Agile. Scrum. Waterfall. Con così tante strategie di gestione dei progetti, come puoi essere sicuro di scegliere quella giusta?

Scegliere il giusto approccio alla gestione dei progetti può fare la differenza per il tuo progetto. Anche se non c'è una risposta corretta, c'è una forza unificante che ogni project manager può sostenere: il triplo vincolo.

Un vincolo è una limitazione o restrizione, quindi il triplo vincolo può essere letteralmente inteso come le tre limitazioni della gestione dei progetti.

Il triplo vincolo è una metodologia di gestione dei progetti che può essere incorporata in qualsiasi altra strategia di gestione dei progetti. È progettata per mantenere il tuo progetto consegnato in tempo, in linea e entro il budget.

Indipendentemente da ciò di cui tratta il tuo progetto, ogni progetto si occupa di budget, ambito e una tempistica. Questo filo comune è ciò che rende il triplo vincolo una risorsa universale per te e il tuo team. Sei garantito di vedere risultati positivi una volta che prendi il tempo per comprendere e implementare il modello del triplo vincolo nei tuoi flussi di lavoro.

Interessato a saperne di più su un aspetto specifico del triplo vincolo? Usa i link qui sotto per andare avanti:

Cos'è il triplo vincolo?

Il triplo vincolo, a volte chiamato il Triangolo di Ferro o il triangolo della gestione dei progetti, si riferisce ai tre elementi di qualsiasi progetto: ambito, budget e programma.

Il triplo vincolo è importante per gestire sia le aspettative dei clienti che la responsabilità dei dipendenti. Fornisce un quadro per il tuo team per lavorare all'interno per garantire di consegnare un lavoro di alta qualità entro un determinato lasso di tempo.

L'ambito, il budget e il programma sono interdipendenti l'uno dall'altro; non puoi regolare uno senza regolare gli altri due. Ad esempio, se volessi un progetto consegnato in un tempo più rapido rispetto a quanto preventivato, dovresti aumentare il budget. Se volessi ridurre il budget per un progetto, dovresti restringere l'ambito.

I 3 elementi del triplo vincolo

Per comprendere veramente il triplo vincolo, dovrai prima comprendere ciascuno dei suoi elementi. Potresti già sapere cosa sono un budget o un programma, ma comprenderli in relazione alla gestione dei progetti è fondamentale.

Il primo passo per qualsiasi nuovo progetto è definire l'ambito del lavoro. L'ambito del tuo progetto è la tua roadmap dall'inizio alla fine. Dice al tuo team quale lavoro deve essere fatto, quali risorse avrai bisogno per raggiungere il tuo obiettivo e altro ancora. Un ambito di progetto è progettato per stabilire i flussi di lavoro del progetto e mantenere il tuo progetto in linea.

L'ambito del tuo progetto risponde alla domanda: cosa viene fatto e come viene fatto?

Come si relaziona l'ambito del progetto al triplo vincolo?

Come project manager, l'ambito del progetto è la tua Stella Polare. Stabilisce cosa viene fatto, la tempistica, i flussi di lavoro e altro ancora. Se dovessi cambiare l'ambito del tuo progetto, tutto il resto cambierebbe di conseguenza. Tieni questo a mente quando ti occupi dei clienti.

Non è impossibile cambiare l'ambito di un progetto dopo che hai già iniziato il progetto, ma non dimenticare di regolare la tua tempistica e il budget man mano che le cose cambiano. Altrimenti, finirai per fare più lavoro per meno soldi o, peggio, essere costretto a finire un progetto con una qualità scadente.

Come creare un ambito di progetto

Creare un ambito di progetto da zero può essere complicato perché nessun progetto richiederà elementi identici. Anche se l'ambito del tuo progetto non sarà mai uguale due volte, ci saranno sempre alcune cose di cui avrai bisogno prima di iniziare qualsiasi nuova impresa.

Cosa devi fare per un ambito di progetto di successo?

• Condurre uno studio di fattibilità
• Individuare i tuoi deliverable
• Stabilire un budget e una tempistica del progetto
• Raccogliere il tuo team di progetto
• Sviluppare il tuo flusso di lavoro del progetto
• Stabilire KPI per il successo del progetto

A seconda del progetto, potresti dover includere altri elementi nel tuo ambito di progetto. Adatta ogni ambito alle esigenze uniche del tuo team e dei clienti. Stabilire un processo di gestione dell'ambito del progetto può aiutare a risolvere i problemi lungo il percorso.

2. Budget

Creare un budget per il tuo progetto è semplice. Una volta deciso cosa devi fare per completare un progetto, devi capire quanto costerà. Costruire un sito web o lanciare una campagna pubblicitaria per il Super Bowl non è gratuito: ogni nuovo progetto costa denaro.

