Una guida completa agli RFQ per acquirenti e venditori

Se sei riuscito a portare un potenziale cliente lungo il tuo funnel di vendita fino al punto in cui vuole iniziare a parlare di prezzo, è un buon segno.

Ciò significa che tutte le tue conversazioni precedenti riguardo ai benefici che la tua soluzione può offrire li hanno incuriositi abbastanza da considerare l'acquisto. Nell'attuale mercato competitivo, i prodotti vengono configurati, prezzati e quotati per produrre la combinazione ideale di caratteristiche per ogni singolo cliente. E con prodotti personalizzati arrivano prezzi personalizzati.

Il tuo sito web potrebbe fornire ai potenziali clienti una stima di quanto potrebbe costare la tua soluzione, ma se sono seriamente intenzionati ad acquistare, invieranno un RFQ per ottenere un quadro più preciso.

Il processo di richiesta di preventivo è necessario per le aziende che acquistano e vendono prodotti altamente specializzati. Una taglia unica per tutti non è più una realtà nelle vendite B2B SaaS. Come entità aziendale, indosserai il cappello sia dell'acquirente che del venditore a un certo punto – anche la tua azienda ha bisogno di acquistare soluzioni.

Ciò significa che sperimenterai l'invio e la ricezione di RFQ. La lezione più importante per entrambe le parti del processo di RFQ e di approvvigionamento complessivo è essere il più specifici possibile.

Dal lato dell'acquisto, assicurarsi che il fornitore sappia esattamente cosa vuoi è il modo migliore per ottenere un preventivo accurato. Quando si tratta di vendere, essere specifici è cruciale perché una volta accettati, quei preventivi possono essere utilizzati come documentazione legalmente vincolante per la transazione.

RFI vs. RFQ vs. RFP

Gli RFQ raramente sono soli nel processo di acquisto di un cliente. Insieme a una richiesta di preventivo spesso arriva una richiesta di informazioni (RFI) e una richiesta di proposta (RFP). Tutti e tre questi elementi possono essere utilizzati indipendentemente o in combinazione tra loro.

Sebbene siano moduli di richiesta diversi, RFI, RFQ e RFP servono tutti lo stesso scopo generale: assicurarsi che entrambe le parti abbiano tutte le informazioni rilevanti necessarie per procedere con l'accordo. Per gli acquirenti, si tratta del costo e delle capacità della soluzione. Per i venditori, si tratta delle aspettative dell'acquirente.

Il modo migliore per spiegare gli RFQ è esaminare più a fondo ciascuna di queste richieste per ottenere una migliore comprensione del motivo per cui le aziende le utilizzano, cosa includono tipicamente e l'ordine che seguono.

Richiesta di informazioni (RFI)

Un RFI è una richiesta di informazioni. È il metodo formale per i potenziali acquirenti di chiedere ai fornitori maggiori informazioni riguardo alla loro soluzione. Tra RFI, RFQ e RFP, gli RFI vengono inviati per primi, poiché fungono da fonte di informazioni preliminari importanti per i clienti.

Gli RFI porranno domande aperte ai fornitori per avere una buona idea di quali benefici, caratteristiche e capacità la loro soluzione può offrire. La cosa bella dell'invio di un RFI è che tutti i dettagli che stai cercando saranno radicati nel cervello del rappresentante di vendita, il che significa che otterrai le tue risposte più velocemente rispetto ad altri tipi di richieste.

La sollecitazione di un RFI non promette che verrà effettuato un acquisto, ma semplicemente mostra l'interesse dell'acquirente per ciò che già sa e una curiosità di saperne di più. I fornitori pubblicheranno solo una parte delle informazioni sul loro sito web, quindi gli acquirenti che stanno diventando sempre più interessati alla soluzione utilizzeranno un RFI come parte del loro processo decisionale.

Sebbene ricevere un RFI da un cliente sia un buon segno che sono almeno un po' interessati al tuo prodotto, è probabile che li stiano raccogliendo da più fornitori. Ma non puoi biasimarli. Per prendere una decisione di acquisto informata, devono esaminare tutte le loro opzioni.

Come acquirente, il tuo RFI dovrebbe alla fine darti una buona idea del livello di competenza del fornitore. Fornisci loro alcune informazioni di base sulla tua azienda e fagli sapere cosa stai cercando di ottenere con il loro prodotto.

