Con così tante opzioni, dai software per la gestione delle buste paga ai servizi esterni per gestire le buste paga, pagare i dipendenti non dovrebbe essere una sfida.

Ma non è sempre così, per i seguenti motivi:

• Le normative locali, nazionali e internazionali che regolano le buste paga sono complicate, e questo non cambierà presto.

• La tecnologia semplifica e complica le buste paga perché ci sono così tante opzioni per strumenti e altre funzionalità.

• L'esperienza dei dipendenti conta più che mai, e le buste paga possono avere un impatto significativo su di essa. Ad esempio, il furto di salario è un problema grave negli Stati Uniti. Se non sei sicuro di cosa significhi, ecco un eccellente Furto di salario negli USA (via EPI.org)

  

Come scegliere il software e i servizi giusti per le buste paga

Molti fornitori di software e servizi per le buste paga si concentrano solo su una parte del processo di gestione delle buste paga, il che significa che le aziende spesso lavorano con due o più fornitori per gestire le buste paga. Le attività di gestione delle buste paga possono essere suddivise in due grandi gruppi: gestione delle buste paga (di solito effettuata utilizzando software HR o per le buste paga) e elaborazione delle buste paga (tipicamente eseguita con software di contabilità).

Le buste paga e il ciclo di vita del dipendente

Per capire come le due tipologie di attività di gestione delle buste paga siano diverse, diamo un'occhiata alle varie fasi del ciclo di vita del dipendente in cui le buste paga sono essenziali:

Reclutamento

Le regole delle buste paga gestiscono quanto e quanto spesso i dipendenti vengono pagati. Le aziende di solito stabiliscono regole di pagamento standard per ogni posizione o tipo di lavoro. Questo aiuta i reclutatori a sapere cosa offrire ai candidati ma consente anche loro di negoziare. Idealmente, qualsiasi modifica alle regole di pagamento standard dovrebbe essere approvata dalle risorse umane.

Inserimento

Quando nuovi dipendenti iniziano a lavorare per un'azienda, una delle prime cose che fanno è fornire informazioni per le buste paga. Dal punto di vista delle buste paga, questa è la parte facile. Le cose si complicano quando il nuovo dipendente viene pagato in base a regole che coprono straordinari, diversi tipi di turni (ad esempio, i terzi turni sono di solito pagati più dei primi e secondi turni), condizioni di lavoro e così via.

Valutazioni delle prestazioni

Il risultato delle valutazioni delle prestazioni può essere un aumento di stipendio, che deve essere riflesso nel profilo del dipendente per l'elaborazione delle buste paga. Ci sono anche bonus e altri incentivi che possono essere utilizzati per premiare le buone prestazioni. Le aziende di solito hanno regole ben definite che i manager usano per decidere chi riceve un bonus, l'importo di ciascun bonus e con quale frequenza vengono erogati i bonus.

Uscita

Quando un dipendente lascia un'azienda, le risorse umane devono determinare cosa l'azienda gli deve, non solo in salari non pagati ma anche in bonus o tempo di vacanza, se applicabile. Poiché le aziende non considerano sempre l'uscita importante, gli errori sono comuni. Questo significa che i dipendenti non ricevono sempre l'importo corretto che l'azienda deve loro, o lo ricevono in ritardo.

In qualsiasi di queste fasi, l'azienda deve pagare il dipendente per cose come stipendio base, bonus, congedo di maternità o paternità e straordinari. Inoltre, l'azienda paga anche per benefici come assicurazione sanitaria o piani pensionistici, e tasse per disoccupazione, sicurezza sociale e altro.

Per mantenere i dipendenti felici pur mantenendo la conformità e monitorando i costi delle buste paga, le aziende devono implementare regole per le buste paga per ciascun dipendente e assegnare ogni tipo di spesa a vari centri di costo.

