Come Scrivere una Richiesta di Proposta (RFP) + Modello Gratuito!

So molto su come richiedere proposte - chiedilo al mio ragazzo.

Scrivere un RFP aiuta le aziende a cercare il fornitore giusto per un progetto. È un processo essenziale che organizza tutti i dettagli in un unico posto. I fornitori leggono questi RFP e si propongono come la scelta migliore per il lavoro.

Un RFP di successo fornisce le informazioni necessarie per attrarre il fornitore perfetto. Creare un RFP in modo errato può causare un afflusso di sottomissioni da parte di rispondenti non qualificati.

Alcune aziende utilizzano software RFP per automatizzare il modo in cui creano e monitorano i loro RFP. Le soluzioni RFP offrono modelli di esempio, preventivi generati, librerie RFP organizzate, analisi dei processi e strumenti di confronto delle proposte di sottomissione.

Gli scrittori di RFP possono utilizzare questo software per determinare quale fornitore è il più adatto a loro. I fornitori utilizzano questo software per rispondere agli RFP, collaborare con altre aziende e tenere traccia delle comunicazioni.

Elementi di un RFP

Molti elementi entrano nella creazione di una richiesta di proposta che non solo riceverà una risposta ma attrarrà la migliore collaborazione per il tuo progetto. Le aziende possono creare RFP che appaiono diversi, ma qualsiasi modello di RFP includerà almeno i seguenti sette elementi.

Contesto

Un RFP non significa nulla a meno che le informazioni corrette non siano presentate fin dall'inizio. Il contesto di un progetto stabilisce il quadro per i potenziali collaboratori del progetto per capire chi sei e di cosa hai bisogno.

In questa fase iniziale, lo scrittore dell'RFP include il nome completo dell'azienda, il proprietario, la storia e i beni o servizi che offrono. Proseguiranno spiegando un po' l'industria, il nome del progetto e perché stanno scrivendo l'RFP.

La sezione del contesto comprende anche la missione dell'azienda e la visione complessiva per il progetto in questione.

Obiettivi

In questa sezione di definizione degli obiettivi, l'azienda entra in maggior dettaglio sul progetto e su cosa sperano di realizzare con esso. Descrivono anche cosa immaginano come il fornitore ideale.

La speranza dell'azienda è che i fornitori leggano questa sezione e determinino se sono adatti al progetto in base a quanto bene possono raggiungere gli obiettivi delineati nell'RFP.

Ambito di lavoro

Questa sezione delinea tutti i deliverable specifici e le aspettative del fornitore. Mentre la sezione degli obiettivi descrive cosa l'azienda vuole realizzare, l'ambito di lavoro descrive cosa il fornitore deve realizzare.

A volte, questa sezione può anche includere progetti o schemi con misure specifiche del luogo in modo che il lettore possa comprendere le dimensioni fisiche e l'ambito del progetto.

Cronologia

La cronologia di un progetto è essenziale per un RFP. Aggiungere questo elemento aiuta i potenziali fornitori a tenere a mente i tuoi vincoli di tempo mentre leggono il tuo RFP.

La cronologia del progetto dovrebbe seguire l'ambito di lavoro e consistere in informazioni dettagliate su scadenze rigide e flessibili e quali aree possono essere più flessibili. Le aziende possono anche descrivere il periodo di tempo per rispondere e selezionare il fornitore giusto in questa sezione.

Metriche di successo

Per trovare il fornitore giusto, devi sapere come sarà il successo per il progetto. Questo significa che le metriche di successo devono essere delineate all'interno dell'RFP. Fornire queste metriche di successo e indicatori chiave di prestazione (KPI) aiuta i potenziali fornitori a capire cosa speri di ottenere nello scenario migliore.

Ostacoli potenziali

In questa parte del tuo RFP, informa i fornitori se prevedi eventuali problemi che potrebbero incontrare durante il progetto o il servizio. Fai sapere loro se potresti dover mettere in pausa il progetto se stai fornendo solo risorse limitate o qualsiasi altro possibile ostacolo.

Includere queste informazioni aiuta i fornitori a sapere esattamente in cosa si stanno imbarcando. Più dettagli e onestà fornisci dalla tua parte, migliori risposte riceverai.

Budget

Trovare il fornitore perfetto ha un costo. Fornire dettagli sul monitoraggio del budget aiuta i lettori a determinare se sono adatti al progetto. Questa trasparenza ti fa risparmiare tempo attirando solo fornitori che possono fornire i servizi necessari al prezzo giusto.

