Introduzione al Progetto 101: Passi Essenziali per un Inizio di Successo

Pensa all'ultima volta che hai fallito al lavoro. Quali sono le probabilità che avresti potuto evitare quel fallimento se avessi dedicato un po' di tempo in più alla pianificazione?

Se sei un project manager, la risposta a questa domanda è ovvia. Sei pagato per essere il 'Pianificatore in Capo' dei tuoi team di progetto. Il fallimento del progetto deriva da comunicazioni mancate, budget sforati e ostacoli imprevisti.

Sebbene alcune di queste cose siano inevitabili, c'è una strategia che puoi utilizzare per aumentare le tue possibilità di successo del progetto.

Strategia di onboarding del progetto

Costruire flussi di lavoro e processi da zero è una sfida. Trovare l'equilibrio tra pre-pianificazione e sovra-preparazione può essere difficile. Vuoi sentirti pronto ad affrontare le cose di petto, ma dovresti anche lasciarti spazio per evolvere con il progetto.

L'onboarding del progetto consente lo spazio perfetto per fare tutto questo e altro ancora. Questo processo in quattro fasi risponderà a tutte le domande riguardanti un progetto, ti permetterà di costruire il tuo team dei sogni per il progetto e di prepararti e preparare il tuo team al successo.

1. Incontra il cliente

Che il cliente sia un partner esterno o qualcuno all'interno della tua azienda, questo è un passo importante da compiere. Comunicare le aspettative di un progetto prima che inizi aumenta le probabilità che il progetto abbia successo.

Siediti con il cliente e discuti la sua visione per il progetto. Cosa ti stanno chiedendo di fare tu e il tuo team? Dai loro spazio per discutere i loro pensieri e poi restringi il focus.

Coprire queste basi permetterà al tuo team di approfondire i requisiti del progetto. Discuti questi dettagli a lungo prima dell'avvio del progetto. Questo previene confusione e mette tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

2. Conferma la fattibilità del progetto

Dopo aver discusso i dettagli del progetto, puoi procedere a confermare che il progetto è fattibile. La maggior parte dei team preferisce iniziare con uno studio di fattibilità prima di creare una checklist di onboarding del progetto. Uno studio di fattibilità risponde alla domanda se un progetto è possibile e una checklist del progetto delinea come un progetto sarà completato.

Come condurre uno studio di fattibilità del progetto

Prima che il tuo progetto possa iniziare, è importante verificare se è possibile. Uno studio di fattibilità consiste in una ricerca prima dell'approvazione di un progetto. Include l'analisi del costo proposto di un progetto, delle risorse richieste, del ROI e altro ancora.

Gli studi di fattibilità del progetto non sono in bianco e nero. Ad esempio, potresti scoprire che un progetto non avrà successo nel suo stato attuale, ma potrebbe avere successo con una scadenza estesa.

Sarà compito del tuo team scoprire queste sfumature e comunicarle al cliente. Potrebbero essere necessarie alcune tornate di andata e ritorno prima di arrivare a un progetto impostato per il successo.

Come creare una checklist di onboarding del progetto

Dopo aver stabilito la fattibilità del tuo progetto, è il momento di creare un piano. La tua checklist del progetto è una panoramica ad alto livello del progetto. È meno dettagliata di un piano di progetto ufficiale e viene utilizzata principalmente per mantenere il tuo cliente e il tuo team interno sulla stessa lunghezza d'onda.

Ciò che rende popolari le checklist di onboarding del progetto è che qualsiasi dimensione di team può utilizzarle. Forniscono chiarezza e struttura a ogni progetto mentre danno al tuo team una roadmap con cui lavorare. Una buona checklist di onboarding del progetto è completa e coerente indipendentemente dal tipo di progetto su cui stai lavorando.

Lo scopo della tua checklist di onboarding del progetto è rispondere a tutte le domande del progetto in un unico posto. Nessuno dovrebbe chiedersi chi sta lavorando a cosa o quali sono le aspettative. La tua checklist funge da Stella Polare per tutto ciò che riguarda il tuo progetto.

3. Costruisci il tuo team di progetto

Non dovresti costruire il tuo team di progetto finché non hai finalizzato la checklist del progetto. È importante capire quale lavoro deve essere fatto prima di decidere chi lo farà. Evita di formare un team di progetto finché non capisci cosa comporterà un progetto.

Non sottovalutare l'importanza di questo passaggio. Parla con le persone che hai scelto per il progetto e assicurati di non dimenticare nessuno. Sarà difficile aggiungere persone al progetto una volta iniziato. Ottieni tutti quelli di cui hai bisogno fin dall'inizio.

Presenta il team

Una volta che hai raccolto il tuo team di progetto, puoi presentare tutti. Non sottovalutare l'importanza di incontrarsi come gruppo prima di iniziare il tuo progetto. Pianifica una riunione di avvio del progetto per discutere i dettagli del progetto a lungo. Dovresti anche inviare un'email di presentazione del team di progetto con tutti in copia.

Il più grande errore che puoi fare è presumere che tutti si conoscano già. Prendere alcuni passi in più per presentare il tuo team e costruire un rapporto pagherà. Presenta i membri del team per titolo e spiega il loro ruolo nel completamento con successo del progetto.

Mantieni le riunioni in corso

Dopo aver presentato il tuo team, dovrai stabilire la frequenza delle tue riunioni. Anche se sarebbe bello incontrarsi una volta e poi separarsi per completare il lavoro, la comunicazione è la chiave per il successo del progetto.