Gestione ed elaborazione delle buste paga

La gestione delle buste paga viene solitamente eseguita utilizzando software HR o per le buste paga, mentre l'elaborazione delle buste paga richiede prodotti di contabilità o ERP. Per capire meglio come funziona, diamo un'occhiata a un esempio di un dipendente che lavora a tempo pieno, prende tre mesi di congedo di maternità, lavora occasionalmente straordinari e riceve alcuni benefici e vantaggi:

Come mostrato al centro dell'immagine sopra, le buste paga possono essere molto semplici per le piccole aziende con posizioni lavorative e regole di pagamento semplici. In questo caso, le regole di pagamento possono essere gestite in un foglio di calcolo, e basta una sola registrazione contabile per elaborare le buste paga.

Le cose possono diventare molto più complicate per le aziende con centinaia o migliaia di dipendenti, più sedi e dozzine di diverse posizioni lavorative. Ci sono anche settori come la produzione o il commercio al dettaglio dove le aziende hanno dipendenti orari, il che significa che devono monitorare il tempo lavorato da ciascuna persona. Il lato destro dell'immagine sopra descrive una registrazione contabile richiesta quando le aziende monitorano diversi tipi di componenti delle buste paga come stipendio, tasse e benefici.

Per affrontare queste sfide, le aziende hanno le seguenti opzioni:

• Utilizzare software che includa funzionalità di contabilità e buste paga, idealmente come parte dello stesso pacchetto. Questo assicura un flusso senza interruzioni di informazioni sulle buste paga che copre gestione ed elaborazione, evita errori e aiuta con la conformità. I costi delle buste paga possono essere gestiti meglio rispetto all'uso di sistemi disparati, specialmente quando è inclusa la funzionalità di monitoraggio del tempo.

• Integrare software ERP e di contabilità con soluzioni per le buste paga e HR. Questo è fondamentale quando le aziende decidono di utilizzare diversi pacchetti software per fare sia la gestione che l'elaborazione delle buste paga. La maggior parte dei fornitori di ERP fornisce qualche tipo di integrazione con sistemi HR o per le buste paga, ma ogni azienda è diversa, il che significa che l'integrazione potrebbe dover essere personalizzata per esigenze specifiche.

• Esternalizzare le buste paga può aiutare con l'elaborazione, ma le aziende devono comunque occuparsi della gestione delle buste paga, dalle regole di pagamento al monitoraggio del tempo. I servizi per le buste paga possono assistere con la conformità e garantire che le tasse giuste siano applicate a ciascuna posizione lavorativa e sede. Tuttavia, le aziende devono fornire loro dettagli su quanto ogni dipendente ha lavorato in un periodo, di solito un mese.

Per aiutare le aziende a scegliere la migliore opzione per le loro esigenze, abbiamo creato le seguenti categorie per aiutare con la gestione e l'elaborazione delle buste paga:

Suite di gestione HR di solito includono tutte le funzionalità necessarie per gestire le risorse umane, dalle buste paga e benefici al reclutamento e gestione dei talenti. Software HR di base si concentra su funzionalità HR tradizionali come buste paga, benefici o gestione della forza lavoro.

Software di gestione della forza lavoro aiuta le aziende ad assegnare risorse umane a compiti, progetti, lavori o ordini di lavoro. Per monitorare quanto tempo i dipendenti effettivamente trascorrono su vari tipi di compiti, le aziende utilizzano software di gestione del tempo e delle presenze.

Software per le buste paga gestisce le regole delle buste paga per diverse posizioni lavorative, così come varie tasse relative alle buste paga. Per le grandi aziende con una presenza globale, software per le buste paga multi-paese fornisce funzionalità avanzate per gestire le buste paga in diversi paesi e attraverso più attività commerciali.

Software di contabilità spesso include funzionalità di elaborazione delle buste paga ma deve integrarsi con sistemi per le buste paga o software di gestione del tempo e delle presenze, che forniscono informazioni sulle regole di pagamento e il tempo lavorato dai dipendenti.

Sistemi ERP includono funzionalità di contabilità per l'elaborazione delle buste paga e talvolta funzionalità di gestione delle buste paga. Quando la gestione delle buste paga non è inclusa, è necessaria l'integrazione con suite di gestione HR, soluzioni HR di base e sistemi per le buste paga.

Per l'esternalizzazione, ci sono fornitori di servizi per le buste paga che si concentrano esclusivamente sulle buste paga, così come fornitori di servizi di contabilità che si specializzano in contabilità ma possono anche offrire l'elaborazione delle buste paga.

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