Il budget del tuo progetto risponde alla domanda: cosa viene fatto e come lo paghiamo?

Come si relaziona il budget al triplo vincolo?

Il budget del tuo progetto è importante per assicurarti di poter coprire il costo degli elementi del progetto e garantire che tu venga compensato per il tuo lavoro. Usando l'esempio di costruire un sito web, costa denaro assicurarsi un dominio, acquistare un costruttore di siti web e pagare un designer per creare il wireframe di tutto.

Come abbiamo già detto, il tuo budget dipende dagli altri due fattori: ambito e programma. Se il tuo cliente ti dice che vuole che il suo sito web gestisca acquisti di e-commerce, quell'aggiunta al tuo ambito di progetto costerà più denaro e richiederà più tempo. Tenere d'occhio il budget del tuo progetto è necessario per garantire che tu possa pagare tutto e realizzare un profitto.

Come creare un budget di progetto

Creare un budget di progetto dovrebbe essere fatto con l'aiuto del tuo team finanziario. Che aiutino a fare i conti dall'inizio o a rivedere tutto prima che il contratto venga firmato, vorrai l'approvazione del tuo budget prima di andare avanti.

Quali elementi dovresti includere in un budget di progetto?

• Costo delle risorse: quanto costeranno gli elementi di questo progetto?
• Costo del lavoro: quanto costerà pagare tutti i coinvolti?
• Offerte dei fornitori: quanto addebitano altri fornitori per lavori simili?
• Dati storici: quanto addebita la tua azienda per lavori simili?
• Ritenuta del progetto: hai un buffer finanziario in caso di necessità?
• Gamma di budget: quanto è disposto a spendere il cliente?
• Margini di profitto: puoi realizzare un profitto in base al budget attuale?

A seconda che tu stia facendo lavoro interno o lavoro per un cliente, potresti non utilizzare tutti gli elementi elencati sopra. Proprio come creare un ambito di progetto, creare un budget sarà diverso ogni volta. Non affrettare questa parte del processo; prenditi il tempo per considerare attentamente ogni angolo prima di finalizzare i numeri.

3. Programma

Un programma di progetto viene utilizzato per mantenere tutto in linea. Indipendentemente dalle dimensioni del tuo progetto, probabilmente lavorerai con più persone con flussi di lavoro diversi. Creare un programma di progetto unificato aiuta a mantenere le cose in movimento mentre tutti lavorano verso lo stesso obiettivo.

Il programma del tuo progetto risponde alla domanda: cosa viene fatto e quanto tempo ci vorrà?

Come si relaziona un programma di progetto al triplo vincolo?

Creare un programma di progetto stabilisce l'aspettativa per quando un progetto sarà completato. Ti consente di creare traguardi e scadenze interne per il tuo progetto ed evitare ostacoli che potrebbero verificarsi lungo il percorso.

Il programma del tuo progetto è creato in base al budget e all'ambito del progetto. Se una di queste cose cambia, probabilmente avrai bisogno di più tempo rispetto a quanto pianificato inizialmente. Ad esempio, se il tuo ambito di progetto originale includeva solo la riprogettazione delle immagini su un sito web e poi il tuo cliente chiede anche la scrittura dei testi, ciò richiederà ulteriore tempo per essere completato.

Come creare un programma di progetto

Creare un programma di progetto dovrebbe avvenire dopo aver definito l'ambito del progetto e stabilito il budget. Dopo aver fatto queste due cose, puoi guardare quanto tempo ci vorrà per completare tutto entro l'ambito e il budget.

Cosa considerare quando si crea un programma di progetto:

• Deliverable
• Risorse
• Flussi di lavoro
• Durate delle attività
• Budget del progetto
• Scadenza del progetto

Un'altra cosa da considerare quando si determina il tuo programma è il carico di lavoro attuale del tuo team di progetto. C'è una buona probabilità che il tuo team stia gestendo più progetti contemporaneamente. Concediti un po' di tempo di buffer in modo che il tuo team non si senta sovraccarico. Questo cuscinetto ti consente anche di recuperare il tempo se qualcosa ti blocca durante il processo.

Perché il triplo vincolo è importante per la gestione dei progetti?

Il triplo vincolo è importante per la gestione dei progetti perché aiuta a mantenere la qualità del tuo progetto. A un certo punto della tua carriera, incontrerai qualcuno che vuole un progetto consegnato bene, velocemente e a buon mercato. Questo è uno standard impossibile da raggiungere ed è la ragione principale per cui dovresti usare il triplo vincolo per gestire i progetti.

Il triplo vincolo aiuta a temperare le aspettative. Ti consente un quadro per comunicare con i non project manager sul lavoro che fai. Il triplo vincolo ti dà il linguaggio per esprimere ciò di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro e protegge il tuo lavoro e il tuo tempo.

