7 Errori Comuni nelle Email Professionali e Come Evitarli

Ogni giorno, il lavoratore medio d'ufficio riceve 121 email nella sua casella di posta.

Ciò significa che quando invii un'email professionale, la tua email sta competendo con una media di 120 altre ogni giorno per l'attenzione del tuo destinatario. Per ottenere questa attenzione e guadagnare fiducia in te e nel contenuto del tuo messaggio, è imperativo che il tuo messaggio sia privo di errori e si distingua come un'email professionale ben scritta.

Abbiamo compilato un elenco di sette errori comuni nelle email professionali (e come evitarli) in modo che tu possa guadagnare la fiducia del tuo destinatario.

Con così tanta comunicazione professionale quotidiana che avviene tramite email, è essenziale per il tuo status professionale assicurarti che la tua email sia chiara, concisa e il più possibile priva di errori. Ecco alcuni errori comuni da cercare e evitare nelle tue email professionali:

1. Ortografia/grammatica imperfetta

Gli errori più importanti da evitare quando si invia un'email professionale sono anche i tipi di errori più comuni. Gli errori di ortografia e grammatica diminuiscono immediatamente la tua intelligenza e professionalità in un'email e sono facilmente correggibili con un'attenta rilettura prima che l'email venga inviata. Puoi anche ridurre gli errori di ortografia e grammatica con un'estensione web o altro software di assistente alla scrittura AI per garantire che la tua email sia di standard professionale.

2. Email inutilmente lunghe

Le email professionali dovrebbero essere chiare e dirette. Pensa a ogni frase che scrivi come essenziale per catturare l'attenzione del lettore e ottenere ciò che desideri dall'email. Assicurati che ogni frase sia critica per il messaggio che stai cercando di trasmettere nella tua email, e eviterai l'errore comune di un'email lunga con frasi di riempimento inutili che fanno perdere tempo al lettore.

Email più brevi aumentano le possibilità di mantenere l'attenzione del lettore per l'intera email invece di elaborare troppo a lungo un particolare aspetto del messaggio e rischiare di perderlo per mancanza di tempo o noia. Approfitta dell'uso di frasi standard per mantenere le cose pulite e concise.

3. Uso improprio di "rispondi a tutti"

Abbiamo tutti sentito storie del temuto "rispondi a tutti" accidentale quando una risposta email destinata a una persona in particolare finisce per andare a un intero team o azienda. Per evitare di includere destinatari non necessari (e potenziale imbarazzo), assicurati di controllare gli altri che hanno ricevuto l'email e assicurati che stai inviando la tua risposta al destinatario corretto.

4. Invio al destinatario sbagliato

Prima di inviare un'email professionale, specialmente una con informazioni riservate, assicurati che l'email venga inviata al destinatario o ai destinatari corretti delle informazioni che stai comunicando. Controllare due volte i destinatari della tua email è un compito facile prima di inviare la tua email, che può aiutarti a evitare l'errore potenzialmente costoso di inviare la tua email al destinatario sbagliato.

5. Oggetti delle email scadenti

Il tuo oggetto dovrebbe catturare l'attenzione. Con il numero di email che un tipico lavoratore d'ufficio riceve nella sua casella di posta ogni giorno, la tua email sarà in competizione per l'attenzione del tuo destinatario, e il distinguo più visibile quando queste email sono accumulate in una casella di posta è l'oggetto. Cerca di rendere il tuo oggetto accattivante facendolo più breve della media degli oggetti delle email ma comunicando comunque cosa potrebbe esserci nell'email.

6. Contrassegnare ogni email come "urgente"

Le piattaforme di posta hanno un'icona di bandiera utile che può essere attivata per contrassegnare certe email come "urgenti". Un errore chiave che molti commettono quando inviano email professionali è contrassegnare email che non sono necessariamente urgenti come tali, intasando la casella di posta del destinatario con email che diluiscono la vera natura urgente delle email che effettivamente devono essere contrassegnate in questo modo.

Volere una risposta rapida non è tipicamente l'unico motivo richiesto per contrassegnare un'email come urgente, e un'email non urgente contrassegnata come tale potrebbe alienare il tuo destinatario piuttosto che motivarlo a fornire una risposta rapida. Prima di contrassegnare un'email come urgente, pensa al messaggio che stai comunicando nell'email e quanto sia effettivamente importante che raggiunga il tuo destinatario e influenzi l'azione.

7. Richieste vaghe

Un'inefficienza comune nelle email professionali è quando il messaggio chiave o la richiesta fatta non è chiara nel corpo dell'email. Quando scrivi il corpo della tua email, assicurati che il punto centrale che stai cercando di trasmettere sia chiaro al destinatario, sia che si tratti di informazioni da comunicare a un team o di una richiesta.

Cerca di formulare ogni aspetto del tuo messaggio nel modo più chiaro possibile senza usare gergo inutile. Fai in modo che sia esplicitamente chiaro cosa vuoi che il tuo lettore porti via dall'email così come i prossimi passi che dovrà intraprendere. L'obiettivo di un'email professionale è comunicare informazioni o una richiesta il più rapidamente possibile. Una formulazione inefficiente o eccessivamente didattica toglie solo la capacità della tua email di raggiungere questo obiettivo.

Riassumendo

Evitare questi errori comuni nelle email garantirà che tu mantenga una voce professionale e ottenga i risultati desiderati dai tuoi messaggi a clienti e colleghi.

Sei ancora interessato a ulteriori consigli sulle email professionali? Dai un'occhiata a questa guida passo passo su come scrivere un'email professionale.