Come scrivere un RFP in 10 passaggi

Una volta che hai compreso tutto ciò che entra in un RFP, sei pronto per iniziare la tua prima bozza! I passaggi seguenti delineano come costruire un RFP da zero.

1. Identificare le necessità

Un processo RFP di successo inizia molto prima che la bozza dell'RFP venga scritta. Le aziende devono preparare molte informazioni in anticipo per raccogliere i dettagli necessari per un RFP.

Questa preparazione include la discussione degli obiettivi del progetto, del budget, della cronologia e di qualsiasi altro vincolo o preferenza. Tutti i decisori e le parti interessate dovrebbero essere coinvolti in queste discussioni in modo che tutte le informazioni aggiunte all'RFP siano accurate.

2. Fornire informazioni di contesto

È essenziale fornire ai potenziali fornitori informazioni di contesto in modo che siano a conoscenza della storia dell'azienda. Le informazioni di contesto possono includere eventuali progetti passati rilevanti. Vorrai anche scrivere perché la tua azienda è appassionata del progetto attuale, quali metriche di successo speri di raggiungere e qualsiasi altro punto che pensi un fornitore debba sapere.

Non fornire il giusto contesto può fuorviare i fornitori riguardo agli obiettivi dell'azienda, portando a incomprensioni in futuro.

3. Creare una panoramica del progetto

La parte più importante di un RFP è la descrizione del progetto. È la prima impressione che attirerà l'interesse di un fornitore che può soddisfare l'obiettivo principale o scoraggerà un fornitore che sa di non essere adatto.

La panoramica del progetto dovrebbe descrivere il quadro generale. Quali sono i punti critici? Quali traguardi stai cercando di raggiungere? Come appare la cronologia? Dà ai fornitori un'idea generale di cosa stai cercando e perché.

4. Delineare gli obiettivi del progetto

Una volta che hai creato una descrizione generale, puoi entrare più nel dettaglio sull'ambito del progetto e quali servizi esatti potrebbero essere necessari. Quando si tratta di quest'area dell'RFP, meno è meno, e più non è abbastanza.

Sii il più specifico possibile con gli obiettivi e le necessità del progetto. Questo aiuterà i fornitori a determinare quanto siano adatti al servizio.

Ad esempio, supponiamo che tu menzioni nella panoramica che il progetto dovrebbe essere completato in 3 mesi. In quest'area dettagliata, potresti voler entrare nei dettagli di ciò che speri di vedere realizzato ogni settimana del processo.

5. Fornire un budget chiaro

Fornire informazioni estese e oneste sul budget continua ad attrarre i fornitori giusti per il progetto. Se il budget è sconosciuto o ancora in discussione, informa il fornitore. Puoi anche menzionare se sei aperto a opinioni su quanto dovrebbe costare il progetto.

6. Esprimere preoccupazioni potenziali

È importante quanto descrivere cosa speri di ottenere, è anche fondamentale menzionare eventuali problemi potenziali che puoi prevedere.

Ovviamente, le cose accadono e non tutto può essere previsto. Ma se ci sono ostacoli in sospeso che conosci, assicurati di fornire i dettagli in modo che i fornitori sappiano cosa aspettarsi. Non farlo potrebbe causare ostacoli più significativi durante il progetto e frustrazione da parte del fornitore.

7. Determinare quali informazioni il fornitore necessita

Se hai dei deliverable specifici per i rispondenti, assicurati di aggiungerli! Alcune di queste informazioni possono includere portafogli di lavoro, studi di caso e referenze da clienti precedenti. Puoi anche richiedere un piano di flusso di lavoro approssimativo dei piani del fornitore per affrontare il progetto.

È anche imperativo che tu spieghi esattamente come desideri ricevere le risposte all'RFP. Questo include dove desideri che vengano inviate e in quale formato i fornitori dovrebbero utilizzare. Una data di scadenza è cruciale in modo che i fornitori sappiano quando hai bisogno della risposta.

8. Includere informazioni di contatto

Un documento RFP non sarà utile se i fornitori non rispondono. Assicurati di includere tutte le informazioni di contatto come email e numeri di telefono in modo che i potenziali fornitori possano contattarti se hanno domande o preoccupazioni riguardo all'RFP.

Le informazioni di contatto dovrebbero essere per un project manager o chiunque stia supervisionando il progetto.

9. Fornire criteri di valutazione

Molte aziende potrebbero non considerare di includere criteri di valutazione nel loro RFP. Questo probabilmente perché è forse la parte più difficile su cui un team possa concordare.

Stai cercando fornitori che possiedono certificazioni specifiche? Speri di trovare fornitori di servizi che possano gestire più progetti complessi?