Come venditore, crea la tua risposta basandoti su tutte le informazioni contenute nell'RFI, insieme ad alcune altre ricerche che hai fatto sul potenziale cliente. La loro richiesta dovrebbe darti una buona idea del loro punto dolente, quindi assicurati di parlarne nella tua risposta.

Richiesta di preventivo (RFQ)

Dopo aver ottenuto un RFI e ricevuto una risposta, il cliente considererà le informazioni e determinerà se il fornitore può fornire una soluzione preziosa di cui la loro azienda ha bisogno. Se questo è il caso, la prossima area di interesse è il prezzo. I clienti otterranno queste informazioni inviando una richiesta di preventivo, o un RFQ.

Un RFQ è una richiesta di preventivo riguardante una soluzione altamente specifica che un acquirente invierà a un potenziale fornitore. Queste richieste includeranno un elenco di requisiti che il cliente sta cercando in un prodotto.

In questa fase del processo di acquisto, il cliente sa esattamente cosa vuole e dove può ottenerlo. Lo scopo di un RFQ è assicurarsi che la soluzione possa essere acquistata all'interno del loro budget.

I potenziali clienti invieranno anche più RFQ a numerosi fornitori. Tuttavia, se ne ricevi uno, dimostra che il livello di interesse dell'acquirente è aumentato da quando ha ricevuto la tua risposta al loro RFI.

Come acquirente, assicurati che il tuo RFQ includa un elenco dettagliato di tutte le caratteristiche, capacità e funzionalità che stai cercando. Fornisci al fornitore un'idea della durata prevista dell'uso della loro soluzione, la data in cui vorresti iniziare a utilizzarla e qualsiasi termine di pagamento rilevante per la tua azienda. Tutti questi dettagli sono incredibilmente importanti per ricevere una risposta il più dettagliata possibile.

Come venditore, quando rispondi con un preventivo, assicurati che tutti i dettagli sui prezzi siano esattamente come li desideri. Se un cliente firma il preventivo con cui rispondi, potrebbe diventare un documento legalmente vincolante nel processo di vendita. Quindi assicurati che qualunque cosa rispondi, sei a tuo agio nel mantenerla.

Richiesta di proposta (RFP)

Una richiesta di proposta è un metodo che i clienti utilizzeranno per ottenere informazioni specifiche dai fornitori, incluso il prezzo di una soluzione. I potenziali clienti che cercano un nuovo prodotto invieranno RFP per offrire maggiori dettagli riguardo al problema che stanno affrontando nella speranza che il fornitore risponda con alcune risoluzioni suggerite.

Uno scopo chiave dell'invio di un RFP è ottenere informazioni riguardo a soluzioni specifiche per il tuo problema che magari non hai considerato durante la tua ricerca. Le persone all'interno dell'azienda hanno più esperienza con il loro prodotto e dovrebbero essere utilizzate come risorsa per configurare la migliore soluzione e piano d'azione possibile.

Quando invii un RFP, devi essere il più specifico possibile. Fornisci al fornitore dettagli riguardo ai tuoi processi, bisogni e obiettivi finali per l'investimento. A questo punto, dovresti essere pronto a effettuare un acquisto. Questa non è tanto una fase di esplorazione, ma più una fase di "costruiamo un piano d'azione concreto per la mia azienda".

Gli RFP includeranno anche domande riguardanti il flusso di lavoro della collaborazione, nel caso in cui venga effettuato un acquisto. Ad esempio, l'acquirente chiederà dei processi di implementazione, dei metodi per mantenere i costi sotto controllo e di eventuali preoccupazioni prevedibili che il fornitore potrebbe avere riguardo alla tempistica.

I clienti potrebbero chiedere studi di caso, referenze o recensioni dei clienti. Se è il caso, rivendica il tuo profilo su G2 e lascia che i tuoi vecchi clienti parlino per te.

Ecco un rapido riepilogo:

Il processo di RFQ

La tua azienda invierà e riceverà molti RFQ durante la sua vita, e il risultato finale del documento non sarà quasi mai lo stesso. Tuttavia, il processo aziendale seguirà tipicamente gli stessi sei passaggi.

Spieghiamolo dal punto di vista dell'acquirente, poiché attraversano ogni fase del processo. Per quanto riguarda i venditori, c'è ancora molto da imparare da questo lato delle cose.

