema.

Nonostante questi considerevoli vantaggi, un ERP best-of-breed potrebbe non essere la soluzione corretta per te se:

• Hai bisogno di sistemi estremamente specializzati per aiutare a gestire elementi precari della tua industria e gestire rischi che potrebbero essere trascurati da un estraneo alla tua attività e organizzazione. I sistemi best-of-breed sono strumenti potenti, ma sono alquanto rigidi e inflessibili quando si tratta di personalizzazione.
• Hai bisogno di un sistema semplice da usare e facile da integrare. Questi tipi di sistemi ERP spesso richiedono un grande coordinamento a tutti i livelli e dipartimenti di una data organizzazione per evitare incoerenze informative.
• Hai bisogno di un sistema che sia in grado di cambiare con la tua azienda man mano che cresci e ti espandi. Sebbene i sistemi ERP best-of-breed coprano una così ampia gamma di utilità che possono spesso adattarsi alla maggior parte dei cambiamenti generali, a volte possono risultare carenti se la tua organizzazione pianifica di iniziare a specializzarsi in particolari elementi e pratiche di nicchia dell'industria.
• La tua attività è iper-focalizzata su un'area specifica.

ERP Modulare

I sistemi ERP modulari sono, in molti modi, un'evoluzione di come i sistemi ERP hanno funzionato in passato: hanno iniziato con una singola funzione come la contabilità e hanno gradualmente aggiunto più funzionalità man mano che la necessità di esse cresceva.

Questo approccio consente all'utente finale di ridurre i costi di implementazione di un sistema ERP acquistando solo le parti di cui ha bisogno senza alcun eccesso di gonfiamento che può essere trovato in sistemi ERP più grandi e confezionati.

Questi sistemi sono generalmente sinonimi di ciò che è noto come ERP "verticale" o ERP "specifico per l'industria" date le loro applicazioni di nicchia.

Potresti voler considerare l'implementazione di un sistema ERP modulare se:

• Lavori in un'industria specializzata che ha un alto livello di rischio o perdita potenziale associata ai tuoi beni o servizi. Un esempio di ciò potrebbe essere le aziende di produzione o distribuzione alimentare.
• La tua attività gestisce informazioni altamente sensibili che necessitano di funzionalità specializzate per garantire una corretta gestione del rischio.
• Sei interessato a distribuire i costi di implementazione dell'ERP. Un sistema best-of-breed completo può essere proibitivamente costoso, e con una soluzione modulare, puoi implementare diverse funzioni una alla volta per ridurre la tua spesa complessiva per il software.

Alcuni potenziali svantaggi dei sistemi ERP modulari includono:

• Una mancanza di coordinamento tra i diversi moduli può portare a un'integrazione disomogenea e difficile per la tua azienda a causa di informazioni ridondanti o mancanti.
• L'ERP modulare e le nuove tendenze nel SaaS e nel Cloud come metodi per il dispiegamento dell'ERP non si combinano bene. La mancanza di un unico sistema complessivo rende difficile per un solo fornitore fornire il software necessario per costruire un sistema veramente "modulare". Se hai bisogno dei bassi costi iniziali forniti dal cloud ERP, un sistema modulare probabilmente non fa per te.
• Gestire grandi aziende può risultare difficile su un sistema veramente "modulare". Richiede così tante applicazioni diverse che sarebbe meglio considerare un sistema ibrido se hai ancora bisogno di gestire applicazioni di nicchia e processi aziendali.

Suite ERP

Una "suite ERP" completa è identificabile attraverso la fusione di diversi altri moduli più piccoli in un sistema completo che può assumere il ruolo di un vero pezzo di software ERP.

Spesso, questi potrebbero essere pezzi di software che non sono nemmeno affiliati con l'industria ERP o sviluppatori o fornitori tradizionali. Nonostante ciò, hanno ancora abbastanza della stessa funzionalità per contare insieme ai fornitori ERP effettivi.

Come suggerisce il nome, le suite ERP sono composte da una varietà di applicazioni più piccole che sono fuse insieme per creare un unico sistema ERP. Questo può essere qualsiasi cosa, da un pezzo indipendente di software di contabilità a strumenti di gestione della catena di approvvigionamento specializzati che sono adattati a un'industria specifica.

Generalmente, anche se non sempre, questo funziona avendo determinati fornitori di software che agiscono come "partner" per produrre una soluzione unica per clienti molto specifici. Curiosamente, questo può includere partnership tra fornitori best-of-breed e sviluppatori più di nicchia per creare sistemi per industrie specifiche, causando a un'azienda di essere sia un partner che un concorrente per alcune suite ERP.