Dire ai fornitori esattamente come intendi scegliere la soluzione giusta dà loro più informazioni su se possono soddisfare quei criteri. Questo affinerà le sottomissioni che ricevi.

Lo strumento di acquisto di gruppo di G2 ti aiuta a definire i dettagli dei criteri di valutazione e identificare quale software soddisfa le esigenze della tua azienda.

10. Fai domande

Può essere utile includere eventuali domande che hai riguardo al progetto all'interno dell'RFP. Ti chiedi quanto pensano i fornitori che il progetto costerà realmente? Vuoi sapere se tutto può essere fatto in 4 mesi invece di 6? Fai queste domande direttamente nell'RFP. Potresti trovare il fornitore perfetto che ha tutte le risposte di cui hai bisogno.

Dovresti creare un RFP?

Dopo tutto ciò, potresti chiederti se creare un RFP è la cosa giusta per te e la tua azienda.

Non tutti i progetti richiedono un RFP, ma alcuni progetti potrebbero aver bisogno di richieste per essere inviati per avere successo. Questi sono progetti complessi che richiedono un certo insieme di competenze per essere completati. Il processo aiuta a restringere e confrontare i fornitori in modo obiettivo.

Un RFP offre alle aziende l'opportunità per il fornitore giusto di creare una proposta forte. Come qualsiasi altra cosa, ci sono pro e contro nel passare attraverso il processo di RFP.

Le aziende dovrebbero tenere a mente questi pro e contro mentre decidono se creare un RFP per il loro progetto.

Vantaggi dell'RFP

Ci sono molti benefici nel pianificare metodicamente il processo di RFP. Un RFP di successo non solo ti aiuta a trovare il fornitore perfetto ma migliora il modo in cui l'intero progetto viene realizzato.

• Amplia le tue opzioni. L'obiettivo principale del processo di RFP è fornire ai potenziali fornitori le informazioni giuste a cui rispondere. Creare un RFP forte attirerà più rispondenti qualificati di quanti ne sapevi esistessero!
• Crea una sana competizione. Quando rispondono a un RFP, i fornitori possono essere più inclini a migliorare l'offerta per battere la concorrenza. Questo può risultare in migliori preventivi o tempi di consegna proposti più rapidi.
• Mantieni la documentazione organizzata. Un RFP costringe le aziende a organizzare i dettagli del progetto e a mantenere tutta la documentazione in un unico posto. Inviare RFP e ricevere risposte dettagliate può aiutare ad accelerare il processo e ridurre le possibilità di errore umano.
• Risparmia tempo. Le aziende spendono molto tempo a cercare il fornitore giusto. Il processo di RFP permette al fornitore giusto di venire da te. Se l'RFP è fatto correttamente, ti ritroverai con un pool di rispondenti qualificati che già sanno di poter fare il lavoro.
• Ottieni informazioni in anticipo. Un RFP pone le domande difficili fin dall'inizio. Fornire queste informazioni in anticipo permette ai rispondenti di arrivare al punto rapidamente senza la necessità di comunicare avanti e indietro.

Sfide dell'RFP

Mentre ci sono molti benefici in un RFP di successo, ci sono sfide che un'azienda potrebbe affrontare mentre lavora attraverso il processo.

• L'errore dell'utente potrebbe squalificare buoni candidati. Non tutti i fornitori capiranno come rispondere a un RFP. Se il processo di risposta è particolarmente tecnico, può scoraggiare i fornitori che non si sentono sicuri con la tecnologia. Spiegare male il processo di risposta potrebbe anche causare ai fornitori di inviare sottomissioni in modo errato.
• Troppe risposte possono diventare opprimenti. Gli RFP attirano molti occhi sul tuo progetto, il che è fantastico ma può essere difficile da tenere organizzato. Più risposte, più può diventare tedioso scegliere il miglior fornitore.
• La comunicazione è limitata. Poiché le risposte sono limitate a ciò che è incluso nell'RFP, alcune aziende possono trovare che il processo limiti la comunicazione aperta.

Migliori pratiche per l'RFP

Le aziende dovrebbero tenere a mente un paio di cose mentre creano e distribuiscono il loro RFP. Queste migliori pratiche li aiuteranno a dare priorità agli elementi giusti e a iniziare il loro viaggio RFP nel modo giusto. Non esiste "troppa informazione".

Quando si tratta di RFP, più informazioni vengono fornite in anticipo, meglio è. Man mano che fornisci più informazioni, i fornitori che non pensano di poter fornire il servizio di cui hai bisogno saranno scoraggiati, mentre i potenziali fornitori adatti al lavoro saranno ancora più interessati perché sanno di poter fare ciò che stai cercando.

