Il termine "lean", in relazione alle strategie aziendali, è stato effettivamente sviluppato sul pavimento della produzione. Infatti, alcuni ambienti si riferiscono ad esso come "produzione snella".

L'obiettivo principale di una strategia "lean" è massimizzare il valore e minimizzare gli sprechi. In altre parole, come possiamo ottenere i migliori risultati con le risorse minime? 

I project manager hanno spostato questa strategia dal suo contesto originale — pavimenti di produzione, cantieri — e la stanno utilizzando per guidare i loro team di progetto verso il successo. Se sei curioso di sapere come adattare la gestione snella dei progetti nella strategia della tua organizzazione, continua a leggere!

Cos'è la gestione snella dei progetti?

Come accennato in precedenza, la dottrina principale della gestione snella dei progetti è massimizzare il valore di un progetto con il minimo spreco. Ogni azienda, indipendentemente dai prodotti o servizi che vende, vorrebbe aumentare i propri profitti e diminuire la quantità di risorse che spende per la produzione.

È qui che entra in gioco la gestione snella. La gestione snella funziona con cinque principi. Questi principi mirano ad aiutare le aziende a ridurre i costi, migliorare la qualità di ciò che vendono e aumentare la soddisfazione dei consumatori.

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Per comprendere davvero come utilizzare la gestione snella come strategia di progetto, è importante conoscere i principi stabiliti da James P. Womack e Daniel T. Jones.

Sono gli autori di The Machine that Changed the World and Lean Thinking e hanno avuto un grande impatto nello sviluppo della gestione snella dei progetti al di fuori degli ambiti della costruzione e della produzione. 

Se stai cercando un software di gestione dei progetti per il tuo team, so proprio da dove iniziare! 

I cinque principi della gestione snella dei progetti sono i seguenti.

1. Comprendere il valore che stai fornendo

Prima di tutto, dovresti comprendere il valore che il tuo prodotto o servizio fornisce ai tuoi consumatori target. Questo è direttamente correlato a come puoi prezzare i tuoi prodotti o servizi. Se un prodotto non è molto richiesto (ad esempio, cappotti invernali a luglio), non puoi aspettarti di addebitare il massimo valore con successo.

Una volta che comprendi accuratamente il valore di ciò che stai vendendo — e hai tenuto conto della tua ricerca di mercato, delle previsioni economiche, ecc. — puoi determinare quali materiali e/o risorse puoi fare a meno.

2. Mappare il flusso di valore

Questa parte del processo richiede visualizzazioni. Gli strumenti di diagrammi di flusso sono un ottimo modo per creare una rappresentazione visiva del flusso di valore.

Il flusso di valore è la sequenza di eventi che ti porta al tuo deliverable. Nel caso della gestione snella dei progetti, il tuo deliverable è il prodotto o servizio che stai sviluppando a un valore concordato.

Pensa a un flusso di valore un po' come a un fiume. Mentre il fiume scorre (cioè, mentre un passaggio nel progetto fluisce in un altro), i manager osservatori possono intervenire e determinare dove si sta creando uno spreco eccessivo. 

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Se stai creando la tua prima mappa del flusso di valore, puoi iniziare mappando tutti i passaggi che il tuo prodotto compie fino al completamento. Questo include dove si trovava il prodotto prima che tu lo avessi (ad esempio in un magazzino o in una fabbrica), e dove finirà (nella casa o nel luogo di lavoro di un consumatore).

3. Assicurati che il flusso di valore scorra

Non puoi controllare il flusso di un fiume in natura, ma puoi avere un controllo significativo sul tuo flusso di valore. Come project manager che utilizza la gestione snella, è tua responsabilità garantire che il tuo flusso di valore scorra. 

La gestione snella dei progetti riguarda la comprensione di dove puoi ridurre la quantità di risorse che utilizzi. Creando un flusso di valore ottimizzato, sei in grado di osservare chiaramente ed evitare interruzioni e la necessità di rifare il lavoro. Questo, a sua volta, riduce gli sprechi.

Lo spreco in questo senso non è sempre fisico. La gestione snella dei progetti può ridurre la quantità di tempo che sprechi aspettando che i passaggi vengano completati. Può ridurre i difetti del prodotto o impedire ai dipendenti di lavorare eccessivamente.

In altre parole, la gestione snella dei progetti può aiutarti a lavorare in modo più intelligente e non più duro.

4. Il cliente dovrebbe determinare il pull

Questo principio è anche chiamato "approccio pull". L'approccio pull supporta la convinzione che i clienti siano il gruppo numero uno di persone che possono determinare la domanda di produzione. Seguendo questo principio, la sovrapproduzione è ridotta e, a sua volta, lo spreco è ridotto. 

Comprendendo la domanda dei consumatori, i project manager possono sviluppare una valutazione più accurata dell'inventario necessario. 

Per fare questo correttamente, il tuo team deve avere il polso del mercato e dovrebbe essere in grado di determinare accuratamente la domanda anche mentre le circostanze cambiano e si sviluppano. Inoltre, devi essere in grado di soddisfare la domanda in modo tempestivo prima che si dissipi. Non importa quanto siano grandi i tuoi parka se non puoi produrli nelle stagioni necessarie.

Se hai intenzione di funzionare secondo l'approccio pull, dovrai prepararti a comunicare rapidamente e continuamente il pull e la domanda del cliente al tuo team.

Puoi fare tutto questo utilizzando il sistema Kanban, un derivato della gestione snella dei progetti che ti consente di comunicare le esigenze di produzione in tempo reale.

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5. Perseguire continuamente il miglioramento

Una volta sviluppato il tuo flusso di valore, non commettere l'errore di pensare di aver finito!

Parte della gestione snella dei progetti è riflettere e osservare continuamente cercando di ridurre gli sprechi. Questa ricerca del miglioramento non dovrebbe mai finire, poiché i cambiamenti genereranno sempre altri cambiamenti.

Lean in

La gestione snella è un ottimo modo per gestire il tuo prodotto se stai lavorando con una scarsità di risorse. È stata, infatti, sviluppata durante i periodi di guerra quando ogni scarto faceva la differenza.

Se la tua azienda sta cercando di ridurre i costi senza tagliare gli angoli, la gestione snella potrebbe essere la scelta giusta per te.

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