Potresti voler considerare le suite ERP se:

• Hai bisogno sia della funzionalità ampia e dell'utilità di un sistema ERP completo che di moduli specializzati.
• La tua attività ha operazioni di vasta portata che si estendono verticalmente lungo la catena di approvvigionamento o orizzontalmente tra le industrie.
• Hai una grande azienda che lavora in un'area specializzata.

Una suite ERP potrebbe non essere la migliore idea per la tua organizzazione se:

• Hai bisogno solo di moduli specializzati o di un sistema ERP generale. Le suite ERP possono essere costose da acquisire e difficili da mantenere, quindi assicurati che i benefici che porta alla tua attività superino questi svantaggi.
• Hai una piccola impresa. Indipendentemente dall'industria, i sistemi ibridi possono essere alquanto difficili da implementare e mantenere per operazioni più piccole.

Tipi di ERP per distribuzione

Quando si tratta di utilizzare effettivamente il software, il modo in cui viene distribuito (consegnato dai programmatori e produttori ai fornitori e nelle mani dell'utente finale) è diventato un fattore sempre più rilevante quando si tratta di selezionare il giusto pezzo di software.

Una volta era il caso che tutto il software aziendale richiedesse una pesante infrastruttura fisica ospitata in loco presso gli uffici di un'azienda per funzionare. Oggigiorno, ci sono diverse opzioni di distribuzione che possono essere adattate per adattarsi al meglio alle esigenze della tua azienda.

ERP On-premise

I sistemi on-premise si riferiscono allo stile "tradizionale" di distribuzione del software, dove il programma è installato manualmente sui computer e server locali di proprietà e gestiti dalla stessa azienda.

Questo tipo di distribuzione ERP richiede una spesa in conto capitale (un costo iniziale elevato) per acquistare una licenza per il programma che poi dà all'acquirente finale il controllo totale sul sistema.

Tuttavia, il controllo totale comporta anche la responsabilità totale, il che significa che spetta all'utente finale fornire sicurezza e manutenzione sui loro sistemi hardware e fornire sicurezza e risoluzione dei problemi agli utenti individuali. Questo può generalmente assumere la forma di un grande team IT interno ma può anche essere esternalizzato a fornitori fidati.

Potresti voler considerare un sistema ERP on-premise se:

• Vuoi evitare spese software inutili per un lungo periodo di tempo e stai cercando di acquistare una soluzione direttamente.
• La flessibilità del software è una preoccupazione per te e non vuoi che i moduli specifici del tuo sistema siano determinati dal fornitore che produce un dato sistema ERP.
• La tua organizzazione ha già un team IT ben formato e sviluppato che può assistere con la manutenzione di un sistema ERP.
• Il controllo dei dati è una preoccupazione per te e la tua azienda. Mentre gli intermediari fanno affari essendo affidabili con le informazioni dei loro clienti, a volte conviene avere il controllo totale sulla diffusione delle informazioni aziendali.
• Lavori nell'industria della produzione, sanità, o costruzione e hai bisogno di un sistema per aiutarti a gestire i tuoi record specifici e garantire la sicurezza dei dati.

Alcuni svantaggi dei sistemi ERP on-premise includono:

• Un costo iniziale estremamente elevato che può limitarne l'accessibilità a tutte tranne le organizzazioni più grandi.
• Una durata di vita più breve rispetto a quella dei sistemi ERP cloud. Mentre ciò che acquisti può essere all'avanguardia al momento dell'acquisto, l'avanzamento della tecnologia è sicuro come il sorgere del sole. Una volta che ottieni un sistema ERP on-premise, sarà compito tuo tenerlo aggiornato sulle ultime funzionalità e sicurezza a meno che tu non voglia spendere molti soldi per farlo fare al fornitore.
• Implementazione difficile a causa della necessità di fornire l'hardware appropriato, formare il tuo team su come usarlo, oltre a consentire al tuo dipartimento IT di imparare come meglio proteggere i dati che fluiscono attraverso il software.

ERP Cloud

L'ERP Cloud è l'attuale protagonista nello spazio ERP.

Con lo sviluppo crescente dell'Internet delle Cose (IoT), la capacità di trasferire soluzioni software sempre più complesse sul web non è mai stata maggiore. A causa di ciò, l'idea del software come servizio (SaaS) è esplosa in popolarità con un nuovo approccio rivoluzionario sia al prezzo che all'accessibilità.

A differenza dei sistemi ERP on-premise, l'ERP cloud è molto più economico inizialmente. Il basso costo iniziale consente a sistemi ERP cloud specializzati come OpenGov di creare un ERP cloud sicuro per i dipendenti del governo e dei comuni.

Tuttavia, queste soluzioni software sono di solito fornite come parte di un servizio di abbonamento mensile continuo. Queste tariffe pagano per l'accesso continuo al software mentre finanziano anche lo sviluppo continuo da parte del fornitore del software nel campo della sicurezza e delle nuove funzionalità.