Costruisci il team perfetto

Per costruire la giusta lista di requisiti del progetto, assicurati di avere le persone giuste al timone. Chiunque stia prendendo decisioni chiave riguardo al progetto in questione dovrebbe avere voce in capitolo su cosa è incluso nell'RFP.

Dai priorità ai tuoi requisiti

Nessuno strumento può fare tutto. Quando si tratta di un RFP, assicurati che le cose più importanti siano affrontate. Creare questa priorità rende anche più facile valutare i fornitori una volta ricevute le risposte.

Mentre è importante rimanere flessibili, le aziende dovrebbero anche assicurarsi di essere oneste su quali necessità e requisiti sono fissi. Dove puoi cedere, dì che puoi cedere. Dove non puoi, assicurati che i fornitori sappiano che non puoi.

Questa trasparenza renderà ancora più certo che i fornitori che inviano risposte si sentano all'altezza del lavoro.

Non aver paura di fare domande

Quando si cerca il fornitore giusto, la comunicazione è fondamentale. Sii onesto su qualsiasi aspetto dei progetti che sollevano domande e preoccupazioni per te. Il fornitore giusto sarà in grado non solo di eseguire il servizio con successo ma di guidarti durante il processo.

Considera di invitare certi fornitori

Quando crei un RFP, hai l'opzione di inviarlo a un gruppo specifico di fornitori. Dopo aver condotto una ricerca approfondita, potresti imbatterti in certi fornitori che pensi sarebbero una buona scelta. Considera di inviare il tuo RFP direttamente a questi fornitori.

Lo strumento di acquisto di gruppo di G2 rende più facile identificare quei fornitori che sono la scelta migliore per il lavoro. Collabora con il tuo team di acquisto per raccogliere requisiti, dare priorità alle necessità, creare una lista ristretta di fornitori e valutare i prodotti dei fornitori - tutto in un unico posto, tutto gratuitamente!

Preparati per il processo di offerta

Una volta che il tuo RFP è là fuori, le sottomissioni iniziano ad arrivare. Durante il processo di selezione, tieni a mente tutti i criteri di valutazione che hai stabilito.

Presta molta attenzione alle risposte e a cosa i fornitori possono portare in tavola. Se sei indeciso su alcuni fornitori, contattali con eventuali domande che potresti avere per chiarire quale sia il più adatto.

Crea un piano di valutazione

Se crei un piano di valutazione completo in anticipo rispetto alla ricezione delle sottomissioni, può rendere il processo decisionale molto più fluido. Una volta che le risposte dei fornitori arrivano, utilizza il tuo team di progetto e le loro opinioni professionali per determinare quale rispondente soddisfa tutti i requisiti.

Se sono necessarie ulteriori informazioni, considera di contattare i fornitori per richiedere una demo o fare domande aggiuntive. In caso di dubbio, utilizza forum pubblici per raccogliere feedback dai colleghi riguardo a un fornitore e alle loro esperienze.

Usa un modello di RFP

In caso di dubbio, considera di utilizzare un modello di richiesta di proposta per aiutarti lungo il percorso. Un modello di esempio di RFP può aiutare a garantire che tutte le informazioni corrette siano fornite senza spendere troppo tempo e denaro per renderlo perfetto.

Alcune aziende offrono persino modelli di risposta RFP per i fornitori, in modo che tutte le risposte ricevute abbiano gli stessi dati necessari.

Scarica il modello completo di RFP qui!

Ammettiamolo, un modello non può fare tutto. Questa è la bellezza dello strumento di acquisto di gruppo di G2.

Creare un RFP dinamico aiuta a distinguere il tuo progetto. Questo strumento automatizza il processo e lo rende più facile per te e per il fornitore.

Pronto per la festa (RFP)?

Ok, forse scrivere un RFP non è una festa, ma è sicuramente facile, eh? Imparare sugli elementi e seguire una guida passo-passo rende l'intero processo molto più semplice. Scaricare un modello di RFP gratuito e semplice lo rende un gioco da ragazzi!

Il modello perfetto ti manda nella giusta direzione. Lo strumento di acquisto di gruppo di G2 ti aiuta a collaborare e organizzare le risorse in modo efficiente, così passi meno tempo a redigere e più tempo a trovare il fornitore ideale per completare il tuo progetto a modo tuo.

Dall'altra parte di una richiesta di proposta? Scopri come creare la risposta RFP più efficace.