1. Preparare il documento

Durante la fase di consapevolezza del percorso dell'acquirente, il cliente inizierà a identificare e definire il punto dolente che la sua azienda sta vivendo e che cerca di risolvere. Quella fase di esplorazione interiore può essere estremamente utile mentre inizi a costruire un RFQ, poiché puoi facilmente evidenziare i bisogni che vuoi soddisfare.

Quando prepari un RFQ, inizia con una breve introduzione alla tua azienda e al problema che speri che il fornitore possa risolvere. Questo farà partire la palla per il venditore, aiutandolo a iniziare a pensare a ciò di cui la tua azienda ha bisogno.

Oltre alle tue informazioni di base, ecco un elenco di cose che devi includere nel tuo RFQ:

• Prodotto o servizio di tuo interesse
• Metodi di consegna
• Quantità della soluzione
• Termini di pagamento
• Metodo di valutazione
• Tempistica per la revisione e la decisione
• Termini e condizioni del contratto
• Requisiti per la presentazione del preventivo

Potrebbe sembrare un po' come questo modello:

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2. Definire l'elenco dei fornitori

Successivamente, l'acquirente elaborerà un elenco di potenziali fornitori di servizi. Il mercato è in continua evoluzione e nuove aziende stanno entrando con innovazioni mai viste prima. La tua richiesta di preventivo dovrebbe essere aperta a più di un offerente. È possibile che qualcuno stia offrendo una soluzione appositamente configurata di cui non sei a conoscenza.

Sebbene il tuo RFQ mostri interesse per l'attività di qualcuno, non è un contratto vincolante. Questa è la bellezza di esso: puoi ottenere una descrizione dettagliata di più di una potenziale soluzione e considerare tutte le tue opzioni prima di effettuare un acquisto.

3. Inviare l'RFQ

Invia un RFQ a ciascun potenziale fornitore del tuo elenco. Prima di farlo, tuttavia, assicurati di aver incluso ogni dettaglio necessario riguardo alla tua azienda. Per trovare la migliore soluzione per la tua azienda, il venditore deve comprendere i dettagli, i processi, le strategie e, forse più importante, gli obiettivi.

Ricorda anche le tempistiche e le date che hai menzionato per la presentazione. Prima di inviarti un preventivo effettivo, il fornitore potrebbe contattarti con alcune domande di chiarimento, quindi tienilo a mente.

4. Analizzare le risposte

Quindi è il momento di analizzare le risposte ricevute. Tieni presente la tua data di scadenza in questa fase. Se hai fissato una scadenza per le offerte, aspetta di aver raggiunto quella data e poi dai un'occhiata a tutte loro successivamente.

Presta attenzione alle caratteristiche importanti del prodotto, al prezzo, alla durata e a qualsiasi altro dettaglio che potrebbe aiutare o ostacolare il tuo rapporto con il fornitore o la risoluzione del punto dolente.

5. Prendere una decisione

Il modo più ovvio per prendere la tua decisione è selezionare il fornitore che offre la soluzione più preziosa al prezzo più basso. Sebbene sia una solida strategia per scegliere di acquistare da qualcuno, ci sono anche altre cose da considerare.

Come sono state le tue conversazioni con il rappresentante di vendita prima di inviare l'RFQ? Avevano davvero a cuore il tuo interesse? Sono affidabili? Sono qualcuno che cerca di essere in una relazione commerciale reciprocamente vantaggiosa e rispettosa? Le risposte a queste domande dovrebbero anche influenzare il tuo processo decisionale.

Dopo aver scelto un fornitore, fagli sapere la buona notizia.

6. Avvisare gli altri

Altri venditori si aspetteranno una risposta al loro preventivo, ed è scortese lasciarli in sospeso. Non dimenticare di notificare alle altre aziende che hanno ricevuto il tuo RFQ che hai deciso di procedere con un'altra azienda. È una questione di cortesia comune e non vuoi bruciare ponti.

Rispetta il processo

Il processo di acquisto è chiamato processo per una ragione. Le tue azioni, il tuo linguaggio e le tue richieste come acquirente inviano segnali importanti che informano i venditori della tua prontezza all'acquisto.

Inviare un RFQ e ottenere un preventivo potrebbe essere una delle ultime cose che fai prima di effettuare una vendita o decidere un acquisto. Sii chiaro, conciso e non aver paura di dire loro esattamente cosa vuoi.

Una volta che hai preso la tua decisione di acquisto o vendita, assicurati di tenere aggiornato l'accordo nel software di gestione dei contratti della tua azienda.