Un sistema ERP cloud potrebbe essere la scelta giusta per te se:

• Non hai una grande quantità di capitale flessibile da investire in un sistema on-premise e nell'infrastruttura di supporto circostante.
• Non c'è un team IT dedicato in loco per la tua organizzazione che possa aiutare a distribuire aggiornamenti e mantenere i tuoi dati sicuri.
• Hai bisogno di accedere ai dati nel tuo sistema ERP in movimento.
• Hai una piccola impresa.
• Vuoi rimanere all'avanguardia delle soluzioni software per la tua industria.

Alcuni svantaggi dell'ERP cloud includono:

• Una mancanza di controllo sulle applicazioni a cui hai accesso. Una volta che scegli un fornitore, sei bloccato con la loro specialità, quindi assicurati di sceglierne uno ben rispettato per la tua industria e tipo di organizzazione.
• Su un periodo di tempo sufficientemente lungo, probabilmente finirai per spendere di più per il tuo sistema ERP cloud di quanto avresti potuto fare se avessi acquistato un sistema on-premise direttamente.
• Mentre i fornitori di ERP cloud rimangono competitivi offrendo una forte sicurezza per i dati dei loro clienti, potrebbero non essere all'altezza dei tuoi standard, specialmente se lavori con informazioni altamente sensibili.

ERP Ibrido

Alcune aziende hanno bisogno di sistemi estremamente specializzati e devono combinare e abbinare i vari vantaggi offerti dalle soluzioni on-premise e cloud. Fortunatamente, le opzioni ibride sono prontamente disponibili da molti fornitori e possono aiutare le organizzazioni a colmare le lacune nella loro infrastruttura software.

Il modo generale in cui questo funziona è che le aziende operano moduli e funzionalità critiche per il business con applicazioni tecniche specifiche on-premise mentre ottengono il vantaggio aggiunto di soluzioni all'avanguardia da fornitori basati su cloud.

Queste soluzioni offrono ciò che è noto come un approccio "a due livelli" in cui la spina dorsale del sistema (finanze e contabilità) è ospitata in loco e altri moduli sono forniti in remoto in base alle esigenze dipartimentali. In questo modo, tutti hanno accesso allo stesso database complessivo, ma c'è meno necessità che ogni dipartimento abbia accesso all'intera suite delle capacità dei tuoi sistemi.

Questo approccio combina le capacità delle opzioni sopra menzionate e offre un costo e un tempo di implementazione che si collocano tra le due opzioni principali.

Potresti voler considerare un sistema ERP ibrido se:

• La tua organizzazione sta già utilizzando un sistema legacy interno o stai già utilizzando un ERP on-premise.
• La tua attività richiede integrazione con servizi basati sul web.
• Hai bisogno di flessibilità e controllo sui processi principali ma vuoi moduli specifici per l'industria aggiornati.
• Vuoi i vantaggi di un sistema ERP on-premise senza dover costruire l'intera infrastruttura IT che lo accompagna.

Alcuni svantaggi dei sistemi ERP ibridi includono:

• La complessità dei sistemi ibridi può renderli difficili da gestire. Sebbene non sia necessario un'infrastruttura IT completa come potresti per un sistema on-premise, hai comunque bisogno di un nucleo dedicato di persone in grado di gestire e operare gli aspetti del software che stai ospitando.
• Una mancanza di specializzazione tecnica rende i sistemi ERP ibridi meno efficienti rispetto ai loro omologhi più focalizzati. Non offre mai tanto controllo e flessibilità quanto un sistema on-premise, pur mancando della vera flessibilità e facilità d'uso che viene con l'ERP cloud.
• Ironia della sorte, uno dei problemi che gli ERP ibridi possono causare è il problema iniziale che i sistemi ERP sono stati progettati per risolvere in primo luogo: l'isolamento dei dati. Sebbene questo possa essere evitato con il tempo e la gestione adeguati, è possibile che i diversi moduli utilizzati da dipartimenti separati portino a un collo di bottiglia di informazioni o dati che dovrebbero essere facilmente accessibili all'intera organizzazione.

Tutti i sistemi vanno

Qualunque sia il tipo di attività che gestisci, è probabile che ci sia un tipo di sistema ERP che sarà il migliore per le tue operazioni e flussi di lavoro.

Comprendere i vari componenti di ciascuno andrà lontano per garantire che non sprechi i tuoi soldi su sistemi più grandi di quanto tu abbia bisogno o tempo cercando di implementare i moduli errati nei tuoi dipartimenti.

Scegliere il giusto software ERP può essere un compito arduo. Se questi sistemi sembrano troppo specializzati per le tue esigenze, dai un'occhiata alla nostra categoria completa su software di contabilità per gran parte della funzionalità di base di questi sistemi.