Alcuni team preferiscono incontrarsi una volta alla settimana, mentre altri preferiscono una riunione giornaliera per discutere del progetto. Prima di prendere decisioni, prendi il polso di quanto spesso il tuo team ama incontrarsi.

Tieni sempre a mente i carichi di lavoro dei tuoi compagni di squadra. Potresti voler incontrarti quotidianamente, ma potrebbe non funzionare per altri dipendenti. Trova un giusto mezzo che non interrompa il lavoro quotidiano di tutti.  

4. Crea un piano di progetto

L'ultimo passo nel tuo processo di onboarding del progetto è completare il piano di progetto. Il tuo piano di progetto espande ciò che hai costruito nel progetto outline creando passaggi attuabili per ogni parte del processo.

Questo è anche il momento in cui dovresti aggiungere contesto al progetto in relazione ai tuoi compagni di squadra. Spiega cos'è il progetto e come ciascuno di loro gioca un ruolo nel suo completamento. Dovresti usare la tua riunione di presentazione del team di progetto per distribuire eventuali documenti rilevanti, accessi al software, note del progetto o URL ai tuoi compagni di squadra.

La gestione del progetto può rendere molto più facile organizzare tutti nel tuo team. Combinare concetti con strumenti può aiutarti a creare un piano di progetto e distribuire il contenuto richiesto al tuo team. Utilizzare software di gestione del progetto ti dà il vantaggio di poter assegnare facilmente i membri del team a diversi compiti mentre li sviluppi.

Una volta che hai sviluppato completamente il piano di progetto, puoi iniziare a completarlo. Caricando il processo con l'onboarding del progetto, hai rimosso gli ostacoli dalla strada del tuo team.

Ora che la maggior parte delle loro domande ha trovato risposta, puoi concentrarti sull'immergerti direttamente nel progetto in questione. Pianificare in anticipo paga sempre nel lungo periodo.

Le sfide dell'onboarding del progetto

Non c'è niente di peggio che arrivare a metà di un progetto solo per rendersi conto che non è allineato con gli obiettivi complessivi dell'azienda. O peggio ancora, scoprire di essere su un progetto di cui nessuno ti ha parlato in primo luogo.

Questi tipi di problemi sono più comuni di quanto pensi. Il 75% dei dipendenti afferma di credere che i loro progetti siano destinati al fallimento fin dall'inizio.

Fonte: Dilbert

L'onboarding del progetto è la tua occasione per prevenire sprechi di tempo e risorse prima che accadano. Ecco alcuni problemi comuni del progetto che la tua strategia di onboarding del progetto aiuterà a risolvere in anticipo.

Comunicazione errata del progetto

Il cliente vuole una cosa, ma il tuo team di sviluppo ti dice che non è possibile, e il tuo team di vendita chiede la luna. L'onboarding e la pianificazione del progetto ti aiuteranno a mettere tutti i coinvolti in un progetto sulla stessa lunghezza d'onda prima di iniziare. Questo aiuta a gestire le aspettative e garantisce che tutti stiano lavorando verso lo stesso obiettivo condiviso.

Mancanza degli strumenti necessari

Se ti chiedessi di lavorare a maglia una sciarpa ma non ti fornissi ferri da maglia o filato, pensi che potresti comunque fare una sciarpa? Potresti riuscirci anche senza gli strumenti tradizionali, ma ti richiederebbe molto più tempo e sforzo.

Questa stessa logica dovrebbe essere applicata a qualsiasi progetto che il tuo team intraprende. L'onboarding del progetto richiede di sederti con il tuo team e capire di cosa avrai bisogno per portare il progetto al traguardo prima di iniziare.

Budget del progetto sforati

Niente fermerà un progetto più velocemente che esaurire il budget. Secondo l'articolo sopra, il 55% dei project manager ha citato il superamento del budget come motivo di fallimento del progetto.

Quando il tuo team stabilisce l'intero ciclo di vita del progetto all'interno del tuo onboarding del progetto, le possibilità di sforare il budget diminuiscono drasticamente. Coinvolgere tutti fin dall'inizio ti aiuterà a stabilire obiettivi più realistici per il tuo budget del progetto.

Comprensione della priorità del progetto

Ci sono pochissime persone che lavorano su un progetto alla volta prima di passare al successivo. Può essere difficile per i dipendenti coinvolti in più progetti dare priorità ai loro flussi di lavoro quotidiani. L'onboarding del progetto aiuta a comunicare l'importanza del progetto a tutti i coinvolti.

Questo può includere quale priorità ha nel loro lavoro quotidiano o quanto possono essere flessibili le scadenze del progetto. È una piccola parte per mettere il tuo team di progetto sulla stessa lunghezza d'onda.

Insoddisfazione del cliente

Se il tuo progetto include un cliente esterno, c'è un livello di importanza nel consegnare esattamente ciò che il cliente vuole. L'onboarding del progetto include una fase di briefing del cliente in cui il tuo team comunica le aspettative con il cliente.

Includere questo come parte formale del processo aiuterà il tuo team a consegnare un progetto che renda felice il tuo cliente. Salva anche il tuo team da più round di modifiche avanti e indietro. Questo aiuta a portare a un progetto migliore consegnato in tempo e nel budget.

Salta a bordo con l'onboarding del progetto!

Come qualsiasi nuovo processo, la tua strategia di onboarding del progetto richiederà tempo per abituarsi. Ma una volta che il tuo team si sarà adattato ai loro nuovi flussi di lavoro, scoprirai che lavorano meglio, più velocemente e in modo più intelligente che mai.

Esplora come definire e raggiungere le pietre miliari del progetto per garantire un progresso fluido e risultati di successo.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2022. È stato aggiornato con nuove informazioni.