Come usare il triplo vincolo

Ora che comprendi il triplo vincolo, puoi iniziare a metterlo in pratica. La chiave per implementare qualsiasi nuovo cambiamento nel tuo flusso di lavoro quotidiano è assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. I seguenti passaggi ti aiuteranno a implementare il triplo vincolo nel tuo ciclo di gestione dei progetti.

1. Comunicare le aspettative

Il triplo vincolo funziona solo se tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda. Ciò significa che i tuoi colleghi, la leadership e i clienti devono capirlo anche loro. Prenditi il tempo per sederti con loro e spiegare come funziona.

Fornisci esempi di come ogni parte è collegata alle altre e sottolinea che questo è il quadro che utilizzerai in futuro. Concedi loro lo spazio per fare domande e incoraggia la collaborazione e la discussione sul processo. Soprattutto, sottolinea a tutti che questo è il modo in cui tutti i progetti saranno gestiti in futuro.

2. Stabilire protocolli

Una volta che tutti comprendono il triplo vincolo, puoi iniziare a stabilire i tuoi protocolli. È improbabile che tu riesca mai a completare un progetto senza che qualcosa cambi lungo il percorso. Parla con il tuo team di come intendi gestire queste situazioni quando si presentano.

Alcuni protocolli che puoi discutere e stabilire potrebbero includere:

• Come dovrebbero essere presentate le modifiche a un progetto al project manager?
• Come appare il processo di approvazione per i nuovi flussi di lavoro?
• Qual è l'aspettativa sul team per le richieste dell'ultimo minuto?

Decidere i tuoi protocolli prima di iniziare un progetto aiuta a mantenere tutti al passo e mantiene il tuo team responsabile di se stessi e degli altri. Quando tutti comprendono il loro ruolo, le cose vengono fatte in modo più efficiente.

3. Monitorare tutto

Il triplo vincolo si basa su processi stabiliti, il che significa che automatizzare il tuo flusso di lavoro di gestione dei progetti è fondamentale. Farlo manualmente ti lascia aperto all'errore umano. La maggior parte dei team sceglie di investire in un software di gestione dei progetti che consente loro di semplificare gran parte del processo e tracciarlo in un'unica posizione.

Investire in un software di gestione dei progetti può aiutarti a:

• Tracciare il progresso delle scadenze del progetto
• Comunicare con i principali stakeholder
• Assegnare incarichi ai membri del team
• Organizzare risorse e budget del progetto

Il software di gestione dei progetti consente anche ai membri del team di assumere la responsabilità della loro parte del processo. Possono visualizzare il progresso del progetto attraverso il loro profilo e lavorare con altri stakeholder per mantenere il progetto in movimento.

Scopri il miglior software di gestione dei progetti sul mercato e leggi le recensioni di utenti reali come te. 

Variazioni del metodo del triplo vincolo

Pur essendo una metodologia di gestione dei progetti popolare, ci sono variazioni che il tuo team può utilizzare. Le alternative più comuni al triplo vincolo sono il modello a diamante e il doppio triangolo.

Il diamante della gestione dei progetti

Il modello a diamante, noto anche come il diamante della gestione dei progetti, è molto simile al triplo vincolo con un'eccezione: include la qualità come uno dei vincoli necessari per il successo di un progetto.

Mentre il modello del triplo vincolo utilizza la qualità come metrica finale, il metodo del diamante segna la qualità come un vincolo. Integrare la qualità nei requisiti può aiutare a elevare lo standard prima che il cliente veda il prodotto finale. 

Il doppio triangolo della gestione dei progetti

Il metodo del doppio triangolo della gestione dei progetti aggiunge un altro livello al triplo vincolo. Oltre all'ambito, al budget e al programma, il doppio triangolo richiama l'attenzione su rischio, risorse e qualità. L'aggiunta della gestione del rischio e dell'allocazione delle risorse riceve entrambe un'attenzione extra.

La maggior parte di questi elementi si presume siano inclusi in qualche punto del processo del triplo vincolo, ma per team più grandi o project manager che vogliono essere particolarmente attenti, questo modello funziona meglio. Può anche essere vantaggioso per chiunque gestisca dati degli utenti o informazioni protette durante il processo del progetto.

Buono, veloce, E economico? Non c'è possibilità.

È impossibile compromettere e consegnare un prodotto di alta qualità. Ma non preoccuparti, il triplo vincolo esiste per spiegartelo. Usa il triplo vincolo per mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda quando crei il tuo piano di progetto e risparmiati il mal di testa.

Interessato a saperne di più? Dai un'occhiata a questi 13 metodologie di gestione dei progetti e il momento migliore per usarle.